Manner Taidetarvikkeet Oy on tamperelainen erilaisia askartelu- ja taidetarvikkeita myyvä yritys. Kivijalkamyymälää yrityksellä ei ole, vaan myynti tapahtuu pääosin kahden verkkokaupan kautta. Konsta Shop palvelee taiteilijoita, taiteenharrastajia, yrityksiä ja yhdistyksiä. Yksityishenkilöt ovat Konsta Shopin merkittävin asiakasryhmä, mutta verkkokaupasta ostavat myös yritykset ja yhdistykset, joten pelkästä kuluttajaverkkokaupasta ei ole kyse. Toinen verkkokauppa on luonteeltaan B2B-verkkokauppa, joka on käytännössä taidetarvikkeiden tilausjärjestelmä kouluille, päiväkodeille ja seurakunnille.
North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.
11.5.2023
Asiantuntevan asiakaspalvelun lisäksi Mannerin vahvuutena on laadukas ja monipuolinen tuotevalikoima. Oman maahantuonnin lisäksi Manner tekee yhteistyötä muiden suomalaisten tavarantoimittajien sekä valmistajien kanssa. Mannerin valikoimassa onkin yhteensä noin 4 500 tuotetta kaiken kaikkiaan yli sadalta tuotemerkiltä. Verkkokauppojen tuotevalikoima on suurilta osin yhtenäinen, mutta tyypillisesti tuotteiden myyntierät ovat B2B-verkkokaupassa suurempia.
Vaikka Konsta Shopin asiakkaina on käytännössä muitakin kuin kuluttajia, tapahtuu verkkokaupasta ostaminen aina yksityishenkilöinä. Tuotteiden hinnat näytetään kaikille avoimesti. Tuotteet maksetaan ostettaessa verkkomaksuvälittäjänä toimivan Paytrailin tarjoamien monipuolisten maksutapavaihtoehtojen avulla ja mahdolliset palautukset, takuut, yms. tapahtuvat kuluttajansuojalain mukaisesti.
B2B-verkkokaupan asiakkaat ovat pääasiassa julkishallinnon organisaatiota. Näiden toimijoiden kanssa on tehty julkisten kilpailutusten kautta hankintasopimukset ja näin ollen asiakkailla on sopimushinnat sopimuksen mukaisille tuotteille. B2B-verkkokauppaa käyttävät myös asiakkaat, joilla ei ole varsinaisia hankintasopimuksia. B2B-verkkokaupassa tuotteiden hinnat näytetään ainoastaan kirjautuneille käyttäjille.
Asiakaspalvelun ja tuotevalikoiman lisäksi Mannerin vahvuutena ovat nopeat toimitukset. Tämä edellyttää sitä, että verkkokauppojen taustalla olevat järjestelmät ja prosessit toimivat sujuvasti.
Verkkokauppojen uudistustarve laajeni kokonaisuudistukseksi
Mannerilla oli jo jonkin aikaa sitten tunnistettu tarve verkkokauppojen uudistamiselle. Nykyinen tekninen ratkaisu (Magento 1.x), jolla molemmat verkkokaupat oli toteutettu, oli auttamatta elinkaarensa lopussa. Lisäksi yhteistyö alustan toimittajakumppanin kanssa ei toiminut halutulla tavalla.
Mannerilla ymmärrettiin saman tien, että näin merkittävään uudistukseen tarvitaan tueksi ulkopuolista asiantuntija-apua. Business Finlandilta saadun rahoituksen turvin Manner lähti kartoittamaan potentiaalisia toimijoita ja yhteistyökumppaniksi valikoitui North Patrol.
Tarpeiden ja erilaisten ratkaisumallien läpikäynnin yhteydessä tarkasteltiin kriittisesti myös verkkokauppojen keskeisiä taustajärjestelmiä ja niiden roolitusta. Lisäksi syvennyttiin taustalla tapahtuvaan käytännön työhön ja taustaprosesseihin. Kävi ilmi, että asioita tehtiin paljon manuaalisesti ja samoja tietoja jouduttiin syöttämään käsin useaan paikkaan. Toimintatavat olivat muokkautuneet ajan saatossa ja osittain järjestelmien ehdoilla, mutta yhteen ääneen todettiin, että tällaisella mallilla toimiminen on Mannerille aivan liian työlästä ja virheherkkää.
