Intranet-palveluiden perustoiminnot vuonna 2010

Otathan huomioon, että tämä artikkeli on yli 13 vuotta vanha, joten sisältö ja linkit eivät ole välttämättä ihan ajan tasalla. Tuoreempana lukemisena sinua voisi kiinnostaa vaikkapa jokin näistä artikkeleista:

Intranetit ovat olleet kohtuullisen staattisia koko 2000-luvun. Tämän seurauksena iso joukko työntekijöitä on myös oppinut odottamaan intraneilta tiettyjä toimintoja. Tätä kautta joukko toimintoja on vakiinnuttanut asemansa eräänlaisina peruskulmakivinä.

North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.

Esimerkiksi alan seminaareissa ei enää viime vuosina ole perustoimintojen osalta kukaan osallistujista kokenut suuria “wow”-elämyksiä. Erilaiset case-esittelyt kun toistavat vuodesta toiseen samoja asioita: “uutiset ovat tärkeitä”, “puhelinluettelo on suosittu toiminto”, “lounaslistat saavat käyttäjät käymään intranetissa” ja “henkilöesittelyt ja –haastattelut kiinnostavat käyttäjiä”.

Tiettyjen toiminnallisuuksien vakiintuminen on myös erittäin hyvä asia. Näin kaikkien organisaatioiden ei tarvitse keksiä pyörää uudestaan, ja aikaa jää enemmän juuri omalle liiketoiminnalle erityisten toimintojen suunnitteluun ja käyttöönottoon. Intranettien kohdalla on ylipäätään hyvin ratkaisevaa, että käyttöönottoon jää riittävästi aikaa ja resursseja – eikä kaikkea budjettia kuluteta perustoimintojen suunnitteluun ja räätälöintiin.

Mitkä sitten ovat näitä perustoimintoja jotka pitäisi olla kaikkien organisaatioiden intraneteissä? Erittäin hyvän tiivistyksen antaa Matleena Ikosen Pro gradu –tutkielma Metso-konsernin intraneteista. Gradussa on tehty katsaus kouralliseen erilaisia tutkimuksia eri intranettien käytöstä ja toiminnoista. Tämän jälkeen eri tutkimuksien havaintoja on peilattu Metso-konsernin kokemuksiin vuosilta 2005 ja 2007. Gradun lopputuloksissa todetaan, että Metson intraneteissa eniten käytettyjä toimintoja olivat:

  1. uutiset ja tiedotteet,
  2. organisaation toiminnasta kertovat artikkelit,
  3. yritystieto sekä
  4. yhteystiedot.

Ikosen gradussa käsitellään useita tutkimuksia ja artikkeleita intraneteista vuosilta 2000-2005. Havainnot näistä intraneteista ovat hyvin samansuuntaisia. Tärkeitä toimintoja ovat uutiset, artikkelit projekteista ja työntekijöistä, puhelinluettelo ja esimerkiksi lounaslistat. Käytännössä kaikki gradussa viitatut intranetit ovat hyvin perinteisiä, viestinnällisiä intranetteja jotka ovat parhaimmillaan tärkeitä viestintäkanavia organisaatiolle.

Tutkimuksen piirissä olevat intranetit eivät edusta vielä lainkaan tasoja joissa intranet olisi keskeinen työväline päivittäisessä työssä. Esimerkiksi Metso-konsernissa Lotus Notes –ratkaisut ovat keskeisessä roolissa tiedonjakamisessa ja ryhmätyöskentelyssä. Gradussakin todetaan, että erittäin iso osa sisäisestä viestinnästä tapahtuu Lotus Notesin ja sähköpostin avulla. Täten intranet ratkaisee lopulta vain yhden nurkan sisäisen viestinnän kokonaisuudesta.

Yhteenveto: Uutiset, yhteystiedot ja perustiedot organisaatiosta ja johtamisjärjestelmistä ovat intranettien kovaa ydintä.

Käytännön kokemus vahvistaa gradussa esiteltyjen ja viitattujen tutkimuksien ja selvityksien tulokset. Aktiivinen ja hajautettu uutistoimitus on yksi intranetin menestyksen kulmakiviä. Isot organisaatiot taas tarvitsevat erittäin paljon yhteystietoja, organisaatiokaaviotietoja ja myös erilaisia naamagallerioita, joiden avulla voi tutkia kuka kukin on. Myös lounaslistat ovat asioita joihin kannattaa panostaa jos haluaa henkilökunnan avaavan intranetin päivittäin. Samaan sarjaan kuuluvat myös monet yksinkertaiset käytännön työkalut, kuten neuvotteluhuoneiden varaus ja paljon käytetyt lomakkeet.

