Toimittajilta saatavien tarjousten laatu vaihtelee suuresti sen mukaan, miten hyvä tarjouspyyntö heille on jätetty. Tekemällä huolellisesti tarjouspyyntö lisätään todennäköisyyttä saada osuvia tarjouksia, joiden pohjalta voidaan tehdä pitäviä projektisopimuksia ja saadaan onnistuneita lopputuloksia.
North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.
Artikkelia päivitetty 14.3.2025
Erityisen tärkeää laadukkaan tarjouspyynnön laatiminen on julkishallinnon tarjouskilpailuissa, joissa hankintalaki rajaa hankintayksikön mahdollisuuksia neuvotella toimittajien kanssa tarjousten sisällöstä, mutta seuraavassa kuvatut hyvät käytännöt ovat hyödyksi myös yksityisen sektorin hankinnoissa.
Hankinnan kohteen kuvaus
Tarjouspyynnön tärkein asia on kuvata tarjouspyynnön kohde. Tarjouspyynnön tulisi luoda tilaajalle ja toimittajalle yhteinen kuva siitä, mitä ollaan ostamassa ja myymässä. Tarjouspyynnöstä pitäisi siis tulla selvästi esille, mikä on odotettu lopputulos ja mitä tehtäviä toimittajalta odotetaan.
Hyvässä digipalvelun toteutuksen tarjouspyynnössä on mukana ainakin alustava vaatimusmäärittely tai konseptisuunnitelma. Vaatimusmäärittelyn tavoitteena on kuvata yksikäsitteisesti toteutettavan digipalvelun sisällöt, toiminnallisuus ja teknisen toteutuksen reunaehdot
Jos määrittelyä ei ole vielä tehty, on usein tarkoituksenmukaisinta teettää sellainen aluksi erillisenä työvaiheena. Voit siis jakaa projektin kahteen osaan ja teettää aluksi pelkän määrittelyn ja pyytää vasta sen jälkeen määrittelyyn nojaavia tarjouksia varsinaisesta toteutuksesta.
Ensin voi teetättää pelkän määrittelyn, joka tulee tarjouspyynnön liitteeksi.
Mitä suuremmasta projektista on kyse, sitä tärkeämpää projektilta odotettujen lopputulosten kuvaaminen on. Yksinkertaisia projekteja tehtäessä pärjätään suppeilla määrityksillä, mutta jokaisessa projektissa perusasiat tulee joka tapauksessa dokumentoida jo ennen projektin aloittamista.
Jos tarjouspyynnön kohteena on pitkäkestoinen kehittämishanke jonka tarkkaa sisältöä ei vielä kokonaisuudessaan tunneta, voidaan kilpailutus tehdä esimerkiksi ensimmäisen vaiheen tarkemman kuvauksen perusteella ja vielä avoimena olevat tulevat kehityskohteet voidaan kuvata suppeammin tarjouspyynnön optioina.
Esimerkiksi North Patrolin konsultoimissa laajoissa hankkeissa usein pyritään kuvaamaan ensimmäinen julkaisu osana tarjouspyyntöä.
Tarjoajaa ja tarjottavaa ratkaisua koskevat vaatimukset
Tarjouspyyntöön voidaan kirjata tarjoajaa ja ehdotettua ratkaisua koskevia ehdottomia vaatimuksia. Nämä vaatimukset sekä ohjaavat toimittajia tarjoamaan toivotunkaltaista ratkaisua että rajaavat pois sellaiset toimittajat ja ratkaisut, jotka eivät vastaa tilaajan edellyttämiä kriteereitä.
Toimittajaa koskevat kriteerit voivat liittyä esim. toimittajan tunnuslukuihin (esim. henkilömäärä ja kannattavuus) sekä tarjouspyynnön kohdetta vastaaviin referensseihin. Koska tietojärjestelmäprojekteissa tiimi ratkaisee usein enemmän kuin yritys, kannattaa tarjouspyynnössä asettaa vaatimukset myös tiimin kokoonpanolle (henkilömäärä ja roolit) sekä ehdotettujen henkilöiden työkokemukselle ja henkilökohtaisille referensseille.
Tarjottavaa ratkaisua koskevat vaatimukset liittyvät usein organisaation IT-strategiaan ja olemassa oleviin tietojärjestelmiin: Tietohallinto on esimerkiksi voinut linjata, että järjestelmät toteutetaan tietyillä teknologioilla, jolloin valittuun ympäristöön soveltumattomat ratkaisut rajautuvat tarjouskilpailun ulkopuolelle.
