Intranetin konseptointityön tuloksena laaditaan vaatimusmäärittelydokumentti. Dokumentti liitetään tarjouspyyntöön, jolla intranetin toteutus kilpailutetaan. Laadukas vaatimusmäärittely toimii ohjenuorana läpi koko intranetin toteutusprojektin.
North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.
Seuraavilla vinkeillä pääset vaatimusmäärittelyn kirjoittamisessa entistä parempaan lopputulokseen.
1. Vaatimusmäärittely ei ole bullet-lista yksittäisistä teknisistä vaatimuksista, eikä myöskään läjä visuaalisesti vinkeitä leiskoja.
Intranetin vaatimusmäärittely on tekstipainotteinen dokumentti, joka antaa kokonaiskuvan siitä, millainen palvelu halutaan ostaa ja millaista lopputulosta odotetaan. Se kuvaa kattavasti mm. intranetin tavoitteet, käyttäjät, rakenteen, toiminnallisuudet sekä käyttöliittymän periaatteet. Tyypillisesti graafikon tekemät suunnitelmat intranetin ulkoasusta eivät ole osa intranetin vaatimusmäärittelyä, vaan visuaalinen ilme ostetaan intranetin toteuttajalta osana toteutusprojektia. Hyvästä vaatimusmäärittelydokumentista voidaan johtaa yksittäisten toteutuskohteiden lista esim. product backlogiksi.
2. Ole riittävän tarkka.
Vaatimusmäärittelyn tulee olla laadittu sille tarkkuustasolle, että intranetin toteuttaja voi arvioida toteutustyön työmäärät ja antaa sinulle tarjouksen.
3. Mutta älä mene liian tarkkoihin detaljeihin.
Luota viime kädessä teknisen toteuttajan ammattitaitoon valita paras ratkaisu. Määrittele selkeästi, mitä haluat, mutta älä varsinkaan sinulle epäselvissä tilanteissa kahlitse toteuttajaa liiallisilla yksityiskohdilla esim. sanelemalla käytettävät toteutuspulikat. Ajattele, että intranetin toteuttaja on kuin catering-kokki, joka loihtii toiveidesi mukaisen tarjoilun tilaisuuteesi, johon sinä olet kutsunut vieraat sekä määritellyt tavoitteet ja tilaisuuden luonteen, tarjoilun rajoitukset ja tietyn budjetin. Jos toteutus nojaa jonkin tuotteen perustoiminnallisuuksiin, ei kaikkia perustoiminnallisuuksia tarvitse luetella, vaan keskittyä keskeisiin poikkeamiin ja erikoisuuksiin.
4. Rajaa selkeästi.
Vaatimusmäärittelyssä ei ole ”suottaapi olla, suottaapi olla olematikii” -vaatimuksia. Jokin toiminnallisuus joko kuuluu toteutettavaan (kilpailutettavaan) kokonaisuuteen tai ei. Epäselviä asioita ei kannata kirjata vaatimusmäärittelyyn, sillä ne todennäköisesti nostavat hintaa (jos tarjoaja varautuu pahimpaan) ja/tai luovat perusteettomia eroja tarjoajien välille (jos tarjoajat tulkitsevat vaatimusta erilaisten käsitysten varassa). Hähmäiset, epäselvät ajatukset voi kirjata erilliseen lukuun jatkokehityskohteiksi.
5. Piirrä kokonaisuus.
Havainnollista piirroksella intranetin kokonaisuuden olennaisimmat osat. Voit myös piirtää siihen läheisesti liittyvät muut järjestelmät ja järjestelmien väliset yhteydet.
6. Esittele rakenne.
Esittele myös suunnitelmat intranetin navigaatio- ja/tai sisältörakenteesta. Tämä herättää konseptin eloon ja auttaa hahmottamaan kokonaisuuden. Muista kuitenkin, että teknistä toteuttajaa ei kuitenkaan syvällisesti kiinnosta perussisältösivujen sisällöt ja niiden keskinäiset järjestykset, vaikka tämä olisikin sinulle sydämen asia. Vaatimusmäärittelydokumentti keskittyy teknisessä toteutuksessa huomioitaviin seikkoihin.
