Intranetin vaatimusmäärittely – 10 vinkkiä hyvään lopputulokseen

Otathan huomioon, että tämä artikkeli on yli 8 vuotta vanha, joten sisältö ja linkit eivät ole välttämättä ihan ajan tasalla. Tuoreempana lukemisena sinua voisi kiinnostaa vaikkapa jokin näistä artikkeleista:

Intranetin konseptointityön tuloksena laaditaan vaatimusmäärittelydokumentti. Dokumentti liitetään tarjouspyyntöön, jolla intranetin toteutus kilpailutetaan. Laadukas vaatimusmäärittely toimii ohjenuorana läpi koko intranetin toteutusprojektin.

North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.

26.1.2015

Hanna P. Korhonen

Seuraavilla vinkeillä pääset vaatimusmäärittelyn kirjoittamisessa entistä parempaan lopputulokseen.

1. Vaatimusmäärittely ei ole bullet-lista yksittäisistä teknisistä vaatimuksista, eikä myöskään läjä visuaalisesti vinkeitä leiskoja.

Intranetin vaatimusmäärittely on tekstipainotteinen dokumentti, joka antaa kokonaiskuvan siitä, millainen palvelu halutaan ostaa ja millaista lopputulosta odotetaan. Se kuvaa kattavasti mm. intranetin tavoitteet, käyttäjät, rakenteen, toiminnallisuudet sekä käyttöliittymän periaatteet. Tyypillisesti graafikon tekemät suunnitelmat intranetin ulkoasusta eivät ole osa intranetin vaatimusmäärittelyä, vaan visuaalinen ilme ostetaan intranetin toteuttajalta osana toteutusprojektia. Hyvästä vaatimusmäärittelydokumentista voidaan johtaa yksittäisten toteutuskohteiden lista esim. product backlogiksi.

2. Ole riittävän tarkka.

Vaatimusmäärittelyn tulee olla laadittu sille tarkkuustasolle, että intranetin toteuttaja voi arvioida toteutustyön työmäärät ja antaa sinulle tarjouksen.

3. Mutta älä mene liian tarkkoihin detaljeihin.

Luota viime kädessä teknisen toteuttajan ammattitaitoon valita paras ratkaisu. Määrittele selkeästi, mitä haluat, mutta älä varsinkaan sinulle epäselvissä tilanteissa kahlitse toteuttajaa liiallisilla yksityiskohdilla esim. sanelemalla käytettävät toteutuspulikat. Ajattele, että intranetin toteuttaja on kuin catering-kokki, joka loihtii toiveidesi mukaisen tarjoilun tilaisuuteesi, johon sinä olet kutsunut vieraat sekä määritellyt tavoitteet ja tilaisuuden luonteen, tarjoilun rajoitukset ja tietyn budjetin. Jos toteutus nojaa jonkin tuotteen perustoiminnallisuuksiin, ei kaikkia perustoiminnallisuuksia tarvitse luetella, vaan keskittyä keskeisiin poikkeamiin ja erikoisuuksiin.

4. Rajaa selkeästi.

Vaatimusmäärittelyssä ei ole ”suottaapi olla, suottaapi olla olematikii” -vaatimuksia. Jokin toiminnallisuus joko kuuluu toteutettavaan (kilpailutettavaan) kokonaisuuteen tai ei. Epäselviä asioita ei kannata kirjata vaatimusmäärittelyyn, sillä ne todennäköisesti nostavat hintaa (jos tarjoaja varautuu pahimpaan) ja/tai luovat perusteettomia eroja tarjoajien välille (jos tarjoajat tulkitsevat vaatimusta erilaisten käsitysten varassa). Hähmäiset, epäselvät ajatukset voi kirjata erilliseen lukuun jatkokehityskohteiksi.

5. Piirrä kokonaisuus.

Havainnollista piirroksella intranetin kokonaisuuden olennaisimmat osat. Voit myös piirtää siihen läheisesti liittyvät muut järjestelmät ja järjestelmien väliset yhteydet.

6. Esittele rakenne.

Esittele myös suunnitelmat intranetin navigaatio- ja/tai sisältörakenteesta. Tämä herättää konseptin eloon ja auttaa hahmottamaan kokonaisuuden. Muista kuitenkin, että teknistä toteuttajaa ei kuitenkaan syvällisesti kiinnosta perussisältösivujen sisällöt ja niiden keskinäiset järjestykset, vaikka tämä olisikin sinulle sydämen asia. Vaatimusmäärittelydokumentti keskittyy teknisessä toteutuksessa huomioitaviin seikkoihin.

7. Havainnollista käyttöliittymää rautalankapiirroksin.

Rautalankakuvia voit käyttää selkeyttämään sanomaasi. Piirrä suunnitellut sivupohjat rautalankakuviksi, varsinkin mikäli ne poikkeavat standardeista tai mahdollisen tuotteen vakiosivupohjista. Rautalankapiirroksilla voit havainnollistaa myös esimerkiksi intranetin muutaman tärkeimmän näkymän kuten etusivun.

