Meiltä kysytään varsin usein esimerkkejä vaatimusmäärittelydokumenteista, joita me tuotamme asiakkaillemme. Valitettavasti niitä on aika vaikea antaa, koska tuottamamme dokumentit ovat asiakkaidemme omaisuutta. Ajoittain meidän tuottamia konseptisuunnitelmia ja vaatimusmäärittelyitä on tietysti HILMA:ssa osana kilpailutuksia, jolloin niihin toki voi perehtyä. Aivan joka hetki ei kuitenkaan sopivia kilpailutuksia ole avoinna (useita kertoja vuodessa toki). Onneksi ainakin yksi vanha vaatimusmäärittelymme löytyy interwebin syövereistä ja on aivan avoimesti ladattavissa. Kyse on hyvin klassisesta SharePoint-intranetin vaatimusmäärittelystä, jonka North Patrol on tuottanut Kaakkois-Suomen Ammattikorkeakoulu Oy:lle vuonna 2013.
North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.
22.5.2018
Vaatimusmäärittely ei edusta enää kovin hyvin sitä mallia millä North Patrolissa tuotamme vaatimusmäärittelyitä näin vuonna 2018, mutta on siinä paljon hyviä ja tuttuja elementtejä, joita voi käyttää inspiraationa, jos on itse tekemässä vaatimusmäärittelyä.
>> Lataa intranetin vaatimusmäärittely (Kaakkois-Suomen Ammattikorkeakoulu Oy, Intranet, Vaatimusmäärittely) *linkki ei toimi enää*
Esimerkiksi vaatimusmäärittelydokumentin rakenne on aivan esimerkillinen:
- Johdanto
- Tausta ja tavoitteet
- Intranetin käyttäjät
- Palvelun rakenne
- Käyttöliittymä ja sivupohjat
- Toiminnallisuudet
- Tekniset reunaehdot
- Jatkokehitysajatukset
Dokumentin alussa annetaan kuva asiakkaan nykytilanteesta, niin käyttäjien kuin tietojärjestelmäympäristön näkökulmasta. Taustoituksien jälkeen siirrytään kuvaamaan käyttäjät ja uuden palvelun konsepti.
Palvelun rakenne -luvussa oleva havainnekuva uuden palvelun eri osista on erityisen tärkeä.
Palvelun ydinkonseptin kuvaaminen on yksi keskeisimpiä hyvän vaatimusmäärittelyn tehtävistä, ja yleensä hyvä kuvaus sisältää myös havainnollistavia kuvia, kuten esimerkkikuva osoittaa.
Konseptin kuvaamisen jälkeen dokumentti siirtyy kuvaamaan keskeisiä käyttöliittymäratkaisuja ja sivupohjia, joita palveluun on suunniteltu. Tässä on hyödynnetty varsin paljon karkeita rautalankamalleja, jotka havainnollistavat eri toimintoja ja sisältöosioiden vaatimuksia. Näin vuonna 2018 rautalankamalleja ei enää kannattaisi piirtää yhtä desktop-henkisiksi, mutta vuonna 2013 tämä oli vielä aivan perusteltua. Nykyisinhän intranet-palveluissakin huomioidaan jo vahvasti mobiilikäyttö.
Tässä esimerkissä on toki viety palvelumuotoilu jo varsin pitkälle, ja aivan näin tarkalle tasolle ei yleensä kannata mennä, koska valitun toimittajan käyttöliittymäsuunnittelulle halutaan jättää tilaa. Joskus toki kohtuullisen tarkkakin eri toimintojen kuvaus on perusteltua, kuten tässä esimerkissä jossa ostettiin varsin avaimet käteen -toimitusta SharePoint-intranetille.
Tärkeintä on rajata kokonaisuus, kuvata tärkeimmät toiminnot ja palvelun konsepti.
Kyseistä dokumenttia voikin käyttää esimerkkinä varsin järkevästä avaimet käteen -toimituksen vaatimusmäärittelystä, joka kohdistuu tunnettuun tuotteeseen (tässä tapauksessa SharePoint) jonka rajoitukset ja mahdollisuudet tunnetaan. Tällaiselle tarkkuustasolle meneminen toki edellyttää vahvaa tuntemusta valitusta teknologiasta.
Yleisesti ottaen karkeampikin taso kelpaa, koska kilpailutuksen tueksi tehdyn vaatimusmäärittelyn tärkein tehtävä on rajata kokonaisuus, kuvata erityishuomiota vaativat osa-alueet, ja antaa näin toimittajille tasapuoliset mahdollisuudet realistisen työmääräarvioinnin tekemiseen.
North Patrolin tuottamien vaatimusmäärittelyiden erityispiirteenä voi vielä pitää sitä, että meidän dokumenteissa kuvataan yleensä myös palvelun konsepti siten, että ulkopuolinenkin taho ymmärtää millaista palvelua ollaan tekemässä.
Klassinen vaatimusmäärittelyhän ei oikeastaan palvelun konseptista ole kiinnostunut, ainoastaan sen teknisistä vaatimuksista. Nykyisin kuitenkin ajatellaan varsin laajasti, että hyvä vaatimusmäärittely kuvaa tavoiteltavan ratkaisun, ei pelkästään listaa yksittäisiä vaatimuksia. Tällöin kyse on suunnittelutyön lopputulosten dokumentoinnista, jossa konsepti ja keskeiset toiminnallisuudet saavat merkittävän roolin.
Lue lisää: Intranetin vaatimusmäärittely – 10 asiantuntijan vinkkiä työhön
Laadukkaaseen vaatimusmäärittelyyn kannattaa panostaa
Vaatimusmäärittely on digiprojektissa keskeinen dokumentti, jonka avulla konkretisoidaan tietojärjestelmän tai verkkopalvelun suunnittelu, hahmotetaan tekniset ratkaisut, pyydetään toteuttajalta perusteltu työmäärä- tai kustannusarvio ja ohjataan ketterän toteutustyön työtehtäviä.
North Patrolin vetämässä määrittelytyössä vaatimukset saadaan kirjattua laadukkaasti, asiantuntevasti ja kustannustehokkaasti, ja lopputuloksena syntyy työn johtamiseen soveltuva vaatimusmäärittely.
PS. Sinua voisi kiinnostaa tulossa oleva ilmainen webinaarimme: Webinaari: CRM-järjestelmät Suomessa ja vinkit onnistuneeseen CRM-valintaan (7.5.2025 klo 10:00). Ilmoittaudu webinaariin
