Liferay-portaali on yksi keskeisimpiä Microsoftin haastajia intranet-kentällä eikä ollenkaan aiheetta. Intranet-käytössä Liferay on oikein mainio väline, joskin hyvin erilainen kuin esimerkiksi SharePoint.
North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.
9.9.2015
Erityisen hyvää Liferayssa on Suomessa sen ympärille syntynyt kumppaniverkosto. Osaavia Liferay-taloja löytyy lukuisia, kokonaisuutena puhutaan jopa kaksinumeroisesta kumppanikentästä. Tämä on harvinaista herkkua pienessä markkinassa, joten ei ole ihme, että esimerkiksi julkishallinto on kovin tykästynyt Liferayhin. Kilpailuttaminenkin on mielekästä, kun hyviä kandidaatteja on paljon.
Liferayn keskeisimpiä “ongelmia” intranet-kentällä lienevät sen suhteellisen korkea käyttöönoton hinta sekä filosofinen erilaisuus SharePointista. Suomi on kuitenkin Microsoft-maa, ja täällä moni asiakas haluaisi ratkaista intranetillaan myös dokumenttienhallinnan. Tähän tarpeeseen Liferay ei vastaa, joten Liferayn valinta edellyttää aina dokumenttienhallinnan ottamisen pois intranet-alustalta vaadittavista asioista. Tämä on tietysti usein järkevää muutenkin, mutta tulee edelleen vastaan usein. Korkea käyttöönoton hinta taas lähinnä rajoittaa Liferayn käyttöä pienemmille organisaatioille, koska keskimäärin Liferayn pystytys vaatii useiden kymmenien tuhansien eurojen budjettia, ja tyypillisesti Liferayn kanssa puhutaan 100 000 – 200 000 euron välisistä summista. Mitenkään erityisen kallis Liferay ei ole “omassa luokassaan”, mutta pienten, alle sadan hengen, organisaatioiden intranet-alusta se ei todellakaan ole.
Vahvuuksia Liferaylla on intranet-kentällä onneksi huomattavasti enemmän kuin äsken kuvattuja haasteita. Liferayn tuotekehityksessä intranet-käyttöä pidetään myös varsin tärkeänä, joten esimerkiksi lisäosia löytyy runsaasti työtilakäyttöön ja sosiaalisiin toimintoihin. Mitenkään erityisen sosiaalinen intranet-järjestelmä ei Liferay ole, mutta portaalialustan joustavuus kyllä mahdollistaa monenlaiset sosiaaliset toiminnot – kunhan itsellä on asiaan jotain näkemystä.
Mistä päästäänkin ehkä Liferayn tärkeimpään erityispiirteeseen. Liferay on luonteeltaan hyvin muokattava portaalijärjestelmä, joka pystytetään aina hyvin asiakaskohtaisena toteutuksena. Tämä tarkoittaa käytännössä sitä, että Liferay-intranet vaatii projektin aluksi melko vahvan konseptisuunnitteluvaiheen, jossa päätetään mitä intranetilta halutaan: millaisia toimintoja, millaisia sisältörakenteita, millaisia käyttöliittymiä. Vasta konseptityön jälkeen kannattaa arvioida teknisen toteutuksen hintaa ja vaativuutta. Näin Liferay on esimerkiksi SharePointtiin – ja moniin muihin tuotteistetumpiin järjestelmiin – verrattuna kovin erilainen.
Tätä voi kuitenkin pitää Liferayn tärkeimpänä vahvuutena myös. Etenkin isojen ja moniulotteisten organisaatioiden, vaikkapa yliopistojen, tarpeisiin tällainen muokattava portaalijärjestelmä sopii oikein hyvin. Jos vaikkapa uutisoinnin työnkulut ja julkaisunäkymät pitää joka tapauksessa räätälöidä organisaatiokohtaisesti, niin Liferaylle tämä sopii oikein hyvin. Myös erikoisten piensovellusten toteutus osaksi intranettia on Liferayn kohdalla erittäin järkevää. Esimerkiksi tilavarauksia, InfoTV-järjestelmän ohjausta, tuntikirjauksia ja erilaisia kalenteritoimintoja tehdään Liferay-introihin hyvin tyypillisesti aivan osana perusprojektia.
Työtilat ja niihin liittyvät sosiaaliset toiminnotkin löytyvät Liferaysta lisäosien kautta. Ne eivät ole SharePointin tasolla, koska dokumenttienhallinta on hyvin heikko. Dokumentteja voi toki ladata Liferay-sivustolle, mutta niiden suora editointi Office-ohjelmistoilla ei ole yleensä mahdollista – ja parhaimmillaankin päästään vain lähelle SharePointin tai Office 365:n tasoa. Ei olekaan aivan tavatonta, että Liferay-intranetin rinnalla on esimerkiksi Office 365 käytössä. Tällöin Office 365 vastaa usein työtiloista ja dokumenttivarastoista. Tämäkin tosin kannattaa roolittaa tarkkaan osana intranet-konseptisuunnittelua.
Työtilojen ja dokumenttien muokkauksen osalta on tosin sanottava, että Liferay on kehittynyt viime vuosina tällä alueella huomattavasti. Jos suuntaus jatkuu, niin Liferay voi olla jatkossa vaihtoehto myös niille organisaatioille, jotka haluavat samaan kokonaisuuteen työtilat ja esimerkiksi kevyttä dokumenttienhallintaa.
Myös hakukoneen taso on yleensä heikompi kuin Microsoft-maailmassa, mutta mitenkään dramaattisesta erosta ei voi puhua. Liferayn hakukone kyllä osaa indeksoida ja arvioida julkaistuja sivuja varsin hyvin. Haasteet tulevat lähinnä dokumenttien kanssa.
Yhteenvetona voisi todeta, että erityisen hyvin Liferay soveltuu laajoille, monialaisille organisaatioille, kuten yliopistoille tai kaupungeille. Myös monitahoiset, isot konsernit, joissa on lukuisia ja hyvin monipuolisia työntekijäryhmiä, ovat Liferaylle usein hyvin sopivia kohteita.
Isojen konsernien kohdalla Liferayn vahvuudeksi saattavat nousta myös lisenssimaksut, jotka perustuvat palvelimien määrään, ei käyttäjien määrään, kuten esimerkiksi Microsoftilla. Jos intranet halutaan tarjota kaikille työntekijöille, ml. tehdas- ja kenttätyöntekijät, saattaa Liferayn lisenssimalli olla jopa satoja tuhansia euroja edullisempi kuin Microsoftin.
Viestinnällis-sosiaaliset intranetit ovat erittäin järkevä konsepti edelleen, ja tähän tarpeeseen Liferay vastaa hyvin. Se ei ole halvin, se ei ole kovin tuotteistettu, mutta sille löytyy hyviä kumppaneita, joiden avulla omasta intranetista voi saada omalle organisaatiolle suorastaan rakastettavan intranetin – kunhan panostaa konseptisuunnitteluvaiheeseen projektin alussa riittävästi!
