Organisaation sisäiset somekanavat puhututtavat myös meidän intranet-asiakkaitamme. Moni pohtii, mitä niillä voisi tehdä ja miten ne kannattaisi ottaa haltuun. Kysyimme asiasta Somepointin Heidi Selkäinaholta. Heidi on ottanut missiokseen tuoda kaikkiin Suomen työpaikkoihin sisäisen somen ja sen myötä avoimen ja tehokkaan viestintäkulttuurin.
North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.
2.5.2017
Heidi, kerrotko, mitkä ovat yleisimmät sisäisen viestinnän sometyökalut ja kenelle ne sopivat?
”Yleisimmin käytössä olevia sisäisen viestinnän somekanavia, eli Social Enterprise –työkaluja ovat Yammer ja Slack. Yammer on useimmiten koko organisaation yhteinen keskustelukanavana – tai ainakin siitä on yritetty tehdä sellaista ja Slack on useimmiten käytössä yksittäisten tiimien pikaviestintäkanavana.”
”Yammerilla on monia eri käyttötapoja. Yammer soveltuu niin organisaation viralliseen viestintään kuin projektien ja hankkeiden sisäiseen keskusteluun. Yammeria voi myös käyttää yrityksen tuotteiden ja palveluiden ympärillä olevaan viestintään, ongelmanratkaisuun, ideoiden keräämiseen sekä palautteen jakamiseen. Talon sisältä voidaan etsiä erilaisia osaajia Yammerin kautta, ja yhteisistä asioista voi sopia Yammerin välityksellä. Yammeria voi käyttää myös organisaation yhteiseen oppimiseen ja siellä voidaan jakaa esimerkiksi parhaat artikkelit ja uutiset omalta alalta.”
”Jos näitä kahta työkalua vertaa, Yammer sopii mielestäni paremmin sellaiselle työpaikalle, jossa on erilaisia työrooleja, eikä työ ole projektinomaista. Slack taas on ketterämpi työpaikoille, joissa työ on projektityötä, ja sitä tehdään tiiviinä yhteistyönä tietokoneen ääressä.”
”Slackiin ovat rakastuneet etenkin it-talot, koska siinä voi muokata yhdessä koodia. Slack mahdollistaa tiiviin ryhmätyön riippumatta tiimin jäsenten sijainnista. Yammeria käytetään taas hyvin monenlaisilla työpaikoilla, pienistä startupeista valtaviin yliopistoihin ja monikansallisiin yrityksiin.”
Entä mikä olisi hyvä tapa ottaa sisäiset somekanavat käyttöön?
”Sekä Yammer että Slack ovat helppoja ottaa käyttöön. Yammer tulee osana Office 365-pakettia, joten se on hyvin yleinen. Slack on puolestaan helppo ja nopea ottaa käyttöön netistä, ja sen käyttö onkin räjähtänyt viime vuosina. Käyttöönotto on kuitenkin suunniteltava hyvin.”
”Vaikka Social Enterprise –alustoissa on eroja, väitän, että mikä tahansa alusta saadaan toimimaan, kunhan sen käyttöönotto tehdään suunnitelmallisesti, ja koko organisaatio johtoa myöten sitoutuu uuteen viestintäkanavaan. Esimerkiksi SharePointin Uutissyöte on saatu toimimaan monessa organisaatiossa, vaikka se on paljon vaatimattomampi kuin Yammer tai Slack. Kyse ei siis ole työkalusta, vaan tahtotilasta muuttaa työpaikan viestintäkulttuuri läpinäkyväksi.”
”Mielestäni sisäistä some-kanavaa ei pitäisi milloinkaan ottaa käyttöön vain kokeillen. En tiedä yhtään yritystä, jossa olisi onnistuttu sisäisen somen käyttöönotossa ilman suunnittelua. Sen sijaan olen kuullut tosi monesti, että ”meillä kokeiltiin Yammeria, mutta ei siitä mitään tullut”. Harmi kyllä syytös kohdistuu tällöin yleensä työkaluun, vaikka kyse on oikeasti siitä, että työkalu otettiin käyttöön ilman minkäänlaista suunnittelua ja koulutusta. Kun keskustelua käydään vailla selkeitä pelisääntöjä, ihmiset katoavat nopeasti takaisin sähköpostilaatikkoon, koska eivät saa mitään hyötyä sekavasta keskustelusta.”