Automatisoinnin astetta haluttiin nostaa ja rajallisten resurssien tekemisen painopiste siirtää järjestelmien ehdoilla toimimisesta digitaalisen liiketoimintaan. Näin ollen verkkokauppojen uudistuksesta käynnistynyt keskustelu alkoi vähitellen laajentumaan kokonaisvaltaisemmaksi järjestelmä- ja toimintatapauudistukseksi. Pohdintojen tuloksena päätettiin uudistaa myös pitkään Mannerin käytössä ollut toiminnanohjausjärjestelmä (ERP). Järjestyksen osalta päätettiin ensin keskittyä ERP-uudistukseen ja vasta sen jälkeen käynnistää verkkokauppojen uudistushanke.
Soveltuvat ja kestävät teknologiavalinnat
Erilaisia kehitystarpeita oli tunnistettu lukuisia, mutta laajemmassa uudistuksessa oli toiveiden tynnyrin vastapainona myös reunaehtoja. Mannerin järjestelmätarpeet olivat yrityksen kokoluokkaan suhteutettuina suhteellisen kompleksisia. Oli selvää, että tiettyjä kompromisseja on tehtävä. Kaikkea ei voida alkaa räätälöimään yksilöllisiin tarpeisiin, vaan valmisohjelmistoja on hyödynnettävä mahdollisimman tehokkaasti. Myös omia toimintatapoja oltiin valmiita muokkaamaan, jotta asiakkaiden kokemus säilyisi mahdollisimman hyvänä.
Uudeksi toiminnanohjausjärjestelmäksi valikoitui Odoo. Tuote vakuutti kyvykkyyksiltään sekä modulaarisuudellaan, ja tähän modulaarisuuteen sidottu hinnoittelumalli sopi Mannerille. ERP:in käyttöönottokumppaniksi valikoitui Avoin.Systems. Toiminnanohjausjärjestelmän uudistuksen yhteydessä uudeksi taloushallinnon järjestelmäksi valikoitui Netvisor.
Nyt Mannerilla on kestävä järjestelmäkokonaisuus, jonka varaan on hyvä rakentaa tulevaisuutta.
Toiminnanohjauksen ja taloushallinnon järjestelmien projektien käynnistyttyä, palattiin alkuperäiseen tarpeeseen – verkkokauppojen uudistukseen. ERP-osaamisellaan ja miellyttävällä palvelullaan vakuuttaneella Avoin.Systemsillä oli myös WooCommerce-osaamista ja synergiaetujen toivossa myös verkkokauppatoimittajaksi valikoitui erillisen pienkilpailutuksen kautta niin ikään Avoin.Systems (tuolloin aputoiminimi Web-veistämö). WordPress-pohjainen ratkaisu koettiin myös siinä mielessä soveltuvaksi, että Mannerin markkinointiponnistuksia tukevat blogisisällöt ovat olennainen osa molempia verkkokauppoja.
Kunnianhimoiselle uudistukselle asetettiin kunnianhimoinen aikataulu
Uudistuneet verkkokaupat julkaistiin heinäkuussa 2022 parin viikon välein toisistaan. Samassa yhteydessä otettiin käyttöön myös toiminnanohjauksen sekä taloushallinnon järjestelmät. Niiden liittäminen vanhaan alustaan ei olisi ollut enää järkevää, jonka vuoksi kaikki järjestelmät otettiin käyttöön samaan aikaan.
Ottaen huomioon, että yhteistyö North Patrolin kanssa käynnistyi elokuussa 2021, toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönottoprojekti päästiin aloittamaan joulukuussa 2021, ja tämän jälkeen on myös otettu käyttöön uusi taloushallinnon järjestelmä sekä toteutettu kaksi verkkokauppaa, on Mannerilla tapahtunut valtavasti lyhyessä aikaikkunassa.
