Kilpailutusdokumentit ja kopioinnin vastustamaton houkutus

Julkishallinnon it-järjestelmien kilpailuttamisessa on yksi hyvin outo käytäntö, nimittäin toisten organisaatioiden hankintadokumenttien kopiointi omaan käyttöön. Moni jopa puhuu sen puolesta, että mallidokumentteja pitäisi olla jaossa enemmän. Toiset puhuvat jopa sen puolesta, että kilpailutuksissa käytetyt dokumentit jäisivät julkiseen jakoon kilpailutusten jälkeen.

Tässä toimintatavassa on yksi erittäin suuri ongelma, ja se on kilpailutusten laatu, joka tuntuu olevan sitä heikompi, mitä enemmän on otettu mallia muilta, tai mitä enemmän on jopa kopioitu suoraan dokumentit jostain toisesta hankinnasta.

North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.

Isoin syy heikkoon laatuun on se, että hyvä kilpailutus ei synny ”hyvillä mallidokumenteilla”, vaan hyvällä ajattelulla ja valmistelulla. Hyvä kilpailutus on aina persoonallinen, ja kertoo ostavasta organisaatiosta, sen ajattelutavasta, toimintatavoista – ja antaa realistisen, rikkaan kuvan siitä mitä ollaan tekemässä. Jos tässä onnistutaan, on kilpailutuksessa käytettävä menettely ja laatuarvioinnin tekniikka jopa jokseenkin toissijaista – ja monella eri mallilla voi saada hyvän kumppanin ja hyvän projektin ja hyvät lopputulokset.

Ja käänteisesti, jos kilpailutus on kopioitu suurimmaksi osin joltain toiselta organisaatiolta, ja ei heijasta kuin joiltain osin sitä, mitä ostava organisaatio haluaa tai miten organisaatio toimii, on seurauksena aivan varmasti sekava projekti – ja kuten monet meistä tietävät, sekavista projekteista ei tule hyviä lopputuloksia.

Kilpailutuksen valmistelussa tinkiminen johtaa sekavaan ja vaikeaan projektiin

Voi tietysti olla, että joillain alueilla suora dokumenttien kopiointi toimii, ehkä vessapaperin ostaminen ei ole kovin erilaista eri julkishallinnon organisaatioiden välillä, mutta tietojärjestelmien hankinnassa hyvin harva organisaatio pystyy kopioimaan juuri mitään toiselta organisaatiolta sellaisenaan. Jopa kahden pienen kunnan välillä voi olla merkittäviä eroja siinä, miten he haluavat tietojärjestelmiensä toimivan, ihan johtuen esimerkiksi erilaisista tietojärjestelmäympäristöistä, erilaisesta toimintakulttuurista tai erilaisesta asiakasprofiilista omassa kunnassa.

Kilpailutuksen laadussa tinkiminen, tai sen hoitaminen jopa täysin kopioimalla dokumentit jostain toisesta kilpailutuksesta, on varma tapa saada sekava ja ongelmallinen digiprojekti. Silti näin tapahtuu koko ajan.

Esimerkiksi erittäin moni julkishallinnon organisaatio kopioi North Patrolin kilpailutusten laatuarviointidokumentteja, usein jopa lähes 100% kopiona. Tätä juttua julkaistaessakin HILMA-palvelusta löytyy useita dokumentteja, joissa metatiedoissa on North Patrolin konsultin nimi, mutta North Patrol ei ole ollut missään tekemissä hankinnan kanssa.

Ahkeralla copy-pasteamisella ja kiireessä tehdyn kilpailutuksen tunnistaa yleensä seuraavista lajityypillisistä piirteistä:

  • vaatimusmäärittely puuttuu, tai dokumentti on hyvin sekava, sisältäen vaatimuksia, tavoitetilan kuvausta, nykytilan kuvausta ja kaikenlaisia sekavia teknisiä yksityiskohtia yhdessä isossa pötkössä
  • pahimmillaan vaatimukset on kopioitu suoraan toisesta projektista, eikä osa vaatimuksista selvästi sovi edes kyseiseen projektiin
  • vaatimuksia on useassa eri dokumentissa, esimerkiksi vaatimusmäärittelydokumentissa ja erillisessä excelissä, ja usein eri dokumenttien sisältämät vaatimukset voivat olla myös keskenään ristiriidassa
  • erilaisia dokumentteja on todella paljon, erilaisia liitteitä ja lisämateriaaleja on tusinan verran tai enemmän
  • tarjousten arviointiperusteet ovat sekavat, tai niitä ei ole kerrottu edes kokonaan
  • tarjouspyyntöpaketissa ei ole lainkaan ”hankinnan kuvaus” -tyyppistä päädokumenttia, joka tiivistäisi keskeiset toimittajille esitettävät vaatimukset (eli toimittajat joutuvat keräilemään vaatimukset esimerkiksi Cloudian lomakkeista)

