OAJ ajatteli uudelleen kaikki digikanavansa – North Patrol auttoi teknologiavalinnoissa

23.5.2019

Virpi Blom

Hanke oli kokonaisuudessaan haasteellinen ja raskas, mutta lopputuloksena syntyivät aivan uudenlaiset palveluratkaisut, jotka palvelevat OAJ:n tavoitteita, tukevat käyttäjäänsä ja helpottavat sisällöntuottajien työtä.

OAJ:n verkkopalvelujen lähtökohtana oli Oracle WebCenter Portal -alustalle keskitetty järjestelmäratkaisu, jolla ylläpidettiin järjestön julkista verkkopalvelua (www.oaj.fi), erillistä sisäänkirjautumista vaativaa jäsensivustoa, aktiivijäsenten ryhmätyötilaympäristöä, Opettaja-lehden verkkosivustoa (www.opettaja.fi) sekä valtakunnallisten piirien ja yhdistysten sivustoja (kuten Lastentarhaopettajaliiton www.lastentarha.fi).

Mutkikkaaksi käynyt, raskaasti hallinnoitava alusta aiheutti verkkosivustojen ylläpitoon teknisiä vaikeuksia, joiden vuoksi OAJ ryhtyi kartoittamaan vaihtoehtoisia teknologiaratkaisuja verkkopalvelujen julkaisuun ja hallinnointiin.

Keväällä 2016 North Patrol oli OAJ:n apuna kartoittamassa digipalvelujen toiminnallisia vaatimuksia ja vertailemassa teknologiavaihtoehtoja, jotka soveltuisivat digikanavien tarpeisiin.

Tarvekartoituksessa todettiin, että OAJ:n viestinnälliset verkkosivustot hyötyisivät monipuolisesta julkaisujärjestelmästä, kun taas aktiivijäsenten tiimityöhön tarvittaisiin hieman erityyppistä työtilajärjestelmää. Opettaja-lehden ja yhdistysten sivustoille soveltuisivat melko keveät julkaisujärjestelmät (kuten WordPress), mutta massiivinen OAJ.fi sekä jäsensivut kaipasivat monipuolisempia sisällönhallinnan ratkaisuja.

Selvityksen lopputuloksena syntyi ajatus siitä, että näiden erityyppisten kanavien roolit, kohderyhmät, käyttötavat, sisällöt ja toiminnallisuudet kannattaa pohtia ensin kokonaisuutena, ja sitten määritellä kanava kerrallaan. Tässä vaiheessa ikään kuin unohdettiin teknologiakysymykset ja jokaisesta verkkopalvelusta ryhdyttiin tarkentamaan sitä, mikä se on, kenelle sitä tehdään, ja mitä se tarjoaa sille käyttäjälle, joka palveluun tulee.

Kokonaiskonseptia palveluille analysoitiin ja luotiin syksystä 2016 alkukevääseen 2017 asti, ja North Patrol oli konsulttina tukemassa konseptointityötä. OAJ:n verkkoviestintäpäällikkö Heikki Pölönen pitää tätä alkuvaiheessa tehtyä suunnittelutyötä aivan olennaisena, jotta uudistus onnistui:

Vaikka toimistomme sisällä huomattiin joka viikko arkisia teknologiaongelmia, joiden vuoksi teknistä uudistusta olisi halunnut kiirehtiä, oli tosi fiksua ottaa aikaa sille, että kokonaisuus katsottiin rauhassa läpi. Selvitettiin, mitä ratkaisuja mikin viestintäkanava tarvitsee, ja miten ne vaikuttavat toisiinsa.

Käyttäjätarpeiden tunnistaminen

Palvelukokonaisuuden konseptoinnissa oli tärkeää kohdata olennaisin suunnitteluun vaikuttava sidosryhmä, eli jäsenet, Heikki kertoo. OAJ:n luottamustehtävissä toimivat aktiivijäsenet kaikilla koulutus-, kasvatus- ja tutkimusalan työpaikoilla ovat ne ihmiset, jotka tietävät jäsenten arkiset tiedontarpeet ja odotukset verkkopalvelujen suhteen.

Niinpä OAJ otti luottamushenkilöt mukaan suunnittelutyöhön heti alkuvaiheessa. Kyselyselvityksellä lähdettiin tutkimaan sitä, millaisia käyttäjäkokemuksia, ongelmia ja tarpeita luottamushenkilöillä oli. Kun näiden avainkäyttäjien kokemukset ja ongelmat olivat tiedossa, niistä muodostui selkeä linjaus ja perustelut sille, miten verkkopalveluja on uudistettava.

