Julkisissa hankinnoissa on vain yksi ero yksityiseen puoleen

Otathan huomioon, että tämä artikkeli on yli 8 vuotta vanha, joten sisältö ja linkit eivät ole välttämättä ihan ajan tasalla. Tuoreempana lukemisena sinua voisi kiinnostaa vaikkapa jokin näistä artikkeleista:

Julkisista hankinnoista valittaminen on melko yleistä kansanhuvia tässä maassa. IT-alalla sitä tekevät jopa asiakkaat itsekin. Silti useimmat valittamisen aiheet eivät oikeasti ole totta.

North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.

Tai siis, onhan se totta, että julkisia hankintoja tehdään usein todella kummallisilla ja jäykillä kilpailutuksilla, mutta aika harvoin se oikeasti on hankintalain vika. Hankintalaki itse asiassa sallii ja jopa kannustaa hyvin monenlaisiin kilpailutustapoihin.

Julkinen puoli voi ostaa ketterää sovelluskehitystä, jos haluaa. Itse asiassa ketterän ohjelmistokehityksen ostaminen on suorastaan helppoa verrattuna moniin muihin tietojärjestelmäkilpailutuksien osa-alueisiin.

Esimerkiksi North Patrolin Virpi Blom on tehnyt ansiokkaan artikkelin tyypillisimmistä tavoista miten julkishallinnossa voidaan kilpailuttaa digitaalisten palveluiden hankintoja – eikä yksikään tuossa artikkelissa esitetyistä malleista ole varsinaisesti rakettitiedettä. Työtä ja tarkkuutta kyllä vaaditaan, mutta ei tohtorin tutkintoja.

Tuon ansiokkaan artikkelin voi kuitenkin (hieman mutkia oikoen) kiteyttää yhteen asiaan: Julkisen organisaation hankintayksikkö ei saa neuvotella tarjouksien sisällöistä kilpailun viimeisen vaiheen ollessa käynnissä.

Piste.

Ei ole muita eroja.

Esimerkiksi me North Patrolissa sovellamme paljon aivan samoja menetelmiä ja prosesseja yksityisellä ja julkisella puolella. Ei julkinen puoli tarvitse meidän mielestämme mitään erityiskohtelua. Kilpailutamme Valmetin verkkopalvelu-uudistuksen aivan samalla kokonaisprosessilla kuin Metsähallituksen verkkopalvelut. Ja hyvä tulee.

Hankintalaki ei salli neuvotteluja viime metreillä

Ainut ero todellakin on vain siinä, että kun julkisella puolella se lopullinen tarjouspyyntö on lähetetty, sen sisällöistä ei voi neuvotella suullisesti – tai muutenkaan – tarjoajien kanssa, eikä toimittajia voi tavata ja yksityiskohdista jutella.

Tämä on ainut kohtuullisen iso ero yksityisen puolen kilpailutuksiin. Yksityisellä puolella parhaat kandidaatit yleensä tavataan muutaman tunnin tapaamisissa, ja lopullinen päätös tehdään vasta tapaamisten jälkeen. Joskus neuvotteluja voidaan tietysti jatkaa, ja tarjousten sisältöä säätää, mutta aika harvoin lopulta.

Tämä ”viimeinen pullansyöntikierros” ei hyvin tehdyissä kilpailutuksissa ole kuitenkaan kovin merkittävä kokonaisuuden kannalta edes yksityisellä puolella. Yksityisellä puolella jopa suhtaudutaan joskus loppuvaiheen kierroksiin tiukemmin tarjouskilpailuina kuin julkisella puolella. Moni iso konserni tekee lopullisen valinnan hyvin vahvasti tarjousten perusteella, ei viimeisen palaverin fiilisten pohjalta.

