Tuoreen digitaalisia työympäristöjä käsittelevän selvityksemme yksi kummallisimmista tuloksista oli WhatsAppin käytön yleisyys. Huikeat 37 % selvityksemme 111:sta organisaatiosta mainitsi WhatsAppin yhtenä työkaluna organisaationsa tiedonhallintaan ja ryhmätyöhön. Aiempina vuosina WhatsApp ei ole tullut edes mainituksi merkittävänä työvälineenä. Tosin aiemmin asiaa ei ole myöskään kysytty aivan yhtä suoraan, mutta silti lähes 40 %:n osuutta voi pitää todella huomattavana.
North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.
25.6.2020
Aiemmin WhatsAppin käyttöä on meillä North Patrolissa ajateltu lähinnä liikkuvaa kenttätyötä tekevien organisaatioiden ilmiönä. Esimerkiksi monet rakennussektorin yritykset pyörittävät paljon urakoihin liittyvää viestintää WhatsAppilla, koska ryhmiin pitää saada helposti jäseniä monista eri yrityksistä ja helppo toimivuus kännykällä on työmailla tärkeätä. Nytkin kun selvityksen dataa tarkasteli hieman tarkemmin, selvisi käytön painottuvan hieman organisaatioihin, jotka eivät ole ensisijaisesti tietotyöorganisaatioita. WhatsApp on käytössä 43 % niistä organisaatioista, joissa tietotyöläisten osuus on alle puolet. Vastaavasti tietotyöpainottuneissa organisaatioissa WhatsAppin osuus jää 35 %:iin.
WhatsAppin käytölle onkin löydettävissä paljon ymmärrettäviä syitä, etenkin ympäristöissä joissa tehdään paljon lyhytaikaisia projekteja ja tiimiin kuuluu jäseniä useista eri organisaatioista. Esimerkiksi politiikassa WhatsAppin käyttö on jo pitkään ollut varsin laajaa, koska työryhmiin ja kokouksiin osallistuu usein tahoja monista eri organisaatioista ja työn tahtikin voi olla hyvin hektinen. WhatsAppin tehokkuutta onkin vaikea kiistää, koska onhan sen avulla pyöritetty jopa tehokkaita sotaoperaatioita, kuten The Guardianin artikkeli Mosulin taisteluista raportoi.
WhatsAppin ongelmiin on kuitenkin monella suunnalla jo herätty. Esimerkiksi Euroopan Unionin komissio käski helmikuussa koko oman henkilöstönsä siirtyä WhatsAppista Signal-tuotteen käyttäjiksi*. Moni muu taho on tehnyt näin jo paljon aiemmin. Esimerkiksi journalistit ovat jo vuosia välttäneet WhatsAppia ja pyrkineet kommunikoimaan lähteidensä kanssa mieluummin esimerkiksi mainitulla Signal-tuotteella.
Suomessa WhatsAppin ongelmiin ei ole vielä herätty
Tilanteen ymmärrettävyydestä huolimatta on todella hämmästyttävää, että jopa isojen organisaatioiden keskuudessa WhatsAppin käyttö on näin laajaa. Selvityshän oli vahvasti painottunut isoihin, yli 5000 hengen organisaatioihin, joten nämä tulokset eivät kerro pienten yritysten käyttämistä työkaluista. Oletettavasti WhatsAppin käyttö on pienissä yrityksissä vielä laajempaa, mutta sitä ei tässä selvityksessä tarkasteltu.
Isojen organisaatioiden näkökulmasta WhatsAppin käyttö on myös monella tapaa ongelmallisempaa kuin pienten yritysten kohdalla. Esimerkiksi isoilla rakennustyömailla tuskin syntyy suuria haasteita siitä jos pienet alihankkijayritykset kommunikoivat keskenään WhatsAppilla. Paljon kyseenalaisempaa on se, jos myös pääurakoitsijat pyörittävät työmaan kriittistä viestintää WhatsApp-ryhmillä, joiden hallinta perustuu täysin ryhmät luoneiden henkilöiden tunnollisuuteen.
WhatsAppin isoin ongelma on manuaalinen ryhmien hallinta
Facebookin nykyisin omistamaa WhatsAppia ei ole mahdollista liittää yritysten käyttäjähallintaan, joten käyttöoikeuksien hallinta perustuu pelkästään ryhmien ylläpitäjähenkilöiden manuaaliseen työhön. Käyttäjäoikeuksien hallinnointi perustuu tyypillisesti puhelinnumeroihin eikä käyttäjien lisäämistä ole mitenkään mahdollista rajoittaa. Ryhmän ylläpitäjä voi lisätä hallinnoimaansa ryhmään kenet tahansa.
