Jos tekoäly kaivaa vastaukset työntekijöiden tavallisimpiin tiedontarpeisiin mm. loma-asioista, palkkauksesta tai työterveydestä, mikä on intranetin rooli tulevaisuudessa. Suomalaisten organisaatioiden intranetien rooli on perinteisesti ollut henkilöstön ohjeistamista, ajankohtaisviestintää, ponnahduslautana oloa, yhteenkuuluvuuden lisääjää tai johtamisen välinettä (Intranet ja digitaalinen työympäristö 2024 -selvitys).
North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.
5.9.2025
Kun tekoäly hoitaa jatkossa ohjeistuksen ja ohjauksen muihin järjestelmiin, intranetin tehtäväksi jää
- Tiedottaminen ja ajankohtaisviestintä
- Yhteenkuuluvuuden lisääminen
- Johtaminen.
Millainen intranetin rooli voisi tekoälyn kaverina olla?
Intranet mediana
Jos intranetin ensisijainen tehtävä olisi kertoa organisaation ajankohtaisista asioista, se voisi olla verkkolehtimäinen media, jonka tavoitteena olisi kertoa kiinnostavasti ajankohtaisista asioista ja saada työntekijät viihtymään sisältöjen äärellä. Kun tietoa tulee lisää, kasvaa myös sitoutuminen omaan työpaikkaa kohtaan.
Mediamaisuus korostuisi etusivulta lähtien, jossa uutiset olisivat näyttävästi esillä: iso hero-nosto uutiskarusellin kera ja journalistismaiset otsikot ja ingressit (ei kuitenkaan klikkiotsikoita). Etusivulta löytyisivät myös erilaiset sisältönostot suosituksineen luetuimpiin ja tärkeimpiin uutisiin, vinkit ja tärpit, somevirrat ja uutiskoonnit sekä lounaslistat ja vaikkapa sää.
Mediamaisuus voisi jatkua itse sisällössä. Juttujen yhteydessä olisi sisältösuosittelua ja kommentointimahdollisuutta. Erilaisille ajankohtaissisällöille voisi tehdä omia sisältötyyppejä sisältökonseptin ohjaamana. Omat sisältötyyppiset voisi suunnitella esimerkiksi uutisille, tiedotteille (media-, häiriö- ja kriisitiedotteet) ja artikkeleille (esittelyt, uratarinat ja onnistumiset).
Kiinnostavat jutut saavat työntekijät viihtymään intranetin äärellä.
Perinteiseen intranetiin verrattuna käyttökokemus olisi hyvin erilainen, sillä typografialla, kuvilla ja taitolla on iso merkitys sisältöjen esittämisessä. Joka tapauksessa käyttäjille verkkolehti on tuttu käyttöliittymä – myös mobiilisti.
Muiden medioiden tapaan juttuja pitäisi jakaa muissa kanavissa, kuten Slackissä, joista saavuttaisiin lukemaan itse juttu ja jatkamaan muiden kiinnostavien juttujen äärelle.
Huomioitavana on, että mediamaiseen intranetiin on tuotettava kiinnostavaa sisältöä – paljon. Se vaatii sisäisen uutisoinnin uudelleenajattelua ja ehkä laajentaa sisältövastuuta enemmän työntekijöillekin.
Mediamaiseen intranetiin esimerkiksi WordPress tarjoaa hyvän alustan, jolla voi rakentaa näyttäviä sisältötyyppejä rikkaiden sisältöelementtien avulla.
Intranet me-hengen nostattajana
Jos intranet olisi kuin virtuaalinen kahvihuone, siellä jaettaisiin kokemuksia ja tietoa, tutustuttaisiin ja kannustettaisiin työkavereita. Nyt intranetin tavoitteena olisi saada jokainen (etäileväkin) työntekijä tuntemaan olevansa osa työyhteisöä ja tarjomaan kontakteja eri puolille organisaatiota – niin työasioiden kuin yhteisten kiinnostusten kohteiden äärelle. Yhteisöllisen intranetin etusivulta lähtien käyttäjä pääsisi seuraamaan keskusteluja, postauksia ja tapahtumia – ja etenkin osallistumaan.
Erilaiset toiminnallisuudet tukisivat matalan tason osallistumista ja innostaisivat siihen.
