Kauanko kuudella mantereella toimivan pörssiyhtiön, jolla on myyntiä yli sadassa maassa, verkkopalvelun uudistusprojekti tyypillisesti kestää? Itse arvioisin tilanteesta riippuen 6-12 kuukautta. Kemira teki mahdottomasta mahdollisen uudistamalla oman Kemira.com-sivustonsa 12 viikossa. Toteutusprojektin kick off -tilaisuus järjestettiin tammikuun alkupuolella ja uusi sivusto julkaistiin täsmällisesti tavoiteaikataulussa 31.3.2021.
North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.
31.5.2021
Näin ripeä läpivientiaikataulu edellyttää toteutuakseen tiettyjä esiehtoja, joista Kemiralle keskeisimmäksi muodostui laadukas valmistelutyö ennen toteutusprojektin aloitusta. Toki itse projektin laajuus oli myös tarkasti rajattu. Lisäksi vahvana motivaattorina pikaiselle uudistukselle oli sen välttämättömyys. Aiempi verkkopalvelu oli teknisesti epävakaa ja tilanne oli paisunut sietämättömäksi. Toimintavarma sivusto haluttiin tuotantokäyttöön mahdollisimman nopeasti.
Kestämätön lähtötilanne
Kemira.com on Kemira Oyj:n pääsivusto, jossa on sisältöjä seitsemällä eri kielellä. Näistä englanti ja suomi ovat sivuston pääkielet, ja muut kieliversiot ovat hieman näitä suppeampia. Kyseessä on markkinointiviestinnällinen kokonaisuus, joka kattaa sisällöllisesti eri liiketoiminnot sekä sijoittajaviestinnän ja rekrytoinnin tarpeet.
Edellinen Kemira.com-sivusto oli julkaistu vuonna 2018, joten pelkästään aikaperspektiivistä tarkasteltuna sivuston elinkaarta piti olla reilusti jäljellä. Nyt tilanne oli toinen. Sivusto oli teknisesti epäluotettava ja siinä ilmeni toistuvasti merkittäviä hitausongelmia. Suorituskykyhaasteiden lisäksi sivusto oli kokonaan alhaalla säännöllisen epäsäännöllisesti.
Näitä suorituskykyhaasteita yritettiin selvittää useaan otteeseen, mutta täysin epävakauden juurisyyt eivät selvinneet missään vaiheessa. Ongelmat liittyivät aiemmin tehtyihin valintoihin käyttöpalveluympäristössä sekä sivuston toteutustapaan, joka oli käyttötarkoitukseensa nähden tarpeettoman kompleksinen. Verkkopalvelun toimituksellisia sisältöjä hallittiin WordPressissä, mutta käyttöliittymä oli toteutettu täysin räätälöitynä React-sovelluksena. ”Kokonaisuutena verkkosivuston kehittämisestä ja ylläpidosta oli tullut liian työlästä ja aikaa vievää, sekä aivan liian kallista”, kertoo Kemiran yritysidentiteetistä vastaava johtaja Marita Navrátilová.
”Verkkosivuston kehittämisestä ja ylläpidosta oli tullut aivan liian työlästä ja kallista.”
Marita Navrátilová, Kemiran yritysidentiteetistä vastaava johtaja
Laadukas valmistelutyö pohjusti toteutusprojektin onnistumisen
Verkkopalvelu-uudistuksen ensisijaiset tavoitteet liittyivät epävakaushaasteiden taklaamiseen, arjen sujuvoittamiseen ja kustannustehokkaaseen kehittämiseen. Teknistä kokonaisuutta halutiin yksinkertaistaa ja vakauttaa. Julkaisujärjestelmäksi kaivattiin soveltuvaa tuotepohjaista ratkaisua, jonka valmiita ominaisuuksia voitaisiin hyödyntää aiempaa tehokkaammin.
Ennen uudistushankkeen käynnistystä Kemira toteutti silloiselle sivustolle käytettävyys- ja saavutettavuusauditoinnin Taisteen kanssa. Seuraavassa vaiheessa Kemiralla toteutettiin vastuullisuusteemaan liittyvä minisivusto, jossa kotisivujen designia ja käyttöliittymää jatkokehiteltiin Taisteen toimenpide-ehdotusten ja Kemiran viestintätiimin näkemysten pohjalta. Myös ylläpidon hallintanäkymien toteutusta tarkasteltiin uudella tavalla. Isoa verkkosivu-uudistusta päästiin näin ollen koeponnistamaan sitä edeltävässä miniprojektissa.