OAJ:n kysely lähetettiin aktiiveille sähköpostilla, ja siihen saatiin 155 vastausta. Vastauksissa korostuivat verkkosivujen käyttöön liittyvät arkiset asiat, ja niistä saatiin hyvä paketti muutos- tai kehittämistarpeita, joita uudella konseptilla ryhdyttiin ratkaisemaan.

Selkeimpänä löydöksenä vastauksista kirkastui pääongelma: tietoa on aivan liiallisesti, minkä vuoksi tietoa ei löydy.

Tämä huomio oli yhdenmukainen yleisen peruskäyttäjän kokemuksen kanssa, joten se otettiin johtotähdeksi uusien palvelukanavien konseptien, sisältöjen ja viestinnällisen kärjen suunnitteluun.

Kyselyvastausten tuottaman todistusaineiston valossa oli myös helppoa perustella OAJ:n päättäville elimille sitä, miksi verkkopalvelu-uudistus tarvitaan, ja mihin suuntaan palveluja on vietävä.

Kokonaiskonseptin uudistus

Dramaattisin muutos OAJ:n kokonaiskonseptissa oli erillisestä, sisäänkirjautumista vaativasta jäsensivustosta luopuminen. Sen kirjavasta, moniaineksisesta sisällöstä tunnistettiin rivijäsenen kaipaamat tiedot, joista muodostettiin www.oaj.fi-palveluun selkeästi ymmärrettävä ”Työelämäopas”.

Ainoastaan aidosti luottamuksellisiksi tarkoitetut, jäsenyyttä edellyttävät sisällöt vaativat enää nykyratkaisussa tunnistautumista, mutta nekin on kiinnitetty osaksi julkisia sisältöjä: ne on helppoa erottaa, ja sisäänkirjautuminen sujuu yksinkertaisesti.

Uuden palvelukonseptin mukainen OAJ.fi-palvelu sisältää yhtenäisessä rakenteessa ja käyttöliittymässä niin julkisyleisölle suunnatun yleisen viestinnän kuin jäsensisällötkin.

Aktiivijäsenten (luottamusmiehet, työsuojelutoimijat ja yhdistystoimijat ym.) tarvitsemat syvällisemmät ja yksityiskohtaisemmat tiedot siirrettiin aktiivijäsenten omaan palvelukanavaan: ”OAJ-areenaan”. Tämä kokonaisuudessaan tunnistautumista vaativa ekstranet-palvelu tarjoaa aktiivien kaipaamat laajat tiedot ”käsikirjastoina”, ja ympäristö sisältää myös ryhmätyötiloja, joihin on pääsy vain kyseisen työryhmän jäsenillä.

OAJ:n projektiryhmässä olivat edustettuina toimiston kaikki eri yksiköt. Eri vastuualueiden kirjosta huolimatta ryhmässä oli selkeä yhteisymmärrys siitä, mihin suuntaan kokonaiskonsepti on vietävä. Ulkopuolinen konsultti toi suunnitteluun tärkeän näkökulman siitä, millaiset ratkaisut ovat ylipäätään toteutettavissa tai miten niitä kannattaa toteuttaa.

Heikki Pölönen toteaa, että kokonaiskonseptin hyvä kirjaaminen ja dokumentointi on hyödyttänyt hanketta kaikissa vaiheissa: dokumentaation avulla on helppoa ja hyödyllistä palata aika ajoin peruskysymyksiin siitä, mitä ollaan tekemässä ja miksi.

Useiden toteutusprojektien johtaminen

OAJ:n kokonaiskonseptissa hahmoteltuun uudistushankkeeseen sisältyi neljän eri verkkokanavan kilpailuttaminen ja toteuttaminen. Eri projektien ja tehtävien vaiheistuksen suunnittelu oli tärkeää, jotta OAJ:n suunnittelijoiden, määrittelijöiden ja sisällöntuottajien työkuorma ei käy liian raskaaksi.

Vaikka vaiheistuksella onnistuttiin jakamaan OAJ:n vastuuhenkilöiden työtaakkaa tasaiseksi pitkän hankkeen aikana, on laaja rupeama koetellut projektijäsenten turnauskestävyyttä. Kun uudet yhteistyökumppanit tulevat tuoreina mukaan kehittämistyöhön, täytyy samat perusasiat, konseptiratkaisut, organisaation toimintamallit sekä tulevaisuusvisio selittää ja perustella yhä uudelleen. Kärsivällisyyttä tarvitaan.

