Mihin sähköpostia EI pidä käyttää

Otathan huomioon, että tämä artikkeli on yli 13 vuotta vanha, joten sisältö ja linkit eivät ole välttämättä ihan ajan tasalla. Tuoreempana lukemisena sinua voisi kiinnostaa vaikkapa jokin näistä artikkeleista:

Meteoriitti.comin toimitus jututti allekirjoittanutta hiljattain sähköpostin ongelmista nykyajan organisaatioissa. Tässä tiivistys keskeisistä asioista joita haastattelussa sähköpostin ongelmista totesin.

North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.

Sähköpostin top-3 ongelmakäytöt organisaatioissa ovat:

  1. Kommenttien kerääminen ryhmältä jostain dokumentista pelkästään sähköpostin avulla. Dokumentin kommentointia ei todellakaan pitäisi tehdä siten, että lähetetään dokumentti sähköpostin liitetiedostona ja pyydetään tekemään dokumenttiin muutokset ja lähettämään muutettu versio takaisin lähettäjälle. Fiksumpi tapa olisi sijoittaa dokumentti verkkolevylle, ryhmätyötilaan tai tehdä dokumentista wiki-sivu – ja lähettää sähköpostilla korkeintaan linkki ryhmälle jossa pyytää kaikkia tekemään muutokset ja kommentit suoraan kyseiseen dokumenttiin.
  2. Ryhmäkeskustelut sähköpostissa. Useiden henkilöiden välisiä keskusteluita ei yksinkertaisesti pitäisi käydä sähköpostissa. Joskus voi ehkä olla tilanteita joissa on tehokkainta lähettää arkaluonteinen kysymys tarkasti rajatulle jakelulle, mutta tällöinkin pitäisi olla valmistautunut siihen, että jos keskustelu lähtee pursuilemaan, niin keskustelu tulisi siirtää nopeasti esimerkiksi neuvotteluhuoneeseen. Pahinta sekoilua ovat sähköpostiketjut joissa iso joukko ihmisiä yrittää löytää yhteistä palaveriaikaa. Tällaisia ketjuja vartenhan organisaatioissa tulee olla esimerkiksi jaetut kalenterit – ja sovitut roolit eri ryhmissä ja projekteissa siihen kuka organisoi ja johtaa tekemistä! Monille harrastusorganisaatioille tuttu työkalu sähköpostikaaoksen välttämiseen on esimerkiksi Doodle. Vastaavia fiksuja käytänteitä sopisi kehiteltävän aktiivisesti kaikissa organisaatioissa.
  3. Tärkeistä asioista tiedottaminen sähköpostilla. Johtamisvälineenä sähköposti on todella huonosti soveltuva asiantuntijaorganisaatioihin. Ensinnäkin sähköpostin kohdalla lähettäjä aina päättää jakelun ja tämä on hyvin virhealtista – ja minnekään ei synny järkevää arkistoa lähetetyistä viesteistä. Etenkin tiimitason johtaminen on organisaatioissa usein aivan järkyttävän sähköpostikeskeistä. Tällainen johtaa hyvin helposti tilanteisiin joissa eri organisaation osat toimivat aivan eri tavoilla ja parhaita käytänteitä on hyvin vaikea saada leviämään organisaatiossa. Sähköposti on myös hyvin hierarkinen viestintäväline, jossa kommentointi ja palautteen antaminen on varsin korkean kynnyksen toimintaa. Tämän seurauksena johto saa hyvin vähän palautetta toiminnastaan ja voi näin ajautua toimimaan typerästi varsin pitkäänkin. Johtamisvälineenä sähköpostia tulisikin käyttää vain tarkkaan harkituissa tilanteissa – ja etenkin ryhmäsähköpostiviestit tulisi pyrkiä karsimaan kokonaan johtajien työkaluarsenaalista.
Jos näistä kolmesta toimintamallista pyrkii aktiivisesti eroon, niin voi sanoa helpottavansa koko organisaation yhteistä tuskaa. Sähköpostihan on oikein käytettynä hieno työväline, mutta väärinkäytettynä vakava ja vaikeasti hallittava työstressin lähde. Aktiivisella sähköpostin käytön seurannalla ja karsimisella sähköpostista on kuitenkin mahdollista saada taas tehokas työkalu!
Kannattaa laittaa oman organisaation massaviestintä seurantaan, ja miettiä kuinka sähköpostikeskeisyyttä voisi omalla esimerkillään vähentää!

