Verkkopalveluja toteuttavan Evermaden teknologiajohtaja Jaakko Alajoki, järjestelmähankinnoissa konsultoivan Rubic HR:n Senior Advisor Mikko Roslakka ja North Patrolin Perttu Tolvanen kokoontuivat maaliskuussa 2025 EverTalk-webinaariin keskustelemaan siitä, millainen on hyvä tarjouspyyntö. Vaikka kaikilla osapuolilla voi olla vähän erilaisia toiveita verkkopalveluostoksen suhteen, oltiin tarjouspyynnön olennaisista asioista täysin samaa mieltä.
North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.
9.4.2025
Webinaaritallenne on ainakin jonkin aikaa katsottavissa YouTubessa.
Tällaisista teemoista webinaarissa keskusteltiin:
Hankinnan haasteet ja yleisimmät virheet (7:30)
Keskustelussa pohditaan sitä, mikä tekee verkkopalvelun kilpailuttamisesta ostajaorganisaatiolle niin vaikeaa. Syiksi löydetään mm.:
- Verkkopalveluostos tehdään vain harvakseen, kun se tapahtuu korkeintaan useamman vuoden välein: osaaminen ei kerry.
- Hankinta ja määrittely saattaa olla yhden yksikön vastuulla, jolloin näkökulmasta muodostuu liian suppea.
- Verkkopalveluun saattaa kohdistua niin monien kirjavien yksiköiden moninaisia odotuksia, että linjauksista tulee koordinoimatonta sillisalaattia.
Tarjouspyyntö saattaa siis näyttää harhaanjohtavan nätiltä paketilta, jonka ulkokuori kätkee täysin levällään olevat linjaukset.
Katso keskustelu: Miksi tarjouspyynnön tekeminen on niin vaikeaa?
Tarjouspyyntöön liitettävän vaatimusmäärittelyn kirjoittaminen riittävällä tarkkuudella vaatii aikamoista osaamista. Voidaanko organisaatiossa edes oivaltaa, mitä määrittelyyn olisi tärkeää kirjata?
Mitä ajatella jostakin teknisesti haastavista toiminnallisuuksista tai integraatioista? Onko niitä edes järkevää sisällyttää tarjouspyyntöön, jos niitä ei oikeastaan pystytä kuvaamaan kyllin tarkasti?
Ostaisiko vain ketterän tiimin? (15:00)
Yhdeksi suosituksi hankinnan tavaksi on tullut se, että ostos sisältää X-määrän työtunteja ketterästi toimivalta tiimiltä: hankittavaa järjestelmää ei tarvitse työläästi kuvailla tai määritellä, vaan tiimi ryhtyy suunnittelemaan, määrittelemään ja toteuttamaan uutta järjestelmää.
Keskustelussa päädytään siihen, että myös ketterä tekeminen vaatii etukäteissuunnittelua.
Katso keskustelu: Eikö voitaisi vain unohtaa vaikea etukäteisspeksaaminen?
Kuka huolehtii verkkopalvelun suunnittelusta?
Jos tekninen toteuttaja vastaa siitä, että uusi verkkopalvelu vastaa tilaajan odotuksia, toimii oikein ja näyttää hyvältä, eikö saman tahon pitäisi myös suunnitella se? Evermaden näkökulmasta toteuttajan käsiä on jo sidottu, jos tarjouspyynnön mukana tulee pitkälle viety suunnitelma (rautalankoja myöten) toteutettavasta verkkosivustosta.
Rubic HR laatiikin tarjouspyyntöjä, joissa suunnittelutyöhön ei oteta kantaa: vaatimukset on kuvattu Excel-riveinä, ominaisuuksina, toimintoina ja tarvekuvauksina, ja kaikki design-työ jätetään teknisen toteuttajan tontille.
Mutta voiko toteuttaja tehdä täysin luovaa suunnittelutyötä vapaamuotoisesti ”puhtaalta pöydältä” projektissa, jonka on jo myynyt tietyllä hinnalla ja työmäärällä? North Patrolin näkökulmasta uuden verkkopalvelun konseptisuunnittelusta tulee parempaa, kun sitä tehdään erikseen määrittelyvaiheessa, ennen teknologioiden ja toimittajien valintaa. Ja toteutusprojektista tulee parempi, kun toteutuksen reunaehdot on jo asetettu kilpailutusvaiheessa.
Katso keskustelu: Millainen suunnitelma on oltava, jotta voi kilpailuttaa?
Mitä käytännössä tarkoittaa suunniteltu ketterä tekeminen?
