Tietojärjestelmäprojekteissa tulee usein vastaan kysymys, pitäisikö asiakkaan valita jokin pitkälle kehitetty tuoteratkaisu vai jokin joustavampi räätälöity ratkaisu, jonka saisi sitten tehtyä juuri sellaiseksi kuin haluaa.
North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.
9.11.2010
Yleensä tuoteratkaisu houkuttelee, jos ei ole aikaa tai halua selvittää omalle organisaatiolle tärkeitä asioita, tai jos oman organisaation vaatimukset eivät tunnu kovin erikoisilta tai laajoilta.
Jos esimerkiksi haluaa uudistaa intranetin, moni toivoo tuoteratkaisua, jossa olisi kaikki tärkeät intranettien perustoiminnot (uutiset, blogit, yritystietosivut, yhteystiedot, kalenteritoiminnot, ryhmätyötilat, ym.). Jos kerran tuloksia pitää saada nopeasti, miksipä ei ottaisi tuotetta ja taivuttaisi organisaatiota sopimaan tuotteeseen?
Tavoite onkin hyvä ja kannatettava. Jos oman organisaation ydintoiminta ei ole suunnitella intranetteja, tuoteratkaisu voi auttaa ratkaisemaan monia ongelmia tehokkaasti. Parhaimmillaan tuotepohjaisessa ratkaisussa avaintoiminnot toimivatkin suoraan paketista paremmin, kuin asiakas edes olisi osannut toivoa.
Esimerkiksi toiminnanohjausjärjestelmien (ERP) kohdalla yli 20 vuotta kehitystyötä on jo monella alueella hionut toiminnallisuudet kohdalleen. Esimerkiksi laskutukseen, tuntikirjauksiin, ym. liittyvät valmistoiminnot ovat monessa järjestelmässä erittäin pitkälle kehitettyjä, eikä monikaan organisaatio enää haaveile koodaavansa omaa laskutussoftaa.
Kaikilla alueilla ei kuitenkaan olla ollenkaan näin pitkällä kehityksessä – ja useimmilla kypsilläkin markkinoilla on joukossa mätiä omenoita varsin paljon. Täten sikaa ei kannata ostaa säkissä, vaikka ei kummoisia erityisvaatimuksia possulle osaisikaan esittää. Esimerkiksi sähköpostiohjelmistoja on kehitetty yli 20 vuotta, ja vieläkin Microsoft ja Google kisailevat uusilla innovaatioilla, joista tietotyöläiset ovat aidosti innostuneita nähdessään ne. Moni alue onkin tietojärjestelmien alueella vielä varsin kesken, ja innovaatioille olisi tilaa, vaikka tuskin kukaan enää omaa sähköpostiratkaisua haluaa koodata.
Tuotevalinnan tekemisessä on siis oltava tarkkana. Esimerkiksi tiedonhallinnan kentällä asiat ovat muuttuneet viime vuosina niin nopeasti, että on vaikea kuvitella ohjelmistojen olevan jotenkin kypsässä vaiheessa tällä hetkellä.
Tämä ei tarkoita etteikö hyviä tuoteratkaisuja olisi markkinoilla. Itse asiassa tuotteita on tarjolla varsin paljon – pelkästään erilaisia intranet-tuotteita on tarjolla kymmenittäin jopa isoillekin organisaatioille. Pilvipalveluiden hype myös kiihdyttää entisestään tätä valmistuotteiden markkinaa.
Tuoteratkaisua harkitessa on kuitenkin syytä tuntea tuoteratkaisujen erityispiirteitä. Esimerkiksi intranet-käyttöön tarkoitetuissa tuotteissa on kolme isoa asiaa, jotka erottelevat ne joustavammista räätälöintialustoista (kuten nyt vaikkapa suoraan paketista otetusta SharePointista tai jostain Oraclen tai IBM:n portaalituoteratkaisusta):
- Monet tuotteet ratkaisevat vain osaongelmia. Pitkälle viety tuote vaatii kehitysresursseja toiminnallisuuksien osalta erittäin paljon – ja jotta saavutetaan lisäksi korkea käytettävyys, niin useimmat tuotteet ovat tarkasti keskittyneitä ratkaisemaan vain jonkun osa-alueen ongelman erittäin hyvin. Esimerkiksi Atlassian Confluence –wikijärjestelmä loistaa wiki-tyyppisessä tiedonjakamisessa, muokkaamisessa ja hallinnassa. Confluencea ei esimerkiksi dokumenttienhallintaan tai vähänkään määrämuotoisempaan ryhmätyöhön taas voi suositella ollenkaan.
- Tuoteratkaisut on aina optimoitu tiettyyn asiakastarpeeseen tai –tilanteeseen. Tuotteen helpon ostettavuuden kannalta on kehittäjien aina järkevää pyrkiä tekemään toiminnallisuuksia, jotka ovat keskenään samantasoisia ja ratkaisevat samantyyppisten asiakasorganisaatioiden ongelmia. Esimerkiksi SharePointin voisi sanoa olevan optimoitu ratkaisemaan sellaisen organisaation tiedonhallintatarpeita, joka on vasta siirtymässä hiljalleen pois verkkolevyjen maailmasta, ja vasta hakee omaa tapaansa hallita tietojaan. Jos oma organisaatio on dokumenttien hallinnassa jo paljon pidemmällä, voivat SharePointin toiminnot olla liian yksinkertaisia.