Kaikki kohdat eivät tietysti toteudu aina, mutta esimerkiksi ristiriitaisten dokumenttien määrä on varsin hyvä indikaattori siihen, onko kilpailutus valmisteltu hyvin. Iso määrä erilaisia liitteitä, jotka sisältävät kaikki jotain vaatimuksia tai taustoittavat jotain hankinnan osa-aluetta, kertoo yleensä ”komiteavalmistelusta”, eli hommaa on ollut tekemässä iso porukka, joista kaikki ovat saaneet lisäillä omia dokumenttejaan pakettiin, eikä kenelläkään ole ollut punainen lanka hallussa.

Toinen hyvä indikaattori on vaatimusmäärittelyn laatu. Usein jo pintapuolisesti lukemalla vaatimusmäärittelyn voi päätellä, millä tavalla tuo dokumentti on tehty - onko se tasalaatuinen ja kattava, selkeästi kuvaten nykytilan ja uuden ratkaisun keskeiset vaatimukset - vai onko se dokumentti, jossa tuntuu olevan satunnaisia otsikoita hankinnan kohteeseen etäisesti liittyvistä asioista, ja vieläpä siten, että joidenkin otsikoiden alle on kirjoitettu sivun verran asiaa, kun taas joissakin on vain rivi tai pari. Tällainen kertoo yleensä siitä, että kirjoittajat eivät ole vaatimusmäärittelyn kirjoittamisen ammattilaisia, vaan todennäköisesti heidät on vain käsketty hommaan, eikä rahaa ulkopuolisen osaamisen palkkaamiseen ole annettu. Seurauksena on dokumentti, jota on moni eri ihminen kirjoittanut vähän, mutta kukaan ei ole vastannut dokumentin laadusta kokonaisuutena. Joskus kyse on myös siitä, että pohjaksi on kopioitu joku toisen hankinnan vaatimusmäärittely ja tätä on lähdetty muokkaamaan toivoen, että se jotenkin osuisi tähän uuteenkin hankintaan.

Vahva merkki kopioidusta kilpailutusmateriaalista on myös se, että osa materiaalista tuntuu erittäin laadukkaalta ja hyvin tehdyltä, ja osa taas kiireessä kasatulta. Tämä kertoo lähes poikkeuksetta siitä, että osa materiaalista on kopioitu suoraan jostain toisesta kilpailutusmateriaalista. Tämä lienee myös kaikkein yleisin ongelma huonoissa kilpailutuksissa tällä hetkellä. Esimerkiksi laatupisteytyksen malli voi olla kopioitu North Patrolilta, mutta vaatimusmäärittely on itse tehty sekava dokumentti. Tällaisissa tilanteissa tyypillistä on myös se, että esimerkiksi kopioidut laatupisteytyksen kysymykset eivät edes kohdistu hankinnan kohteeseen, tai kysymykset kohdistuvat asioihin, joita ei ole kuvattu vaatimusmäärittelyssä riittävällä laajuudella.

Kopiointi muiden materiaaleista kostautuu projektivaiheessa

Kilpailutusdokumentin kopiointi on vain täysin ajattelematonta hankintayksiköiden ja ostajien itsensä näkökulmasta. Kopioimalla syntyy vain vaikeita projekteja, joissa asiakkaan tiimillä ja toteuttajan tiimillä tulee olemaan suuria vaikeuksia päästä samalle sivulle siitä, mitä pitäisi saada aikaiseksi.

Täten on helppo sanoa, että kilpailutuksia kopioimalla toteuttavat hankintayksiköt kyllä tuntevat jossain vaiheessa nahoissaan sen, että kannattiko kilpailutuksen laadussa tinkiä (tai ainakin se projektiryhmä tuntee). Tietojärjestelmähankkeet ovat hyvinkin valmisteltuina ja kilpailutettuina vaikeita urakoita, joissa yllätyksiä riittää, joten jos itselleen vielä kaivaa sekavalla ja huonolla kilpailutuksella lisäkuoppaa, todennäköisesti tämän kyllä jossain kohtaa havaitsee.

