North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.
Kun tarjousta ryhdytään laatimaan, sen tuottamiseen osallistuu ryhmä eri osa-alueiden osaajia, jotka hahmottelevat, suunnittelevat, harkitsevat, neuvottelevat, keräävät tietoa, kirjoittavat, muokkaavat, koostavat, koordinoivat ja kirjoittavat taas lisää. Kun tarjouspyynnön kohteesta laaditaan tarjous, ratkaisun kuvaus, alustava projektisuunnitelma ja kustannusarvio, on toteutusprojekti jo puoliksi suunniteltu.
Kun tavanomaisen markkinointiviestinnällisen verkkopalvelun toteutusprojektista tehdään tarjousta, saattaa siihen keskimäärin käyttää viisi ihmistä kolmen päivän verran aikaansa. Kun tämä kertautuu vaikkapa 15 eri yrityksessä, on tuohon ostettavaan noin 100 henkilötyöpäivän projektiin käytetty suomalaisyrityksissä jo reilu 200 päivää asiantuntijoiden aikaa, josta yrityksillä ei ole mahdollisuutta laskuttaa. Ja kilpailutuksen kohteena olevan laskutettavan työn saa lopulta liiketoimintansa hyödyksi noista yrityksistä vain yksi.
Vaikka myyntityön kulut ja kustannukset kuuluvat rakenteellisesti yritystoimintaan, ei kai ole kenenkään etujen mukaista paisuttaa itsetarkoituksellisesti sen työn määrää, jonka verkkopalvelutoimittajat joutuvat tekemään tarjousten eteen?
Julkisessa kilpailutuksessa tarjouspyynnössä voi pyytää mitä vain, ja tarjoajien on vastattava pyyntöön mukisematta, mikäli haluavat projektin itselleen. Etenkin nykyisessä taloustilanteessa on harvoilla toimittajilla varaa nirsoilla tarjouspyyntöjen suhteen.
Jos tarjouspyynnössä pyytää tarjoajia esittämään satasivuisen esseen heidän ehdotuksensa ylivertaisuudesta käyttötarkoitukseen nähden, useampi tarjoaja epäilemättä tuottaa sellaisen dokumentin. Mutta onko tällainen tarjoajien simputtaminen mitenkään perusteltua?
Yksi huolimattomasti laadittu virke tarjouspyynnössä saattaa teettää tarjoaville yrityksille suuren määrän turhaa työtä. Vaikka mielessäsi ei olisikaan suorastaan ”kansantaloudellinen etu” turhan työn välttämisestä, niin tarjouspyyntöä laatiessa voisi ajatella ainakin sitä, että tarjouskilpailuun tulee todennäköisesti monipuolisempia ja laadukkaampia tarjouksia harkintakykyisimmiltä tarjoajilta, mikäli tarjouksien tekoa varten vaadittu työ on mitoitettu järkevästi.
(Jos tarkoituksesi on rajata luettavaksi tulevien tarjousten määrää tai punnita tarjoajien ”nälkäisyyttä” ja halukkuutta projektin toteutukseen teettämällä heillä kohtuuttomasti töitä, on tämä tietysti oma kavala strateginen valintasi, johon olet oikeutettu. Mutta siihen tarkoitukseen voisi löytyä perustellumpiakin tapoja.)
Verkkopalveluprojekteja tarjoavat yritykset arvostaisivat ainakin näitä periaatteita tarjouspyynnön laatijoilta:
1. Käynnistä kilpailutus harkiten
Kaikkein masentavin lopputulos julkisesta kilpailutuksesta on se, että hankinta keskeytetään tai perutaan: saaduista tarjouksista ei valita yhtäkään, ja kaikkien tarjoajien työ on mennyt hukkaan. Tyypillisimpiä syitä hankinnan keskeytykselle lienevät projektin ”yllättävän suuret” kustannukset, ehdotettujen teknologioiden ”vääränlaisuus” tai ”vasta nyt keksityt ideat” hankinnan kohteelle. Mitään näistä yllätyksistä ei pitäisi tulla vastaan, mikäli hankinnan suunnittelun taustatyöt on tehty kunnolla.
