Suomessa tehdään paljon SharePoint Online -intranetejä. Niin myös kunnissa – usein pakon sanelemana. Intranetien suunnitteluun kannattaa käyttää hieman aikaa, jotta saadaan etukäteen valittu M365-tuote toimimaan optimaalisesti omassa organisaatiossa niin, että siitä on hyötyä pidemmän aikaa. Millaisia asioita kuntien SharePoint-intranetiä suunnitellessa on hyvä ottaa huomioon, jotta kuntien tarpeet ja SharePointin reunaehdot voidaan yhdistää tarkoituksenmukaisesti?
North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.
20.3.2024
Viestinnällinen koko organisaation intranet
Kunnissa intranetin tehtävä on tyypillisesti pääasiassa viestinnällisyys: intranetillä tuetaan työntekemistä käytäntöjen, ohjeiden ja uutisten avulla. Itse työ tehdään muissa järjestelmissä – yhdessä oman tiimin kanssa ja erikseen muiden ryhmien kanssa.
Koska kunnissa on erilaisia välineitä ja tarpeita on todella paljon, on tärkeää määritellä intranetin rooli: ei pelkästään M365-työkalujen kesken vaan myös muiden työssä käytettävien järjestelmien välillä. Esimerkiksi paljon käytetyn Teamsin varalle on hyvä tehdä selkeä rajaus suhteessa intranetiin, jotta kumpikin väline on oikeanlaisessa käytössä.
SharePoint-intraneteissä kommunikaatio on vähintäänkin massaviestintää. SharePoint mahdollistaa vuorovaikutuksen, joten harkittavana on, millaista se voisi olla, esimerkiksi kuuluuko keskustelu intranetiin tai onko kommentoinnit sallittuja.
Paljon asioita kerrottavana
Kunnalla on paljon kerrottavaa työntekijöilleen. Monenlaisten ja -tasoisten sisältöjen ryhmittely, sivustoarkkitehtuuri ja etenkin navigaation suunnittelu vaatii SharePoint-intraneteissä huolellista paneutumista. Jos vanha intranet on perustunut sisältöjen hierarkkiseen esittämiseen, joudutaan SharePointin myötä miettimään sisältölogiikka täysin uudelleen.
SharePoint-intranetissä uutiset luodaan lähtökohtaisesti sivustoittain. Uutisia kuitenkin julkaistaan paljon, joten niitä varten on hyvä luoda oma uutiskeskus tai vähintäänkin arkisto, josta pääsee helposti palaamaan niihin uutisiin, jotka virta on jo vienyt. Lisäksi kunta julkaisee paljon uutisia ulkoisesti eri sivustoihin ja sosiaalisen median kanaviin. Ulkoisten lähteiden tuonti osaksi intranetiä ei ole vakiotoiminnallisuus, mutta on toki saatavissa esimerkiksi osaksi uutiskeskusta.
Kuntaorganisaatiossa intranet on usein ainoa, yhteinen sisäisen viestinnän väline. Silloin se on myös luonteva paikka me-hengen nostattamiseen.
Koska kunnan työntekijöillä on käytössään paljon erilaisia järjestelmiä, ei ole tavatonta, että intranet on ainoa kaikkien yhteinen sisäisen viestinnän väline. Kuinka siis huomioidaan intranetissa yhteisöllisyydestä? Yhdeksi keinoksi M365-maailma tarjoaa Viva Engagen, jossa voidaan toteuttaa koko organisaation yhteinen keskustelu.
Luonnollisesti intranetin tulee olla mukava käyttää. SharePoint-intranetin suht vakioitu käyttökokemus koetaan miellyttävänä, mutta vaatii kuitenkin erilaisten sivumallien suunnittelua, jotta sisältöelementit ovat tarkoituksenmukaisessa käytössä – heroelementtejä harkitusti ja pikalinkit tietyissä paikoissa nopeaa silmäilijää varten.
