North Patrol on digipalvelujen ja tietojärjestelmien suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Muotoilemme ideoista vision ja palvelukonseptin, löydämme parhaat arkkitehtuuri- ja teknologiaratkaisut, suunnittelemme toimivan käyttökokemuksen ja kilpailutamme ihannekumppanin toteutustyöhön. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.
Vinkit CRM-ratkaisun valintaan ja uudistushankkeen läpivientiin
CRM-järjestelmäuudistuksen tavoitteena on yleensä asiakkuudenhallinnan, myynnin, markkinoinnin ja/tai asiakaspalvelun tehostaminen, asiakaskokemuksen parantaminen sekä liiketoiminnan kasvattaminen tai skaalaaminen uusille markkinoille. CRM-järjestelmän valinnassa ei ole kyse pelkästään teknisestä valinnasta, vaan liiketoiminnan kannalta merkittävästä strategisesta päätöksestä.
Kokosimme tähän artikkeliin kattavat CRM-järjestelmän valintaan sekä uudistushankkeen onnistuneeseen läpivientiin liittyvät vinkkimme. Olipa organisaatiosi sitten ensimmäistä kertaa hankkimassa CRM-järjestelmää tai uudistamassa nykyistä ratkaisuaan, vinkkimme ohjaavat tekemään perusteltuja ja liiketoiminnan tavoitteita tukevia päätöksiä.
North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.
1. Varmista, että organisaation ja liiketoiminnan tarpeet ja tavoitteet ohjaavat valintaa
CRM-järjestelmäuudistus tulee käynnistää kattavalla tarvekartoituksella, jonka lopputuotoksena määritetään se, millaisia tehtäviä CRM-järjestelmällä tulee organisaatiossa olemaan ja millaisia haasteita tai ongelmia sillä halutaan tulevaisuudessa ratkaista. Tullaanko järjestelmää hyödyntämään ensisijaisesti asiakkuuksienhallinnan kehittämiseen, myyntiprosessin suoraviivaistamiseen ja seurantaan, markkinoinnin tehostamiseen, asiakaspalvelun parantamiseen, asiakkaiden itsepalveluasteen lisäämiseen vai mahdollisesti kaikkeen näistä?
Tärkeää on tehdä kattava esiselvitys, ennen kuin uudistuksesta tehdään lopullisia päätöksiä.
Soveltuvia CRM-ratkaisuja vertailtaessa ja arvioitaessa suunnitteluvaiheessa tunnistettuja tarpeet ja tavoitteet tulee suhtauttaa organisaation kokoon ja liiketoiminnan laajuuteen sekä tulevaisuuden kehitys- ja kasvuennusteisiin.
Vertailun helpottamiseksi voidaan eri ratkaisujen toimittajien kanssa järjestää teknisiä vuoropuheluja, joissa järjestelmien soveltuvuutta voidaan arvioida suhteessa tunnistettuihin tarpeisiin ja toiveisiin. Kannattaa myös aina kartoittaa löytyisikö ratkaisujen nykyisistä käyttäjistä sellaisia verrokkiorganisaatioita, joiden käyttökokemuksista voisi olla hyötyä arvioinnissa.
2. Määritä pakolliset ominaisuudet ja toiminnallisuudet tarkasti
CRM-järjestelmän valintaa tehtäessä on tunnistettava järjestelmältä odotettavat ominaisuudet ja organisaation prosessien edellyttämät pakolliset toiminnallisuudet. Nykymallin mukaisia prosesseja ja työtapoja on tässä kohtaa hyvä tarkastella kriittisesti, jotta uudistuksessa ei tyydytä vain korvaamaan olemassa olevia malleja uusilla.
On myös pohdittava, miltä osin omia prosesseja ollaan valmiita muovaamaan tarjolla olevien ratkaisujen mukaisiksi.
Tarjoaako uusi ratkaisu toivottavia teknisiä kyvykkyyksiä ja toiminnallisuuksia esimerkiksi asiakkaiden segmentointiin, liidien hallintaan, raportointiin tai onko järjestelmä varmuudella integroitavissa tarvittaviin taustajärjestelmiin?
Lisäksi on varmistettava muun muassa, että organisaation tietoturva- ja tietosuojavaatimukset täyttyvät ja järjestelmä on esimerkiksi GDPR-yhteensopiva. Tähän liittyen on selvitettävä mm. missä järjestelmän asiakastietoja ja muita suojassa pidettäviä tietoja säilytetään ja miten niitä suojataan sekä millaisia järjestelmän sisäisten ja ulkoisten käyttäjien käyttäjäoikeuksien hallintamallit ovat, ja miten ne taipuvat oman organisaation tarpeisiin.