2. Tiedä mitä haluat ja sano se ääneen
Mikäli tarjouspyyntö on hyvin ympäripyöreä ja epämääräinen, joutuvat tarjoajat tekemään tuplasti työtä tulkitessaan sitä, voisiko jokin muotoilu tarkoittaa tuota vaiko tätä. Mitä paremmin vaatimukset on määritelty, sen selkeämmin tarjoaja pystyy suunnittelemaan, miten vaatimukseen vastataan. Jos verkkopalvelun ominaisuuksia ja toiminnallisuuksia ei pystytä määrittelemään, kerro se, mihin käyttötarpeeseen ratkaisu pitää keksiä. Ja jos jonkin ominaisuuden suhteen ei ole vaatimuksia, voi senkin lausua ääneen, että ominaisuuden voi toteuttaa tarjoajan parhaaksi katsomalla ratkaisulla.
3. Tarkista vaatimiesi selvitysten tarpeellisuus
Kilpailutusta suunnitellessa tulee helposti mieleen kaikenlaista, josta ”olisi kiva kuulla toimittajien näkemys”. Tällaisia voivat olla ties mitkä yrityksen historiikit, näkemykset toimialan tulevaisuudesta tai teknisen kehityksen tulevaisuusvisiot, joita tarjouksiin pyydetään liittämään. Useinkaan niitä ei käytetä tarjousvertailuun eikä hankintayksikkö oikein keksi, mihin tarjousten mukana toimitettuja esseitä hyödyntäisi – paitsi johonkin fiilistelyyn ja oman uskon vahvistukseen. Jos et osaa muotoilla itsellesi sitä, mihin käytät vaatimaasi selvitystä, ja kuinka niitä vertailet, älä pyydä sitä.
4. Älä vaadi todistuksia liitteeksi
Julkisilta ostoilta edellytetään, että palveluntarjoaja on hoitanut lakisääteiset velvoitteensa. Tämän todistamiseksi kymmenet tarjoajayritykset pyörittävät rumbaa ajantasaisten todistuskuponkien hankkimiseksi verottajalta ja yritysrekisteristä, ja tällä työllistävällä vaikutuksella ei varsinaisesti ehkäistä kestävyysvajetta. Suosituksena on se, että todistukset tarkastetaan vasta voittajalta, ja tarjoukseen sisältyy vain tarjoavan yrityksen vakuutus siitä, että esitetyt vaatimukset täyttyvät.
5. Miksi et antaisi yleiskuvaa kustannushaarukasta?
Tarjouspyynnössä vaadittujen ominaisuuksien pohjalta voidaan tyypillisesti rakentaa joko Mersu tai Lada – tarjoaja koettaa löytää jotain vihiä siitä, millaiset kustannukset mahtuisivat tilaajan budjettiin. Tarjouspyynnössä esitetty odotus projektin kustannushaarukasta auttaa ehdokkaita mitoittamaan tarjoustaan oikeaan suuntaan; ja silti tarjoamaan tuon haarukan sisällä mahdollisimman hyvää laatua mahdollisimman kilpailukykyiseen hintaan.
Erityisesti jos hankintaa rajoittaa jokin hankintalain kynnysarvo, väännä se rautalangasta.
6. Älä pyydä hintaa sellaiselle, mitä ei voida hinnoitella
Kilpailutusvaiheessa ei tietenkään vielä ole olemassa tarkkaa speksiä koko palvelusta, sen kaikista ominaisuuksista ja liittymistä muihin järjestelmiin, mutta projektin työmäärien ja kustannusten arvioimiseksi tarjoajat tarvitsevat riittävät tiedot toteutettavasta kokonaisuudesta. Mieleesi tulee epäilemättä joitakin ideoita toimintotyypeistä, joita ”voisi myös olla ihan kiva saada”. Tarjouspyynnössä ei kuitenkaan voi pyytää kilpailutuksessa vertailtavaa kustannusarviota sellaiselle ominaisuudelle, jota ei ole riittävästi määritelty tai kuvattu. Se vertautuu räätälille esitettyyn kysymykseen: ”Paljonko maksaisi vihreän vaatteen valmistaminen?”