Voisikin jopa julmasti sanoa, että viimeisen vaiheen palaverien perään itkevät ihmiset ovat yleensä niitä, jotka ovat tottuneet tekemään melko huonoja tarjouspyyntöjä (tai tarjouksia) – ja siksi heidän täytyy korjailla virheitään pitkin matkaa, säätää matkan varrella jo kertaalleen sovittuja asioita, ja keksiä perusteluita valinnoilleen viime hetkessä. Noh, ehkä vähän julmasti sanottu, mutta siltä välillä tuntuu.

North Patrol esimerkiksi suosittelee eniten julkishallinnon asiakkailleen avointa menettelyä ja kilpailullista neuvottelumenettelyä. Kummassakin menettelyssä on tärkeätä ymmärtää hankinnan kohde ja markkinan tarjonta varsin hyvin ennenkuin lopullinen tarjouspyyntö lähtee liikkeelle.

Esimerkiksi kilpailullinen neuvottelumenettely on erityisen hyvä prosessi, jos halutaan arvioida erilaisia teknisiä toteutusmalleja tai tuotteita, ja saada ehdotuksia toimittajilta projektin laajuuden ja vaatimusten lopulliseen muotoon.

Yksityisellä puolella eniten käyttämämme kilpailutusmenetelmät ovat aivan samat. Yksityisellä puolella niitä ei toki kutsuta noilla nimillä, mutta prosessit ovat hyvin samoja. Isoimmat erot ovat siinä, kuinka paljon toimittajia tavataan ennen lopullisen tarjouspyynnön lähettämistä. Jotkut projektit tarvitsevat enemmän neuvottelua ja erilaisten ratkaisumallien arviointia, toiset vähemmän.

Tärkeimmät neuvottelut tapahtuvat ennenkuin lopullinen tarjouspyyntö on liikkeellä

Hyvin valmisteltu ja läpiviety kilpailutus ei tarvitse ylenpalttisesti pullansyöntiä viime metreillä. Toki niitä toimittajia pitää tavata ja heidän eri lähestymistavoistaan jutella, mutta se tapahtuu hyvässä kilpailutuksessa hyvin aikaisessa vaiheessa – joko ennen tarjouspyynnön kirjoittamisen aloittamista tai sitten ensimmäisen luonnoksen kirjoittamisen jälkeen.

Pullansyönti tarjouskierroksen loppumetreillä on enää pintahiontaa. Hyvässä kilpailutuksessa 2-3 parasta kandidaattia ovat kaikki loistavia valintoja, ja hyvän lopputuloksen saisi näistä kenen kanssa tahansa. On itse asiassa todella tyypillistä, että kun kilpailutamme projekteja vaikkapa Atrialle tai Metsolle, kaikki finaaleihin pääsevät kandidaatit ovat loistavia kandidaatteja. On tietysti kiva tavata tiimiä, ja saada tuntumaa henkilökemioihin, mutta mitenkään kriittisiä nämä tapaamiset eivät ole isossa kuvassa.

Älkää siis hyvät asiakkaat itkekö viime metrien tapaamisten perään. Tavatkaa toimittajia ennen lopullisen tarjouspyynnön lähettämistä – joko epävirallisesti teknisenä vuoropuheluna tai osana kilpailullisen neuvottelumenettelyn tapaamisia. Ja ennenkaikkea: ottakaa selvää markkinasta ennenkuin aloitatte virallisen prosessin.

Kun ymmärrätte mitä olette tekemässä, valitkaa kilpailutusmenetelmä ja tehkää hyvä tarjouspyyntö. Sillä tavalla löytyy hyvä kumppani ja syntyy hyvä lopputulos, niin julkisella kuin yksityisellä puolella.

PS. Sinua voisi kiinnostaa tulossa oleva ilmainen webinaarimme: Webin teknologiat ja digimarkkinoinnin työkalut 2024 – ja mikä sopii mihinkin tilanteeseen? (29.5.2024 klo 10:00). Ilmoittaudu webinaariin

Lue palveluistamme Pyydä tarjous

Perttu Tolvanen

KTM Perttu Tolvanen on digitaalisten palveluiden suunnittelun, arkkitehtuuriratkaisujen ja kumppanivalintojen asiantuntija. Perttu konsultoi asiakkaita hankkeiden valmistelussa ja vaatimusten määrittelyssä sekä tukee asiakkaita teknologia- ja toteuttajakumppaneiden valinnassa.