Sekava ja vaikea projekti ei ole toimittajankaan intressissä

Toimittajien kannalta tällaisten kilpailutusten kautta syntyvät asiakkuudet voivat myös olla hyvin ongelmallisia, erityisesti jos ostetaan jonkinlaista projektia, jossa toimittaja joutuu sitoutumaan jonkinlaisiin työmääräarvioihin. On hyvin tyypillistä, että jos kilpailutus on tehty nopeasti, ei asiakkaan tiimi ole sitoutunut lainkaan siihen kokonaisuuteen ja projektiin, jota tarjoamalla toimittaja on urakan voittanut. Edessä voi olla pahimmillaan jopa satojen muutospyyntöjen prosessi, jonka edetessä kaikilta katoaa käsitys siitä, mitä alussa sovittiin, mitä matkalla sovittiin, ja heijastaako lopputulos lainkaan sitä mistä on eri vaiheissa puhuttu. Tällaisissa tilanteissa saatetaan päätyä jopa käräjille, jos välit vielä tulehtuvat vaikean prosessin seurauksena.

Toimittajien kannattaakin tarkkaan harkita, että lähtevätkö tarjoamaan edes tällaisiin kilpailutuksiin, joissa dokumenttipaketti on selvästi keskenään ristiriitainen, kasattu kopioimalla sieltä sun täältä, eikä tavoiteltava lopputulos ole kuvattu erityisen selvästi.

Kopioidut materiaalit ohjaavat aina hankintaa johonkin suuntaan – mutta mihin?

Tyypillisimpiä tällaisten heikkojen kilpailutusten aiheuttamia ongelmia ovat hankkeen laajuuteen ja lopputuloksiin liittyvät väärinkäsitykset. Jos keskikokoinen kaupunki esimerkiksi kopioi kilpailutusmateriaalin joltain isolta kaupungilta, on hyvin todennäköistä, että myös tuo keskikokoinen kaupunki saa erittäin suuria tarjouksia kisaansa, koska ison kaupungin kilpailutuksessa on aivan varmasti paljon yksittäisiä (ehkä pieniäkin) vaatimuksia ja menetelmällisiä toivomuksia, jotka nostavat tarjousten hintaa merkittävästi. Myös kilpailutusmenettely on todennäköisesti raskaampi kuin monella pienemmällä kaupungilla, ja tämä jo ohjaa tarjoajia tarjoamaan isompia hintalappuja, kuin jos materiaali olisi tehty selkeämmin tuon pienemmän kaupungin tilannetta kuvaamaan.

Joskus tilanne voi taas olla toisinpäin, kun keskikokoinen organisaatio kopioi pienen organisaation yksinkertaisen kilpailutuksen, ilahtuu mukavan pienestä hintalapusta ja sen jälkeen ajautuu valtavan sekavaan ja vaikeaan projektiin, kun toteutusvaiheessa kohdataankin kaikki ne erikoisuudet joita astetta isommalla organisaatiolla onkin.

Kilpailutusmateriaalien kopiointi on siis yksinkertaisesti vaarallista, koska silloin joku toinen on jossain toisaalla päättänyt, millainen projekti ja lopputulos syntyy – eikä kopioinnin tehneellä organisaatiolla ole välttämättä edes tietoa siitä, millaiseen tulokseen tietynlainen kilpailutuspaketti ohjaa.

Kilpailutus voi onnistua kopioimalla, projekti ei koskaan

Valitettavasti kopiointi voi olla kaikkein houkuttelevinta juuri hankinta-asiantuntijoiden näkökulmasta, koska esimerkiksi North Patrolin käyttämät kilpailutusmallit ovat varsin koeteltuja, eivätkä toimittajat yleensä näitä riitauta. Täten jos mittaa onnistumista vain sillä, päätyykö markkinaoikeuteen, tai sillä montako tarjousta saa, voi kopiointi olla hyvin houkuttelevaa.

Hankinta-asiantuntijathan eivät yleensä ajattele sitä, millainen projekti kilpailutuksen jälkeen toteutuu, tai syntyykö sen projektin seurauksena sellainen tietojärjestelmä, minkä organisaatio tarvitsee – he ajattelevat ainoastaan kilpailutusprosessin onnistumista. Ja kilpailutusprosessihan voi onnistua, ja silti itse tietojärjestelmähankinta kokonaisuutena voi olla erittäin epäonnistunut.