Missään ei ole kokonaiskuvaa siitä, mitä ryhmiä on olemassa ja ketkä ovat niiden perustajia.
Esimerkiksi rakennustyömailla on hyvin tyypillistä, että WhatsApp-ryhmissä liikkuu erittäin paljon arkaluontoista tietoa esimerkiksi työmaan kulunvalvonnasta, työvuoroista, koneiden avainten sijainnista ja materiaalilähetyksien ajankohdista. Tilannetta pahentaa usein se, että WhatsApp-ryhmiä käytetään juuri sellaisissa tilanteissa, joissa henkilöstön vaihtuvuus voi olla suurta, eivätkä ryhmien ylläpitäjät välttämättä tiedä edes kaikista henkilöstövaihdoksista. Tällöin on hyvin tyypillistä, että jollakin henkilöllä säilyy pääsy ryhmiin, vaikka työtehtävät kyseisellä työmaalla olisivat jo loppuneet tai henkilö jo vaihtanut työpaikkaa.
IT:n kannalta tällainen WhatsApp-ryhmiin perustuva systeemi on myös täysin mahdoton hallittava, koska missään ei ole kokonaiskuvaa siitä, mitä ryhmiä on olemassa ja ketkä ovat niiden perustajia. WhatsAppissa ei ole edes mahdollista siirtää ryhmän omistajuutta eteenpäin, koska ryhmän omistaa aina sen perustanut henkilö, eikä perustajaa voi poistaa ryhmästä. Perustaja voi ainoastaan itse luopua ryhmän jäsenyydestä.
Manuaalinen käyttöoikeuksien ja käyttäjätunnuksien hallinta on ymmärrettävää, jos organisaatio on hyvin pieni, mutta tuhansien henkilöiden organisaatioissa manuaalinen käyttäjätunnuksien hallinta liiketoiminnan kannalta olennaisissa viestintä- ja ryhmätyövälineissä on luokiteltavissa varsin vakavaksi huolimattomuudeksi. Manuaalisen hallinnan virheistä voi seurata merkittäviä tietoturva- ja tietovarkausriskejä liiketoiminnalle.
Tietojen ja dokumenttien leviäminen ulkopuolisille on tyypillinen lieveilmiö
Toisena merkittävänä riskinä WhatsAppin kohdalla on tietojen ja dokumenttien leviäminen kanaviin, joissa organisaatiolla ei ole enää hallinnan mahdollisuutta näihin tietoihin. Esimerkiksi rakennustyömailla on valitettavan yleistä, että piirustusten ja dokumenttien versioita jaetaan WhatsApp-ryhmissä. Tämä voi johtaa helposti ongelmiin, kun urakoitsijat seuraavatkin vanhentuneita piirustuksia tai noudattavat vanhentuneita turvallisuusohjeita.
Jos henkilö poistetaan yrityksen ryhmästä, eivät siinä ryhmässä käydyt keskustelut ja jaetut tiedostot katoa mihinkään käyttäjältä.
Hyvän tiedonhallinnan näkökulmastakin on ongelmallista jo pelkästään se, että organisaation arvokkaita dokumentteja ladataan Facebookin pilveen. WhatsAppissa myös monet käyttäjät rutiininomaisesti tallentavat tärkeitä dokumentteja ja kuvia omalle puhelimelleen tai tietokoneelleen, koska muutoin niiden löytäminen aktiivisista ryhmistä voi osoittautua hyvin vaikeaksi. Tällöin luottamuksellisia dokumentteja päätyy käyttäjien omille puhelimille, ja nämä dokumentithan säilyvät puhelimissa todennäköisesti siihen saakka kunnes kyseinen käyttäjä hankkii uuden puhelimen tai kyseinen puhelin esimerkiksi varastetaan.
WhatsAppin tapa kohdella kaikkia viestejä, kuvia ja liitetiedostoja ensisijaisesti jokaisen käyttäjän omaisuutena on myös liiketoiminnan kannalta hyvin ongelmallinen. Esimerkiksi jos henkilö poistetaan yrityksen ryhmästä, eivät siinä ryhmässä käydyt keskustelut ja jaetut tiedostot katoa mihinkään käyttäjältä, vaan ryhmästä poistaminen estää vain pääsyn uusiin keskusteluihin ja uusiin tiedostoihin. Käyttäjän henkilökohtainen arkisto ja varmuuskopiot kattavat kaikki viestit ja liitetiedostot, jotka käyttäjä on vastaanottanut, riippumatta siitä onko käyttäjä enää jäsenenä kyseisissä ryhmissä.