8. Käytä johdonmukaista termistöä.

Käytä huolellisesti ja johdonmukaisesti samaa termiä samasta asiasta. Esimerkiksi kutsutko jotain tiettyä asiaa elementiksi, komponentiksi, osioksi, osaksi, sivustoksi vai ehkä kokonaisuudeksi?

9. Kerro tulevaisuuden suunnista.

Vaikka nyt toteutettava intranet onkin selkeä paketti, voit hyvin kertoa erillisessä luvussa, minkälaisia jatkokehityssuunnitelmia intranetin kehittämiseksi pystytysvaiheen jälkeen on. Erota selkeästi, että ne eivät kuulu ensimmäisessä vaiheessa toteutettavaan kokonaisuuteen (joka kilpailutetaan). Jatkokehityskohteet voivat olla hyvinkin ylimalkaisia, eivätkä sido ketään mihinkään, mutta ne saattavat motivoida toteuttajakumppania tarjoamaan ajatuksella ”jatkokeikkaa voisi hyvinkin olla luvassa”.

10. Hyödynnä ammattilaista.

Lopuksi muistutettakoon, että siinä missä intranetin toteutustyön, myös vaatimusmäärittelytyön voi ostaa ulkopuoliselta ammattilaiselta. Vaatimusmäärittelijä voi olla intranetin toteutuskumppanin edustaja tai toteuttajiin ja teknologioihin sitoutumaton taho kuten me North Patrolissa. Vaatimusmäärittelyn ammattilaiset tietävät, mitä vaatimusmäärittelydokumentissa on hyvä mainita ja millä tarkkuustasolla. He myös tietävät, mitä tekniset toteuttajat vaatimusmäärittelyltä odottavat. Vaatimusmäärittelyn ammattilainen tuo usein prosessiin myös muuta asiantuntemusta, kokemuksia muilta organisaatioilta ja uusia ideoita. Mikäli hän ei edusta intranetin tulevaa toteuttajatahoa, hän todennäköisesti myös ehdottaa helpompia ja kustannuksiltaan fiksumpia ratkaisuja toteuttaa tietty toiminnallisuus. Ulkopuolisen konsultin tekemä vaatimusmäärittelytyö perustuu esimerkiksi tiiviiseen työpajatyöskentelyyn asiakkaan projektiryhmän kanssa. Niissä kirkastetaan intranetin tavoitteet ja määritellään yhdessä palvelun konsepti ja merkittävimmät toiminnallisuudet. Vaatimusmäärittelijä toimii hyvien käytäntöjen ja teknisen alustan asiantuntijana ja kirjaa ryhmän konseptoiman kokonaisuuden vaatimusmäärittelydokumentin muotoon.

Digitaaliset työympäristöt

Digitaalinen työympäristö tarjoaa hyvin toteutettuna työntekijöille välineet viestintään, tiedon etsimiseen, työtehtävien hallintaan, sisäiseen vuorovaikutukseen ja yhteistyöhön. Intranet erityisesti on sisäisen viestinnän väline, mutta mahdollistaa myös työn johtamisen ja mahdollistaa osaamisen jakamisen ja sitouttaa työntekijöitä.

Lue palveluistamme

Pyydä tarjous

Tämä on North Patrol

Meitä on kymmenen konsulttia, olemme kokeneita suunnittelijoita ja teknologia-asiantuntijoita. Olemme vuosittain suunnittelemassa ja valmistelemassa yli 50:a erilaista digipalvelu-uudistusta ja tietojärjestelmää. Asiakastyytyväisyytemme on erittäin korkea (9,5/10), ja monia asiakkaitamme olemme auttaneet jo useiden erilaisten digipalveluiden uudistamisessa.

Lue lisää yrityksestämme

Miten erotumme kilpailijoistamme?

  • Erikoistumme suunnitteluun

    Olemme erikoistuneet digipalveluiden laadukkaaseen suunnittelutyöhön ja vaatimusmäärittelyyn. Missiomme on auttaa asiakkaita onnistumaan hankkeissaan luomalla mahdollisimman hyvät lähtökohdat toteutusvaiheelle – oli sitten kyse ketterästä toteutuksesta omalla tiimillä tai kumppanin kanssa tehtävästä hankkeesta tai julkisesti kilpailutettavasta urakasta.

  • Emme myy koodausta, emme lisenssejä

    Moni ohjelmistotalo suosittelee asiakkailleen ratkaisuja, joita sama talo myös toteuttaa. Meillä ei ole näin. Meiltä ei voi ostaa toteutusprojektia, meillä ei ole kumppanuuksia teknologiatoimittajien kanssa. Meidän näkökulma markkinaan on laaja-alainen, kuten asiakkaillakin on syytä olla. Tavoitteena on aina löytää parhaiten sopiva ratkaisu, oli se sitten räätälöity ratkaisu, saas-palvelu, avoimen koodin alusta tai näiden yhdistelmä.

  • Olemme realistinen ja kaukonäköinen

    Suunnittelemme palvelukonsepteja, toteutustapoja ja arkkitehtuureja, jotka kestävät aikaa ja jatkokehittämistä. Meille tärkeätä on ratkaisujen toteutettavuus, hyvien kumppaneiden olemassaolo ja kustannusten ennustettavuus.

Siirry takaisin sivun alkuun