Vaatimusten määrittely pohjautuu aina tausta-aineistojen analyysiin (käyttäjätilastot, verrokkipalvelut, markkinatilanne jne.) sekä käyttäjäkeskeisin menetelmin kartoitettuihin asiakastarpeisiin (käyttäjätestit, haastattelut, kyselyt, työpajat).
North Patrolin työ huomioi aina liiketoiminnan hyötyodotukset, tärkeimmät asiakaspolut, toteutuskelpoisuuden ja ylläpitäjien näkökulman.
Tyypillisesti ensin linjataan tavoitteet palvelulle ja syvennetään ymmärrys käyttäjien tarpeista. Uudelle palvelulle suunnitellaan alustavat palvelupolut, sisällöt sekä toiminnallisuudet, joita palvelu tarvitsee. Olennainen osa on myös teknologisen kokonaiskuvan muodostaminen: integraatiot, rinnakkaisjärjestelmät, taustajärjestelmät, tarvittavat komponentit, käyttöoikeusmalli.
Määrittelyjä havainnollistetaan erilaisin kaavioin ja rakennekuvin. Näillä pyritään kommunikoimaan karkealla tasolla, minkälaisista komponenteista uusi ratkaisu koostuu, ja miten ne suhteutuvat toisiinsa. Varsinaisia teknisiä arkkitehtuuripiirustuksia tehdään harvemmin, mutta joskus nekin ovat paikallaan.
Käyttökokemuksen havainnollistamiseksi piirrämme tyypillisesti rautalankamalleja palvelun käyttöliittymänäkymistä. Näitä voidaan jalostaa myös klikkailtaviksi prototyypeiksi, josta käy ilmi, miten eri sisällöt liittyvät toisiinsa ja miten käyttäjät (joiden käyttötarpeita työstettiin projektin aluksi) liikkuvat palvelussa.
Kun vaatimukset ja markkinatilanne on kartoitettu, on oikea aika sovittaa suunnitelmat osaksi asiakkaan kokonaisarkkitehtuuria. Kokonaisuudelle suunnitellaan sopiva ratkaisuarkkitehtuuri tai vaihtoehtoiset arkkitehtuurit, jos sellaisia on tunnistettu.
Arkkitehtuurisuunnittelussa huomioidaan aina ympäröivä järjestelmäkokonaisuus, järjestelmän toteutettavuus ja elinkaarivaatimukset. Näiden perusteella usein tehdään joitakin ohjaavia rajauksia vaihtoehtoihin, kuten voidaanko hyödyntää esimerkiksi kansainvälisiä saas-ratkaisuja tai mikäli työ ohjaa kohti räätälöityjä ratkaisuja, voidaan arvioida näiden todennäköisiä loogisia arkkitehtuureja.
North Patrol dokumentoi suunnittelutyön laadukkaaksi vaatimusmäärittelyksi, joka auttaa kilpailutusvaiheessa ja toteutusvaiheen johtamisessa. Tyypillinen vaatimusmäärittely tarkentaa palvelukonseptin, sisältötyypit, toiminnallisuudet, teknologiaratkaisut, tekniset reunaehdot ja liittymät muihin järjestelmiin.
Vaatimusmäärittely voidaan luoda järjestelmätuotteista riippumattomaksi kuvaukseksi uuden palvelun ominaisuuksista. Kilpailutuksessa käytettävä vaatimusmäärittely kannattaa kuitenkin useimmiten tehdä valitun teknisen alustaratkaisun lähtökohdista käsin, hyödyntäen sen erityiskyvyykkyyksiä.
North Patrolin määrittelydokumentti on laadukas kirjallinen kuvaus toteutettavan palvelun olennaisista ratkaisuista: sen avulla saadaan realistisesti arvioituja tarjouksia toteutustyöstä ja se toimii kattavana tehtävälistana (’backlog’) toteutettavasta palvelukokonaisuudesta.