Tässä artikkelissa mainitut toiminnot ovat olleet asioita joiden parissa 2000-luvulla useimmat intranet-kehittäjät ja sisällöntuottajat ovat painineet. Seuraavalla vuosikymmenellä voi vain toivoa, että nämä perustoiminnot saavat rinnalleen toimintoja ja sovellusalueita, jotka tekevät intranetista yhä tärkeämmän päivittäisen työkalun henkilökunnalle.

Lisätietoa:

Perttu Tolvanen

KTM Perttu Tolvanen on digitaalisten palveluiden suunnittelun, arkkitehtuuriratkaisujen ja kumppanivalintojen asiantuntija. Perttu konsultoi asiakkaita hankkeiden valmistelussa ja vaatimusten määrittelyssä sekä tukee asiakkaita teknologia- ja toteuttajakumppaneiden valinnassa.

Pertulla on yli viidentoista vuoden kokemus erilaisista web-, extranet- ja intranet-projekteista mm. projektipäällikön, suunnittelijan ja konsultin rooleissa. Aiemmassa työhistoriassaan Perttu on toiminut tilaajana ja projektipäällikkönä suuressa mediayhtiössä, sisällönhallintajärjestelmien konsulttina isossa IT-alan yrityksessä sekä itsenäisenä, riippumattomana konsulttina omassa yrityksessään. Hän on myös tunnettu kouluttaja ja bloggaaja. Perttu on myös päätoimittaja web-aiheisessa Vierityspalkki.fi -blogissa.

Digitaaliset työympäristöt

Digitaalinen työympäristö tarjoaa hyvin toteutettuna työntekijöille välineet viestintään, tiedon etsimiseen, työtehtävien hallintaan, sisäiseen vuorovaikutukseen ja yhteistyöhön. Intranet erityisesti on sisäisen viestinnän väline, mutta mahdollistaa myös työn johtamisen ja mahdollistaa osaamisen jakamisen ja sitouttaa työntekijöitä.

Lue palveluistamme

Pyydä tarjous

North Patrol lyhyesti

Meitä on kymmenen konsulttia, kaikki kokeneita suunnittelijoita tai teknologia-asiantuntijoita. Vuosittain meillä suunnitellaan ja valmistellaan yli 50 erilaista digipalvelu-uudistusta ja tietojärjestelmähanketta. Asiakkaamme ovat olleet erittäin tyytyväisiä työhömme (arvosana 9,5/10), ja monet heistä palaavat asiakkaiksi yhä uudestaan.

Lue lisää meistä

Miten erotumme kilpailijoistamme?

  • Digipalveluiden suunnitteluun erikoistuminen

    Olemme erikoistuneet digipalveluiden laadukkaaseen suunnittelutyöhön ja vaatimusmäärittelyyn. Missiomme on auttaa asiakkaita onnistumaan hankkeissaan luomalla mahdollisimman hyvät lähtökohdat toteutusvaiheelle – oli sitten kyse ketterästä toteutuksesta omalla tiimillä tai kumppanin kanssa tehtävästä hankkeesta tai julkisesti kilpailutettavasta urakasta.

  • Emme myy koodausta emmekä lisenssejä

    Moni teknologiakonsultti suosittelee asiakkailleen teknisiä ratkaisuja, joita sama talo myös toteuttaa. Meillä tätä vinoumaa ei ole, koska meiltä ei voi ostaa koodausta tai lisenssejä eikä meillä ole riippuvuuksia teknologiatoimittajiin. Näkökulmamme ohjelmistomarkkinaan on laaja-alainen. Tavoitteena on aina löytää asiakkaalle parhaiten soveltuva ohjelmistoratkaisu, oli se sitten räätälöity ratkaisu, saas-palvelu, avoimen lähdekoodin alusta tai näiden yhdistelmä.

  • Realistisuus ja kaukonäköisyys

    Suunnittelemme digipalveluiden palvelukonsepteja, toteutustapoja ja arkkitehtuureja, jotka kestävät aikaa ja jatkokehittämistä. Me painotamme ratkaisujen toteutuskelpoisuutta, hyvien kumppaniehdokkaiden löytymistä ja kustannusten ennustettavuutta.

Siirry takaisin sivun alkuun