Erilaiset yhteisölliset ja vuorovaikutukselliset toiminnallisuudet ovat jo monien intranetien vakiotavaraa. Juuri julkaistun Intranet-palvelut Suomessa 2014 -selvityksemme tulosten mukaan niiden merkityksen kasvu jatkuu edelleen vakaana. Selvitykseemme vastanneet näkevät esimerkiksi, että sisällön kommentointi ja tykkääminen, itsestään kertominen henkilöprofiilissa, keskusteleminen sekä oman asiantuntijuuden jakaminen ovat elementtejä, joiden merkitys heidän intraneteissä kasvaa.
North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.
Seuraavan vuoden aikana sosiaalinen intranet nousee uudelle tasolle
Sosiaalisen intranetin alkuaikoina yhteisöllisyyden ja vuorovaikutuksen elementit ovat olleet aika irrallisia ja päälleliimattuja toiminnallisuuksia. Esimerkiksi uutisartikkeleihin lisättiin kommentointikenttä, jolloin omaa intraa voitiin tituleerata ’sosiaaliseksi’. Sosiaalisen intranetin uusi taso tarkoittaa sitä, että yhteisölliset mahdollisuudet ovat läsnä kaikkialla intrassa, kaikissa intran ominaisuuksissa. Aivan kuten kasvavassa määrin kaikissa muissakin tietojärjestelmissä.
’Uuden tason sosiaalisessa intrassa’ kaikki tekeminen ilmenee sosiaalisena toimintana ja oma kuva ja nimi on näkyvillä kaikessa, esim. julkaistessasi asiantuntija-artikkeleita, ryhmätyöskentelyssä, keskusteluissa jne.
Sosiaalisen intranetin uutta tasoa ilmentää se, että introista ei enää passiivisesti ’etsitä’ tai ’katsota’, vaan intrassa ’tehdään’, ’jaetaan’ ja ’viestitään’.
Avoimuus vyöryy myös pankin ja kaupan aloille
Selvityksemme mukaan sosiaalisten osallistumistapojen merkityksen kasvuun intraneteissä uskovat muihin toimialoihin verrattuna eniten pankki-, rahoitus- ja vakuutustoimialan sekä palvelujen ja kaupan vastaajat.
Kaikki tai lähes kaikki pankkitoimialan vastaajat uskovat intranetin ryhmätyötilojen avoimuuden sekä intranetin sosiaalisuuden kuten vapaamuotoisen keskustelun, sisällön tykkäämisen, kysymysten esittämisen ja oman sisällön julkaisemisen merkityksen kasvuun.
Ehkäpä avoimuuden periaatteet organisaation sisäisessä toiminnassa ovat juurtumassa myös tiukasti säädellylle pankkialalle?
Intranet on toiminnan ohjauksen väline, sosiaalinen sellainen
Selvityksemme mukaan intranetejä hyödynnetään tulevaisuudessa kasvavassa määrin organisaation toiminnan ohjaamisessa ja johtamisessa. Intranetin hyödyntäminen johdon ja työntekijöiden välisenä kohtaamispaikkana on kasvussa. Esimerkiksi:
- Intranetiä hyödynnetään aloite- ja ideointikanavana, jolla johto voi kuulostella organisaation tilaa. Tämä on jo aika tuttua kauraa ja monilla käytössä oleva väline.
- Intraneteissä ei vain julkaista päätöksiä, vaan johto myös perustelee ja kertoo niiden taustoja omilla nimillään ja naamoillaan. Intranet on myös paikka, jossa valmisteilla olevia asioita voi altistaa keskustelulle.
- Erityisessä kasvussa on intranetien hyödyntäminen työntekijöiden kannustamiseen ja kiittämiseen. Kolme neljästä selvitykseemme osallistuneesta uskoo molempien kasvuun. ”Tänä vuonna uudistettavaan intraamme tulee paljon pieniä keveitä kannustamisen ja kiittämisen elementtejä.”, eräs selvitykseemme osallistunut palvelujen ja kaupan alaa edustaja kommentoi.
- Myös vertaistuki työntekijöiden kesken on merkittävä nouseva trendi, uskoo kolme neljästä vastaajasta. Intranetissa voi esittää työhön liittyvän kysymyksen ja saada siihen vastauksen kollegaltaan.
Näiden ominaisuuksien hyödyntämisen kasvu on merkittävintä pankki-, rahoitus- ja vakuutustoimialoilla sekä palveluissa ja kaupassa.
Introista on tulossa entistä sosiaalisempia myös johtamisen ja toiminnanohjauksen näkökulmasta.
Asiakkailta saatua palautetta julkaistaan tällä hetkellä selvityksemme mukaan vain neljäosassa introja (25 % kysymykseen vastanneista), mutta sen merkityksen kasvuun uskoo yli puolet vastaajistamme erityisesti pankki-, rahoitus- ja vakuutustoimialalla, mutta myös teollisuuden ja rakentamisen, sekä palveluiden ja kaupan alalla. Käytännön hyvä esimerkki on some-presenssiinsä panostanut Finnair, joka tuo asiakkaidensa äänen intranetiinsä yksinkertaisesti näyttämällä kaikki hashtagin #finnair sisältävät Twitter-viestit intransa etusivulla.
Intrassa vuoropuheluun törmäytetään johdon, esimiesten, työntekijöiden lisäksi mutta yhä enenevässä määrin – vaikkakin välillisesti – myös asiakkaiden mielipiteet ja ideat.
