10 toivetta tarjouspyynnön laatijalle

Otathan huomioon, että tämä artikkeli on yli 9 vuotta vanha, joten sisältö ja linkit eivät ole välttämättä ihan ajan tasalla. Tuoreempana lukemisena sinua voisi kiinnostaa vaikkapa jokin näistä artikkeleista:

Kun HILMA-järjestelmään ilmestyy uusi tarjouspyyntö verkkopalvelun toteuttamisprojektista, käynnistyy kymmenissä suomalaisissa IT-taloissa tohina: tarjouspyyntöä tankataan ja tulkitaan, oman tarjooman soveltuvuutta tarkoitukseen puntaroidaan, kisassa menestymisen mahdollisuuksia arvioidaan ja henkilöresurssien saatavuus niin tarjouksen laatimiseen kuin projektin toteutukseenkin kartoitetaan. Tarjouspyyntö on kulkenut jo monen silmäparin läpi ennen kuin tehdään harkittu päätös siitä, tarjotaanko vai ei.

North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.

2.11.2015

Virpi Blom

Kun tarjousta ryhdytään laatimaan, sen tuottamiseen osallistuu ryhmä eri osa-alueiden osaajia, jotka hahmottelevat, suunnittelevat, harkitsevat, neuvottelevat, keräävät tietoa, kirjoittavat, muokkaavat, koostavat, koordinoivat ja kirjoittavat taas lisää. Kun tarjouspyynnön kohteesta laaditaan tarjous, ratkaisun kuvaus, alustava projektisuunnitelma ja kustannusarvio, on toteutusprojekti jo puoliksi suunniteltu.

Kun tavanomaisen markkinointiviestinnällisen verkkopalvelun toteutusprojektista tehdään tarjousta, saattaa siihen keskimäärin käyttää viisi ihmistä kolmen päivän verran aikaansa. Kun tämä kertautuu vaikkapa 15 eri yrityksessä, on tuohon ostettavaan noin 100 henkilötyöpäivän projektiin käytetty suomalaisyrityksissä jo reilu 200 päivää asiantuntijoiden aikaa, josta yrityksillä ei ole mahdollisuutta laskuttaa. Ja kilpailutuksen kohteena olevan laskutettavan työn saa lopulta liiketoimintansa hyödyksi noista yrityksistä vain yksi.

Vaikka myyntityön kulut ja kustannukset kuuluvat rakenteellisesti yritystoimintaan, ei kai ole kenenkään etujen mukaista paisuttaa itsetarkoituksellisesti sen työn määrää, jonka verkkopalvelutoimittajat joutuvat tekemään tarjousten eteen?

Julkisessa kilpailutuksessa tarjouspyynnössä voi pyytää mitä vain, ja tarjoajien on vastattava pyyntöön mukisematta, mikäli haluavat projektin itselleen. Etenkin nykyisessä taloustilanteessa on harvoilla toimittajilla varaa nirsoilla tarjouspyyntöjen suhteen.

Jos tarjouspyynnössä pyytää tarjoajia esittämään satasivuisen esseen heidän ehdotuksensa ylivertaisuudesta käyttötarkoitukseen nähden, useampi tarjoaja epäilemättä tuottaa sellaisen dokumentin. Mutta onko tällainen tarjoajien simputtaminen mitenkään perusteltua?

Yksi huolimattomasti laadittu virke tarjouspyynnössä saattaa teettää tarjoaville yrityksille suuren määrän turhaa työtä. Vaikka mielessäsi ei olisikaan suorastaan ”kansantaloudellinen etu” turhan työn välttämisestä, niin tarjouspyyntöä laatiessa voisi ajatella ainakin sitä, että tarjouskilpailuun tulee todennäköisesti monipuolisempia ja laadukkaampia tarjouksia harkintakykyisimmiltä tarjoajilta, mikäli tarjouksien tekoa varten vaadittu työ on mitoitettu järkevästi.

(Jos tarkoituksesi on rajata luettavaksi tulevien tarjousten määrää tai punnita tarjoajien ”nälkäisyyttä” ja halukkuutta projektin toteutukseen teettämällä heillä kohtuuttomasti töitä, on tämä tietysti oma kavala strateginen valintasi, johon olet oikeutettu. Mutta siihen tarkoitukseen voisi löytyä perustellumpiakin tapoja.)

