Vieraskynä: Puolustusvoimien intranetin tarina

Intranet-portaali oli Pääesikunnan viestintäosaston vetämän hankkeen tuottama viestinnällinen verkkopalvelu, jonka tavoitteena oli parantaa henkilöstön tiedonsaantia. Intranet otettiin käyttöön kesäkuussa 2008. Tällöin sen omistajuus siirrettiin henkilöstöosastolle, koska intranetin haluttiin olevan muutakin kuin vain tiedotuskanava. Jo tällöin tunnistettiin, että intranetilla on keskeinen rooli henkilöstöhallinnossa, työhyvinvoinnissa ja johtamisessa. Intranetista haluttiin osa päivittäistä työskentely-ympäristöä.

Halu ei pelkästään riittänyt, tarvittiin runsaasti raakaa työtä johdon sitouttamisessa, sisällöntuotannossa ja tietojärjestelmäomistajien yhteensaattamisessa.

Sisältöjen määrä oli alkuun vähäistä ja sen laatu kirjavaa. Alusta alkaen intranetin sisällöntuotanto hoidettiin hajautetusti ympäri Suomea, pääsääntöisesti hallintoyksiköiden tiedottajien toimesta. Itse käyttöönotto sujui hyvin, mutta teknisessä toimintavarmuudessa oli haasteita. Puolustusvoimien intranetin alkutaipaleelle mahtui paljon käyttökatkoja ja muita teknisiä ongelmia. Tämä oli omiaan vähentämään intoa intranetin käyttöön. Onneksi tekniset ongelmat saatiin selätettyä ja intranetin toiminta vakaaksi.

Läpi harmaan muutosvastarinnan

Intranetin käyttöönottaminen kohtasi voimakasta muutosvastarintaa. Intranetin julkaisun aikaan puolustusvoimilla oli käytössään erittäin laaja ja monipuolinen asianhallintajärjestelmä, jota oli käytetty intranetin tavoin. Lisäksi useammalla hallintoyksiköllä oli omia intranet-sivustoja, joista luopuminen oli tuskallista. Intranet ei tuntunut tuottavan lisäarvoa puolustusvoimien perustehtäviin: Suomen sotilaalliseen maanpuolustukseen, kansainväliseen kriisinhallintaan tai viranomaisyhteistyöhän liittyen. Perusteltu päätös yhteiseen intraan siirtymisestä oli kuitenkin tehty ja se päätös piti.

Asianhallintajärjestelmästä poistettiin vähitellen osiota, joita korvattiin intranettiin tuotettavilla, vastaavilla palveluilla. Näitä olivat muun muassa keskustelu- ja kirpputoripalstat sekä ajankohtaisista asioista tiedottaminen. Kaikki erilliset intranetit lakkautettiin ja kaikkia hallintoyksiköitä ohjeistettiin tuottamaan sisältöjä yhteiseen intranettiin. Samalla lisättiin toimituksellista sisältöä, kuten ajankohtaisista asiakirjoista tiedottamista intranetin etusivulla.

Karuista kivikoista huolimatta intranetissä on alusta saakka ollut yksi hittisisältö: sen tarjoamat linkit eri tietojärjestelmiin. Kaikki puolustusvoimien tietojärjestelmät löytyvät yhden intranet-osion sisältä ja suosikkinsa voi valita omalle etusivullensa. Tämä ominaisuus on saanut poikkeuksetta käyttäjiltä kiitosta ja sitouttanut käyttäjiä vierailemaan intranetissä.

Yhdenkin todellista lisäarvoa tuottavan palvelun päälle on hyvä lähteä rakentamaan intranet-kokonaisuutta.

Puolustusvoimien Torni-intranetin etusivu 08/2014.

Kuuntele käyttäjää – ja organisaatiotasi

Vuosittain toteutettavissa käyttäjätutkimuksissa on selvitetty käyttäjien näkemyksiä intranetin hyödyllisyyteen, toimivuuteen, helppokäyttöisyyteen sekä sisällöntuotantoon liittyen. Tutkimuksissa on huomattu, että alun vastarinnan jälkeen käyttäjät ovat alkaneet vaatia intranetin toimivuuden ja nopeuden parantumista sekä selkeyttä rakenteisiin. Käyttäjätyytyväisyys on parantunut sisältöjen laadun, paremman teknisen toimivuuden sekä tehtyjen toiminnallisten muutosten myötä.

Viimeisimmän käyttäjätutkimuksen mukaan yli puolet henkilöstöstä käyttää intranetiä päivittäisen työnsä tukena ja kolmannes vierailee siellä viikoittain. Henkilöstöstä vain osan ollessa niin sanottuja tietotyöläisiä, voidaan lukuja pitää hyvänä ja todeta intranetin olevan osa puolustusvoimien työkulttuuria. Parhaana ominaisuutena intranetissä pidettiin edelleen muihin tietojärjestelmiin siirtymistä. Eniten kehitettävää nähtiin tietojen löytymisessä ja ajantasaisuudessa.

Käyttäjiltä tuleva palaute ja kehittämisehdotukset ovat vuosi vuodelta tasokkaampia: ne paljastavat oikeita ongelmia ja tarjoavat loistavia ratkaisuja.

