Kunnallinen sote-verkkopalvelu sujuvasti pienhankinnoilla

Otathan huomioon, että tämä artikkeli on yli 8 vuotta vanha, joten sisältö ja linkit eivät ole välttämättä ihan ajan tasalla. Tuoreempana lukemisena sinua voisi kiinnostaa vaikkapa jokin näistä artikkeleista:

Päijät-Hämeen hyvinvointiyhtymä oli pari vuotta sitten samassa tilanteessa kuin moni muukin kunnallinen toimija: verkkopalvelun (www.phhyky.fi) tekninen alusta oli vanhentumassa käsiin ja www-sivusto esitystapoineen oli pakko uudistaa, mutta budjettia ja henkilöresursseja oli vaikeaa irrottaa hommaan. Nokkelin keinoin kuntayhtymälle keksittiin tapa hankkia innovatiivinen uudistus ilman raskasta byrokratiaa, useamman pienhankinnan kautta.

North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.

21.11.2016

Virpi Blom

Sosiaali- ja terveydenhuollon palveluja Päijät-Hämeen alueella tuottava yhtymä otti rohkeasti lähtökohdakseen sen, että verkkosivuston uudistukseen ei suhtauduta liian ”juhlavasti” tai perinpohjaisesti. Sote-uudistuksen ja uuden hallituskauden ennakoitiin tuottavan paljonkin muutoksia yhtymän vastuualueisiin, palvelutarjoomaan ja organisoitumiseen, joten verkkopalvelun suunnittelutyössä varauduttiin tiettyyn väliaikaisuuteen ja jatkuviin muutoksiin. Tämä asenne auttoi tekemään notkeita päätöksiä matkan varrella.

1. Määrittelyvaihe

Yhtymä lähti suunnittelemaan North Patrolin kanssa sitä, kuinka verkkosivustouudistus voitaisiin viedä läpi laadukkaasti, mutta kustannustehokkaasti. North Patrolin vetämissä työpajoissa tunnistettiin sivuston tärkeimmät uudistuskohteet, hahmoteltiin karkea sisältökonsepti, etsittiin edullisimmat tekniset ratkaisut ja laadittiin hankintamalli uudistuksen läpiviennille.

Työpajojen avulla löydettiin sosiaali- ja terveydenhuollon ammattilaisten suurelle sisällöntuotantoryhmälle hyvät yhteiset periaatteet, joiden mukaan lähteä suunnittelemaan verkkoviestinnän kokonaisuutta ja yhtymän palvelujen uudenlaista esittelyä.

”Työpajoissa syntyi porukalle kipinä verkkosivujen tuntuvasta parantamisesta, joten kaikki osallistuivat innokkaasti”, kertoo työryhmän sitoutuneesta otteesta uudistuksen vetovastuussa ollut Sari Pauninsalo.

North Patrol tuotti uudesta verkkopalvelusta vaatimusmäärittelyn, joka toimi hankinnan kohteen kuvauksena, kun toteuttajakumppanit kilpailutettiin. Kuntayhtymän työn helpottamiseksi North Patrol laati myös tarjouspyyntödokumentit.

2. Käyttökokemuksen kilpailutus

Kuntayhtymä esitti tarjouspyynnön uuden verkkopalvelun käyttökokemuksen, käyttöliittymien ja visuaalisen ilmeen suunnittelusta kouralliselle osaavia digitoimistoja lähialueelta. Kuntayhtymä sai nopealla aikataululla kolme tarjousta suunnittelutyöstä.

Suunnittelukumppanin valinnassa oli keskeisessä asemassa se ammattimaisuuden mielikuva, joka välittyi tarjoajien tapaamisista ja referensseistä – tällaisia valintaperusteita ei yhtymä olisi voinut käyttää, mikäli kilpailutus olisi viety julkisesti läpi avoimella menettelyllä.

Suunnittelutyö oli siis rajattu kansallisen kynnysarvon (30 000 euroa) alittavaksi, ja suunnitelman tekijäksi valittiin Solid Angle.

”Solid Anglen tarjous oli vertailun kallein, mutta halusimme kumppanin, joka paneutuu rakennesuunnitteluun ja visuun kunnolla. Vakuutuimme heidän osaamisestaan, kun tarkastimme referenssit ja haastattelimme tarjoajat”, Sari Pauninsalo kertoo.