Erilaisia ratkaisuja vertailtaessa on riittävällä tarkkuudella kyettävä arvioimaan miten eri järjestelmät ovat muokattavissa organisaation eri prosessien erityispiirteisiin. Pitkän elinkaaren varmistamiseksi on hyvä arvioida myös sitä, miten hyvin eri järjestelmät ovat skaalattavissa vastaamaan kasvavan ja kehittyvän liiketoiminnan tarpeisiin pitkällä aikavälillä.
Tässä kohtaa hanketta tarvekartoitusvaiheen ylätason suunnitelmaa tulee tarkentaa jo syvemmälle järjestelmän ominaisuuksiin menevällä erilaisten vaatimusten priorisoinnilla ja yksityiskohtaisemmalla määrittelyllä.
3. Huolehdi, että järjestelmä on sovitettavissa organisaation kokonaisarkkitehtuuriin
Yksi CRM-järjestelmäuudistusten vakiohaasteista on uuden järjestelmän integroiminen olemassa oleviin taustajärjestelmiin, kuten esimerkiksi taloushallinnon tai raportoinnin ratkaisuihin. Potentiaalisia CRM-ratkaisuja vertailtaessa on kyettävä varmistumaan siitä, että ratkaisut ovat varmuudella yhteensopivia organisaation kokonaisarkkitehtuurin ja järjestelmään integraatioin liitettävien muiden järjestelmien kanssa. Tutkittava on mm. millaisia rajapintoja (API) voidaan hyödyntää integraatioita varten.
Yhtenä tärkeänä vertailukriteerinä toimiikin se, miten hyvin CRM-ratkaisu saadaan pelaamaan yhteen esimerkiksi toiminnanohjausjärjestelmien, olemassa olevien sähköposti- ja markkinointityökalujen, projektinhallintatyökalujen, kalenterien hallintaratkaisujen tai organisaation verkkokaupan, jäsenportaalin tai muiden verkkosivustojen kanssa.
Hanke on suunniteltava siten, että uuden järjestelmän käyttöönotto haittaa organisaation toimintaa mahdollisimman vähän.
Teknisen soveltuvuuden lisäksi on hyvä selvittää myös se, miten uuden CRM-järjestelmän käyttöönotto käytännössä sujuisi. Kuinka helppoa tai hankalaa olisi sovittaa ja siirtää esimerkiksi olemassa olevat asiakastiedot uuteen järjestelmään? Olisiko siirto hoidettavissa kokonaan tai osin automaattisen migraation kautta ja millaista tukea tiedonsiirtoon pitäisi saada sekä uuden että mahdollisesti myös nykyisten järjestelmien kumppaneilta?
Mikäli uusi CRM-järjestelmä tulee korvaamaan useita olemassa olevia järjestelmiä, käyttöönotto voi olla järkevää tehdä vaiheittain. Liikkeelle lähdetään vain rajatuin toiminnoin ja käyttöönottoa laajennetaan pala palalta sitä mukaa, kun vanhoja järjestelmiä saadaan hallitusti korvattua uudella.
4. Muista myös käytettävyyden ja käyttökokemuksen merkitys
Onnistuneen järjestelmäkäyttöönoton yksi edellytys on, että uusi järjestelmä on helposti ja intuitiivisesti käyttäjien omaksuttavissa. Tässä yhteydessä on ehdottoman tärkeää tunnistaa tulevan järjestelmän erilaiset käyttäjäryhmät, ja näihin liittyvät erilaiset järjestelmien käyttöön liittyvät osaamisprofiilit.
Organisaation toimintaympäristöstä riippuen, omanlaisiaan käytettävyyshaasteita voivat aiheuttaa myös mm. kenttätyössä toimivien työntekijöiden mobiilikäytön tai etä- ja hybridityömallien mukanaan tuomat erityisvaatimukset.
Tunnistettuja järjestelmän käytettävyyteen tai käyttökokemukseen liittyviä haasteita voidaan ainakin jossain määrin taklata panostamalla alusta saakka muun muassa käyttäjien koulutukseen ja tarjoamalla kattavaa käyttäjätukea järjestelmän käyttöönotossa ja sen jälkeen.
Vain oikein ja tehokkaasti käytetty järjestelmä hyödyttää liiketoimintaa ja parantaa asiakkuuksien hallinnan laatua.
Käytettävyyden ja käyttökokemuksen arviointia tukevat esimerkiksi erilaiset testiympäristöt ja järjestelmädemot, joiden avulla järjestelmän käyttöä voidaan ainakin yleisellä tasolla simuloida vertailuja tehtäessä.