7. Havainnollista käyttöliittymää rautalankapiirroksin.
Rautalankakuvia voit käyttää selkeyttämään sanomaasi. Piirrä suunnitellut sivupohjat rautalankakuviksi, varsinkin mikäli ne poikkeavat standardeista tai mahdollisen tuotteen vakiosivupohjista. Rautalankapiirroksilla voit havainnollistaa myös esimerkiksi intranetin muutaman tärkeimmän näkymän kuten etusivun.
8. Käytä johdonmukaista termistöä.
Käytä huolellisesti ja johdonmukaisesti samaa termiä samasta asiasta. Esimerkiksi kutsutko jotain tiettyä asiaa elementiksi, komponentiksi, osioksi, osaksi, sivustoksi vai ehkä kokonaisuudeksi?
9. Kerro tulevaisuuden suunnista.
Vaikka nyt toteutettava intranet onkin selkeä paketti, voit hyvin kertoa erillisessä luvussa, minkälaisia jatkokehityssuunnitelmia intranetin kehittämiseksi pystytysvaiheen jälkeen on. Erota selkeästi, että ne eivät kuulu ensimmäisessä vaiheessa toteutettavaan kokonaisuuteen (joka kilpailutetaan). Jatkokehityskohteet voivat olla hyvinkin ylimalkaisia, eivätkä sido ketään mihinkään, mutta ne saattavat motivoida toteuttajakumppania tarjoamaan ajatuksella ”jatkokeikkaa voisi hyvinkin olla luvassa”.
10. Hyödynnä ammattilaista.
Lopuksi muistutettakoon, että siinä missä intranetin toteutustyön, myös vaatimusmäärittelytyön voi ostaa ulkopuoliselta ammattilaiselta. Vaatimusmäärittelijä voi olla intranetin toteutuskumppanin edustaja tai toteuttajiin ja teknologioihin sitoutumaton taho kuten me North Patrolissa. Vaatimusmäärittelyn ammattilaiset tietävät, mitä vaatimusmäärittelydokumentissa on hyvä mainita ja millä tarkkuustasolla. He myös tietävät, mitä tekniset toteuttajat vaatimusmäärittelyltä odottavat.
Vaatimusmäärittelyn ammattilainen tuo usein prosessiin myös muuta asiantuntemusta, kokemuksia muilta organisaatioilta ja uusia ideoita. Mikäli hän ei edusta intranetin tulevaa toteuttajatahoa, hän todennäköisesti myös ehdottaa helpompia ja kustannuksiltaan fiksumpia ratkaisuja toteuttaa tietty toiminnallisuus.
Ulkopuolisen konsultin tekemä vaatimusmäärittelytyö perustuu esimerkiksi tiiviiseen työpajatyöskentelyyn asiakkaan projektiryhmän kanssa. Niissä kirkastetaan intranetin tavoitteet ja määritellään yhdessä palvelun konsepti ja merkittävimmät toiminnallisuudet. Vaatimusmäärittelijä toimii hyvien käytäntöjen ja teknisen alustan asiantuntijana ja kirjaa ryhmän konseptoiman kokonaisuuden vaatimusmäärittelydokumentin muotoon.
Laadukkaaseen vaatimusmäärittelyyn kannattaa panostaa
Vaatimusmäärittely on digiprojektissa keskeinen dokumentti, jonka avulla konkretisoidaan tietojärjestelmän tai verkkopalvelun suunnittelu, hahmotetaan tekniset ratkaisut, pyydetään toteuttajalta perusteltu työmäärä- tai kustannusarvio ja ohjataan ketterän toteutustyön työtehtäviä.
North Patrolin vetämässä määrittelytyössä vaatimukset saadaan kirjattua laadukkaasti, asiantuntevasti ja kustannustehokkaasti, ja lopputuloksena syntyy työn johtamiseen soveltuva vaatimusmäärittely.
PS. Sinua voisi kiinnostaa tulossa oleva ilmainen webinaarimme: Webinaari: CRM-järjestelmät Suomessa ja vinkit onnistuneeseen CRM-valintaan (7.5.2025 klo 10:00). Ilmoittaudu webinaariin