Solid Anglen kanssa tehtiin suunnitelma uuden verkkopalvelun taitosta, käyttöliittymätoiminnoista ja visuaalisesta ilmeestä samaan aikaan kun palvelulle kilpailutettiin tekninen toteuttajakumppani.

3. Teknisen toteutuksen kilpailutus

Kustannustehokkuuden nimissä uudelle Phsotey.fi-palvelulle oli jo lähtökohtaisesti valittu alustaksi WordPress-julkaisujärjestelmä, jonka käyttöönotto, kehittäminen ja hosting on muita järjestelmiä edullisempaa. Kun uuden verkkopalvelun keskeisimmät liiketoiminnalliset ratkaisut oli tehty jo määrittelyvaiheessa, ja palvelukonseptin look&feel luotiin erillisessä projektissa, tarvittiin toteutustyöhön enää vain teknistä WordPress-osaajaa, joka rakentaa palveluun suunnitellut käyttöliittymät ja toiminnallisuudet WordPressin vakiotyökaluilla.

Teknisen toteutuksen kilpailutus tehtiin pienkilpailutuksena, johon valittiin kourallinen osaavia WordPress-toteuttajataloja. Kun toteutustyö oli rajattu yksinomaan tekniseen toteutukseen ilman sisältö- tai käyttöliittymäsuunnittelua, ja järjestelmäalustaksi oli valittu kustannustehokas WordPress, oli hankinnan arvo mahdollista rajata 30 000 euron kynnysarvon alittavaksi.

Viiden tarjoajan joukosta tekniseksi toteutuskumppaniksi valittiin osaamisellaan vakuuttanut Trimedia, joka toteutti palvelun haastavatkin räätälöinnit kustannustehokkaasti, ja vastaa myös järjestelmän sovellusylläpidosta. Hosting-käyttöpalvelut tarjoaa ulkoinen kolmas osapuoli, joten käyttöpalvelukustannukset eivät riskeeraa sopimuksen arvon pysymistä kynnysarvon alapuolella.

Sari Pauninsalo kehuu yhteistyön Trimedian kanssa sujuneen äärettömän hyvin, joten kuntayhtymä on kaikkiin toimittajakumppaneihinsa erittäin tyytyväinen.

Hankinnan sirpaleisuus ei tarkoita hankaluutta

Uusi Phsotey.fi-sivusto julkaistiin keväällä 2016, ja julkaisuvaiheessa ei edes tähdätty siihen että kaikki sisällöt olisivat aivan tiptop-kunnossa. Kuntayhtymä suhtautuu sivustoon jatkuvan kehittämisen kohteena, joten sisältöjä viilataan koko ajan paremmiksi. Helppokäyttöiset ylläpitotyökalut houkuttelevat sisällöntuottajia luomaan yhä fiksumpia tapoja esitellä monipuolisia sote-palveluja asiakkaille, ammattilaisille ja omistajakunnille.

Sivustouudistuksesta on saatu hyvää palautetta, ja kokonaisuudessaan uudistusprojekti sujui ihanteellisesti.

”Onnistumisessa yhtenä tekijänä oli se, että yhteistyökumppanimme sparrasivat meitä, tarjosivat eri näkökulmia. Laajaa sivustoa uudistaessa kannattaa muistaa, että sisältöjä voi hioa ja täydentää julkaisun jälkeenkin”,
toteaa Sari Pauninsalo

Usean pienkilpailutuksen kautta hankittu ja monitoimittajamallilla rakennettu verkkopalvelu-uudistus ei siis millään muotoa ole hankalampi tai mutkikkaampi prosessi kuin ”yhden luukun” periaatteella ostaminen. Pikemminkin päinvastoin – juuri oikeanlaisen erikoistuneen kumppanin kanssa päästään kussakin vaiheessa oikea-aikaisesti keskittymään oikeaan asiaan.

Hankkeen tiedot

www.phsotey.fi (Päijät-Hämeen hyvinvointiyhtymä)

Teknologia-alusta: WordPress
Hankinnan hintaluokka: alle 100 000 €

  • Kevät 2015 — Vaatimusten määrittely (North Patrol)
  • Kesä 2015 — Käyttökokemussuunnittelun ja teknisen toteutuksen kilpailutus
  • Alkusyksy 2015 — Käyttökokemuksen ja ulkoasun suunnittelu (Solid Angle)
  • Loppusyksy 2015 — Toteutus (Trimedia)
  • Talvi 2015-2016 — Sisällönsyöttö ja viimeistelyt
  • Helmikuu 2016 — Julkaisu