Verkkopalveluprojekteja tarjoavat yritykset arvostaisivat ainakin näitä periaatteita tarjouspyynnön laatijoilta:

1. Käynnistä kilpailutus harkiten

Kaikkein masentavin lopputulos julkisesta kilpailutuksesta on se, että hankinta keskeytetään tai perutaan: saaduista tarjouksista ei valita yhtäkään, ja kaikkien tarjoajien työ on mennyt hukkaan. Tyypillisimpiä syitä hankinnan keskeytykselle lienevät projektin ”yllättävän suuret” kustannukset, ehdotettujen teknologioiden ”vääränlaisuus” tai ”vasta nyt keksityt ideat” hankinnan kohteelle. Mitään näistä yllätyksistä ei pitäisi tulla vastaan, mikäli hankinnan suunnittelun taustatyöt on tehty kunnolla.

2. Tiedä mitä haluat ja sano se ääneen

Mikäli tarjouspyyntö on hyvin ympäripyöreä ja epämääräinen, joutuvat tarjoajat tekemään tuplasti työtä tulkitessaan sitä, voisiko jokin muotoilu tarkoittaa tuota vaiko tätä. Mitä paremmin vaatimukset on määritelty, sen selkeämmin tarjoaja pystyy suunnittelemaan, miten vaatimukseen vastataan. Jos verkkopalvelun ominaisuuksia ja toiminnallisuuksia ei pystytä määrittelemään, kerro se, mihin käyttötarpeeseen ratkaisu pitää keksiä. Ja jos jonkin ominaisuuden suhteen ei ole vaatimuksia, voi senkin lausua ääneen, että ominaisuuden voi toteuttaa tarjoajan parhaaksi katsomalla ratkaisulla.

3. Tarkista vaatimiesi selvitysten tarpeellisuus

Kilpailutusta suunnitellessa tulee helposti mieleen kaikenlaista, josta ”olisi kiva kuulla toimittajien näkemys”. Tällaisia voivat olla ties mitkä yrityksen historiikit, näkemykset toimialan tulevaisuudesta tai teknisen kehityksen tulevaisuusvisiot, joita tarjouksiin pyydetään liittämään. Useinkaan niitä ei käytetä tarjousvertailuun eikä hankintayksikkö oikein keksi, mihin tarjousten mukana toimitettuja esseitä hyödyntäisi – paitsi johonkin fiilistelyyn ja oman uskon vahvistukseen. Jos et osaa muotoilla itsellesi sitä, mihin käytät vaatimaasi selvitystä, ja kuinka niitä vertailet, älä pyydä sitä.

4. Älä vaadi todistuksia liitteeksi

Julkisilta ostoilta edellytetään, että palveluntarjoaja on hoitanut lakisääteiset velvoitteensa. Tämän todistamiseksi kymmenet tarjoajayritykset pyörittävät rumbaa ajantasaisten todistuskuponkien hankkimiseksi verottajalta ja yritysrekisteristä, ja tällä työllistävällä vaikutuksella ei varsinaisesti ehkäistä kestävyysvajetta. Suosituksena on se, että todistukset tarkastetaan vasta voittajalta, ja tarjoukseen sisältyy vain tarjoavan yrityksen vakuutus siitä, että esitetyt vaatimukset täyttyvät.

5. Miksi et antaisi yleiskuvaa kustannushaarukasta?

Tarjouspyynnössä vaadittujen ominaisuuksien pohjalta voidaan tyypillisesti rakentaa joko Mersu tai Lada – tarjoaja koettaa löytää jotain vihiä siitä, millaiset kustannukset mahtuisivat tilaajan budjettiin. Tarjouspyynnössä esitetty odotus projektin kustannushaarukasta auttaa ehdokkaita mitoittamaan tarjoustaan oikeaan suuntaan; ja silti tarjoamaan tuon haarukan sisällä mahdollisimman hyvää laatua mahdollisimman kilpailukykyiseen hintaan.

Erityisesti jos hankintaa rajoittaa jokin hankintalain kynnysarvo, väännä se rautalangasta.

6. Älä pyydä hintaa sellaiselle, mitä ei voida hinnoitella

Kilpailutusvaiheessa ei tietenkään vielä ole olemassa tarkkaa speksiä koko palvelusta, sen kaikista ominaisuuksista ja liittymistä muihin järjestelmiin, mutta projektin työmäärien ja kustannusten arvioimiseksi tarjoajat tarvitsevat riittävät tiedot toteutettavasta kokonaisuudesta. Mieleesi tulee epäilemättä joitakin ideoita toimintotyypeistä, joita ”voisi myös olla ihan kiva saada”. Tarjouspyynnössä ei kuitenkaan voi pyytää kilpailutuksessa vertailtavaa kustannusarviota sellaiselle ominaisuudelle, jota ei ole riittävästi määritelty tai kuvattu. Se vertautuu räätälille esitettyyn kysymykseen: ”Paljonko maksaisi vihreän vaatteen valmistaminen?”