Olennainen osa esivalmistelutyötä oli tulevan kilpailutuksen työkaluksi tarvittava laadukas vaatimusmäärittely. Myös soveltuvasta teknologiavalinnasta tarvittiin perusteltu linjaus. Kumppaniksi vaatimusten täsmentämiseen ja teknologiavaihtoehtojen evaluointiin valikoitui North Patrol.
”Vaatimukset määriteltiin intensiivisen jakson aikana pääosin elokuussa 2020. Työ käynnistettiin haastattelukierroksella, jossa selvitettiin eri sidosryhmien tarpeita tulevalle uudistukselle. Esiin nousseita näkemyksiä sekä ideoita priorisoitiin ja jatkojalostettiin työpajoissa, joiden pohjalta koostettiin vaatimusmäärittely,” kertoo digimarkkinointipäällikkö Junnu Ekman, joka oli isossa roolissa Kemiran tiimissä, kun vaatimuksia määriteltiin ja mahdollisia kumppaneita arvioitiin.
Lisäksi evaluoitiin soveltuvia teknisiä ratkaisuja tulevalle verkkopalvelulle. Soveltuvimmaksi alustaratkaisuksi valikoitui aiemmista haasteista huolimatta sisällöntuottajille tuttu WordPress. Tämä nimettiin tarjouspyyntödokumentaatiossa ehdottomaksi vaatimukseksi. Käyttöpalveluympäristöksi palvelulle valikoitui myöhemmin Amazon AWS.
Valmistelutyön jälkeen Kemira jatkoi oman IT:nsä johdolla ja hankintayksikkönsä tukemana muun tarjouspyyntödokumentaation koostamista ja kilpailutuksen valmistelua. Tarjouspyyntö lähetetiin laajalle toimittajajoukolle ja lopulta vastaukset tarjousten muodossa saatiin kahdeksalta toimittajalta. Tarjousten perusteella valittiin neljä potentiaalisinta ehdokasta jatkokeskusteluihin. Huolellisen seulonnan ja yksityiskohtaisten sopimusneuvotteluiden päätteeksi kumppaniksi valikoitui Frantic. He onnistuivat vakuuttamaan Kemiran perehtyneisyydellään, kokonaispalvelutarjoomallaan sekä soveltuvilla referenssitoteutuksillaan.
Varsinainen toteutusprojekti saatiin käyntiin tammikuun alussa ja oli selvää, että läpiviennissä hyödynnettäisiin ketteriä menetelmiä. Kemiran viestintäpäällikkö Liisa Tikkanen palasi juuri tuolloin äitiyslomalta ja hyppäsi lähes saman tien liikkuvan junan kyytiin ottamalla vetovastuun toteutusprojektin läpiviennistä. Liisa korostaakin laadukkaan valmistelutyön merkitystä: ”Hyvin tehty valmistelutyö oli ehdottomasti avain menestykseen. Sen avulla projektin läpivienti oli suhteellisen helppoa.” Itse projekti sujuikin ilman suurempia ongelmia ja myös julkaisuaikatauluksi tavoiteltu maaliskuun loppu toteutui.
”Hyvin tehty valmistelutyö oli avain menestykseen.”
Liisa Tikkanen, Viestintäpäällikkö
On siis ehdottoman tärkeää, että vaikka itse toteutusprojekti viedään läpi ketterin menetelmin, tulee kokonaisuus suunnitella huolellisesti. Laadukkaalla valmistelulla ja suunnittelulla on keskeinen merkitys ketterän digiprojektin onnistumisessa. Lisäksi Liisa painottaa ihmisten merkitystä: ”Valmistautuminen ja etukäteissuunnittelu oli todella tärkeä, mutta ilman oikeita henkilöitä ja heidän panostaan, tämä ei olisi millään onnistunut tässä aikataulussa.”
Uuden sivuston myötä epävakaushaasteet saatiin taklattua. Kemiralaiset ovatkin erittäin tyytyväisiä siitä, että aiemman jatkuvan tulipalojen sammuttelun sijaan ajankäyttö kohdentuu nyt aitoon kehittämiseen. Kemiran verkkopalvelu-uudistus on myös osoittanut, että WordPress soveltuu pörssiyhtiön monikielisen sivuston tekniseksi alustaratkaisuksi oikein hyvin.
Kemira.com erottuu edukseen näyttävyydellään
Kemira.com visuaalinen ilme noudattelee pitkälti vuonna 2017 toteutettua brändiuudistusta. Nyt toteutetussa projektissa Kemiran viestintätiimi uudisti sivuston ulkoasua ja se piirrettiin kokonaan uudelleen. Projektin aikana Frantic tarjosi Kemiralle design-tukea muun muassa käytettävyyden ja saavutettavuuden optimoinnissa.