PS. Sinua voisi kiinnostaa tulossa oleva ilmainen webinaarimme: Webin teknologiat ja digimarkkinoinnin työkalut 2024 – ja mikä sopii mihinkin tilanteeseen? (29.5.2024 klo 10:00). Ilmoittaudu webinaariin

Lue palveluistamme Pyydä tarjous

Virpi Blom

FM Virpi Blom on verkkopalvelustrategioiden, käyttökokemuksen ja palvelukonseptien asiantuntija. Virpi konsultoi asiakkaitaan strategisten linjausten, konseptoinnin, määrittelyn ja suunnittelun kysymyksissä. Hänen erityisosaamistaan on verkkopalvelujen hyötyodotusten kirkastaminen, positiivisen käyttäjäkokemuksen varmistaminen sekä hankittavien ratkaisujen konseptointi ja määrittely siten, että niin loppukäyttäjien kuin ylläpitäjienkin tarpeet täyttyvät.

Virpin 25-vuotinen kokemus verkkopalvelujen suunnittelusta sisältää satojen internet-, intranet- ja extranet-palvelujen määrittelyä, suunnittelua, toteutusta, käytettävyystestausta ja kehittämistä. Aiemmissa työpaikoissaan hän on mm. toiminut johtavana konsulttina, konsultoinut verkkopalvelujen suunnittelua ja toteutusta lukuisissa eri rooleissa ja vetänyt User Experience -tiimiä.

Tietosivustot

Autamme laajojen tietosivustojen suunnittelussa, määrittelyssä ja kilpailuttamisessa. Muotoilemme konseptin, tietorakenteet, käyttökokemuksen ja toiminnot hyötypalveluksi, jota on miellyttävä käyttää, helppoa ylläpitää ja kustannustehokasta kehittää koko elinkaarensa ajan.

Lue palveluistamme

Pyydä tarjous

North Patrol auttaa onnistumaan

Meitä on kymmenen konsulttia, kaikki kokeneita suunnittelijoita tai teknologia-asiantuntijoita. Joka vuosi viemme läpi yli 50 projektia, joissa autamme hankkeensa eri vaiheissa olevia asiakkaitamme luomaan uusia digipalveluja ja tietojärjestelmiä. Asiakkaamme ovat olleet erittäin tyytyväisiä työhömme (arvosana 9,5/10), ja monet heistä palaavat asiakkaiksi yhä uudestaan.

Olemme apunasi, kun kaipaat puolueetonta näkemystä teknologiavalintoihin, kirkastusta palvelukonseptin ideaan, tarkennusta vaatimusten määrittelyyn, konkreettista tukea tarjouskilpailuun tai ohjausta toteutusprojektin läpivientiin.

Ota selvää firmastamme

Miten erotumme kilpailijoistamme?

  • Digipalveluiden suunnitteluun erikoistuminen

    Olemme erikoistuneet digipalveluiden laadukkaaseen suunnittelutyöhön ja vaatimusmäärittelyyn. Missiomme on auttaa asiakkaita onnistumaan hankkeissaan luomalla mahdollisimman hyvät lähtökohdat toteutusvaiheelle – oli sitten kyse ketterästä toteutuksesta omalla tiimillä tai kumppanin kanssa tehtävästä hankkeesta tai julkisesti kilpailutettavasta urakasta.

  • Emme myy koodausta emmekä lisenssejä

    Moni teknologiakonsultti suosittelee asiakkailleen teknisiä ratkaisuja, joita sama talo myös toteuttaa. Meillä tätä vinoumaa ei ole, koska meiltä ei voi ostaa koodausta tai lisenssejä eikä meillä ole riippuvuuksia teknologiatoimittajiin. Näkökulmamme ohjelmistomarkkinaan on laaja-alainen. Tavoitteena on aina löytää asiakkaalle parhaiten soveltuva ohjelmistoratkaisu, oli se sitten räätälöity ratkaisu, saas-palvelu, avoimen lähdekoodin alusta tai näiden yhdistelmä.

  • Tehokkuus, tavoitteellisuus ja tuloksellisuus

    Toimeksiannoillemme sovitaan aina konkreettinen lopputuotos, jonka avulla asiakas pääsee hankkeessaan eteenpäin. Hioutuneiden menetelmiemme ja kokeneiden konsulttiemme ansiosta pystymme tuottamaan sen tehokkaasti, yllättävän vähäisillä työmäärillä, ja rahallesi syntyy vastinetta.

Siirry takaisin sivun alkuun