Dokumenttienhallinta ei ole oma saarekkeensa

Otathan huomioon, että tämä artikkeli on yli 11 vuotta vanha, joten sisältö ja linkit eivät ole välttämättä ihan ajan tasalla. Tuoreempana lukemisena sinua voisi kiinnostaa vaikkapa jokin näistä artikkeleista:

Intranet-projekteissa dokumenttienhallintaa sivutaan väistämättä. Intranet on lähes poikkeuksetta keskeinen paikka tärkeiden dokumenttien löytämiseen, ja käyttäjät yleensä odottavat intranetin hakukoneenkin kattavan ainakin nämä kaikkein tärkeimmät dokumentit. Siksi on tärkeää, että intranetin konseptointityössä keskustellaan selväksi myös organisaation dokumenttienhallinnan tulevaisuus ja suhde intranet-konseptiin.

North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.

Käytännössä dokumenttienhallintaan voikin ottaa monenlaisia näkökulmia suhteessa intranettiin. Dokumentit voidaan tallentaa hyvin monella tavalla intranet-palveluun, ja voivatpa dokumentit sijaita aivan jossain toisessakin järjestelmässä. Joskus dokumenttien sijoittaminen erilliseen järjestelmään voi olla myös teknisesti katsoen järkevää

Mutta.

Aivan ongelmatonta ei dokumenttien kohtelu "omana juttunaan" ole. Tähän on kaksi syytä:

1) Hakukoneen toimivuus voi olla vaarassa. Jos dokumentit sijoitetaan täysin erilliseen kokonaisuuteen (yleensä erillinen dokumenttienhallintajärjestelmä, esim. M-Files tai IBM/Oracle -perheiden repository-tuotteet), niin näiden dokumenttien ulottaminen intranetin hakukoneen piiriin tulee merkittävästi haastavammaksi. Etenkin laadukkaiden hakutuloksien saaminen sekä intranet-palvelusta että dokumenttivarastosta on lähes poikkeuksetta hyvin työläs tie. Tällöin yhden hakukoneen kun pitää osata indeksoida ja lajitella fiksusti kahden eri järjestelmän tietosisältöjä. Tähän aihepiiriin taas ei ole pakettiratkaisuja, ja harvalla organisaatiolla on työvoimaa ja rahaa investoida todelliseen "enterprise search" -ratkaisuun ja sen ylläpitoon. Siksi dokumenttien kohtelu omana saarekkeenaan voi johtaa huonosti toimivaan hakukoneeseen - kannattaa siis harkita tarkkaan onko kaikkien dokumenttien sijoittaminen erilliseen laatikkoon sen arvoista!

2) Ryhmätyöskentelyn helppous voi olla vaarassa. Käyttäjien kannalta voi usein olla varsin sekavaa se, että dokumentit pitää sijoittaa jonnekin "ihan muualle" kuin intranetin tietosivut tai ryhmätyötilat. Tämä korostuu etenkin jos halutaan saada helppokäyttöisiä ryhmätyötilatoiminnallisuuksia, mutta näitä toimintoja ei löydy valitusta dokumenttienhallintajärjestelmästä (kuten usein on todellisuus). Tällöin on tyypillistä, että käytössä on erilaisia ryhmätyöjärjestelmiä (SharePointin työtilat, Confluencen työtilat, Basecamp, ym.), mutta dokumentit tallennetaan silti erilliseen dokumenttienhallintajärjestelmään ja vain linkitetään ryhmätyötiloihin. Tämä on epäilemättä yksi mahdollinen malli toimia, mutta käytännössä tämä luo etenkin ryhmätyötilojen käyttöön hallinnallisia haasteita sekä nostaa ryhmätyötilojen käyttökynnystä. Myös ryhmätyötilojen hakukonetta voi olla todella tuskallista saada toimimaan hyvin jos kaikki ryhmätyötilojen dokumentit onkin sijoitettu erilliseen dokumenttienhallintajärjestelmään.

Ongelmia siis riittää, mutta on erillisessä dokumenttienhallintajärjestelmässä puolensakin. Erillinen dokumenttienhallintajärjestelmä on kuitenkin hallinnallisesti ja tietoarkkitehtuurisesti se kaikkein "kaunein malli". Siksi ainakin isoimmat tiedonhallinnan elefantit (IBM, Oracle, ym.) uskovat tämän mallin täydellisyyteen ja myyvät aktiivisesti omia repository-tuotteitaan. Näitä repository-tuotteitahan (sisältövarasto karkeasti käännettynä) löytyy markkinoilta varsin runsaasti (mm. Oracle WebCenter Content, IBM FileNet Content Manager, Alfresco).

Tavallisten käyttäjien kannalta tämä "täydellinen malli" ei ole kuitenkaan osoittautunut aivan yhtä täydelliseksi. Tämän lienee viimeistään SharePointin suosio todistanut. SharePointin dokumenttikeskeisessä filosofiassahan on hyvin vähän keskitetyn hallinnan näkökulmaa, ja dokumentteja suorastaan kannustetaan tallentelemaan vähän "minne sattuu".

Tästä SharePointin tuomasta "dokumenttikasojen sekamelskasta" voi olla montaa mieltä, mutta valitettavasti SharePointin "hallittua kaaosta" edustava malli tuntuu toimivan yleisesti ottaen paremmin käyttäjien näkökulmasta. Lisäksi esimerkiksi hakukoneen hyvän toiminnan kannalta tällä mallilla on kiistatta myös etunsa. Kun dokumentit sijoitetaan aina lähelle muitakin aiheeseen liittyviä sisältöjä, niin hakukoneen on helpompi päätellä mitkä sisällöt ovat olennaisia vaikkapa matkalaskun tekemisen kannalta. Myös ryhmätyötilojen hakukone toimii tällaisessa mallissa laadukkaasti ns. "suoraan paketista".