Yleisöä kiinnostaa tietää, miten suunnittelutyö istuu ketterän kehittämisen periaatteisiin. Mitä käytännössä voi tarkoittaa se, että toteuttajalta ostetaan ketterää työtä, mutta suunnitellusti?
- Tavoitteena olisi se, että toimittaja sitoutuu tuottamaan jonkin lopputuloksen.
- Määrittelyn tarkennusvaiheelle olisi mahdollista pyytää kiinteähintainen tarjous.
- Toteutusprojektille kannattaa etsiä tavoitehintamalli: tämä on toimiva ratkaisu molemmille osapuolille.
Katso keskustelu: Millainen urakka se verkkopalveluprojekti on?
Kilpailutuksen vaiheet (28:45)
Mitkä olisivat tärkeimpiä asioita, joihin kiinnittää huomiota kilpailutuksen eri vaiheissa?
- Hankinnan valmistelu: isot linjat pitäisi selvittää, koota vaatimukset ja tehdä tarvittavat esiselvitykset.
- Markkinavuoropuhelu: jos ei uuden verkkopalvelun toteutusmahdollisuuksista tiedetä tarpeeksi, kannattaa etsiä tietoa markkinavuoropuhelun avulla. Epävarmat ja epäselvät asiat tunnistetaan, niihin haetaan vuoropuhelussa vastauksia, ja näin saadaan tarjoajat mukaan suunnittelemaan kilpailutusta.
- Vaatimusten ja scopen linjaaminen: pitäisikö yrittää kuvata sitä, mistä haaveillaan, vai sitä millainen lähtötilanne on? Ovatko vaatimukset Excel-rivejä vai kaunokirjallisia kuvauksia?
- Tarjouspyynnön laatiminen: hyvän suunnittelutyön jälkeen itse tarjouspyynnön laatiminen on pieni homma. Kuinka siitä saataisiin selkeä, ymmärrettävä ja kattava?
Katso keskustelu: Miten kilpailutusprosessi kannattaa viedä läpi?
Tarjousten vertailu (38:30)
Miten tarjousten laatua voi arvioida ja vertailla? Mitä niistä kannattaa tai on mahdollista arvioida? Miten pisteitä voi antaa? Voiko referenssejä jotenkin pisteyttää? Saako referenssiasiakkailta kysellä, miten projektit ovat menneet? Entä kuinka tiimin osaamista on mahdollista arvioida? Voiko design-työn laatua jotenkin arvioida? Voiko asiakas ymmärtää, milloin toinen tarjous on teknisesti parempi tai uskottavampi tai kestävämpi kuin toinen?
Ja kuinka paremmuusjärjestys lopulta saadaan aikaan? Miten tarjousten eri osa-alueita kannattaa painottaa? Onko valinnassa tärkeää, että tiimin kanssa löytyy ”hyvät henkilökemiat”??
Pertun kanta henkilökemioiden arviointiin isossa tietojärjestelmähankinnassa lyhyessä videopätkässä:
Katso keskustelu: Mihin pitää kiinnittää huomiota tarjousten arvioinnissa?
Yleisökysymykset:
- Konsulttien tekemissä vaatimusmäärittelyissä on kahta eri tyyppiä: pitkälle vietyjä konseptikuvauksia ja sitten tiiviitä bullet-listoja vaatimuksista? Kumpi olisi parempi?
- Entä jos projekti on tosi pieni ja kevyt? Miten tarjouspyynnöstä saisi samalla tavalla kevyen?
- Pitäisikö monimutkaisille integraatioille ja migraatioille pystyä keksimään kiinteä hinta? Odottaako joku sitä?
- Miksi kilpailuttamisessa ei ole vakiokäytäntönä tarjoajien tapaaminen?
Seuraavassa videopätkässä osa tästä keskustelusta, miksi aina ei tavata tarjoajia.
North Patrolin vinkit hyvän tarjouspyynnön laatimiseen
Tehtiinpä kilpailutus vapailla markkinoilla tai julkishallinnossa, on hyvän tarjouspyynnön tukijalkoina aina osuva hankinnan kohteen kuvaus, järkevästi asetetut vaatimuskriteerit ja loppuun asti ajatellut vertailukriteerit.
Hyvän tarjouspyynnön sisällysluettelo löytyy artikkelistamme: Hyvä tarjouspyyntö digiprojektille
PS. Sinua voisi kiinnostaa tulossa oleva ilmainen webinaarimme: Webinaari: Miten chatbot istuu palvelukonseptiisi? (23.4.2025 klo 10:00). Ilmoittaudu webinaariin