1. Opettaja-lehti

Opettaja-lehden sivusto Opettaja.fi oli helpoin uudistettava, joten se käynnistettiin viipymättä. Uudistuksen kantavana ideana on se, että painettavan lehden jutut siirtyvät toimitusjärjestelmästä mahdollisimman automaattisesti verkossa esiteltäviksi. Tästä syystä Opettaja.fi-palvelu julkaistaan WordPress-järjestelmällä, johon Aste Helsinki on toteuttanut myös toimivan integraation toimitusjärjestelmään.

2. Aktiivijäsenten OAJ-areena

Seuraavaksi suunniteltiin aktiivijäsenille suunnattu ekstranet-palvelu OAJ-areena ja tämän ryhmätyöympäristön edellyttämät työtilat, käsikirjastot ja sisältökokonaisuudet. Areena-ympäristössä julkaistavat sisällöt ja palvelut vaiheistettiin selkeästi: jotkin asiat oli pakko saada julkaistua heti käyttöönotossa, jotkin toiminnallisuudet tai kehitysmahdollisuudet olivat sellaisia, että niiden hyödyntämistä voidaan ajatella myöhemmin.

Aktiivijäsenten Areena-palvelun tuotealustaksi valikoitui Atlassianin Confluence-järjestelmä. Toteutustyö kilpailutettiin alkusyksystä 2017, ja toteuttajakumppaniksi valittiin Ambientia. Toteutusprojekti sujui erittäin hyvin juuri sen ansiosta, että ensisijaiset prioriteetit oli tunnistettu hyvin, ja sen mukainen MVP (minimum viable product) voitiin rakentaa tavoitteellisesti ja tehokkaasti.

Aktiivijäsenten työympäristökäytössä Confluence on ollut juuri niin soveltuva kuin oli toivottukin. Tehokas työkalu on täyttänyt käyttäjien tarpeet, ja kiitosta on saanut esimerkiksi sen hakutoiminnallisuus, joka auttaa löytämään työympäristön sisältöjä.

3. Julkinen OAJ.fi

Kun Areenan rakentaminen oli saatu käyntiin, tartuttiin OAJ.fi-palvelun sisältöjen ja toimintojen määrittelyyn. Monipuolisten sivupohjien luomiseen, niiden taiton hallinnointiin ja monilla sivuilla identtisinä toistuvien sisältöelementtien julkaisemiseen soveltuvimmaksi järjestelmäalustaksi katsottiin Episerver CMS. Kilpailutuksen toteutustyöstä voitti Tieto, jonka vahva Episerver-tuntemus auttoi rakentamaan järkevän, loppukäyttäjiä palvelevan ja ylläpitäjille helppokäyttöisen järjestelmän.

Tiedon kanssa suunniteltiin verkkopalvelusta ensin prototyyppi, jonka toimivuus validoitiin testikäyttäjillä. Näin ongelmakohdat tunnistettiin jo kärkeen ja käyttökokemuksessa voitiin varmistaa oikean viestin perillemeno.

Heikki kehuu myös Tiedon aktiivista panosta suunnitteluun: toteuttajakumppani antoi konsultointia, keksi proaktiivisesti hyviä toteutustapoja, ideoi nopeasti ratkaisuja eteentulleisiin ongelmiin ja oli kaikin tavoin yhteistyökumppani, johon saattoi luottaa.

Uusi OAJ.fi-palvelu otettiin käyttöön syksyllä 2018. Jo nyt puoli vuotta uudistuksen jälkeen on kävijäseurannasta nähtävissä konseptiuudistuksen mielekkyys: kaikkein käytetyimpiä sivuja palvelussa ovat juuri ne ”Työelämäoppaan” sisällöt, jotka aiemmin kätkeytyivät jäsensivustolle hankalan kirjautumisen taakse.

 OAJ:n ydintoiminta on nyt saatu näkyväksi ja jäseniä palvelevaksi.

Käyttäjien arkielämästä kertoo karua kieltään sekin, että uudesta hakutoiminnosta on saatu paljon hyvää palautetta: käyttäjille on aivan uudenlainen positiivinen yllätys se, että jokin tieto on löydettävissä, kun sitä hakee sanahaulla!

Sisällöntuottajat ovat pitäneet Episerver-järjestelmää erittäin onnistuneena valintana, jonka käyttämisen notkeus helpottaa sisältövastuullisten päivittäistä elämää. OAJ:n vaihtuvien ajankohtaisuuksien, näkemysten ja uutisten esiinnostaminen kulloinkin tarpeellisella tavalla sujuu helposti ja miellyttävästi.