Toiminnallisuus voisi olla esimerkiksi
- Reagointia: sisältöjen ja kommenttien peukuttamista ja työkavereiden palkitsemista
- Vastaamista kyselyihin, gallupeihin, äänestyksiin
- Osallistumista: kirppistelyä, harrasteryhmissä toimimista, haasteisiin tarttumista
- Kommunikointia: keskustelua, kommentointia, kyselyä
- Ideoiden, aloitteiden, kokemusten ja tärppien jakamista
- Sisältöjen tuottamista: kirjoittamalla blogeja tai esittelyjä, ottamalla kuvia ja videoita
Jokainen työntekijä kokee olevansa osa työyhteisöä.
Toiminnallisuuksia ei ole ilman sisältöä, joten sisältöä pitäisi tuottaa – eri puolilla organisaatiota – ja osallistumiseen pitäisi kannustaa ja innostaa erilaisten tempausten, kisojen ja gallupien avulla. Yhteisöllinen intranet tarvitsisi oman managerinsa, joka pitäisi huolta aktiivisesta ja eläväisestä digitaalisesta yhteisöstä.
Yhteisöllistä intranetiä varten on valmiita tuotteita esimerkiksi Unily ja Interact tarjoavat hyvän alustan, jossa on jo valmiiksi toiminnallisuuksia valmiina.
Intranet tiedolla johtajana
Jos intranet olisi tietämyksen hallinnan keskus, se tarjoaisi keskitetyn alustan, jossa organisaation tieto, osaaminen ja parhaat käytännöt olisivat helposti saatavilla. Keskeistä sisältöä olisivat yhteiset tietokannat ja prosessit – ja etenkin niistä saatavat tulokset. Tietämyksen hallinnan tehtävä ei toteudu nippelitiedolla, vaan kokonaiskuvan esittäjänä, jolloin se toimisi suunnan näyttäjänä.
Intranetin tehtävä olisi koota organisaation tietämystä ja havainnollistaa, miten organisaatiossa menee esimerkiksi tuomalla tarjolle eri järjestelmistä tietoja ja tarjoamalla nopean reitin eri tietokantoihin. Näkyvän tiedon jakamisen lisäksi keskeistä olisi myös hiljaisen tiedon kerääminen ja siilojen purkaminen eri yksiköiden ja osastojen kesken.
Yhdellä silmäyksellä tieto siitä, missä mennään – ja mihin pitäisi mennä.
Intranetin etusivulta lähtien seurattaisiin valittujen strategisten mittareiden tuloksia havainnollisten graafien avulla. Organisaatioista riippuen ne voisivat liittyä esimerkiksi
- Talouteen kuten liikevaihtoon, kannattavuuteen tai myyntiin
- Asiakkaisiin kuten asiakastyytyväisyyteen, asiakasuskollisuuteen, uusien asukkaiden tai palautteiden määrää
- Henkilöstöön kuten henkilöstötyytyväisyyteen, poissaoloihin tai koulutuspäiviin
Sisällöllinen konsepti vaatisi viilausta, jotta graafit saisivat lihaa luittensa ympärille ja ne tukisivat yhteisen ymmärryksen luomista ja olisivat ohjaamassa tavoiteltuun suuntaan.
Tietämykseen hallintaan pohjautuvan intranetin alustana voi olla vaikka Microsoftin SharePoint Online Intranet ja sen lisäksi hyödynnettäisiin erilaisia dynaamisia graafeja tuottamalle ne esimerkiksi Power BI:llä, Tableaulla tai Databoxilla järjestelmistä saatavan datan pohjalta.
Tekoäly vaikuttaa intraneteihin isosti
Mikä näistä suunnista voisi sopia sinun organisaatioosi? Yksi kunnolla käyttöön vai vähän jokaisesta?
Tekoäly ei tule vaikuttamaan vain intranetin konseptin valintaan, vaan se tulee vaikuttamaan taustalla agenttina tai aktiivisena sisällöntuottaja – voit vain kuvitella, miltä nämä konseptit näyttävät parin vuoden päästä, kun tekoäly haastattelee työntekijöitä ja johtajia, kirjoittaa juttuja, innostaa työntekijöitä ja laatii raportteja.
PS. Sinua voisi kiinnostaa tulossa oleva ilmainen webinaarimme: Intranetin sisältöjen kehitys ja ideoita kevyeen uudistusprojektiin (8.10.2025 klo 10:00). Ilmoittaudu webinaariin
