Fakta: Jokaisen intranetin käyttöä voi lisätä. Tässä 10 hyväksi havaittua keinoa intranetin käytön lisäämiseksi. Mitkä niistä sopisivat sinun organisaatioosi?
North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.
24.9.2025
1. Työhön liittyvät sisällöt suoraan intranetistä
Miksi avaat työpäiväsi aikana tietokoneen? Todennäköisesti työskennelläksesi muissa järjestelmissä kuin intranetissä. Mutta entä jos työhösi liittyvät asiat löytyisivätkin intranetistä? Samalla voisit seurata myös organisaation ajankohtaisia asioita.
Ihanteellisessa tapauksessa työntekijä näkee kirjautumisen jälkeen henkilökohtaisen näkymänsä, josta hän pääsee nopeasti ja helposti työntekoon liittyville areenoille.
2. Ajankohtaiset sisällöt oman toimialan ja yksikön näkökulmasta
On mukavaa lukea organisaation ajankohtaisia uutisia intranetistä, mutta vielä mukavampaa olisi, jos ne koskisivat myös oman yksikön tai tiimin asioita.
Parhaassa tapauksessa intranetin etusivu kokoaa käyttäjälleen relevantit uutiset – joko automaattisesti järjestelmän tai uutisten julkaisijan toimesta, tai käyttäjän omien valintojen pohjalta.
3. Lisää yhteisöllisyyttä
Intranet voi olla se ainoa yhteinen digitaalinen alusta, joka liimaa työyhteisöä yhteen. Koska ihmiset ovat lähtökohtaisesti uteliaita ja kiinnostuneita toisistaan, he mielellään lukevat tarinoita toisistaan ja kertovat hyviä asioita työpaikastaan eteenpäin.
Tunnettua on myös se, että verkkopalvelujen käyttäjät tykkäävät painella erilaisia painikkeita ja nappuloita, joten tarjottakoon niitäkin sopivissa määrin myös työkontekstissa. Pienet interaktiiviset elementit, kuten gallupit ja kyselyt, houkuttelevat osallistumaan ja tuovat vaihtelua työkontekstiin.
4. Sisällöstä houkuttelevaa
Ihmiset viihtyvät verkkopalveluissa, joissa sisältö on heiltä innostavaa ja kiinnostavaa. Intranetin sisältö kannattaa muotoilla käyttäjää ajatellen ja tehdä siitä visuaalisesti houkuttelevaa. Intranet-sisältöjen näkökulma on ikävän usein organisaatiolähtöistä – myös tyyliltään – ja silloin se etäännyttää lukijoitaan.
Hauskat kampanjat ja kevyet kilpailut voivat myös lisätä sitoutumista ja motivaatiota käyttää intranetiä. Sisältöjen muotoilu ei ole vaikein tehtävä, mutta vaatii hieman aikaa sovittaa sanoja kullekin yleisölle. Mutta mikä parasta, tähän generatiivinen tekoäly on hyvä apuri tuottamaan vaihtoehtoisia, erilaisia sisältöjä.
5. Intranetin pääsy helpoksi
Intranetiin pääsemisen ensimmäinen askel saattaa muodostua liian korkeaksi, jos sinne pitää kirjautua ja jotta pääsee kirjautumaan, pitää olla salasana. Käyttäjäystävällinen ratkaisu on yksinkertainen SSO-kirjautuminen (Single Sign-On), joka mahdollistaa automaattisen pääsyn kaikkiin työntekijän tarvitsemiin tietoihin.
Lisäksi organisaatioilla on hyviä kokemuksia intranetin etusivun avautumisesta sisäverkossa ilman kirjautumista tai jopa niin että intranetin etusivu on kaikille julkinen, jolloin esimerkiksi oppilaitosten opiskelijat voivat nähdä isot intranet-uutiset ilman kirjautumista.