PS. Sinua voisi kiinnostaa tulossa oleva ilmainen webinaarimme: B2B-verkkokauppojen eri mallit ja menestystekijät (13.3.2024 klo 10:00). Ilmoittaudu webinaariin

Lue palveluistamme Pyydä tarjous

Perttu Tolvanen

KTM Perttu Tolvanen on digitaalisten palveluiden suunnittelun, arkkitehtuuriratkaisujen ja kumppanivalintojen asiantuntija. Perttu konsultoi asiakkaita hankkeiden valmistelussa ja vaatimusten määrittelyssä sekä tukee asiakkaita teknologia- ja toteuttajakumppaneiden valinnassa.

Pertulla on yli viidentoista vuoden kokemus erilaisista web-, extranet- ja intranet-projekteista mm. projektipäällikön, suunnittelijan ja konsultin rooleissa. Aiemmassa työhistoriassaan Perttu on toiminut tilaajana ja projektipäällikkönä suuressa mediayhtiössä, sisällönhallintajärjestelmien konsulttina isossa IT-alan yrityksessä sekä itsenäisenä, riippumattomana konsulttina omassa yrityksessään. Hän on myös tunnettu kouluttaja ja bloggaaja. Perttu on myös päätoimittaja web-aiheisessa Vierityspalkki.fi -blogissa.

Digitaaliset työympäristöt

Autamme intranettien ja muiden työympäristöratkaisujen suunnittelussa, määrittelyssä ja kilpailuttamisessa. Etsimme oikean palvelukonseptin ja siihen soveltuvimmat työkalut sisäiseen viestintään, tiedon etsimiseen, työtehtävien hallintaan, osaamisen jakamiseen, työn johtamiseen, vuorovaikutukseen ja yhteistyöhön.

Lue palveluistamme

Pyydä tarjous

North Patrol lyhyesti

Meitä on kymmenen konsulttia, kaikki kokeneita suunnittelijoita tai teknologia-asiantuntijoita. Vuosittain meillä suunnitellaan ja valmistellaan yli 50 erilaista digipalvelu-uudistusta ja tietojärjestelmähanketta. Asiakkaamme ovat olleet erittäin tyytyväisiä työhömme (arvosana 9,5/10), ja monet heistä palaavat asiakkaiksi yhä uudestaan.

Lue lisää meistä

Miten erotumme kilpailijoistamme?

  • Digipalveluiden suunnitteluun erikoistuminen

    Olemme erikoistuneet digipalveluiden laadukkaaseen suunnittelutyöhön ja vaatimusmäärittelyyn. Missiomme on auttaa asiakkaita onnistumaan hankkeissaan luomalla mahdollisimman hyvät lähtökohdat toteutusvaiheelle – oli sitten kyse ketterästä toteutuksesta omalla tiimillä tai kumppanin kanssa tehtävästä hankkeesta tai julkisesti kilpailutettavasta urakasta.

  • Emme myy koodausta emmekä lisenssejä

    Moni teknologiakonsultti suosittelee asiakkailleen teknisiä ratkaisuja, joita sama talo myös toteuttaa. Meillä tätä vinoumaa ei ole, koska meiltä ei voi ostaa koodausta tai lisenssejä eikä meillä ole riippuvuuksia teknologiatoimittajiin. Näkökulmamme ohjelmistomarkkinaan on laaja-alainen. Tavoitteena on aina löytää asiakkaalle parhaiten soveltuva ohjelmistoratkaisu, oli se sitten räätälöity ratkaisu, saas-palvelu, avoimen lähdekoodin alusta tai näiden yhdistelmä.

  • Realistisuus ja kaukonäköisyys

    Suunnittelemme digipalveluiden palvelukonsepteja, toteutustapoja ja arkkitehtuureja, jotka kestävät aikaa ja jatkokehittämistä. Me painotamme ratkaisujen toteutuskelpoisuutta, hyvien kumppaniehdokkaiden löytymistä ja kustannusten ennustettavuutta.

Siirry takaisin sivun alkuun