Täten etenkin SharePointtia käyttöön ottavien organisaatioiden tulisi sisällyttää intranet-konseptin pohdintaansa aina myös dokumenttienhallinta ja ryhmätyötilat. Tämä ei tarkoita sitä, että intranet ja ryhmätyötilat pitäisi niputtaa yhdeksi palveluksi (aika harvoin näin tehdään edes), mutta kokonaisuuden järkevyys pitää miettiä kerralla kuntoon. Sama kokonaiskonseptoinnin sääntö pätee myös organisaatioihin joilla ei SharePoint kuulu teknologiapalettiin.

Dokumenttienhallinta ja ryhmätyötilat kulkevat nykyaikaisessa tiedonhallinnassa vahvasti käsi kädessä ja intranetin sisältämät "tärkeät dokumentit" ovat osa tätä tietokokonaisuutta. Siksi edes julkishallinnon organisaatioiden ei tulisi ajatella dokumenttienhallintaa omana, itsenäisenä saarekkeenaan. 

PS. Asiakirjojen hallinta voi olla edelleen oma erityissaarekkeensa jatkossakin, koska siihen kohdistuvat vaatimukset ovat aivan toisenlaisia kuin työdokumentteihin kohdistuvat vaatimukset - ja näin etenkin Suomessa ja muualla Euroopassa jossa asiakirjan  määritelmä kohdistuu vain hyvin pieneen osaan organisaation dokumentteja. Esimerkiksi USA:ssa asiakirjan määritelmä on käytännössä paljon laajempi ja osittain siksi Oraclen, IBM:n ym. isojen toimijoiden näkökulma on keskitetymmän mallin kannalla.

PS. Sinua voisi kiinnostaa tulossa oleva ilmainen webinaarimme: B2B-verkkokauppojen eri mallit ja menestystekijät (13.3.2024 klo 10:00). Ilmoittaudu webinaariin

Lue palveluistamme Pyydä tarjous

Perttu Tolvanen

KTM Perttu Tolvanen on digitaalisten palveluiden suunnittelun, arkkitehtuuriratkaisujen ja kumppanivalintojen asiantuntija. Perttu konsultoi asiakkaita hankkeiden valmistelussa ja vaatimusten määrittelyssä sekä tukee asiakkaita teknologia- ja toteuttajakumppaneiden valinnassa.

Pertulla on yli viidentoista vuoden kokemus erilaisista web-, extranet- ja intranet-projekteista mm. projektipäällikön, suunnittelijan ja konsultin rooleissa. Aiemmassa työhistoriassaan Perttu on toiminut tilaajana ja projektipäällikkönä suuressa mediayhtiössä, sisällönhallintajärjestelmien konsulttina isossa IT-alan yrityksessä sekä itsenäisenä, riippumattomana konsulttina omassa yrityksessään. Hän on myös tunnettu kouluttaja ja bloggaaja. Perttu on myös päätoimittaja web-aiheisessa Vierityspalkki.fi -blogissa.

Digitaaliset työympäristöt

Autamme intranettien ja muiden työympäristöratkaisujen suunnittelussa, määrittelyssä ja kilpailuttamisessa. Etsimme oikean palvelukonseptin ja siihen soveltuvimmat työkalut sisäiseen viestintään, tiedon etsimiseen, työtehtävien hallintaan, osaamisen jakamiseen, työn johtamiseen, vuorovaikutukseen ja yhteistyöhön.

Lue palveluistamme

Pyydä tarjous

North Patrol lyhyesti

Meitä on kymmenen konsulttia, kaikki kokeneita suunnittelijoita tai teknologia-asiantuntijoita. Vuosittain meillä suunnitellaan ja valmistellaan yli 50 erilaista digipalvelu-uudistusta ja tietojärjestelmähanketta. Asiakkaamme ovat olleet erittäin tyytyväisiä työhömme (arvosana 9,5/10), ja monet heistä palaavat asiakkaiksi yhä uudestaan.

Lue lisää meistä

Miten erotumme kilpailijoistamme?

  • Digipalveluiden suunnitteluun erikoistuminen

    Olemme erikoistuneet digipalveluiden laadukkaaseen suunnittelutyöhön ja vaatimusmäärittelyyn. Missiomme on auttaa asiakkaita onnistumaan hankkeissaan luomalla mahdollisimman hyvät lähtökohdat toteutusvaiheelle – oli sitten kyse ketterästä toteutuksesta omalla tiimillä tai kumppanin kanssa tehtävästä hankkeesta tai julkisesti kilpailutettavasta urakasta.

  • Emme myy koodausta emmekä lisenssejä

    Moni teknologiakonsultti suosittelee asiakkailleen teknisiä ratkaisuja, joita sama talo myös toteuttaa. Meillä tätä vinoumaa ei ole, koska meiltä ei voi ostaa koodausta tai lisenssejä eikä meillä ole riippuvuuksia teknologiatoimittajiin. Näkökulmamme ohjelmistomarkkinaan on laaja-alainen. Tavoitteena on aina löytää asiakkaalle parhaiten soveltuva ohjelmistoratkaisu, oli se sitten räätälöity ratkaisu, saas-palvelu, avoimen lähdekoodin alusta tai näiden yhdistelmä.

  • Realistisuus ja kaukonäköisyys

    Suunnittelemme digipalveluiden palvelukonsepteja, toteutustapoja ja arkkitehtuureja, jotka kestävät aikaa ja jatkokehittämistä. Me painotamme ratkaisujen toteutuskelpoisuutta, hyvien kumppaniehdokkaiden löytymistä ja kustannusten ennustettavuutta.

Siirry takaisin sivun alkuun