7. Vertaile referenssiprojektien sisältöä, älä lopputulosten laatua

Jos surffailet tarjoajan esittämien referenssitoteutuksien www-sivuilla, päädyt väkisinkin muodostamaan niistä käsitystä värimaailman, muotokielen, käyttökokemuksen, tuotetun sisällön ja toimintalogiikan perusteella aivan omien mieltymystesi mukaan. Kannattaa muistaa, että näkemäsi palvelun visuaalisen ilmeen, käytettävyysperiaatteiden, toimintalogiikan ja sisällöntuotannon mielestäsi ”hyvä” tai ”huono” laatu on mahdollisesti syntynyt täysin riippumatta tarjoavasta yrityksestä: asiakkaan toiveesta, kolmannen osapuolen vaatimuksesta, historiallisesta syystä tms. Referenssitoteutusten asettaminen johonkin subjektiiviseen miellyttävyysjärjestykseen ei auta sinua toimittajaehdokkaiden lupaavuuden vertailussa. Sen sijaan kannattaa vaatia referenssiprojekteja tietynlaisten ongelmien ratkaisemisesta, tietynlaisten palvelujen rakentamisesta, tietynlaisten toiminnallisuuksien suunnittelusta.

8. Älä pyydä layout-ehdotusta tarjouksessa

Verkkopalvelun sisältöelementtien ja niiden visuaalisen ulkoasun suunnittelu on lukuisten työpäivien homma, joten pyytämällä ”alustavia ehdotuksia visuaalisesta ilmeestä” teetät valtavan määrän ilmaista työtä. Ja lopulta kuitenkin näistä ehdotuksista tulee arvioitua parhaaksi se graafikko, joka sattui arvaamaan oikein lempivärisi, typografiset mieltymyksesi ja sen, tykkäätkö pyöreistä vai kulmikkaista muodoista, piirroskuvista vai valokuvista, runsaudesta vai pelkistyksestä. Hyvä graafikko suunnittelee palvelullesi juuri sellaisen ulkoasun kuin haluat, mutta vasta sen jälkeen, kun on saanut kunnollisen briiffauksen. Jokin yksittäinen tarjoukseen liitetty arvaus ei anna kuvaa graafikon taidoista.

9. Salli tarjousten jättäminen sähköpostitse

Tarjousten vaatiminen ”kirjallisesti kolmena kappaleena ja muistitikulla” on historiallinen jäänne, josta syntyy kottikärryllinen turhaa paperiroskaa. Digitaalisia palveluja on syytä ostaa digitaalisten tarjousten perusteella. Niillä on allekirjoittaja, vaikka jotain kynällä vetäistyä harakanvarvasta ei tiedostossa olisikaan, ja tarvittavat aikaleimat tarjousten vastaanottamisen ajankohdasta löytyvät myös sähköpostitse jätetyistä tarjouksista.

10. Ajoita kysymisen mahdollisuus oikein

Tarjouspyyntöä on vaikeaa laatia niin aukottomaksi, ettei siitä heräisi jotain kysyttävää ja tarkennettavaa. Anna siis tarjoajille mahdollisuus esittää tarkentavia kysymyksiä. Toisinaan tarjoajan kysymys voi olla niin kriittisessä vaa’ankieliasemassa, että tarjouksen laatiminen ei pysty edistymään lainkaan ennen vastauksen saamista. Tästä syystä tarjoamasi vastaus on armottomasti myöhässä, jos sen saa vasta viikkoa ennen tarjousten deadlinea. Ajoita siis kysymyksiin vastaaminen tarjousajan alkupäähän. Mutta esitettävien kysymysten määräaikaa ennen on tarjoajilla syytä olla riittävästi aikaa (esim. viikko) tutustua kunnolla tarjoukseen, jotta kysyttäviin asioihin ehditään törmätä.

Nämä vienot toiveet ovat tarjoajien turhan työn välttämiseksi, mutta oman kilpailutusprosessinsa menestyksen takaamiseksi tulee tarjouspyynnön laatijan kiinnittää huomiota esittämiinsä vaatimuksiin, selvityspyyntöihin ja vertailukriteereihin.

Kaipaatko apua hyvän tarjouspyynnön laatimiseen? » Ota yhteyttä!