5. Tee vertailu pitkän aikavälin elinkaarikustannukset huomioiden
Jotta järjestelmäuudistuksen vaatimaa budjettia voidaan suunnitella ja arvioida, tulee vaihtoehtoisten ratkaisujen kustannusvaikutuksia arvioida laajasti. Potentiaalisten vaihtoehtojen kustannusten vertailu voi olla hankalaa, koska järjestelmien hinnoittelumallit voivat poiketa toisistaan merkittävästikin riippuen esimerkiksi siitä, onko järjestelmä kuukausihinnoiteltu vai pohjautuuko järjestelmän käyttöoikeus ns. kertalisenssiin.
Eri ratkaisujen vertailukelpoisia kustannusvaikutuksia arvioitaessa tulee huomioida uudistuksesta aiheutuvat pidemmän aikavälin elinkaarikustannukset. Millainen käyttöönottoprojekti tarvitaan eri vaihtoehdoissa? Kuinka paljon uudistuksen läpivienti edellyttää suunnittelu- ja määrittelytyötä ja tarvitseeko omien resurssien tueksi ostaa ulkoista asiantuntija-apua mahdollisesti jo tässä vaiheessa? Entä onnistuuko hankintavaiheen läpivienti omin voimin, vai tarvitseeko kilpailutuksen tukeen budjetoida myös ulkopuolista osaamista?
Järjestelmän nykyistä ja tulevaa käyttöä on pystyttävä arvioimaan ja ennustamaan melko tarkasti, jotta vakiokäyttökustannusten lisäksi vertailussa voidaan huomioida mahdolliset käyttäjämääriin, transaktioiden määrään tai muuten käytön volyymiin perustuvat käyttökustannukset. Myös taustajärjestelmiin tehtävistä integraatioista voi aiheutua sekä perustamis- että jatkuvia käyttökustannuksia. Elinkaarikustannusten vertailussa on huomioitava lisäksi järjestelmän käyttöönoton jälkeiset tuki- ja ylläpitokustannukset sekä arvioidut jatkokehityksen kustannukset vähintään ylätasolla.
CRM-ratkaisujen elinkaarikustannusten vertailussa on huomioitava monta muuttujaa.
Elinkaarikustannusten avulla toisistaan poikkeavien ratkaisujen kustannukset saadaan mahdollisimman vertailukelpoisiksi. Vertailuhintoihin pohjautuen on astetta helpompi arvioida sitä, miten hyvin kunkin vaihtoehdon kustannukset vastaavat kyseisen järjestelmän tuomaa arvoa.
6. Tavoittele pitkäaikaista kumppanuutta luotettavan ja osaavan toimittajan kanssa
Uuden CRM-järjestelmän valinnassa on huomioitava myös se, löytyykö ratkaisuille osaavia ja luotettavia toimittajakumppaneita. Potentiaalisia toimittajakumppaneita kartoitettaessa on hyvä arvioida mm. toimittajien vakavaraisuus ja tunnettuus markkinoilla sekä osaaminen ja kokemus omaa järjestelmäuudistusta vastaavista hankkeista ja asiakkuuksista. Vertailuhetkellä on hyvä perehtyä myös toimittajaorganisaatioiden ajantasaisiin talouslukuihin sekä resurssitilanteeseen. Tarkempaa analyysia tehtäessä voidaan jo kartoittaa esimerkiksi toimittajien projektimalleja tai toiminnan prosesseja, kuten esimerkiksi asiakkuuden hoidon ja asiakastuen malleja.
Toimittajan roolin ja osaamisen merkitys korostuu etenkin silloin, jos valittava CRM-ratkaisu on yksittäisen toimittajan ylläpitämä ja itsenäisesti jatkokehittämä ratkaisu. Valittaessa tällaisen ratkaisu, toimittajaan ja myös toimittajan määrittämään kehityksen tiekarttaan ja tuotteen elinkaareen ollaan hyvinkin tiukasti ”naimisissa”.
Toimittajavalinta voi vaikuttaa merkittävästi CRM-uudistuksen onnistumiseen sekä ratkaisun jatkokehitykseen.
Kun järjestelmävalinta on tehty ja sitä otetaan käyttöön, on tärkeää varmistaa, että siitä saadaan ratkaisu, joka tukee mahdollisimman hyvin asiakkuuksienhallintaa ja muita prosesseja sekä käyttäjiä. Tässä kohtaa pitää rohkeasti uskaltaa myös räätälöidä valittua ratkaisua siltä osin, kun omat toiminnan tarpeet sitä edellyttävät. Vain erittäin hyvin organisaatiolle soveltuva CRM-ratkaisu ja sen tuoma tuki liiketoiminnalle varmistavat, että tietojärjestelmäuudistuksesta saadaan oikeasti kaikki mahdolliset tehot irti.