Näin tiukka aikataulu on ollut vaativa kaikille osapuolille, ja venymiskyky on aika ajoin ollut koetuksella. Mannerin tapauksessa ripeä eteneminen oli käytännössä välttämätöntä. Ulkopuolisten kumppaneiden lisäksi järjestelmien uudistamisen ja niiden tehokkaan hyödyntämisen tueksi palkattiin kaksi uutta työntekijää, joista toinen opetteli projektin aikana myös koodaamaan tiettyä automatiikkaa tiedonsiirtojen tehostamiseksi. Oppimista on siis tapahtunut tekemisen tapojen ja toimintakulttuurin lisäksi myös teknisemmällä puolella.
Itse projektissa oli myös omat hankaluutensa. Verkkokauppojen julkaisua jouduttiin siirtämään pariin otteeseen ja kun verkkokaupat vihdoin päästiin lanseeraamaan, niin vasta tuotannossa havaittiin muutama kriittinen virhe. Tällaiset ovat luonnollisesti epämieluisia tilanteita, joista kuitenkin selvittiin hyvässä hengessä käsittelemällä asiat asioina. Toimiva kumppanisuhde, jossa molemmat edistävät asioita yhteisen tavoitteen eteen onkin äärimmäisen tärkeää pitemmän tähtäimen yhteistyölle.
Tänä päivänä suurin osa ongelmista on korjattu, ja ne mitkä eivät vielä ole kunnossa, ovat tiedossa. Ikäviä yllätyksiä ei siis enää pitäisi olla edessä ja Manner voi keskittyä täysillä digiliiketoimintansa kehittämiseen. Nyt Mannerilla on kestävä järjestelmäkokonaisuus, jonka varaan on hyvä rakentaa tulevaisuutta.
Lue lisää: Tietojärjestelmän esiselvitys – North Patrolin palvelut
Tähän artikkeliin on haastateltu Manner Taidetarvikkeet Oy:n toimitusjohtaja Heidi Niskasta sekä markkinointipäällikkö Suvi Kyyröstä.
Heidin ja Suvin viisi vinkkiä vastaavia järjestelmäuudistuksia suunnitteleville:
- Varatkaa riittävästi aikaa uudistuksen läpivientiin – mikäli suinkin mahdollista.
- Hyödyntäkää ulkopuolista osaamista suunnittelun ja valmistelun tukena.
- Kaikkea ei voi ulkoistaa! Omaan henkilöstöön panostaminen on onnistumisen kannalta avainasemassa ja projektilla tulee olla selkeä vetäjä.
- Mitä monimutkaisempi järjestelmärakenne, sitä tärkeämpää on huolellinen testaus läpi toimintaketjujen! Yksittäisten palikoiden tarkastelu ei riitä.
- Muista kommunikoida, myös kiireen hetkellä! Yhteiset, läpinäkyvät ja selkeät viestintä- ja dokumentointikäytännöt ovat kaiken toiminnan lähtökohta, niin sisäisesti kuin yhteistyökumppaneiden kanssa.
Vaatimusmäärittely on digiprojektissa keskeinen dokumentti, jonka avulla konkretisoidaan tietojärjestelmän tai verkkopalvelun suunnittelu, hahmotetaan tekniset ratkaisut, pyydetään toteuttajalta perusteltu työmäärä- tai kustannusarvio ja ohjataan ketterän toteutustyön työtehtäviä. North Patrolin vetämässä määrittelytyössä vaatimukset saadaan kirjattua laadukkaasti, asiantuntevasti ja kustannustehokkaasti.
PS. Sinua voisi kiinnostaa tulossa oleva ilmainen webinaarimme: Digitaaliset asiointipalvelut – Erilaiset konseptit ja toteutuksen eri vaihtoehdot (11.12.2024 klo 10:00). Ilmoittaudu webinaariin