4. Valtakunnalliset ja alueelliset yhdistykset

OAJ:n valtakunnallisille ja alueellisille yhdistyksille suunniteltiin ”monistettava” sivustopohja, joka hyödyntää WordPress-alustan multisite-ratkaisua. Sivustomallia hyödyntäen yhdistykset voivat tuottaa hyvin kustannustehokkaasti viestinnällisen verkkosivuston, jolla kertoa toiminnastaan ja jäsenyydestään, julkaista aineistoja sekä tiedottaa ajankohtaisuuksista (ks. vaikkapa www.lastentarha.fi tai OAJ:n Ammatilliset opettajat: oao.oaj.fi).

Sivustomallin suunnittelutyöhön sitoutettiin osuva otos yhdistysten edustajia miettimään, mitkä ovat ne kaikkein olennaisimmat tiedot ja palvelut, joita yhdistykset tarvitsevat verkkoviestinnässään.

Yhdistysten sivustomallin toteutuksesta ja ylläpidosta WordPress-alustalla vastaa Geniem, jonka toteuttama kokonaisratkaisu palvelee tarkoitustaan erinomaisesti.

Uuden sivuston perustaminen sujuu mutkattomasti, ja hyvin skaalautuvaan ympäristöön on helppoa rakentaa uusia palvelusivustoja – näitä ryhtyvät seuraavaksi hyödyntämään OAJ:n alueyhdistykset.

Mittavan uudistushankkeen hallinta

Pitkän ja monivaiheisen hankkeen vetänyt Heikki Pölönen toteaa, että lukuisten uudistusprojektien läpivienti useiden toteutuskumppanien ja oman talon sidosryhmien kanssa on tiedottamismaratooni:

— Oman talon ihmisille kannattaa tarjota mahdollisimman paljon tilaisuuksia kommentoida ja käydä keskusteluja siitä, minkälaisia lopputuloksia verkkopalveluihin on odotettavissa, miksi ratkaisuihin on päädytty ja miltä sivustot tulevat näyttämään. Kaikkeen suunnittelutyöhön osallistuva projektipäällikkö kyllä tietää suunnitelluista linjauksista kaiken, mutta telepaattisesti nämä käsitykset eivät välity muille.

Odotusten hallinta on hyvin tärkeää. Vaikka tiukkojen aikataulujen vuoksi työ täytyy pitää tavoitteellisena eikä kaikenlaisia muutostoiveita voi ryhtyä ottamaan matkan varrella huomioon, sen varjoon eivät saa jäädä riittävät keskustelut ja valmistelut siitä, miksi valittuja ratkaisuja on tehty ja mitä niillä tavoitellaan. Yhteiseen visioon ei sitouduta, jos sitä ei ole ymmärretty ja sisäistetty.

Samaa pitkäjänteisyyttä Heikki kehottaa vaalimaan viestinnällisten ratkaisujen kehittämisessä:

— Koko ajan kannattaa ajatella, että vasta julkaisupäivästä alkaa todellinen kehittämistyö, kun oikeilta käyttäjiltä aletaan saada palautetta ja käyttäjädataa. Vasta todellinen seurantadata paljastaa, mitä palveluista haetaan tai millä sivuilla käydään, eli mistä sisällöistä on ollut hyötyä kenellekään.

Suunnittelu- ja toteutusvaiheessa on ilmassa paljon mielipiteitä, näkemyksiä ja käsityksiä, mutta kaikki ne ovat vain hyviä arvauksia: palvelutavoitteiden toteutuminen voidaan arvioida vasta käyttöönoton jälkeen.

Nyt kun haasteellisen konseptointihankkeen rasituksesta on selvitty, käynnistyy OAJ:ssa varsinainen verkkoviestinnän kehittäminen.

PS. Sinua voisi kiinnostaa tulossa oleva ilmainen webinaarimme: Digitaaliset asiointipalvelut – Erilaiset konseptit ja toteutuksen eri vaihtoehdot (11.12.2024 klo 10:00). Ilmoittaudu webinaariin

Lue palveluistamme Pyydä tarjous

• Arkkitehtuurin ja teknologiavalintojen konsultointi
• Case-tarinat
• Järjestöjen digipalvelut
• Konseptit ja käyttökokemus
• Tietosivustot
• Atlassian Confluence
• Optimizely
• WordPress