Usein on myös järkevää edellyttää, että ehdotettavalla teknisellä ratkaisulla on useita edustajia, jolloin voidaan rajata riippuvuutta valittuun toimittajaan jatkossa.
Tarjousten valinta- ja vertailuperusteet
Tarjouspyynnössä kuvataan myös, millä perusteilla tarjouksia tullaan vertailemaan ja mitkä tekijät vaikuttavat toimittajavalintaan. Tyypillisiä vertailukriteereitä ovat tarjouksen vastaavuus odotettuihin lopputuloksiin (esim. vaatimusmäärittelyyn), projektisuunnitelman ja palvelukuvausten laatu sekä hankinnan kokonaiskustannukset.
Pelkkä hinta on harvoin järkevä valintakriteeri tietojärjestelmäprojekteissa, sillä eri toimittajien ratkaisumallit poikkeavat merkittävästi toisistaan. Hyvä tarjouspyyntö antaa toimittajalle mahdollisuuden tuoda tarjouksessaan esille omia hyviä ratkaisumallejaan ja eritysosaamistaan hankinnan kohteeseen liittyen.
Julkisen sektorin hankinnoissa vertailukriteerien tarkka kuvaaminen on erityisen tärkeää, sillä ne sitovat hankintayksikköä hankintalain mukaisesti. Yksityisellä sektorilla jouston varaa on enemmän, mutta hyvin kuvatut valinta- ja vertailukriteerit auttavat tarjoajia ymmärtämään, mitkä asiat ovat tilaajan kannalta keskeisiä toimittajaa valittaessa.
Tarjouspyynnön sisältö
Tarjouspyyntödokumentin tulisi siis kuvata riittävällä tasolla hankinnan sisältö ja sen tulisi antaa tarjoajille riittävät ohjeet toivotunlaisen tarjouksen tekemiseen.
Hyvä tarjouspyyntö kuvaa hankinnan kohteen ja antaa ohjeet tarjouksen laatimiseen.
Hyvä tarjouspyyntö on laadittu niin, että myös tarjoajan tarpeet on huomioitu, eikä siihen vastaamisesta tehdä tarpeettoman työlästä.
Tarjouspyynnöstä tulisi ilmetä ainakin:
- perustiedot hankinnan tekevästä organisaatiosta
- hankinnan kohteen määrittely
- odotettujen lopputulosten kuvaus (vaatimusmäärittely liitteeksi)
- toimittajalta edellytettävät tehtävät toimitusprojektissa
- toimittajalta edellytettävä jatkuvat palvelut (tuki- ja ylläpitopalvelut, jatkokehitys, käyttöpalvelut)
- toimitusaikataulu / sopimuksen kesto
- tarjoajaa ja tarjouksen kohdetta koskevat soveltuvuusvaatimukset
- toimitukseen liittyvät sopimus- ja maksuehdot
- tarjoukselta edellytetty sisältö
- kuvaus tarjousten vertailu- ja valintakriteereistä
- ohjeet tarjouksen jättämiseen
- määrä-aika tarjouksen tekemiselle
- voimassaoloaika
- toimitusosoite
- yhteystiedot lisätietojen pyytämiselle
Useissa organisaatioissa on käytössä valmiita tarjouspyyntöpohjia -ja käytäntöjä, joita kannattaa soveltaa tarjouspyynnön laatimisesta. Erityisesti julkisella sektorilla mallidokumenttien käyttö varmistaa, että hankintalain muotovaatimukset täyttyvät.
Yleiset tarjouspyyntömallit eivät kuitenkaan yleensä sellaisenaan sovellu tietojärjestelmähankintojen tekemiseen, vaan tarjousdokumentin tarkka sisältö kannattaa aina räätälöidä hankinnan kohteen mukaisesti.
Lue lisää: Ketterän digiprojektin valmistelu
Lue lisää: Hyvä vaatimusmäärittely kuvaa mitä halutaan, muttei kerro miten
Huoleton Hilma-kilpailutus?
Julkishallinnon kilpailutuksissa hankintalaki antaa omat reunaehtonsa tarjouskilpailun läpivientiin. North Patrolin palveluissa julkisten hankintojen konsultointi on ydinosaamista, josta meille on kertynyt vankka kokemus. Kun me huolehdimme lakisääteisten velvoitteiden täyttymisestä, pääset vapaasti keskittymään olennaisempiin asioihin digipalvelusi suunnittelussa.
PS. Sinua voisi kiinnostaa tulossa oleva ilmainen webinaarimme: Webinaari: CRM-järjestelmät Suomessa ja vinkit onnistuneeseen CRM-valintaan (7.5.2025 klo 10:00). Ilmoittaudu webinaariin
