Vastaatko julkishallinnon organisaation intranet-palvelusta? Ennen pitkää senkin pitäisi noudattaa direktiivin saavutettavuusvaatimuksia, jotka saattavat jo aiheuttaa ylimääräistä sydämentykytystä? Kokosin aiheesta joitakin ajatuksia, jotka voivat auttaa löytämään asiaan käytännöllisiä näkökulmia.
North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.
27.2.2019
Eduskunta hyväksyi 12.2.2019 lakiesityksen digitaalisten palvelujen tarjoamisesta, jolla pannaan täytäntöön EU:n saavutettavuusdirektiivi. Jotta vammaisilla ihmisillä olisi paremmat mahdollisuudet työllistyä ja selvitä työtehtävistä itsenäisesti, on pykälissä mukana myös vaatimus intranet-ympäristöjen saavutettavuudesta.
Jos julkishallinnon organisaatio rakentaa tai täysin uudistaa syksyn 2019 jälkeen intranetinsä (tai työpaikalla käytettävän ekstranetin), tulee tämän palvelun olla saavutettavuusvaatimusten mukainen.
Kun saavutettavuuden ongelmat voivat liittyä niin monenlaisiin käyttäjän rajoitteisiin (näön, kuulon, motoriikan tai kognition rajoituksiin), niin intranetin osalta tuntuu ilahduttavan helpolta tarttua saavutettavuuden parantamiseen: omalta työpaikaltahan voi oikeasti tietää, millaisia rajoitteita työntekijä-käyttäjällä on!
Mutta käytännössähän näin ei ikävä kyllä voi toimia: ei työpaikan intranetiä voi ryhtyä korjaamaan sinä samaisena päivänä, kun näkö-, kuulo- tai liikuntavammainen työntekijä palkataan. Niinpä syksystä lähtien rakennettavissa intraneteissä pitäisi varautua kaikenlaisiin käyttäjärajoitteisiin ja tehdä sisäisistä verkkoresursseista kaikilta osin saavutettavia.
Kaikkein tutuimpia saavutettavuuskysymyksiä julkishallinnon organisaatioissa tuntuvat olevan sisältöjen selkeys ja ne kuvien alt-tekstit. Nämä ovat kuitenkin melko toissijaisia aihealueita, kun puhutaan intraneteistä, jotka tyypillisesti tarjoavat suuren määrän toiminnallisia työkaluja, dokumenttivarastoja ja sisäisiä kollaboraation työtiloja. Niinpä intranetien saavutettaviksi tekemisessä korostuvat vääjäämättä teknisten ratkaisujen suuret linjat.
Jo intranetiin sisäänpääsy on saavutettavuusongelma
Direktiivin mukaisten saavutettavuusvaatimusten lähtökohtana ovat WCAG-kriteerit, joiden ohjeistamana intranetinkin saavutettavuus tulisi tarkistaa. Saavutettavien verkkopalvelujen rakentamisessa ovat suunnittelijat ja toteuttajat tottuneet noudattamaan WCAG-ohjeita luodessaan julkisia viestinnällisiä, selailtavia www-sivustoja, jotka on tyypillisesti rakennettu jonkin julkaisujärjestelmän avulla. Näitä sivustoja on totuttu testaamaan siten, että niiden lähdekoodi on standardeja noudattava ja siten tulkittavissa rajoitteisten käyttäjien avustavilla teknologioilla.
Intranetit eivät kuitenkaan tavallisesti ole yksinomaan julkaisujärjestelmillä tuotettuja ”selailtavia sivustoja”, vaan ne ovat pikemminkin työkaluvarastoja tai ”asiointipalveluja”, joita rakennetaan intranet-käyttöön erikoistuneiden järjestelmien päälle. Intranetit edellyttävät sisäänkirjautumista, ja niihin sisältyy tavallisesti paljon vuorovaikutteisia toiminnallisuuksia.
Intranet-toiminnallisuuksia ja vuorovaikutteisia työkaluja rakennetaan pääosin Javascriptillä eli selaimessa suoritettavalla skriptauksella. Näiden skriptien saavutettavuudesta ei varsinainen WCAG-kriteeristö anna mitään ohjeita. Javaskriptillä toteutettujen sovellusten saavutettavuuden takaamiseksi on luotu ihan erillinen ohjeisto: WAI-ARIA-määrittelyt. Näiden ARIA-määreiden käyttö ei sitten olekaan toteuttajille kovin tuttua, eivätkä niiden validiuden testaaminen ole yhtä yksinkertaista kuin HTML-lähdekoodin.
