Miksi organisaatiot uudistavat intranettinsa? Miksi ostetaan uusia ryhmätyövälineitä? Miksi käynnistetään toimintatapauudistuksia? Mitä organisaatiot toivovat saavuttavansa näillä uudistuksilla?Tyypillisesti isojen hankkeiden takana on useita perusteluja, ja varsin usein vanhentunut teknologia on yksi syy. Pelkästään vanhentuneen teknologian takia isoja uudistuksia tehdään kuitenkin hyvin harvoin. Yleisempää on jopa se, että organisaatiossa on käynnissä iso mullistus, esimerkiksi fuusio tai jonkinlainen merkittävä rakenteen uudelleenjärjestely, jonka tueksi halutaan uudistaa myös digitaalisia työvälineitä ja palveluita.Vanhentunut teknologia tai merkittävä rakenneuudistus ovat ne klassiset ”kovat syyt” uudistaa digitaalisia työympäristöjä. Näiden lisäksi vastaan tulee paljon muitakin.
North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.
20.4.2018
Katsotaan ensin kolmea ei-teknologista muutosajuria, jotka ovat viime vuosina tulleet North Patrolille usein vastaan.
1) Videoneuvottelut ja hajautetut ryhmät yleistyvät
Moni organisaatio on laittanut tiukan kurin matkustamiselle ja kannustaa aktiivisesti videoneuvotteluihin. Myös ryhmätyöskentelyn määrän ja merkityksen kasvu on megatrendi, joka näkyy monessa talossa. Eri puolilta organisaatiota kootaan sopivat ihmiset ryhmäksi, ja heidän pitää työskennellä tehokkaasti vaikka välissä olisi tuhansia kilometrejä eikä budjettia kasvokkaisiin tapaamisiin olisi lainkaan.
Tämä ”etääntymistrendi” on yksi vahvimpia syitä siihen miksi organisaatiot panostavat digitaalisten työympäristöjen ja työvälineiden kehitykseen tällä hetkellä.
2) Etätyön lisääntyminen
Monissa asiantuntijaorganisaatioissa on viime vuosina tasaisesti lisätty etätyön mahdollisuuksia, ja tähän liittyy usein tarve kehittää ryhmätyövälineitä ja tiedontallennuskäytänteitä omassa organisaatiossa. Etätöissä olevan porukan pitää päästä samalla tavalla käsiksi palveluihin ja pystyä kommunikoimaan muiden kanssa.
Tähän samaan voi osittain niputtaa toimistotiloihin liittyvän trendin, jossa luovutaan kiinteistä työpisteistä ja jokainen valitsee oman työpisteensä saapuessaan toimistolle. Tämä kehitys nimittäin käytännössä johtaa aika samanlaisiin ilmiöihin kuin lisääntyvä etätyö, koska ihmiset eivät enää tiedä missä kerroksessa kollegat istuvat ja eivät voi samalla tavalla hakeutua kasvokkaisiin keskusteluihin.
Erittäin kansainväliset organisaatiot kohtaavat tämän haasteen myös eri aikavyöhykkeiden seurauksena, kun ihmiset eivät ole niistä johtuen samaan aikaan töissä.
3) Mobiililaitteiden ja -sovellusten tuominen liikkuville työntekijöille
Viime vuosina moni organisaatio on alkanut tuomaan erilaisia mobiilisovelluksia myös kentällä työskenteleville liikkuville työntekijöilleen, ja jopa tehdastyöntekijöille on joissain paikoissa ostettu kännykät, jotta he pääsevät paremmin käsiksi työvuorolistoihin, sähköisiin ilmoitustauluihin ja tärkeisiin keskusteluihin. Tämä kehitys on tuonut monessa talossa digitaalisten työympäristöjen käyttäjiksi jopa tuhansia uusia työntekijöitä, ja tämä on avannut mahdollisuuksia näiden ryhmien parempaan palvelemiseen.
Uusien ryhmien tullessa mukaan intraan ja muihin palveluihin, on usein tarpeellista myös uudistaa ko. palvelut perusteellisesti, koska uudet käyttäjäryhmät eivät välttämättä vanhoista palveluista innostu, koska niitä ei ole alunperin suunniteltu heitä ajatellen.
Oikeastaan nämä kaikki kolme trendiä ovat niputettavissa ”etääntymistrendin” alle, koska usein myös mobiililaitteiden lanseeraamisessa on takana ajatus siitä, että liikkuvien työntekijöiden ei tarvitse käydä niin paljon ”kotipesässä”, kun kännykällä voi hoitaa kaikki keskeiset tehtävät ja pysyä kartalla organisaation tapahtumista.
Tosin vaikka johto näkee usein tämän asian yksilötehokkuuden kautta, niin digitaaliset työvälineet voivat tuoda myös aiemmin erillään olleita ryhmiä tiiviimmin osaksi laajempaa työyhteisöä.
Etääntymistrendin ja sen ilmiöiden käsittelyn jälkeen on syytä kääntää katse teknologisiin trendeihin. Seuraavat kolme trendiä ovat nimenomaan teknologisesta kehityksestä lähteviä ilmiöitä.