”Vastaavasti en tiedä yhtäkään yritystä, joka olisi epäonnistunut minkään sisäisen some-kanavan käyttöönotossa, jos se on tehty suunnitelmallisesti. Suunnittelun ei tarvitse olla raskas, kunhan siinä keskitytään löytämään ne yrityksen tärkeimpiin liiketoimintoihin liittyvät viestinnän pullonkaulat, joihin sisäinen some tuo välittömästi helpotusta. Käyttäjät innostuvat työkalusta vasta sen jälkeen, kun ovat saaneet omakohtaisen ahaa-elämyksen sisäisen somen hyödyistä. Esimerkiksi asiakasneuvoja huokaisee helpotuksesta, kun yhtäkkiä asiakkaan kysymykseen löytyy vastaus minuuteissa, kun ennen piti soitella ympäri taloa.”
”Ennen kuin some-kanava lanseerataan ja koulutetaan työntekijöille, suunnitteluvaihe pitää olla tehty ja some-kanavassa pitää olla valmiiksi luotuna tärkeimmät ryhmät, jotka ohjaavat keskustelun heti haluttuun suuntaan. Käyttäjille pitää olla selvää, mitä heiltä odotetaan ja mihin ryhmiin heidän kannattaa liittyä. Aluksi on hyvä keksiä some-kanavaan jotain koukuttavaa sisältöä tai kilpailu, joka saa ihmiset ryntäämään uuteen kanavaan.”
Osaatko kertoa, mitä yhteisömanageri tekee ja tarvitaanko sellaista?
”Yhteisömanageri tarvitaan ehdottomasti jokaiselle työpaikalle ja suuriin monikansallisiin yrityksiin tarvitaan monta. Ensinnäkin yhteisömanagerin tehtävänä on huolehtia, että sisäinen some jalkautetaan kaikkien työntekijöiden käyttöön huolella suunnitellen ja kouluttaen. Koska jalkautuksessa on kyse isosta muutosjohtamisesta, yhteisömanagerin pitää olla määrätietoinen ja innostava muutosagentti. Yhteisömanagerin tehtävä ei lopu käyttöönottoprojektin vetämiseen, vaan työpaikan sisäisen verkoston vaaliminen vaatii jatkuvaa työtä.”
”Yhteisömanageri on onnistunut työssään silloin, kun verkosto toimii kuin itsestään, eikä hän itse ole näkyvin persoona työpaikan sisäisessä some-kanavassa. Yhteisömanageri puuhaileekin enemmän pinnan alla: hän opastaa kädestä pitäen johtajia ja työpaikan vaikuttajia viestimään aktiivisesti omalla vastuullaan olevista aiheista. Hän vierailee tiimeissä ja opastaa päivittäisessä työviestinnässä. Yhdessä tiimien kanssa hän suunnittelee uusia toimintatapoja, jotka parantavat viestintää ja helpottavat työntekoa.”
”Yhteisömanageri pitää huolen siitä, että kaikki pysyvät ajan tasalla työpaikan some-alustan toiminnoista ja muutoksista, ja että kaikki tuntevat työpaikan some-kanavan pelisäännöt ja pitävät niistä kiinni. Yhteisömanagerin kannattaa luoda itselleen apuverkosto eri työrooleissa olevista henkilöistä. Tämä verkosto tapaa säännöllisesti ja arvioi, missä ollaan jo onnistuttu, ja mihin kannattaa laittaa paukut seuraavaksi.”
PS. Sinua voisi kiinnostaa tulossa oleva ilmainen webinaarimme: Digitaaliset asiointipalvelut – Erilaiset konseptit ja toteutuksen eri vaihtoehdot (11.12.2024 klo 10:00). Ilmoittaudu webinaariin