Selvitimme, mitkä ovat yleisimmät CRM-järjestelmät Suomessa vuonna 2025 sekä myös minkälaiseen käyttöön ja minkälaisille organisaatioille ne parhaiten soveltuvat. Kokosimme kattavan selvityksemme tulokset ja havainnot artikkeliin CRM-järjestelmät Suomessa 2025.
North Patrol auttaa asiakkaitaan tietojärjestelmien ja tietoarkkitehtuurin suunnittelussa, vaihtoehtoisten toteutusmallien tunnistamisessa ja sopivimpien teknologioiden valinnassa. Pyrimme työssämme valitsemaan ratkaisuja, jotka vastaavat vaatimuksiin, ovat kestäviä ja kustannustehokkaita.
PS. Sinua voisi kiinnostaa tulossa oleva ilmainen webinaarimme:
Webinaari: ERP-järjestelmät Suomessa ja vinkit onnistuneeseen uudistukseen (3.9.2025 klo 10:00).
Ilmoittaudu webinaariin
KTM Noora Linnermo on digitaalisen liiketoiminnan ja palvelukonseptien asiantuntija. Noora konsultoi asiakkaita tietojärjestelmien suunnittelussa, hankkeiden valmistelussa sekä optimaaliseen käyttäjäkokemukseen tähtäävien vaatimusten määrittelyssä.
Nooralla on vuosien kokemus erilaisten tietojärjestelmähankkeiden johtamisesta ja hän osaa auttaa hankkeiden suunnittelussa huomioiden sekä organisaation, loppukäyttäjien että ylläpitäjien tarpeet. Noora osaa tukea suunniteltavan ratkaisun organisaatiolle tuomien hyötyjen tunnistamisessa, hankkeen vaiheistuksessa ja tavoitteiden asetannassa.
Aiemmin työurallaan Noora on osallistunut tietojärjestelmäprojekteihin sekä tilaajan, toimittajan että konsultoivan asiantuntijan rooleissa. Projekteissaan hän on vastannut mm. tarvekartoituksista, toiminnallisista sekä teknisistä määrityksistä, käyttäjätestauksista ja käyttöönotoista sekä koulutuksista. Hän on toiminut myös teknisenä tuotepäällikkönä sekä järjestelmä- ja kehityspäällikkönä osallistuen organisaation IT-ratkaisuiden kokonaisvaltaiseen suunnitteluun ja kehitykseen.
Autamme suunnittelemaan, määrittelemään ja kilpailuttamaan liiketoimintaa palvelevia tietojärjestelmiä, kuten ERP- tai CRM-ratkaisuja tai vastaavia räätälöityjäkin sovelluksia.
Meitä on kymmenen konsulttia, kaikki kokeneita suunnittelijoita tai teknologia-asiantuntijoita. Joka vuosi viemme läpi yli 50 projektia, joissa autamme hankkeensa eri vaiheissa olevia asiakkaitamme luomaan uusia digipalveluja ja tietojärjestelmiä. Asiakkaamme ovat olleet erittäin tyytyväisiä työhömme (arvosana 9,5/10), ja monet heistä palaavat asiakkaiksi yhä uudestaan.
Olemme apunasi, kun kaipaat puolueetonta näkemystä teknologiavalintoihin, kirkastusta palvelukonseptin ideaan, tarkennusta vaatimusten määrittelyyn, konkreettista tukea tarjouskilpailuun tai ohjausta toteutusprojektin läpivientiin.
Olemme erikoistuneet digipalveluiden laadukkaaseen suunnittelutyöhön ja vaatimusmäärittelyyn. Missiomme on auttaa asiakkaita onnistumaan hankkeissaan luomalla mahdollisimman hyvät lähtökohdat toteutusvaiheelle – oli sitten kyse ketterästä toteutuksesta omalla tiimillä tai kumppanin kanssa tehtävästä hankkeesta tai julkisesti kilpailutettavasta urakasta.
Emme myy koodausta emmekä lisenssejä
Moni teknologiakonsultti suosittelee asiakkailleen teknisiä ratkaisuja, joita sama talo myös toteuttaa. Meillä tätä vinoumaa ei ole. Tavoitteena on aina löytää asiakkaalle parhaiten soveltuva ohjelmistoratkaisu, oli se sitten räätälöity ratkaisu, saas-palvelu, avoimen lähdekoodin alusta tai näiden yhdistelmä.
Tehokkuus, tavoitteellisuus ja tuloksellisuus
Toimeksiannoillemme sovitaan aina konkreettinen lopputuotos, jonka avulla asiakas pääsee hankkeessaan eteenpäin. Hioutuneiden menetelmiemme ja kokeneiden konsulttiemme ansiosta pystymme tuottamaan sen tehokkaasti, yllättävän vähäisillä työmäärillä, ja rahallesi syntyy vastinetta.
