Microsoft SharePoint on ollut selkeä markkinajohtaja Suomessa jo vuosia ja sen asema vain vahvistuu. Suurin muutos kahden vuoden takaiseen Intranet ja digitaaliset työympäristöt -selvitykseen on, että intranetit ovat siirtyneet pilveen. Office 365:n osuus on hurjassa kasvussa ja myös Teams on tullut uutena pelurina intranetkentälle. Rooleissa ja sisällöissä sen sijaan ei ole suuria muutoksia nähtävissä.
North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.
9.6.2020
Teamsin ja muiden Office 365 -tuotteiden ottaessa vastuuta ryhmien välisestä tiedonvaihdosta ja yhteistyöstä, viestinnällisestä intranetistä on tullut korostuneesti koko organisaatiota koskevan viestinnän väline. Intranetin rooli on kaventunut entisestään, kun toiminnallisuudet, kuten keskustelu ja tiedostojenhallinta on viety muihin työkaluihin. Samalla on avautunut markkina myös kevyemmille intraneteille ja mahdollistanut pilvipohjaiset intranetit myös isoille ja tietoturvan suhteen haastaville organisaatioille, jotka perinteisesti ovat pitäneet sisäisen viestinnän ja ohjeistukset tiukasti omassa hallinnassaan.
Microsoftin vahvaa asemaa ja Office365:n nousua selittää pitkälti se, että suurella osalla organisaatioista on jo tarvittavat lisenssit olemassa sähköpostin ja työpöytäsovellusten muodossa ja samasta paketista irtoava viestinnällinen intranet eli Office 365 SharePoint Online tuntuu järkivalinnalta. Siinäkin on toki omat rajoitteensa, jonka vuoksi monimutkaisempiin intranetteihin valikoituu edelleen muita teknologioita. O365 intranetin lähimmät haastajat tulevat Microsoftin sisältä. Paikallisesti asennettavat SharePointit ovat toiseksi yleisin intranet-alusta Suomessa, ja Teams on kuudella prosentilla noussut mukaan kisaan.
Teamsia käytetään yksittäisiä tapauksia lukuun ottamatta viestinnällisenä intranettinä pienissä, alle 50 hengen yrityksissä, jossa kaikki työntekijät ovat tietotyöläisiä.
Microsoftin ulkopuolella Confluence on pitänyt pintansa lähimpänä haastajana 6 % osuudella. Episerverin osuus intraneteissä on laskussa, ollen vuonna 2020 vain 5 %, mikä osaltaan voi selittyä Episerverin muuttuneella lisensointimallilla. Sekä Drupalilla (4 %) että WordPressillä (6 %) tehdyt intranetit ovat kirineet Episerverin kannoille, ja Liferay-pohjaiset järeät portaaliratkaisut ovat selkeästi laskusuunnassa (2 %). Tästä voidaan päätellä, että intraneteistä on tullut selkeämmin sisäisiä verkkosivustoja kuin työvälineitä.
Intranetillä viestitään koko organisaatiolle – personointi laskussa
Vaikka viestinnällisen intranetin rooli on kaventunut sen mahtivuosista, sillä on edelleen vahva asema organisaation sisäisen viestinnän kanavana, henkilöstöohjeiden tietopankkina ja laukaisualustana muihin järjestelmiin.
Uutiset ovat olleet viestinnällisen intranetin kivijalka jo pitkään, mutta niihin panostetaan vielä enemmän ja kategorisoidut uutiset, feature-jutut ja johdon tuottama sisältö on selkeästi nousussa edelliseen selvitykseen nähden. Myös videomuotoinen sisältö on yleistynyt intraneteissä.
Selkeästi laskusuunnassa puolestaan on intraan sisällytetty yhteystietohaku ja sisäisten palveluiden ohjeet. Nämä ovat edelleenkin tärkeitä, mutta niiden osuus kaksi vuotta sitten oli huomattavasti isompi. Yhteystietohakua on viety muihin järjestelmiin, kuten esimerkiksi Delveen tai HR-järjestelmään, jolloin intrassa ei ehkä nähdä samalla tavalla tarvetta henkilöhaulle.
Nousu ja lasku kuvaavat muutosta edelliseen selvitykseen nähden. Prosenttiluvut kertovat kuinka yleisiä toiminnallisuudet ovat.
Mielenkiintoisena kehityssuuntana voidaan nähdä personoitujen ja profiloitujen sisältöjen lasku edelliseen selvitykseen nähden. Tämä johtunee osaltaan siitä, että yksittäisille ryhmille tai tiimeille suunnattu viestintä on siirtynyt intrasta muihin välineisiin, mutta myös teknologian rajoitteista. Moderni O365 SharePoint taipuu huonosti personointiin, ja vaikka sinnekin on tulossa kohdentamista mahdollistavia ominaisuuksia, toistaiseksi kaikki profiloinnit on jouduttu räätälöimään, eikä räätälöinnit ole yhtä suoraviivaisia kuin vanhassa SharePointissa.
Lähes kaikki pääsevät nyt intranettiin
Lähes kaikissa organisaatioissa kaikilla työntekijöillä on pääsy viestinnälliseen intraan. Vain 10 % vastaajista kertoo, että kaikilla työntekijöillä ei ole pääsyä intraan. Jos tarkastelee organisaatioita, jossa alle puolet työntekijöistä on tietotyöläisiä, 30 % ilmoittaa, että kaikki työntekijät eivät voi intraa käyttää.
Intranetin ulkopuolelle jäävät suorittavaa työtä tekevät työntekijät, pääsääntöisesti siksi, että heillä ei ole tarvittavia laitteita (47 %) tai tarvittavia lisenssejä (40 %). Viestinnälliseen intranettiin pääsee kuitenkin organisaatiosta isompi osa kuin vuorovaikutus- ja tiedonjakovälineisiin, joiden kohdalla 20 % organisaatioissa suorittavaa työtä tekevät on rajattu työvälineiden ulkopuolelle.
Lievää muutosta edelliseen selvitykseen on tapahtunut ja vastauksista voi tulkita hiljaisia signaaleja, että intranetit ovat tasapuolistumassa. Vuonna 2018 vain 68 prosenttia vastaajista kertoi, että suorittavaa työtä tekevillä on pääsy intranettiin.
Viestinnällisen intran siirtyminen pilveen näkyy myös intran pääsyssä yleisesti. Vuonna 2018 puolet vastaajista (51 %) ilmoitti, että heidän intraansa pääsee miltä tahansa laitteelta, jossa on verkkoyhteys, vuonna 2020 vastaava luku on 86 %. Mobiiliapplikaatioiden osuus introissa ei ole kuitenkaan noussut.