Javaskriptin olennaisuudesta intranet-ympäristöissä kertoo hyvin se, että kaksi hyvin tyypillistä intranet-alustaa – Office 365 ja Confluence – ovat täysin riippuvaisia Javaskriptin käytöstä: näihin ympäristöihin ei pääse edes sisään ilman selainta, joka tukee Javascriptiä. Jos saavutettavien verkkopalvelujen rakentamisessa pyritään yleisesti ”selainriippumattomuuteen”, tyypilliset intranet-ympäristöt ovat täysin saavuttamattomia selaimilla, jotka eivät tue Javascriptiä – esimerkiksi täysin tekstipohjaisella selaimella.
Saavutettavuusdirektiivin valossa ei voida kuitenkaan ajatella, että Office 365 tai Confluence olisivat jotenkin ”lainvastaisia” intranet-alustoja julkishallinnossa. Työnantajan vastuulla on tarjota työntekijälle – myös sokealle tai liikuntarajoitteiselle – sellaiset päätelaitteet ja avustavat teknologiat, joilla intranetiin pääsee käsiksi (eli joista löytyy esim. Javascript-tuki).
Mitä ne avustavat teknologiat ovat?
Sokea työntekijä ei tietenkään voi katsella näyttöpäätteeltään intranetin graafista käyttöliittymää ja klikkailla hiirellä siitä silmään sattuvia kiinnostavia kohteita. Sokeat käyttävät tietokoneissaan lisäohjelmia, jotka tulkitsevat intranet-näkymässä olevia elementtejä ja kääntävät niitä joko koneen tuottamaksi puheeksi tai braille-pistenäytöltä sormin luettavaksi.
Kun näkevä ihminen silmäilee vaikka intranetin etusivua, hän pystyy nopeasti ja tehokkaasti hahmottamaan, mistä etsitty tieto löytyisi, ja yhdellä hiiren klikkauksella hän voi siirtyä tuohon työkaluun tai tietolähteeseen. Jotta tuon saman tehokkaan tiedonhaun ja kokonaisuuden hahmottamisen voisi tehdä kuuntelemalla sivua korvillaan tai sormillaan, on intranet-sivuston rakenteeseen ja navigoitavuuteen sekä elementtien merkitsemiseen (sekä HTML-lähdekoodissa että ARIA-merkinnöin) kiinnitettävä erityistä huomiota.
Heikkonäköinen työntekijä voi katsella ja käyttää hiirellä graafista käyttöliittymää, mutta oletusarvoinen tekstikoko voi olla hänelle liian pientä luettavaksi. Nämä työntekijät voivat tarvita lisäohjelmia tai erillisiä laitteita, joilla ruutua suurennetaan. Näille käyttäjille tyypillinen tilanne on se, että intranet-näytössä olevat tekstit on suurennettu nelinkertaiseen kokoon, ja näytössä on näkyvillä vain pieni pala sisältöjä kerrallaan. Näitä käyttäjiä varten on erityisesti testattava intranetin motorinen käyttö ja elementtien sijoittelu: jos vasempaan ylälaitaan zoomannut käyttäjä klikkaa siellä näkyvää kohtaa, josta avautuu jokin elementti oikeaan alalaitaan, ei käyttäjän mielestä klikkauksesta seurannut mitään.
Ääninä tarjottu informaatio on harvoin intraneteissä erityisen olennaista: kuulorajoitteisten työntekijöiden mahdollisuus tehokkaaseen intranetin hyödyntämiseen onkin melko hyvä. Videoissa tai äänitallenteissa kuuluva ääni ei tietenkään ole kuuron työntekijän saavutettavissa – tästä syystä tulee videoihin lisätä tekstitys, ja äänitallenteista (vaikkapa toimitusjohtajan katsaus) on syytä tarjota tekstimuotoinen tallenne tai kuvaus.
Jos työntekijä pystyy katselemaan intranetin graafista käyttöliittymää, mutta ei pysty käyttämään käsiään klikatakseen hiirellä tai näpytelläkseen tekstejä näppäimistöltä, on tarjolla apuvälineitä, joilla kursoria pystyy ohjailemaan tai syötteitä antamaan muilla raajoilla tai vaikkapa otsalla tai katseella tai puhalluksilla. Näillä apuvälineillä surffaaminen tai tekstin tuottaminen on ymmärrettävästi paljon kömpelömpää kuin tarkoilla sormilla, joten intranetin käytön motorinen tehokkuus ja syötteiden antamisen helppous on varmistettava (esim. ennakoivalla tekstinsyötöllä tai vaikkapa sanelutoiminnolla).