Facebook tallentaa kaikkien keskusteluiden metatiedot omaan käyttöönsä
WhatsAppin viestit ovat nykyisin salattuja automaattisesti, joten edes Facebook ei pysty lukemaan viestien sisältöjä. Tämä ei kuitenkaan koske keskustelujen metatietoja, jotka Facebook kerää kaikista käydyistä keskusteluista ja joita se hyödyntää esimerkiksi mainonnan kohdentamisessa. Facebook siis tallentaa kaikkien viestien keskustelijoiden nimet, käytyjen keskusteluiden ajankohdat, viestien määrät ja metatiedot tehdyistä interaktioista. Näiden tietojen perusteella Facebook täydentää omaa niin kutsuttua sosiaalista graafiaan siitä, ketkä tuntevat kenetkin ja kuka on läheinen kenenkin kanssa.
Tällainen tieto voi olla esimerkiksi vakoiluorganisaatioille paljon kiinnostavampaa tietoa kuin varsinaiset viestien sisällöt, joten on todella erikoista, että jopa monissa kriittisiksi liiketoiminnoiksi luokitelluissa organisaatioissa käytetään WhatsAppia hyvinkin laajasti operatiivisten toimintojen tukena.
Esimerkiksi kansainvälisesti merkittävistä teemoista kirjoittavat journalistit ovat jo vuosia välttäneet WhatsAppin käyttöä, koska monilla tiedusteluorganisaatioilla on Facebookin palvelimille erilaisia takaovia ja datakeskuksiin on myös tehty murtoja säännöllisesti.
Työn ja yksityiselämän välistä rajaa on vaikea hallita
Vaikka oman organisaation asiat eivät tuntuisi kovin salaisilta tai sensitiivisiltä, voi WhatsAppin käytöstä silti seurata ongelmia organisaation toimintaan.
WhatsAppin laajalla työkäytöllä on raportoitu olevan inhimillistä kuormitusta lisäävä vaikutus, kun työasioita ei pysty erottelemaan selkeästi vapaa-ajan harrastuksista.
Monet harrastusryhmät esimerkiksi pyörivät WhatsAppissa, jolloin työviesteillekin altistuu väistämättä vapaa-aikana, ja tämä voi lisätä kuormitusta työntekijöille. Tästä on erityisesti poliittisissa organisaatioissa raportoitu jo vuosia, kun ihmiset työskentelevät erilaisissa päivärytmeissä ja tämän seurauksena työhön liittyvät WhatsApp-ryhmät pingailevat käyttäjiään varhaisesta aamusta aina myöhäiseen iltaan.
WhatsAppista eteenpäin siirtyminen edellyttää hyvän vaihtoehdon tarjoamista
WhatsApp elää Suomessa selvästi vielä jonkinlaisella harmaalla alueella, koska harvalla tulisi mieleen käyttää henkilökohtaista hotmail-sähköpostitiliä työasioissa tai luoda Facebook-ryhmä jollekin sisäiselle työasialle. WhatsAppin suosio harrastusryhmissä ja monissa muissa tärkeissä yksityiselämän asioissa lieneekin yksi syy siihen, miksi niin monessa organisaatiossa on myös työhön liittyviä WhatsApp-ryhmiä. Aiemmin WhatsAppilla ehkä myös oli parempi maine, kun Facebook ei vielä ollut valjastanut sitä nykyisellä tavalla osaksi omaa sosiaalisen median imperiumiaan.
Yksi WhatsAppin suosion syy on kuitenkin juuri siinä, että hyviä ja halpoja vaihtoehtoja ei ole kovin paljon tarjolla.
Monessa organisaatiossa WhatsAppin käytöllä saattaakin olla jo jonkin verran historiaa, joten toimivaa ja koeteltua ratkaisua ei ole helppoa mennä kieltämään. Whatsappin käytön rajoittaminen on myös teknisesti vaikeata, koska monella on hyviä syitä sen käyttöön, jopa erillisessä työpuhelimessa. Siksi WhatsAppin korvaaminen tulisi ensisijaisesti tapahtua tarjoamalla käyttöön riittävän hyvä vaihtoehtoinen työkalu, jota edellytetään käytettäväksi ainakin kaikissa selvästi pysyväisluonteisissa ryhmissä.
Hyvin lyhytkestoisissa käyttötarkoituksissa WhatsAppin käyttö voi olla järkevää sallia, ainakin aluksi, koska moni vaihtoehtoinen ratkaisu voi olla WhatsAppiin verrattuna melko työläs pystyttää. Esimerkiksi uuden Teamsin perustaminen ja kaikkien jäsenten kutsuminen sinne on niin iso operaatio, että sitä tuskin jatkossakaan tehdään vain yksittäisten työkeikkojen, parin työryhmätapaamisen tai pienten urakoiden tarpeisiin.