7. Vertaile referenssiprojektien sisältöä, älä lopputulosten laatua
Jos surffailet tarjoajan esittämien referenssitoteutuksien www-sivuilla, päädyt väkisinkin muodostamaan niistä käsitystä värimaailman, muotokielen, käyttökokemuksen, tuotetun sisällön ja toimintalogiikan perusteella aivan omien mieltymystesi mukaan. Kannattaa muistaa, että näkemäsi palvelun visuaalisen ilmeen, käytettävyysperiaatteiden, toimintalogiikan ja sisällöntuotannon mielestäsi ”hyvä” tai ”huono” laatu on mahdollisesti syntynyt täysin riippumatta tarjoavasta yrityksestä: asiakkaan toiveesta, kolmannen osapuolen vaatimuksesta, historiallisesta syystä tms. Referenssitoteutusten asettaminen johonkin subjektiiviseen miellyttävyysjärjestykseen ei auta sinua toimittajaehdokkaiden lupaavuuden vertailussa. Sen sijaan kannattaa vaatia referenssiprojekteja tietynlaisten ongelmien ratkaisemisesta, tietynlaisten palvelujen rakentamisesta, tietynlaisten toiminnallisuuksien suunnittelusta.
8. Älä pyydä layout-ehdotusta tarjouksessa
Verkkopalvelun sisältöelementtien ja niiden visuaalisen ulkoasun suunnittelu on lukuisten työpäivien homma, joten pyytämällä ”alustavia ehdotuksia visuaalisesta ilmeestä” teetät valtavan määrän ilmaista työtä. Ja lopulta kuitenkin näistä ehdotuksista tulee arvioitua parhaaksi se graafikko, joka sattui arvaamaan oikein lempivärisi, typografiset mieltymyksesi ja sen, tykkäätkö pyöreistä vai kulmikkaista muodoista, piirroskuvista vai valokuvista, runsaudesta vai pelkistyksestä. Hyvä graafikko suunnittelee palvelullesi juuri sellaisen ulkoasun kuin haluat, mutta vasta sen jälkeen, kun on saanut kunnollisen briiffauksen. Jokin yksittäinen tarjoukseen liitetty arvaus ei anna kuvaa graafikon taidoista.
9. Salli tarjousten jättäminen sähköpostitse
Tarjousten vaatiminen ”kirjallisesti kolmena kappaleena ja muistitikulla” on historiallinen jäänne, josta syntyy kottikärryllinen turhaa paperiroskaa. Digitaalisia palveluja on syytä ostaa digitaalisten tarjousten perusteella. Niillä on allekirjoittaja, vaikka jotain kynällä vetäistyä harakanvarvasta ei tiedostossa olisikaan, ja tarvittavat aikaleimat tarjousten vastaanottamisen ajankohdasta löytyvät myös sähköpostitse jätetyistä tarjouksista.
10. Ajoita kysymisen mahdollisuus oikein
Tarjouspyyntöä on vaikeaa laatia niin aukottomaksi, ettei siitä heräisi jotain kysyttävää ja tarkennettavaa. Anna siis tarjoajille mahdollisuus esittää tarkentavia kysymyksiä. Toisinaan tarjoajan kysymys voi olla niin kriittisessä vaa’ankieliasemassa, että tarjouksen laatiminen ei pysty edistymään lainkaan ennen vastauksen saamista. Tästä syystä tarjoamasi vastaus on armottomasti myöhässä, jos sen saa vasta viikkoa ennen tarjousten deadlinea. Ajoita siis kysymyksiin vastaaminen tarjousajan alkupäähän. Mutta esitettävien kysymysten määräaikaa ennen on tarjoajilla syytä olla riittävästi aikaa (esim. viikko) tutustua kunnolla tarjoukseen, jotta kysyttäviin asioihin ehditään törmätä.
Nämä vienot toiveet ovat tarjoajien turhan työn välttämiseksi, mutta oman kilpailutusprosessinsa menestyksen takaamiseksi tulee tarjouspyynnön laatijan kiinnittää huomiota esittämiinsä vaatimuksiin, selvityspyyntöihin ja vertailukriteereihin.
Kaipaatko apua hyvän tarjouspyynnön laatimiseen? » Ota yhteyttä!
Huoleton Hilma-kilpailutus?
Julkishallinnon kilpailutuksissa hankintalaki antaa omat reunaehtonsa tarjouskilpailun läpivientiin. North Patrolin vankka kokemus julkisten hankintojen konsultoinnissa vapauttaa sinut keskittymään digipalvelusi olennaisuuksiin, kun me huolehdimme lakisääteisten velvoitteiden täyttymisestä.
Lue palveluistamme
Pyydä tarjous
