Toimittajilta saatavien tarjousten laatu vaihtelee suuresti sen mukaan, miten hyvä tarjouspyyntö heille on jätetty. Tekemällä huolellisesti tarjouspyyntö lisätään todennäköisyyttä saada osuvia tarjouksia, joiden pohjalta voidaan tehdä pitäviä projektisopimuksia ja saadaan onnistuneita lopputuloksia.
North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.
18.8.2014
Erityisen tärkeää laadukkaan tarjouspyynnön laatiminen on julkishallinnon tarjouskilpailuissa, joissa hankintalaki rajaa hankintayksikön mahdollisuuksia neuvotella toimittajien kanssa tarjousten sisällöstä, mutta seuraavassa kuvatut hyvät käytännöt ovat hyödyksi myös yksityisen sektorin hankinnoissa.
Hankinnan kohteen kuvaus
Tarjouspyynnön tärkein asia on kuvata tarjouspyynnön kohde. Tarjouspyynnön tulisi luoda tilaajalle ja toimittajalle yhteinen kuva siitä, mitä ollaan ostamassa ja myymässä. Tarjouspyynnöstä pitäisi siis tulla selvästi esille, mikä on odotettu lopputulos ja mitä tehtäviä toimittajalta odotetaan.
Hyvässä WWW-palvelun toteutuksen tarjouspyynnössä on mukana ainakin alustava vaatimusmäärittely tai konseptisuunnitelma. Vaatimusmäärittelyn tavoitteena on kuvata yksikäsitteisesti toteutettavan WWW-palvelun sisällöt, toiminnallisuus ja teknisen toteutuksen reunaehdot
Jos määrittelyä ei ole vielä tehty, on usein tarkoituksenmukaisinta teettää sellainen aluksi erillisenä työvaiheena. Voit siis jakaa projektin kahteen osaan ja teettää aluksi pelkän määrittelyn ja pyytää vasta sen jälkeen määrittelyyn nojaavia tarjouksia varsinaisesta toteutuksesta.
Mitä suuremmasta projektista on kyse, sitä tärkeämpää projektilta odotettujen lopputulosten kuvaaminen on. Yksinkertaisia projekteja tehtäessä pärjätään suppeilla määrityksillä, mutta jokaisessa projektissa perusasiat tulee joka tapauksessa dokumentoida jo ennen projektin aloittamista.
Jos tarjouspyynnön kohteena on pitkäkestoinen kehittämishanke jonka tarkkaa sisältöä ei vielä kokonaisuudessaan tunneta, voidaan kilpailutus tehdä esimerkiksi ensimmäisen vaiheen tarkemman kuvauksen perusteella ja vielä avoimena olevat tulevat kehityskohteet voidaan kuvata suppeammin tarjouspyynnön optioina.
Tarjoajaa ja tarjottavaa ratkaisua koskevat vaatimukset
Tarjouspyyntöön voidaan kirjata tarjoajaa ja ehdotettua ratkaisua koskevia ehdottomia vaatimuksia. Nämä vaatimukset sekä ohjaavat toimittajia tarjoamaan toivotunkaltaista ratkaisua että rajaavat pois sellaiset toimittajat ja ratkaisut, jotka eivät vastaa tilaajan edellyttämiä kriteereitä.
Toimittajaa koskevat kriteerit voivat liittyä esim. toimittajan tunnuslukuihin (esim. henkilömäärä ja kannattavuus) sekä tarjouspyynnön kohdetta vastaaviin referensseihin. Koska verkkoprojekteissa tiimi ratkaisee usein enemmän kuin yritys, kannattaa tarjouspyynnössä asettaa vaatimukset myös tiimin kokoonpanolle (henkilömäärä ja roolit) sekä ehdotettujen henkilöiden työkokemukselle ja henkilökohtaisille referensseille.
Tarjottavaa ratkaisua koskevat vaatimukset liittyvät usein organisaation IT-strategiaan ja olemassa oleviin tietojärjestelmiin: Tietohallinto on esimerkiksi voinut linjata, että järjestelmät toteutetaan tietyillä teknologioilla, jolloin valittuun ympäristöön soveltumattomat ratkaisut rajautuvat tarjouskilpailun ulkopuolelle. Usein on myös järkevää edellyttää, että ehdotettavalla teknisellä ratkaisulla on useita edustajia, jolloin voidaan rajata riippuvuutta valittuun toimittajaan jatkossa.
Tarjousten valinta- ja vertailuperusteet
Tarjouspyynnössä kuvataan myös, millä perusteilla tarjouksia tullaan vertailemaan ja mitkä tekijät vaikuttavat toimittajavalintaan. Tyypillisiä vertailukriteereitä ovat tarjouksen vastaavuus odotettuihin lopputuloksiin (esim. vaatimusmäärittelyyn), projektisuunnitelman ja palvelukuvausten laatu sekä hankinnan kokonaiskustannukset. Pelkkä hinta on harvoin järkevä valintakriteeri verkkopalveluprojekteissa, sillä eri toimittajien ratkaisumallit poikkeavat merkittävästi toisistaan.
Julkisen sektorin hankinnoissa vertailukriteerien tarkka kuvaaminen on erityisen tärkeää, sillä ne sitovat hankintayksikköä hankintalain mukaisesti. Yksityisellä sektorilla jouston varaa on enemmän, mutta hyvin kuvatut valinta- ja vertailukriteerit auttavat tarjoajia ymmärtämään, mitkä asiat ovat tilaajan kannalta keskeisiä toimittajaa valittaessa.
Tarjouspyynnön sisältö
Tarjouspyyntödokumentin tulisi siis kuvata riittävällä tasolla tarjouksen sisältö ja sen tulisi antaa tarjoajille riittävät ohjeet toivotunlaisen tarjouksen tekemiseen. Hyvä tarjouspyyntö on laadittu niin, että myös tarjoajan tarpeet on huomioitu, eikä siihen vastaamisesta tehdä tarpeettoman työlästä.
Tarjouspyynnöstä tulisi ilmetä ainakin:
- perustiedot hankinnan tekevästä organisaatiosta
- hankinnan kohteen määrittely
- odotettujen lopputulosten kuvaus (vaatimusmäärittely liitteeksi)
- toimittajalta edellytettävät tehtävät ja palvelut
- toimitusaikataulu / sopimuksen kesto
- tarjoajaa ja tarjouksen kohdetta koskevat soveltuvuusvaatimukset
- toimitukseen liittyvät sopimus- ja maksuehdot
- tarjoukselta edellytetty sisältö
- kuvaus tarjousten vertailu- ja valintakriteereistä
- ohjeet tarjouksen jättämiseen
- määrä-aika tarjouksen tekemiselle
- voimassaoloaika
- toimitusosoite
- Yhteystiedot lisätietojen pyytämiselle
Useissa organisaatioissa on käytössä valmiita tarjouspyyntöpohjia -ja käytäntöjä, joita kannattaa soveltaa tarjouspyynnön laatimisesta. Erityisesti julkisella sektorilla mallidokumenttien käyttö varmistaa, että hankintalain muotovaatimukset täyttyvät. Yleiset tarjouspyyntömallit eivät kuitenkaan yleensä sellaisenaan sovellu verkkopalveluhankintojen tekemiseen, vaan tarjousdokumentin tarkka sisältö kannattaa aina räätälöidä hankinnan kohteen mukaisesti.