Kunnilla on harvoin vahvoja bränditarpeita, mikä onkin hyvä, sillä SharePoint-intranet on vaikea taivuttaa oman brändikokemuksen välittämiseen.
Haku on intranetien tärkeimpiä ominaisuuksia. Kuntien intranetit ovat koko laajan organisaation sisältöjen käytössä. SharePointissa haku etsii lähtökohtaisesti kyseessä olevasta sivustosta, joten voi olla hyvä, että hakutulossivun saalista laajennetaan räätälöiden kattamaan kaikki sivustot ja jopa koko M365-ympäristön.
Iso organisaatio ja erilaista työtä tekeviä työntekijöitä
Kuntaorganisaatiossa on monenlaista tiedonkäyttäjää. Yksi haluaa päästä nopeasti täsmätiedon äärelle, toinen ponnahtaa matkalaskujärjestelmään, kolmas kaipaa tuoreimpia uutisia toimialaltaan ja neljäs onnitella synttärisankaria. SharePoint-intranet taipuu kaikkien käyttäjien palvelemiseen, kunhan erilaisia tehtäviä täyttävät sivumallit konseptoidaan harkiten, esimerkiksi intranetin etusivulla on tärkeimmät ohjaukset eteenpäin ja osioiden etusivuilta löytyy palvelualueen omat uutiset ja järjestelmälinkit.
Iso osa kuntatyöntekijöistä ei kuluta työpäiväänsä tietokoneen äärellä, vaan he ovat koululuokissa ja kenttätöissä. He mielellään vilkaisevat intranetiä mobiilisti. SharePoint-intranetillä tämä on mahdollista, mutta sitä voi edistää näkemällä vaivaa esimerkiksi kokoomasivujen navigaatioiden kanssa.
Koska työntekijöitä on paljon, olisi hyvä, jos sisältöä voisi kohdentaa käyttäjän mukaan esimerkiksi näyttää vain oman toimialan uutiset tai valita itselle hyödylliset pikalinkit. Nämä kyllä onnistuvat, mutta vaativat jonkin verran vakiotoiminnallisuuksien räätälöintiä.
Sisältöjen kohdentaminen on usein toivottu ominaisuus, ja se onnistuu kyllä – räätälöidysti.
Tyypillisesti kuntaintranetit ovat kaikille avoimia yhteisen tiedon välityspaikkoja. Isoissa organisaatioissa on kuitenkin tarve viestiä myös pienempien porukoiden kesken esimerkiksi saamaa työtä tekevien kanssa. SharePoint-intranetissä voi hyödyntää työtiloja, mutta ne vaativatkin sitten ihan oman konseptinsa.
Kunnilla saattaa olla helposti kymmeniä ylläpitäjiä. SharePointissa käyttöoikeudet ovat annettavissa sisältökokonaisuuksittain, joten se ei ole ongelma. Mutta sen sijaan tulee miettiä, miten ylläpitäjiä voisi tukea esimerkiksi yhteisillä sivu- tai sivustomalleilla, jotta koko intranetiä varten suunnitellut verkkosivut ovat notkeasti kaikkien ylläpitäjien käytössä. Ratkaisu ei löydy M365-paketista suoraan, mutta on tarvittaessa toteutettavissa.
M365-ympäristöllä on erityispiirteitä
Aika usein kunnan työntekijöiden M365-lisenssit kuuluvat eri toimialueisiin (tenanteihin) riippuen siitä ovatko työntekijät kirjautuneita ”opetus-” vai ”hallintoverkkoon”. Jotta työntekijöiden ei tarvitse vaivalloisesti kirjautua tenantista toiseen, pitää se ratkaista. Onneksi kyseessä ei ole uniikki ongelma, joten ratkaisuja kyllä löytyy.
Kuntaorganisaatio ei kata pelkästään kunnan omia työntekijöitä, vaan usein sen siipien suojissa on esimerkiksi liikelaitosten työntekijöitä, joille halutaan myös viestiä. SharePoint-intranet sopii myös tähän tarkoitukseen, mutta ekstranet-sisältöjen esittäminen pitää miettiä muun muassa sivustoarkkitehtuurin, käyttöoikeuksien ja keskussivustojen (hubien) näkökulmista.