”Systematisoimme kemira.com-sivuston designin ja loimme perustan kokonaisvaltaiselle design-systeemille, jonka kehitystä jatkamme tulevaisuudessa. Suunnittelu on lähtenyt eri sidosryhmien viestintätarpeesta ja optimoimme nyt jokaisen moduulin vastaamaan kutakin tarkoitusta mahdollisimman esteettisellä, käytettävällä ja saavutettavalla tavalla”, kertoo Kemiran digitaalisesta suunnittelusta vastaava Apichai Chiarakul.
Uudistunut ja modularisoitu design mahdollistaa aiempaa monipuolisemman tavan esittää erityyppisiä sisältöjä, kuten esimerkiksi numeerista dataa. Projektissa hyödynnettiin laajasti osallistavia menetelmiä ja yhteissuunnittelun keinoin testattiin erilaisia ulkoasuvaihtoehtoja eri sidosryhmäviestijöiden kanssa. Yhtenä esimerkkinä on muun muassa sijoittajaviestinnän osio, joka koki merkittävän muodonmuutoksen aiemmasta.
Sijoittajatiimi vastaa itsenäisesti sisällöntuottamisesta ja julkaisemista ja nyt uudistettu alusta ja design on otettu kiitoksella vastaan: ”Sijoittajasivut uudistettiin projektissa käyttäjäystävälliseksi: tieto on nyt helpommin löydettävissä sekä navigointi sivuilla aiempaa yksinkertaisempaa”, kertoo Kemiran sijoittajasuhdejohtaja Mikko Pohjala.
Samankaltaisen muodonmuutoksen kokivat myös Kemiran tuotesivut. ”Pyrkimyksenä asiakassisältöjen kehittämiselle Kemiralla on ostoprosessin eri vaiheiden huomiointi. Tässä yhteydessä panostettiin tuotesivuihin, jotka on suunnattu ostoprosessissa jo melko pitkällä oleville sivustokävijöille. Erityisesti huomioimme strategisen tuotetarjooman ja pyrimme hyvään asiakaskokemukseen sekä hakusanaoptimointiin, ” sanoo Junnu.
Aivan valmiiksi verkkopalvelu ei kemiralaisten mukaan vielä tullut, jatkokehittämisen kohteita on jo listattu. ”Visuaalisuuteen, käytettävyyteen ja saavutettavuuteen tullaan panostamaan myös tulevaisuudessa. Haluamme vastuullisena pörssiyhtiönä olla eturintamassa kehittämässä sivustoa, joka huomioi EU:n saavutettavuusdirektiivin mukaiset vaateet, vaikka direktiivi tällä hetkellä velvoittaakin vain julkisen hallinnon verkkopalveluita”, kertoo Marita.
Jatkossa Kemira haluaa perustaa kehitykseen liittyvät päätöksensä aiempaa voimakkaammin analytiikkadataan. Kehitystä tukemaan ollaan myös lanseeraamassa uusi hallintomalli, joka tukee paremmin nopeasyklistä ja jatkuvaa verkkopalvelukehitystä. Potentiaalia on valtavasti ja nyt, kun tekninen alusta on saatu kuntoon, kehittämiseen on aidosti mahdollisuuksia.
Vaatimusmäärittely on digiprojektissa keskeinen dokumentti, jonka avulla konkretisoidaan tietojärjestelmän tai verkkopalvelun suunnittelu, hahmotetaan tekniset ratkaisut, pyydetään toteuttajalta perusteltu työmäärä- tai kustannusarvio ja ohjataan ketterän toteutustyön työtehtäviä. North Patrolin vetämässä määrittelytyössä vaatimukset saadaan kirjattua laadukkaasti, asiantuntevasti ja kustannustehokkaasti.
Projektin tiedot
Teknologia-alusta: WordPress
Hankkeen kokoluokka: 100 000 € – 200 000 € (sis. käytettävyys ja saavutettavuusauditointi, vaatimusmäärittely ja toteutusprojekti)
Projektin aikataulu
- Kesä-elokuu 2020: Käytettävyys- ja saavutettavuusauditointi (Taiste)
- Elo-syyskuu 2020: Vaatimusmäärittely (North Patrol)
- Syys-joulukuu 2020: Kilpailutuksen läpivienti ja kumppanivalinta (Kemira)
- Tammi-maaliskuu 2021: Toteutusprojekti (Frantic)
PS. Sinua voisi kiinnostaa tulossa oleva ilmainen webinaarimme: Digitaaliset asiointipalvelut – Erilaiset konseptit ja toteutuksen eri vaihtoehdot (11.12.2024 klo 10:00). Ilmoittaudu webinaariin