Investoimalla valmisteluun, investoit onnistumiseen

Kannattaa siis investoida hyvän kilpailutusmateriaalin tuotantoon ja hyvän, itselle sopivan kilpailutusmenettelyn ja -tekniikan valintaan. Ja se mitä ”hyvä” tässä tarkoittaa, on oman organisaation näköistä materiaalia, jossa kuvataan juuri oman organisaation kannalta keskeiset tavoitteet ja vaatimukset - ne oudot ja erikoisetkin. Mitä paremmin tarjoajat ymmärtävät millainen organisaatio on kyseessä, mikä on juuri tässä projektissa erityistä, sitä paremmin he osaavat vastata tarjouspyyntöön - ja sitä parempi projekti ja parempi lopputulos syntyy.

Lue palveluistamme Pyydä tarjous

PS. Sinua voisi kiinnostaa tulossa oleva ilmainen webinaarimme: B2B-verkkokauppojen eri mallit ja menestystekijät (13.3.2024 klo 10:00). Ilmoittaudu webinaariin

Perttu Tolvanen

KTM Perttu Tolvanen on digitaalisten palveluiden suunnittelun, arkkitehtuuriratkaisujen ja kumppanivalintojen asiantuntija. Perttu konsultoi asiakkaita hankkeiden valmistelussa ja vaatimusten määrittelyssä sekä tukee asiakkaita teknologia- ja toteuttajakumppaneiden valinnassa.

Pertulla on yli viidentoista vuoden kokemus erilaisista web-, extranet- ja intranet-projekteista mm. projektipäällikön, suunnittelijan ja konsultin rooleissa. Aiemmassa työhistoriassaan Perttu on toiminut tilaajana ja projektipäällikkönä suuressa mediayhtiössä, sisällönhallintajärjestelmien konsulttina isossa IT-alan yrityksessä sekä itsenäisenä, riippumattomana konsulttina omassa yrityksessään. Hän on myös tunnettu kouluttaja ja bloggaaja. Perttu on myös päätoimittaja web-aiheisessa Vierityspalkki.fi -blogissa.

Asiointipalvelut ja ekstranetit

Autamme digitaalisten asiointikanavien suunnittelussa, määrittelyssä ja kilpailutuksessa. Etsimme asiakasystävälliset itsepalveluratkaisut, virtaviivaiset asiointiprosessit ja kustannustehokkaat teknologiat asiointiin, jäsenpalveluihin ja ekstranettiin.

Lue palveluistamme

Pyydä tarjous

North Patrol lyhyesti

Meitä on kymmenen konsulttia, kaikki kokeneita suunnittelijoita tai teknologia-asiantuntijoita. Vuosittain meillä suunnitellaan ja valmistellaan yli 50 erilaista digipalvelu-uudistusta ja tietojärjestelmähanketta. Asiakkaamme ovat olleet erittäin tyytyväisiä työhömme (arvosana 9,5/10), ja monet heistä palaavat asiakkaiksi yhä uudestaan.

Lue lisää meistä

Miten erotumme kilpailijoistamme?

  • Digipalveluiden suunnitteluun erikoistuminen

    Olemme erikoistuneet digipalveluiden laadukkaaseen suunnittelutyöhön ja vaatimusmäärittelyyn. Missiomme on auttaa asiakkaita onnistumaan hankkeissaan luomalla mahdollisimman hyvät lähtökohdat toteutusvaiheelle – oli sitten kyse ketterästä toteutuksesta omalla tiimillä tai kumppanin kanssa tehtävästä hankkeesta tai julkisesti kilpailutettavasta urakasta.

  • Emme myy koodausta emmekä lisenssejä

    Moni teknologiakonsultti suosittelee asiakkailleen teknisiä ratkaisuja, joita sama talo myös toteuttaa. Meillä tätä vinoumaa ei ole, koska meiltä ei voi ostaa koodausta tai lisenssejä eikä meillä ole riippuvuuksia teknologiatoimittajiin. Näkökulmamme ohjelmistomarkkinaan on laaja-alainen. Tavoitteena on aina löytää asiakkaalle parhaiten soveltuva ohjelmistoratkaisu, oli se sitten räätälöity ratkaisu, saas-palvelu, avoimen lähdekoodin alusta tai näiden yhdistelmä.

  • Realistisuus ja kaukonäköisyys

    Suunnittelemme digipalveluiden palvelukonsepteja, toteutustapoja ja arkkitehtuureja, jotka kestävät aikaa ja jatkokehittämistä. Me painotamme ratkaisujen toteutuskelpoisuutta, hyvien kumppaniehdokkaiden löytymistä ja kustannusten ennustettavuutta.

Siirry takaisin sivun alkuun