6. Laitteet kaikille
Kenttätyöntekijät, asiakaspalvelijat ja verkostoissa toimivat ovat henkilöitä, joiden työpäivä saattaa kulua ihan muualla kuin tietokoneen äärellä. Älypuhelimella intranetiä voisi käyttää lyhyissäkin hetkissä. Mutta kenen älypuhelinta? Väitän, että älypuhelimia löytyy jokaisesta taskussa, mutta ovatko ne käytettävissä myös työasioissa.
Organisaatioissa on linjattava, voiko omia laitteita käyttää työasioiden hoitoon, ja ratkaistava, kuinka käyttöä tuetaan. Ja jos linjauksena on, että ei voi käyttää, niin seuraava askel on hankkia kaikille älypuhelimet.
7. Vähennetään muuta kohdennettua viestintää
Jotta viestit tavoittavat työntekijät mahdollisimman hyvin, saatetaan koostaa intranetin uutisista uutiskirjeitä. Ajatus on viestinä perillemenon näkökulmasta oikein hyvä, mutta samalla se on ylipalvelua.
Vaikka uutiskoosteet voivat parantaa viestinnän tavoittavuutta, ne samalla vähentävät tarvetta intranetin käyttöön. Parempi ratkaisu on ohjata käyttäjät suoraan intranetiin, jossa kaikki tarpeellinen tieto löytyy yhdestä paikasta ja vain kerran tuotettuna.
8. Tuetaan ja koulutetaan
Intranet saattaa jäädä käyttämättä, jos ei tiedetä, miten sinne pääsee, mitä siellä on tai miten sitä käytetään. Intranet-suhde alkaa jo heti työsuhteen alkamisen myötä. Uusi työntekijä on kenties motivoitunein intranetin lukija, joten hetkeä ei kannata hukata. Ihanteellisessa tapauksessa aloittaville työntekijöille on perehdytyspolkuja ja omia osioita, joista he löytävät nopeasti vinkkejä sekä koulutusvideoita ja oppaita.
Mutta ei kannata unohtaa konkarityöntekijöiden tuen tarvetta, sillä intranetin uudistuessa, työtehtävien muuttuessa tai laitteiden vaihtuessa hekin tarvitsevat tukea.
9. Personoidaan sisältöä
Intraneteissä on valtavasti sisältöä ja suurin osa siitä on sellaista, jota käyttäjä ei juuri sillä hetkellä tarvitse. Personointi voi merkittävästi lisätä intranetin käyttöä tekemällä siitä käyttäjäkohtaisesti relevantin ja hyödyllisen.
Intranetin houkuttelevuutta ja käyttöastetta parantavat esimerkiksi käyttäjäkohtaisen sisällön tarjoaminen etusivulta asti, henkilökohtaisen navigoinnin tukeminen pikalinkkien avulla, suositukset ja muistutukset tulevista koulutuksista tai dynaamiset sisältönostot omista työryhmistä ja projekteista.
10. Tekoäly apuriksi
Tekoäly voi merkittävästi parantaa intranetin käytettävyyttä ja houkuttelevuutta tekemällä siitä tehokkaamman ja käyttäjälähtöisemmän. Hyviä tekoälyyn nojaavia ratkaisuja ovat esimerkiksi älykkäämmät haut epämuodollisiin tai -tarkkoihin kysymyksiin, chatbotit vastaamassa yleisiin kysymyksiin tai kohdennetut ilmoitukset uutisista tai tehtävistä.
Intraneteissä tekoälystä on myös tehokkaaksi sisällöntuottajaksi esimerkiksi silloin, kun se haastattelee uudet työntekijä ja kirjoittaa heistä kivat esittelyjutut tai tulkitsee mittareiden tuloksia ja laatii niistä tiiviit raportit.
PS. Sinua voisi kiinnostaa tulossa oleva ilmainen webinaarimme: Intranetin sisältöjen kehitys ja ideoita kevyeen uudistusprojektiin (8.10.2025 klo 10:00). Ilmoittaudu webinaariin