4) Tiedon määrä kasvaa, eikä sen hallinta helpotu yhtä nopeasti
Useimmat organisaatiot tuottavat koko ajan enemmän ja enemmän tietoa. Dokumentteja, viestejä ja kaikenmaailman raportteja synnytetään kiihtyvällä tahdilla, mutta niiden organisointi ja löydettävyys ei ole kehittynyt samassa tahdissa. On jopa otettu taka-askeleita, esimerkiksi hakukoneiden teknologian saralla.
Tietojen löydettävyys ja helppo organisointi ei ole yksinkertaisesti mennyt eteenpäin samalla tavalla kuin niiden tuottamiseen liittyvät ohjelmistot ovat kehittyneet. Pahasti rämettynyttä sisäistä tietomaailmaa ei myöskään aina ole järkevää lähteä korjailemaan pala kerrallaan, vaan isompi kertarysäys voi olla tehokkaampi menetelmä, koska sillä saadaan käyttäjätkin heräämään kestävämpien toimintatapojen tarpeeseen.
Tämä on yksi haastavimmista asioista tällä hetkellä digitaalisten työympäristöjen alueella, ja yksi isoimmista syistä miksi organisaatiot käynnistävät uudistusprojekteja.
Valitettavasti tähän asiaan on kuitenkin vähän teknisiä ratkaisuja, ja kyse on paljon enemmän eri työkalujen ja palveluiden roolittamisesta ja fiksusta viestinnästä työntekijöille.
5) Erilaisten työkalujen ja sovellusten määrä kasvaa
Kaaoksen kesyttämistä ei myöskään helpota se, että moni organisaatio ottaa uusia leluja käyttöön kuin niitä kuuluisia sieniä sateella. Etenkin ns. pilviohjelmistojen tarjonta on räjäyttänyt monen organisaation käyttämien ohjelmistojen määrän, ja usein jopa eri tiimit käyttävät eri työkaluja samoihin asioihin.
Tällä on tietysti paljon hyviäkin puolia, ja varmasti etenkin tiimien sisäisen tehokkuuden kannalta kirjavat sovellukset voivat olla hyväkin asia. Organisaation tiedonhallinnan kokonaisuuden kannalta tämä kehitys vie kuitenkin helposti kohti vain suurempaa kaaosta.
Tämäkin on alue jossa valitettavasti ratkaisuna ei ole ostaa entistäkin enemmän teknologiaa, vaan yleensä ratkaisu on perusteellinen selvitysprojekti, jossa nykytilanne ja tarpeet käydään läpi ja henkilöstön kanssa yhdessä sovitaan selkeämpiä pelisääntöjä siihen mitä välineitä ja kanavia käytetään mihinkin tarkoitukseen.
6) ”Sisäiset Facebookit” ottavat omaa rooliansa
Erilaiset sosiaaliset kanavat ovat tulleet vauhdilla moneen paikkaan viime vuosina, ja etenkin etääntymistrendistä kärsivät organisaatiot ovat lanseeranneet näitä sosiaalisia kanavia juuri helpottamaan etäisyysahdistusta.
Näillä sosiaalisilla kanavilla on kuitenkin sama perusongelma kuin pienten pilviohjelmistojen nopealla kasvulla, koska ilman selkeitä pelisääntöjä erilaisten ryhmien määrä alkaa kääntyä itseään vastaan. Siksi sosiaalisten kanavien käyttöönottokin vaatii suunnittelua, pelisääntöjä ja järkevää roolitusta suhteessa muihin kanaviin ja työkaluihin.
Yhteenveto: Hyvin perusteltu uudistus ratkaisee tunnettuja ongelmia
Joissain organisaatioissa ”uusien juttujen” tai ”digitaalisen edelläkävijyyden” myyminen toimivat sellaisenaan, mutta useimmissa tapauksissa digityöympäristöjen kehityshankkeet lähtevät liikkeelle varsin konkreettisista ongelmista.
Esimerkiksi jutun alussa mainitut videoneuvottelut ja etätyön lisääntyminen ovat usein sellaisia syitä joilla johto perustelee itselleen hanketta. Asiantuntijat voivat toki olla innostuneita siitä uudesta sosiaalisesta kanavasta, mutta johdon kannalta pelkästään ”yksi uusi lelu lisää” harvoin toimii perusteluna.
Myös mobiilivälineiden tuominen liikkuville työntekijöille on usein iso muutosajuri, koska samalla tarjoutuu mahdollisuus ottaa heidät intranetin ja sosiaalisen kanavan piiriin ja näin kehittää esimerkiksi yhteistä kulttuuria ja toimintatapoja.
Johdon näkökulmasta voi digityöympäristöjen kehitys tarjota myös parempia tapoja tavoittaa koko henkilöstöä. Onhan moni johtaja jo havahtunut siihen, että etääntymistrendi hankaloittaa heidän viestintämahdollisuuksiansa, ja joskus hankkeiden kärkiperusteena voi olla pelkästään se, että ylin johto haluaa parantaa tavoittavuuttaan koko henkilöstölle.