- Tuotteilla on aina jokin filosofia – eli tapa ajatella täydellistä tiedonhallinnan maailmaa. Osa tuotteista näkee tiedonhallinnan tulevaisuuden olevan vapaamuotoisessa, wikityyppisessä muokkaamisessa (esim. Atlassian Confluence), kun taas toiset ovat enemmän strukturoidun, jopa prosessiohjatun tiedonhallinnan kannattajia (esim. Microsoft SharePoint). Monilla pitkälle viedyistä intranet-tuotteista on myös hyvin tiukasti tuotteeseen koodattu ajatus siitä, millainen on hyvä intranet. Tähän tapaan kannattaa tutustua ennen kuin päättää omaksua kyseisen tuotteen ajattelutavan.
Kaikki tämä vahvistaa sitä tarvetta, että organisaation on tunnettava erityisen hyvin omat vaatimuksensa ja tilanteensa ennen kuin organisaatio voi tehdä tietoisen tuotevalinnan – esimerkiksi intranettiinsa. Hyvän tuotevalinnan voi tehdä karkeasti kahdella eri tavalla:
- Perinteisesti omien vaatimuksien tunnistaminen tapahtuu tekemällä vaatimusmäärittely oman organisaation tarpeista keskittyen niihin vaatimuksiin/kipupisteisiin, joita organisaatio osaa tunnistaa itsenäisesti.
- Vaihtoehtoisesti hyvän tuotevalinnan voi tehdä myös kokeilemalla useita tuotteita rinnakkain, ja määritellen omat tarpeensa näiden kokemuksien perusteella.
Näistä ensimmäinen vaihtoehto tulisi aina olla ensisijainen lähestyminen, jos kyse on organisaatiosta, jolla on jo vakiintuneita toimintamalleja ja prosesseja. Tämäntyyppinen omien vaatimusten ja tärkeimpien skenaarioiden tunnistaminen ja dokumentointi voi myös tapahtua varsin vapaamuotoisesti, jolloin ei tarvitse huolehtia siitä, osaako tuottaa laadukasta vaatimusmäärittelyn tyyppistä dokumentaatiota.
Jälkimmäinen vaihtoehto on kenties nopein, mutta vaatii myös tiukkaa ohjausta, koska vaarana on päätyä vaatimusmäärittelyssään todelliseen joulupukin lahjalistaan, jota ei saada lopulta toteutettua millään tuotteella.
Käytännössä nämä eri ääripäät kannattaakin yhdistää ja esimerkiksi intranettien vaatimusmäärittelyvaiheessa on lähes aina järkevää tutustua muutamaan tuotteeseen, jotta konkretia ja mahdollisuudet tulevat määrittelytyöryhmälle tutuksi.
Hyvä vaatimusmäärittely alkaa aina nykytilanteen analysoinnista ja tärkeimpien tilanteiden dokumentoinnista – ja tämä voi tapahtua hyvin vapaamuotoisesti – vasta myöhemmin kannattaa työstää tunnistetuista liiketoiminnan vaatimuksista varsinaisia uuden tietojärjestelmän toiminnallisia ja teknisiä vaatimuksia.
Vaatimusmäärittelyn tärkein tehtävä tulisi kuitenkin olla kaikissa malleissa sama: vaatimusmäärittelyn tulee aina asettaa tunnistetut vaatimukset järjestykseen liiketoiminta-arvon perusteella. Lopullinen tuotevalinta tulisi aina tapahtua tämän priorisoidun vaatimuslistan avulla. Näin päädytään tuotteisiin ja ratkaisuihin, jotka ratkaisevat organisaatiolle kaikkein tärkeimmät vaatimukset parhaiten.
Todellisia tuotepohjaisia ratkaisuja kun ei voi räätälöidä, vaan ainoastaan konfiguroida, joka tarkoittaa joidenkin toimintojen piilottamista tai yksinkertaistamista. Täten tuotepohjaisen ratkaisun valinta vaatii enemmän asiantuntemusta omista vaatimuksista, kuin joustavamman räätälöintialustan kanssa työskentely.
Väite voi tuntua oudolta aluksi, mutta todellisuus on, että mitä enemmän halutaan tuotepohjaisia ratkaisuja, sitä paremmin omat vaatimukset on tunnettava etukäteen.
Suunnittelemme toimivan intranetin
Digitaalisen työympäristön ratkaisuissa on työkaluvalintojen rinnalla aina kyse myös konsepteista, sisällöistä, strategiasta ja toimintakulttuurista. Intranetin suunnittelutyössä painottuu kokonaisuuden hahmottaminen ja hyvän sisältökonseptin luominen: digitaalisen työympäristön työkalujen keskinäiset roolit ja käyttötavat on kirkastettava.
Intranetit ja digitaaliset työympäristöt ovat North Patrolin konsulttien ydinosaamista. Suunnittelussamme lähtökohtana ovat aina sekä työntekijöiden tarpeet että organisaation tavoitteet ja toimintatavat. Autamme mahdollisimman hyvän työntekijäkokemuksen tarjoamisessa loppuun asti suunnitelluilla tiedonhallinnan, ryhmätyön ja yhteisöllisyyden luomisen ratkaisuilla.
Tutustu myös viimeisimpään intranet-selvitykseemme, joka sisältää runsaasti tietoa kotimaisten isojen organisaatioiden intranettien ja tiedonhallinnan tilasta.
PS. Sinua voisi kiinnostaa tulossa oleva ilmainen webinaarimme: Webinaari: CRM-järjestelmät Suomessa ja vinkit onnistuneeseen CRM-valintaan (7.5.2025 klo 10:00). Ilmoittaudu webinaariin