Järjestelmien saavutettavuus
Edellä kuvattujen käyttötapojen valossa on toivottavasti selkeämpää ymmärtää se, että intranet-työkalujen saavutettavuuden vakavin ongelma ei ole se, saako työntekijä tietää, mitä henkilöstötilaisuudessa otetussa kuvassa oikein näkyy, tai onko kuvan päälle asemoidun otsikon kontrasti riittävä. Intranetin saavutettavuudessa ollaan vakavasti sen asian äärellä, pääseekö tietoihin ylipäätään mitenkään käsiksi!
Inhorealistinen (ja ehkä lohduttavakin?) tilanne taitaa olla se, että intranetisi saavutettavuudesta vastaa pääosin Microsoft, Atlassian, M-Files tai vastaava järjestelmätuotteen kehittäjä. Järjestelmätuotteiden perusominaisuuksissa ratkaistaan se, kuinka intranetissä julkaistuihin sivuihin, näkymiin, toiminnallisuuksiin ja dokumentteihin pääsee käsiksi avustavilla teknologioilla.
Suuret järjestelmätuotteiden tuottajat ovat toki myös kiinnittäneet huomiota saavutettavuuden vaatimuksiin, joten niiden ohjelmistoskripteistä löytyy yhä enemmän ARIA-määrittelyjä ja pikanäppäimiä, ja isot ohjelmistotalot ovat eritelleet jopa omia ”saavutettavuusselosteitaan”, joilla ne määrittelevät työkalujensa tukemia saavutettavuuskriteereitä. Tuotteet siis kehittyvät koko ajan parempaan suuntaan.
Intranet-ympäristöön voi hyvinkin kytkeytyä suuri määrä erilaisia pikkusovelluksia, asiointipalveluja, verkkolomakkeita, kirjausjärjestelmiä, integraationäkymiä ja vuorovaikutustyökaluja, jotka on tuotettu joko räätälikoodina tai jonkin kolmannen osapuolen päälleliimatulla sovelluksella. Näiden saavutettavuus voi olla huonolla tolalla, joten intranet-uudistuksessa on tarpeen tarkistaa niistä kukin erikseen.
Näppäinkäytettävyys
Iso osa avustavista teknologioista nojaa siihen, että intranet-työkaluja ikään kuin käytellään näppäimistöllä selaillen. Voit siis aloittaa oman intranetisi saavutettavuustarkistuksen siitä, että ryhdyt näpyttelemään intranet-näkymässäsi Tab-näppäintä: mitä tapahtuu? Näetkö fokuksen siirtyvän linkistä toiseen? Onnistutko näpyttelemään itsesi toivomasi linkin luokse? Onnistutko ”klikkaamaan” sitä Enter- tai nuoli-painikkeella? Pääseetkö linkistä haluamaasi kohteeseen? Onnistutko tuolta uudelta sivulta siirtymään linkkiin tai dokumenttiin, joka kiinnostaa? Pääsetkö näppäilemällä avaamaan tietosivun tai dokumentin?
Jos intranetin toiminnallisuuksia onnistuu käyttämään näppäimistöllä, ollaan jo suurimmista saavutettavuusongelmista päästy eroon :-)
Liitetiedostot: Word-dokumentit, Powerpointit, PDF-dokumentit
Intranetit ovat edelleen aika vahvasti ”dokumentti-intensiivisiä”: erilaiset henkilöstöohjeet, raportit, toimintaohjeet ja työohjeistukset luodaan muotoiltuina Word-dokumenteiksi, esityskalvoiksi tai PDF-muotoon. Nämä dokumentit sitten tarjotaan liitetiedostoina intranet-ympäristössä henkilöstön tutustuttaviksi.
Liitetiedostojen saavutettaviksi tekeminen on epäilemättä suurin ponnistus, johon julkishallinnossa on ryhdyttävä intranet-saavutettavuuden takaamiseksi.
