Jyväskylän kaupunki uudisti verkkosivunsa (www.jyvaskyla.fi) käyttäen julkaisujärjestelmävalinnan tukena North Patrolin konsultteja. Uusien sivujen rakennuksesta vastasi Exove. Kaupunki koki projektin kulun helpoksi, ja sen aikataulut pitivät hyvin, kun hankkeen eri vaiheisiin oli varattu riittävästi aikaa.
North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.
Jyväskylän kaupunki uudisti julkaisujärjestelmänsä vuonna 2018, sillä entinen järjestelmä koettiin vanhanaikaiseksi ja tulevaisuuden näkymät järjestelmässä olivat huonot. Edellinen www-uudistus oli tehty vuonna 2015, joten vanha ulkoasu sai säilyttää edelleen muotonsa ja näin ollen itse sivujen rakenteeseen ei tarvinnut tehdä suuria muutoksia.
Uuden julkaisujärjestelmän käyttöönottoon oli kuitenkin selvästi tarvetta. Jyväskylän kaupungin vaatimuksena oli parempi hakukone, ja lisäksi haluttiin, että uusi julkaisujärjestelmä mahdollistaisi helpon päivitettävyyden, verkkosivujen nopeamman käytön sekä olisi avointa lähdekoodia.
Turun kaupungilla oli jo aiemmin otettu käyttöön Drupal-pohjaiset verkkosivut ja se oli koettu toimivaksi julkaisujärjestelmäksi, joten Jyväskylän kaupungilla haluttiin kokeilla samaa.
Konsultin käytöllä lisää aikaa
“Meillä oli digityöryhmä kaupungilta ja saimme valtuudet ja budjetin ulkopuolisen konsultin palkkaamiseen. North Patrol voitti kilpailutuksen ja tuli valituksi sitä kautta”, kertoo Jyväskylän kaupungin verkkoviestintäpäällikkö Mikael Ratschinskij.
Mikael Ratschinskij kertoo, että kaupungilla on tehty joitakin verkkosivu-uudistuksia itse, mutta näin suureen uudistukseen on helpompi palkata apua ulkopuolelta, sillä kaupunki pitää itse samanaikaisesti yllä useita muita päivitystä vaativia verkkopalveluja.
Suurin syy North Patrolin konsulttien palkkaamiseen oli aika. “On helpompi ottaa mukaan sellainen toimija, joka on tehnyt tätä aiemmin jo satoja kertoja, jolloin meillä kaupungilla säästetään aikaa ja resursseja. Itse tehden haastavin vaihe olisi ehdottomasti ollut löytää sopiva toteuttajataho sivustolle, jonka kilpailutuksessa North Patrolin ammattitaitoa hyödynnettiin.”
North Patrolin kanssa tehdyn määrittelytyön pohjalta kilpailutus onnistui hyvin, ja vaikka joitakin määriteltyjä asioita piti matkan varrella hieman tarkentaa, ei suurempia ongelmia toteutukseen siirryttäessä ilmennyt.
Turun kaupungin avoin lähdekoodi sovellettuna
Sivujen toteuttajaksi valittiin kilpailutuksessa Exove, jonka tarjouksessa oli kuvattu Turun kaupungin KADA-lähdekoodin kustannustehokas soveltamismalli.“Kaikki toimi moitteettomasti ja Jyväskylän kaupunki sai Exoven kanssa aikaan hyvän lopputuloksen. Hankkeen aikana saimme myös apua Turun kaupungilta ja Jyväskylän kaupungin oma porukka teki ison työn sisällön muokkaamisessa ja syöttämisessä järjestelmään.”
“Pientä haastetta tuo se, että Drupalin julkaisujärjestelmä päivittyi projektin aikana uudempaan eikä käytössä näin ollen ole uusin alusta. Turun kaupungin koodi oli tehty Drupal 7:llä, joka oli projektin alussa yleisesti käytössä oleva järjestelmä, joten Jyväskylän oli siis järkevää valita sama alusta, ettei kaikkea tarvinnut tehdä alusta asti uusiksi. Kuitenkin, jos projekti aloitettaisiin nyt, niin lähtisimme ehdottomasti uusimmalla versiolla liikkeelle, jotta järjestelmän uudistamistarvetta ei tulisi heti parin vuoden päästä.“
Sisällöntuotanto helpottui
Jyväskylän kaupungilla on satoja sisällöntuottajia ja uusi julkaisujärjestelmä on helpottanut heidän työtään. Edellinen julkaisujärjestelmä oli hitaampi ja nykyisen nopeudesta on tullut sivujen päivittäjiltä positiivista viestiä. “Ehkä uusi julkaisujärjestelmä on vähän karun näköinen, mutta helppokäyttöinen. Alussa uusien sivujen ja Googlen kanssa tuli jotain pieniä ongelmia, sillä se osoitti vääriin osoitteisiin, mutta se korjaantui muutamassa päivässä ja alkujärkytyksen jälkeen on käyttäjiltä tullut hyvää palautetta.”
Usein suurissa projekteissa saattaa olla aikatauluongelmia, mutta Jyväskylän julkaisujärjestelmäprojektin aikataulussa pysyttiin hyvin. “Aikataulut oli suunniteltu laveiksi, joten noin vuoden kestäneessä käyttöönottoprojektissa myöhästyttiin alustavasta aikataulutavoitteesta vain muutama viikko eli käytännössä aikataulut pitivät erittäin hyvin”, kiittelee Mikael Ratschinskij.
Etukäteissuunnittelulla parempaan lopputulokseen
Jyväskylän sivusto saatiin julkaistua syyskuussa 2018 ja Ratschinskij on hyvin tyytyväinen lopputulokseen. Sivujen käytettävyys on hyvä ja ketterän kehityksen projekti sekä avoimen lähdekoodin järjestelmä olivat toimiva ratkaisu. “Toistaiseksi näyttää siltä, että saimme rahoillemme vastinetta. Olen tyytyväinen, että palkkasimme ulkopuolisen konsultin. North Patrol ja Exove olivat todella hyviä, ammattimaisia kumppaneita. Itse opin tämän projektin aikana paljon uutta.”
Ohjeeksi muille julkaisujärjestelmän uudistusprojektia suunnitteleville Ratschinski vinkkaa huolellisen suunnittelun tärkeydestä:
”Suunnitelkaa etukäteen huolella. Tehkää myös väljä sekä joustava aikataulu ja valitkaa hyvät kumppanit.”
Hankkeen tiedot
Teknologia-alusta: Drupal 7 (KADA-pohja)
Hankinnan hintaluokka: 100 000-500 000 €
- Joulukuu 2016-maaliskuu 2017 — Esiselvitys (North Patrol)
- Maalis-kesäkuu 2017 — Kilpailutus ja toimittajavalinta (North Patrol)
- Elokuu 2017-kesäkuu 2018 — Toteutus, tekninen käyttöönotto (Exove)
- Syyskuu 2017- Joulukuu 2017 — Sisällönsyöttö ja viimeistelyt (Jyväskylän kaupunki)
- Syyskuu 2018 — Julkaisu
Teksti: Johanna Frondelius