Pertulla on yli viidentoista vuoden kokemus erilaisista web-, extranet- ja intranet-projekteista mm. projektipäällikön, suunnittelijan ja konsultin rooleissa. Aiemmassa työhistoriassaan Perttu on toiminut tilaajana ja projektipäällikkönä suuressa mediayhtiössä, sisällönhallintajärjestelmien konsulttina isossa IT-alan yrityksessä sekä itsenäisenä, riippumattomana konsulttina omassa yrityksessään. Hän on myös tunnettu kouluttaja ja bloggaaja. Perttu on myös päätoimittaja web-aiheisessa Vierityspalkki.fi -blogissa.

Asiointipalvelut ja ekstranetit

Autamme digitaalisten asiointikanavien suunnittelussa, määrittelyssä ja kilpailutuksessa. Etsimme asiakasystävälliset itsepalveluratkaisut, virtaviivaiset asiointiprosessit ja kustannustehokkaat teknologiat asiointiin, jäsenpalveluihin ja ekstranettiin.

Lue palveluistamme

Pyydä tarjous

North Patrol auttaa onnistumaan

Meitä on kymmenen konsulttia, kaikki kokeneita suunnittelijoita tai teknologia-asiantuntijoita. Joka vuosi viemme läpi yli 50 projektia, joissa autamme hankkeensa eri vaiheissa olevia asiakkaitamme luomaan uusia digipalveluja ja tietojärjestelmiä. Asiakkaamme ovat olleet erittäin tyytyväisiä työhömme (arvosana 9,5/10), ja monet heistä palaavat asiakkaiksi yhä uudestaan.

Olemme apunasi, kun kaipaat puolueetonta näkemystä teknologiavalintoihin, kirkastusta palvelukonseptin ideaan, tarkennusta vaatimusten määrittelyyn, konkreettista tukea tarjouskilpailuun tai ohjausta toteutusprojektin läpivientiin.

Ota selvää firmastamme

Miten erotumme kilpailijoistamme?

  • Digipalveluiden suunnitteluun erikoistuminen

    Olemme erikoistuneet digipalveluiden laadukkaaseen suunnittelutyöhön ja vaatimusmäärittelyyn. Missiomme on auttaa asiakkaita onnistumaan hankkeissaan luomalla mahdollisimman hyvät lähtökohdat toteutusvaiheelle – oli sitten kyse ketterästä toteutuksesta omalla tiimillä tai kumppanin kanssa tehtävästä hankkeesta tai julkisesti kilpailutettavasta urakasta.

  • Emme myy koodausta emmekä lisenssejä

    Moni teknologiakonsultti suosittelee asiakkailleen teknisiä ratkaisuja, joita sama talo myös toteuttaa. Meillä tätä vinoumaa ei ole, koska meiltä ei voi ostaa koodausta tai lisenssejä eikä meillä ole riippuvuuksia teknologiatoimittajiin. Näkökulmamme ohjelmistomarkkinaan on laaja-alainen. Tavoitteena on aina löytää asiakkaalle parhaiten soveltuva ohjelmistoratkaisu, oli se sitten räätälöity ratkaisu, saas-palvelu, avoimen lähdekoodin alusta tai näiden yhdistelmä.

  • Tehokkuus, tavoitteellisuus ja tuloksellisuus

    Toimeksiannoillemme sovitaan aina konkreettinen lopputuotos, jonka avulla asiakas pääsee hankkeessaan eteenpäin. Hioutuneiden menetelmiemme ja kokeneiden konsulttiemme ansiosta pystymme tuottamaan sen tehokkaasti, yllättävän vähäisillä työmäärillä, ja rahallesi syntyy vastinetta.

Siirry takaisin sivun alkuun