Kaikkea ei kuitenkaan voi aina tehdä, vaan kehittämisellä pitää olla selkeä suunta. Digitalisoituminen ja sen mukanaan tuoma kehitys niin teknologiassa kuin ihmisten käyttäytymisessäkin vaikuttavat myös organisaation sisäisiin järjestelmiin. Käyttäjien lisäksi kuuntele organisaatiotasi: mihin se on matkalla ja miten intranetillä matkaa voidaan helpottaa.

Onnistuneen intran muistilista on mielestäni seuraava:

• Määrittele selkeä tavoite, mitä intranetiltä halutaan.
• Valitse toimiva tekninen ratkaisu.
• Sitouta johto.
• Tuota laadukasta sisältöä. Ja muista siivota välillä!
• Karsi päällekkäiset toiminnot eri tietojärjestelmien kesken.
• Sido intranet organisaatiosi ydintehtäviin. Näytä se käyttäjille.
• Tarjoa alkuun ainakin yksi, selkeästi käyttäjän elämää helpottava toiminnallisuus.
• Kuuntele käyttäjiä ja ymmärrä ympäröivää maailmaa, kehitä suunnitelmallisesti.
• Sido intranetin kehittäminen organisaatiosi strategiaan.

Puolustusvoimien intranet tänään

Nykyinen puolustusvoimien intranet on ovi tietojärjestelmiin, ikkuna sisältöihin, kahvipöytä keskustelulle sekä koti omille linkeille ja työvälineille. Alustaratkaisu on alusta saakka ollut IBM WebSphere.

Teimme intranetissä pienen uudistuksen alkuvuodesta. Uudistuksen tarkoituksena oli selkiyttää intran etusivua ja parantaa tärkeiden asioiden löytymistä.

Aiemmin kaikille yhteiset ja käyttäjän itse valitsemat tiedotevirrat näkyivät omina listauksinaan etusivulla. Uudistuksen myötä kaikki tiedotteet listautuvat nyt aikajärjestyksessä yhteen listaan. Otsikon alapuolella näkyy aina, missä virrassa tiedote on julkaistu. Näin käyttäjän ei tarvitse enää seurata kuin vain yhtä virtaa. Aiemmasta poiketen luetut ja lukemattomat tiedotteet erottaa nyt toisistaan helposti. Uudistus vietiin tuotantoon viikonloppuna, jotta viimeiset testit saatiin tehtyä viikonloppuna ja käyttäjät pääsivät maanantaina täysin toimivan intran ääreen.

Etusivulta karsittiin pois paljon sellaisia osioita, joita tilastojen ja käyttäjätutkimusten mukaan käytettiin vähän. Jonkin toiminnallisuuden poistuttua etusivulta, käyttäjiä ohjeistettiin hakemaan tarvittavat toiminnallisuudet omiin linkkeihin tai työkaluihin. Käyttäjien palautteeseen vastaamiseen panostettiin ja kaikkiin palautteisiin luvattiin vastata saman tai viimeistään seuraavan päivän aikana. Automaattivastausta ei käytetä, vaan vastaaja on aina joku verkkoviestinnän päätoimituksen jäsenistä. Näin osoitetaan käyttäjien ja heidän palautteensa olevan tärkeää.

Sivuston visuaalista ilmettä muutettiin raikkaammaksi ja kevyemmäksi. Aiemmin etusivulla oli suuri kuvaelementti, joka nyt poistettiin. Vastaavasti sivulla näkyvien bannereiden kokoa suurennettiin ja etusivulle lisättiin nostona Ruotuväki-lehden artikkeli kuvan kera. Näin saatiin myös hyvää toimitettua ja vaihtuvaa sisältöä etusivulle. Tiedotteiden edessä käytettävät valtakunnallisuutta, tapahtumaa tai tärkeää tiedotetta kuvaavat ikonit toivat lisää visuaalisuutta sivulle.

Suurin muutos sisältösivuilla oli asiasanoituksen hyödyntäminen, jolla pystytään linkittämään samaan aiheeseen liittyviä sisältöjä automaattisesti. Saman asiasanan sisältävät sivut nousevat näkyville sivujen oikeaan reunaan ja näin aihealueesta lisää tietoa löytyy helposti. Asiasanojen mukanaan tuomat toisten sisältöjen ”mainokset” aiheuttivat sisällöntuottajissa aluksi vastarintaa, mutta käyttäjiltä tulleen positiivisen palautteen ja oman osaamisen karttuessa myös sisällöntuottajat ovat innostuneet asiasanoittamisesta.

Keskustelua on pyritty lisäämään intranetissä keskustelupalstojen ulkopuolella. Jokaisesta sisällöstä on mahdollista lähettää viesti sisällön tekijälle, sisällön pysyvän linkin voi kopioida leikepöydälle, wikejä voi perustaa kuka vaan ja blogeja saa kirjoittaa ja kommentoida vapaasti. Intranetissä on myös toiminnallisuus, jonka kautta työkaverin voi haastaa yhteisiin liikuntasuorituksiin.

Tänään intranet on osa puolustusvoimia.

Tiina Willman

Tiina Willman työskentelee Pääesikunnan viestintäosastolla ulkoisten ja sisäisten verkkosivuprojektien projektipäällikkönä. Hän on toiminut puolustusvoimien intranetin omistajana vuoden 2008 lanseerauksesta lähtien.

Kuva: Santtu Laine

Lue palveluistamme Pyydä tarjous

• Case-tarinat
• Intranetit ja digitaaliset työympäristöt