PS. Sinua voisi kiinnostaa tulossa oleva ilmainen webinaarimme: Webin teknologiat ja digimarkkinoinnin työkalut 2024 – ja mikä sopii mihinkin tilanteeseen? (29.5.2024 klo 10:00). Ilmoittaudu webinaariin

Lue palveluistamme Pyydä tarjous

Virpi Blom

FM Virpi Blom on verkkopalvelustrategioiden, käyttökokemuksen ja palvelukonseptien asiantuntija. Virpi konsultoi asiakkaitaan strategisten linjausten, konseptoinnin, määrittelyn ja suunnittelun kysymyksissä. Hänen erityisosaamistaan on verkkopalvelujen hyötyodotusten kirkastaminen, positiivisen käyttäjäkokemuksen varmistaminen sekä hankittavien ratkaisujen konseptointi ja määrittely siten, että niin loppukäyttäjien kuin ylläpitäjienkin tarpeet täyttyvät.

Virpin 25-vuotinen kokemus verkkopalvelujen suunnittelusta sisältää satojen internet-, intranet- ja extranet-palvelujen määrittelyä, suunnittelua, toteutusta, käytettävyystestausta ja kehittämistä. Aiemmissa työpaikoissaan hän on mm. toiminut johtavana konsulttina, konsultoinut verkkopalvelujen suunnittelua ja toteutusta lukuisissa eri rooleissa ja vetänyt User Experience -tiimiä.

Tietosivustot

Autamme laajojen tietosivustojen suunnittelussa, määrittelyssä ja kilpailuttamisessa. Muotoilemme konseptin, tietorakenteet, käyttökokemuksen ja toiminnot hyötypalveluksi, jota on miellyttävä käyttää, helppoa ylläpitää ja kustannustehokasta kehittää koko elinkaarensa ajan.

Lue palveluistamme

Pyydä tarjous

North Patrol auttaa onnistumaan

Meitä on kymmenen konsulttia, kaikki kokeneita suunnittelijoita tai teknologia-asiantuntijoita. Joka vuosi viemme läpi yli 50 projektia, joissa autamme hankkeensa eri vaiheissa olevia asiakkaitamme luomaan uusia digipalveluja ja tietojärjestelmiä. Asiakkaamme ovat olleet erittäin tyytyväisiä työhömme (arvosana 9,5/10), ja monet heistä palaavat asiakkaiksi yhä uudestaan.

Olemme apunasi, kun kaipaat puolueetonta näkemystä teknologiavalintoihin, kirkastusta palvelukonseptin ideaan, tarkennusta vaatimusten määrittelyyn, konkreettista tukea tarjouskilpailuun tai ohjausta toteutusprojektin läpivientiin.

Ota selvää firmastamme

Miten erotumme kilpailijoistamme?

  • Digipalveluiden suunnitteluun erikoistuminen

    Olemme erikoistuneet digipalveluiden laadukkaaseen suunnittelutyöhön ja vaatimusmäärittelyyn. Missiomme on auttaa asiakkaita onnistumaan hankkeissaan luomalla mahdollisimman hyvät lähtökohdat toteutusvaiheelle – oli sitten kyse ketterästä toteutuksesta omalla tiimillä tai kumppanin kanssa tehtävästä hankkeesta tai julkisesti kilpailutettavasta urakasta.

  • Emme myy koodausta emmekä lisenssejä

    Moni teknologiakonsultti suosittelee asiakkailleen teknisiä ratkaisuja, joita sama talo myös toteuttaa. Meillä tätä vinoumaa ei ole, koska meiltä ei voi ostaa koodausta tai lisenssejä eikä meillä ole riippuvuuksia teknologiatoimittajiin. Näkökulmamme ohjelmistomarkkinaan on laaja-alainen. Tavoitteena on aina löytää asiakkaalle parhaiten soveltuva ohjelmistoratkaisu, oli se sitten räätälöity ratkaisu, saas-palvelu, avoimen lähdekoodin alusta tai näiden yhdistelmä.

  • Tehokkuus, tavoitteellisuus ja tuloksellisuus

    Toimeksiannoillemme sovitaan aina konkreettinen lopputuotos, jonka avulla asiakas pääsee hankkeessaan eteenpäin. Hioutuneiden menetelmiemme ja kokeneiden konsulttiemme ansiosta pystymme tuottamaan sen tehokkaasti, yllättävän vähäisillä työmäärillä, ja rahallesi syntyy vastinetta.

Siirry takaisin sivun alkuun