Yksi WhatsAppin suosion syy on kuitenkin juuri siinä, että hyviä ja halpoja vaihtoehtoja ei ole kovin paljon tarjolla.
Teknologiavalinta on vuosikymmenen investointi
Teknologiaratkaisuissa ei kannata tehdä valintojaan kuumimpien trendien mukaan, vaan soveltuvuuden, skaalautuvuuden, ylläpitokokemuksen, yhteensopivuuden ja elinkaarikustannuksien ehdoilla. North Patrol auttaa näkemään teknologiavaihtoehtojen plussat ja miinukset puolueettomasti, konkreettisesti ja kaukonäköisesti.
”WhatsAppin tappajat” ovat kaikki erilaisia otuksia kuin WhatsApp
Microsoftin Office 365 -kokonaisuudessakin on oma WhatsApp-klooninsa, Kaizala, jonka saa yhdistettyä organisaation AD-käyttäjähakemistoon, jolloin oman organisaation sisällä saa paremman hallinnan keskusteluryhmiin. Lisäksi Kaizalaan on voinut kutsua helpommin käyttäjiä, joilla ei ole Office 365 -lisenssiä. Kaizalan ominaisuudet ovat kuitenkin tulossa myös Teamsiin, eikä Kaizalaa enää aktiivisesti kehitetä.
Onkin varsin selvää, että Teams on todennäköisesti Suomessa yleisin ratkaisu, johon monet organisaatiot siirtyvät laittaessaan kuriin sisäisten WhatsApp-ryhmien viidakkoaan. Teams on toki paljon laajempi ja monimutkaisempi kokonaisuus, mutta sitäkin voi käyttää yksinkertaisemmin WhatsApp-kloonina halutessaan.
Jos taas tarve liittyy ensisijaisesti tietoturvallisiin keskusteluihin organisaation ulkopuolisten jäsenten kanssa, Signalin käyttöönotto voi olla järkevä liike. Signalia käyttävät esimerkiksi monet turvallisuusorganisaatiot oman organisaation ulkopuolisten lähteiden ja yhteyshenkilöiden kanssa. Esimerkiksi Wired on kirjoittanut kattavan artikkelin siitä miksi WhatsAppista pitäisi siirtyä käyttämään juuri Signalia, jos käyttötarkoitus on mitään harraste- ja viihdekäyttöä vakavampaa. Signalia ei ole kuitenkaan mahdollista kytkeä oman organisaation käyttäjähakemistoon, joten sisäisten WhatsApp-ryhmien korvikkeena se ei ole oikein toimiva.
Microsoft-maailman ulkopuolisille asiakkaille WhatsApp-vaihtoehtoja löytyy myös paljon. Merkittävin toimija on luonnollisesti Slack, jota Suomessakin käytetään paljon, etenkin ohjelmistoalan yrityksissä. Slackin hintalappu isoille organisaatioille on kuitenkin varsin merkittävä, ja esimerkiksi turvallisuusorganisaatioiden tiukoimpiin vaatimuksiin ei sekään aina riitä.
Slackin tyyppiselle chat-ratkaisulle löytyy kuitenkin paljon erilaisia ”halpoja kopioita”, joista osa on jo noussut varsin itsenäiseen asemaan. Suomessakin muutamat isommat organisaatiot käyttävät esimerkiksi Rocket.Chattia, joka tuli mainituksi myös selvityksessämme. Rocket.Chatin keskeisin ero Slackiin ja Teamsiin on mahdollisuus asentaa se myös omalle palvelimelle, jolloin tietoturvan tasosta ja tietojen sijainnista pääsee itse päättämään paremmin.
Vaihtoehtoja siis löytyy, jos niitä halutaan käyttää. Ensimmäinen askel lienee kuitenkin Suomessa se, että tiedostetaan ongelmat jotka liittyvät WhatsApp-ryhmien käyttöön liiketoiminnassa.
Suunnittelemme toimivan intranetin
North Patrolin suunnitteluprojekteissa määritellään toimivimmat työkaluratkaisut kuhunkin intranet-ympäristöön. Lisäksi intranetin palvelumuotoilulla ja prototyypeillä suunnitellaan sellaiset sisältöratkaisut, jotka tukevat sisäistä viestintää, tiedon löydettävyyttä ja arkisista työsuorituksista selviämistä.
Lue intranettien suunnittelupalveluistamme tai varaa suoraan Teams-palaveri Sarin kanssa
PS. Sinua voisi kiinnostaa tulossa oleva ilmainen webinaarimme: Digitaaliset asiointipalvelut – Erilaiset konseptit ja toteutuksen eri vaihtoehdot (11.12.2024 klo 10:00). Ilmoittaudu webinaariin