Jos kaikilla työntekijöille ei ole M365-lisenssejä, kannattaa miettiä, onko SharePoint-intranet oikea väline.
Aina kaikilla kunnan työntekijöillä ei ole M365-lisenssejä, joten silloin SharePoint-intranet ei ole kunnassa paras väline yhteisen sähköisen viestinnän välineeksi. Tällöin ratkaisu voi olla julkaisujärjestelmä, kuten Drupal kuten Oulun yliopistossa. Jos intranetille halutaan erilaista käyttökokemusta kuin SharePoint-tarjoaa, voi valinta olla vaikka WordPress kuten Riihimäen kaupungilla. Jos isossa organisaatiossa halutaan valmiita toiminnallisuuksia esimerkiksi sisältöjen kohdentamiseen, ratkaisu voi olla valmis intranet-tuote esimerkiksi Unily kuten Solitalla.
Viimeinen vinkki: Satsaa suunnitteluun
Kun puhutaan SharePoint-intranet-projektista, puhutaan yksinkertaisimmillaan vain siitä, miten otetaan valmiit SharePointin ominaisuudet käyttöön. Intranet-projektiin kuuluu myös konseptin ja sisällön suunnittelun. Konseptoinnissa pysähdytään miettimään, mitä intranetillä halutaan saavuttaa ja mitä sillä halutaan tehdä; sisältöjen näkökulmasta suunnitellaan rakenne ja sisällöt SharePoint-maailmaan. Nämä ovat intranet-projektissa isompi työ kuin itse tekninen suoritus. Jotta kumpikin osa onnistuu, tulee tuntea kunta ja toimintaympäristö sekä SharePointin mahdollisuudet.
Intranet-projekteissa konseptin ja sisällön suunnittelu ovat isompi työ kuin itse SharePoint-intranetin tekninen rakentaminen.
Koska valittuna on tuote, toiminnallisuudet ovat SharePoint-spesifejä. Todelliset tarpeet ovat kuitenkin laajempia tai suppeampia kuin vakioratkaisut. Konseptoinnin jälkeen on aika käydä toiminnallisuuksien toivomuslistaa läpi sillä silmällä, mikä hoituu vakiotoiminnallisuuksilla, mikä vaatii koodaamista ja mitä ei ole järkeä toteuttaa SharePointilla.
Kunnat ottavat mielellään oppia muilta kunnilta, mikä on oikein hyvä asia, mutta todella harvoin toiselle kunnalle toteutettu SharePoint-intranet soveltuu sellaisenaan toisen käyttöön. Tällöin ulkopuolinen näkökulma on tervetullut huomaamaan kunnan erityiset piirteet ja tarpeet.
Suosittelen lämpimästi erillistä suunnitteluprojektia, jossa huomioidaan tarpeet kunnan toiminnan näkökulman lisäksi koko digitaalisen ympäristön, sisältöjen ja etenkin käyttäjien näkökulmasta: kunnan intranet on kaikkien työntekijöiden yhteinen väline, joten sen tekemiseen kannattaa osallistaa hallitusti työntekijöitä eri puolilta organisaatiota ja miettiä yhdessä, miten se heitä palvelee joka päivä.
Jos sinun työpöydälläsi on intranetin uudistaminen – on teknologia valittu tai ei – me North Patrolissa olemme auttamassa sinua intranetin suunnittelussa ja parhaiden ratkaisujen löytämisessä. Ja jos teknologiaksi on jo valittu SharePoint, voi sillä tehdä hyvin erilaisia intranetejä, josta meillä on paljon kokemusta.
PS. Sinua voisi kiinnostaa tulossa oleva ilmainen webinaarimme: Digitaaliset asiointipalvelut – Erilaiset konseptit ja toteutuksen eri vaihtoehdot (11.12.2024 klo 10:00). Ilmoittaudu webinaariin