Näissä dokumenteissa on keskeisintä huolehtia niiden kielen ja titlen määrittelystä, rakenteen loogisuudesta otsikkotasoja käyttämällä sekä informatiivisten kuvien ja graafien vaihtoehtoisen tekstin (se ”alt-teksti”) tarjoamisesta. Periaatteet on melko helppoa opettaa dokumenttien tuottajille, mutta isompi haaste on epäilemättä jalkauttaa nämä arkikäytännöissä koko organisaatioon keskuuteen.
Selailtavat sivut, tekstit ja linkit
Viestinnälliseen intranetiin sisältyvien www-sivujen saavutettavuus on hyvin tarkistettavissa ja varmistettavissa samoilla hyvillä käytännöillä, joita julkisilla www-sivuilla suositaan. Validien HTML-merkintöjen käyttäminen, looginen otsikointi, fiksut linkkitekstit ja selkeä kieli ovat intranetissäkin avainasemassa, jotta sivun löytänyt käyttäjä pystyy bongaamaan etsimänsä tiedon tehokkaasti ja nopeasti.
Näiden ”teknisten” periaatteiden oppiminen ei varmastikaan tuota vaikeuksia niille ihmisille, jotka tuottavat sisältöä intranetiin.
Paljon hankalampi kysymys on hahmottaa koko intranetin tarjoama tietokokonaisuus lintuperspektiivistä: Mikä on olennaista? Mitä tietoa käyttäjät eli työntekijät oikeasti kaipaavat? Mitä tietoa etsitään eniten? Mikä on vanhentunutta tai niin toissijaista tietoa, että sitä ei pitäisi edes esittää intranetissä käyttäjiä hämmentämässä? Näiden linjausten pohjalta tulee suunnitella intranetin tietorakenne sellaiseksi, että olennaiset tiedot löytyvät nopeasti ja tehokkaasti.
Lakisääteinen vaatimus julkishallinnon uusien intranetien saavutettavuuden tarkistamisesta saattaakin johtaa koko henkilöstöä ilahduttavaan sisältöjen uudelleensuunnitteluun, jossa intrasta tulee käytettävämpi, palvelevampi, toimivampi, selkeämpi ja ymmärrettävämpi!
Mikä sitten on intranet?
Lain noudattamisessa ja valvonnassa on varmasti hankalin linjanveto se, minkä kaikkien sovellusten ja järjestelmien voidaan katsoa kuuluvaksi ”intranetiin” tai ”sisäiseen ekstranetiin”, joissa saavutettavuuden tulee toteutua.
Lainmukaisten saavutettavuusvaatimusten ohjauksesta ja valvonnasta vastaava Aluehallintoviraston valvontayksikkö ei varmastikaan ennätä kovin pikaisesti laatia linjauksia siitä, miten intranet määritellään. Samaten lain valvonta julkishallinnon organisaatioiden introja testaamalla voi olla melko haasteellista, joten oman intranetin saavutettavuuden kehittämiseen ei ainakaan ensi alkuun voi ottaa lähtökohdaksi ”lakipykälien suoraviivaista noudattamista”. (Eikä se niin yksinkertaista olisikaan, kuten olen yrittänyt avata artikkelissani ”Saavutettavuus ei synny simppelisti kriteeristöä noudattamalla”.)
Arkijärkisenä rajauksena voisi varmasti pitää intranet-työkalun olennaisuutta työtehtävien hoitamisessa: jos jokin sisäinen digipalvelu on käytännössä työntekijän ainoa tapa kirjata työtunnit, hakea vuosilomaa, löytää kollegan puhelinnumero, jakaa dokumentteja tms., on tämän työkalun oltava saavutettavissa myös rajoitteiselle työntekijälle.
Suunnittelemme toimivan intranetin
North Patrolin suunnitteluprojekteissa määritellään toimivimmat työkaluratkaisut kuhunkin intranet-ympäristöön. Lisäksi intranetin palvelumuotoilulla ja prototyypeillä suunnitellaan sellaiset sisältöratkaisut, jotka tukevat sisäistä viestintää, tiedon löydettävyyttä ja arkisista työsuorituksista selviämistä.
Lue intranettien suunnittelupalveluistamme tai varaa suoraan Teams-palaveri Sarin kanssa
PS. Sinua voisi kiinnostaa tulossa oleva ilmainen webinaarimme: Digitaaliset asiointipalvelut – Erilaiset konseptit ja toteutuksen eri vaihtoehdot (11.12.2024 klo 10:00). Ilmoittaudu webinaariin