Mobiilisti jakaminen mullistaa ”kentällä” työskentelevien arjen
Selvityksemme mukaan vain alle puolella (46 % kysymykseen vastanneista) on mahdollista, että jokainen käyttäjä voi julkaista omaa sisältöä intranetissä esim. blogia tai asiantuntija-artikkeleita. Se on kuitenkin vahvassa kasvussa – jälleen palvelujen ja kaupan sekä pankki-, rahoitus- ja vakuutustoimialalla, joiden vastaajista lähes kaikki ennustavat asiantuntijuuden jakamisen merkityksen kasvua. Monissa introissa jakamista ei kuitenkaan aivan vielä voi tehdä mobiilisti.
Tiedon ja kuvien jakaminen intranetissä tuo organisaation hiljaista tietoa näkyväksi ja kasvattaa sen yhteistä tieto- ja osaamispääomaa. Tällä hetkellä vasta lähinnä tietotyöläisiä koskettava trendi leviää myös kaupan, palveluiden ja rakentamisen aloille, normaaliksi toimintamalliksi.
Osaamisen jakamisen juurtuminen osaksi organisaation luontevaa toimintaa vaatii matalaa julkaisukynnystä ja julkaisemisen helppoutta. Kehityksen pitää saada tukea siitä, että intranet-palveluihin pitää päästä osallistumaan myös mobiililaitteilla, kuten älypuhelimilla. ’Uuden tason sosiaalinen intranet’ on käytettävissä myös älypuhelimilla. Tällä hetkellä vain kahta viidestä intranetistä voi käyttää mobiililaitteella, mutta mobiiliyhteyksiä aikoo kehittää lähivuosina lähes puolet selvitykseemme vastanneista, erityisesti yksityiseltä sektorilta.
Älypuhelinten käytön kasvu ja introjen mobiilituki mullistaa sellaisten henkilöstöryhmien intranet-käytön, jotka eivät tee töitä tietokoneen ääressä. Intranet on kohta kaikkien lastenhoitajien, kadunrakentajien ja kaupan myyjien taskuissa.
Uuden tason sosiaalisessa intrassa palvelussa jaettavan sisällön ei tarvitse olla loppuunastiviilattu kirjallinen tuotos. Jakaa voi kuvan tai fiiliksen, idean tai vinkin, aivan kuten teemme vapaa-ajallammekin.
Nyt vapaa-ajalla käyttämiemme sosiaalisen median palveluiden, esim. kuvapalveluiden, jako-ominaisuudet tulevat varmasti luonnollisiksi osiksi intranetejä seuraavien vuosien aikana.
Esimerkiksi Whole Foods -ruokakauppaketju käyttää sisäisessä tiedonjakamisessa Instagram-tyyppistä FoKo-kuvanjakoapplikaatiota. FoKolla voidaan jakaa nopeasti ja helposti yrityksen sisäisesti vaikkapa vinkkejä onnistuneista esillepanoista muille ketjun liikkeille.
Intranet-palvelut Suomessa 2014 -selvityksen mukaan
TOP-10 Sosiaaliset ominaisuudet intraneteissä
Kyselyssä tutkituista 40 sisällöstä ja ominaisuudesta seuraavat ovat intranetien tyypillisimpiä sosiaalisia ominaisuuksia.
| % kysymykseen vastanneista | % kyselyyn vastanneista (n=113) | |
| Yksiköiden/tiimien työtilat | 89 % | 56 % |
| Työ-/projektiryhmien työtilat | 86 % | 54 % |
| Kommentointi | 76 % | 63 % |
| Kuva käyttäjistä | 72 % | 60 % |
| Dokumenttien työstö työtiloissa | 72 % | 45 % |
| Kirpputori | 70 % | 63 % |
| Vapaamuotoinen keskustelu | 64 % | 53 % |
| Henkilöprofiilit | 60 % | 50 % |
| Aloitteet ja ideointi | 59 % | 46 % |
| Julkaisuoikeus kaikilla (esim. ilmoitukset) | 59 % | 50 % |
TOP-10 Nousevat sosiaaliset ominaisuudet intraneteissä
Vastaajat arvioivat seuraavien sosiaalisten ominaisuuksien merkityksen kasvun suurimmaksi lähitulevaisuudessa (vaihteluväli: -1,00 = kaikki vastaajat arvioivat merkityksen laskevan; +1,00 = kaikki vastaajat arvioivat merkityksen kasvavan).
| Merkityksen kehittyminen | |
| Kannustaminen ja kiittäminen | 0,75 |
| Kysymykset ja vastaukset | 0,75 |
| Kommentointi | 0,70 |
| Aloitteet ja ideointi | 0,65 |
| Dokumenttien työstö työtiloissa | 0,64 |
| Omat blogit | 0,63 |
| Henkilöprofiilit | 0,61 |
| Tykkääminen | 0,60 |
| Sisäinen verkostoituminen | 0,59 |
| Asiakaspalaute | 0,56 |
Suunnittelemme toimivan intranetin
North Patrolin suunnitteluprojekteissa määritellään toimivimmat työkaluratkaisut kuhunkin intranet-ympäristöön. Lisäksi intranetin palvelumuotoilulla ja prototyypeillä suunnitellaan sellaiset sisältöratkaisut, jotka tukevat sisäistä viestintää, tiedon löydettävyyttä ja arkisista työsuorituksista selviämistä.
Lue intranettien suunnittelupalveluistamme tai varaa suoraan Teams-palaveri Sarin kanssa
