Jos verkkopalvelu-uudistus jää odottamaan ”täydellistä ajankohtaa” projektille, tuo aika ei välttämättä koskaan koita. Hyvä suunnittelu ja osuvat rajaukset tekivät Valmetin verkkopalveluhankkeesta nappisuorituksen.
North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.
26.1.2016
Valmet irtautui erilliseksi yritykseksi Metso Oyj:stä vuoden 2013 lopulla. Yhtiöittämispäätöksen varmistuttua oli viestinnällä vain muutamia kuukausia aikaa hoitaa kaikki järjestelyt, joilla uudelle yhtiölle saadaan oma ilme ja viesti kuntoon kaikkiin palvelukanaviin. Tällä aikataululla ei alustaratkaisujen vaihtamiseen ollut mitään mahdollisuuksia.
Valmetille suunniteltiin pika-aikataulussa oma ilme ja verkkopalvelu entiselle julkaisualustalle. Ilmeen suunnitteli mainostoimisto Briiffi, ja verkkopalvelun toteutti Activeark (nykyinen Mirum). Uuteen ilmeeseen ja palvelun käyttökokemukseen oltiin hyvin tyytyväisiä, ja niistä saatiin runsaasti positiivista palautetta, kertoo Valmetin ulkoisen viestinnän johtaja Lotta Forssell.
Järjestelmäuudistus sisällönhallinnan ehdoilla
Kun linjatyössä tartuttiin Valmetin uusien verkkosivujen päivittämiseen, todettiin vanhaa perua oleva Lotus Notes/Domino -alusta kovin työlääksi ja kankeaksi sisällöntuotannon sekä jatkokehittämisen tarpeisiin. Niinpä uuden julkaisujärjestelmän hankkiminen nousi kipeän tarpeelliseksi kehittämiskohteeksi.
– Jo Metson aikoina oli tehty taustaselvityksiä siitä, millaisia nykyaikaisia julkaisujärjestelmiä olisi tarjolla, Lotta kertoo. Selvitysten pohjalta alkoi EPiServer CMS vaikuttaa lupaavimmalta vaihtoehdolta Valmetin tarpeisiin. Metso oli jo aiemmin päätynyt samaan valintaan. North Patrol oli konsulttina mukana molempien yhtiöiden teknologiavalintojen pohdinnoissa.
Projektiin on tartuttava päättäväisesti
Uuden yhtiön ensimmäisen toimintavuoden aikana on paljon kriittisiä kehittämisprojekteja, ja liiketoiminnassa, prosesseissa ja toimintamalleissa tapahtuu yleensä jatkuvia muutoksia.
– Meille olikin vaikeinta saada kaikki asianosaiset yhtä aikaa sopimaan siitä, että nyt on oikea aika verkkopalvelun järjestelmäuudistuksen käynnistämiselle: aina tuntui olevan uusia kiireitä, päällekkäisiä projekteja tai epävarmuustekijöitä, Lotta toteaa.
Kun työhön sitten päätettiin tarttua syksyllä 2014, kumppaniksi määrittelyyn otettiin North Patrol, joka myös huolehti tarjouspyynnön dokumenteista, määrittelymateriaaleista ja tarjousvertailusta. Määrittelytyö sujui kivuttomasti, kun uudistuskohteet pidettiin kyllin rajattuina eikä uusia ominaisuuksia ryhdytty keksimällä keksimään.
Lotta Forssell kertoo, että projektin onnistumisen takasi selkeiden lähtökohtien kiinnittäminen: ”Uuden ilmeen käyttöönoton yhteydessä oli löydetty hyvät esitystavat verkkopalvelulle, joten kovin luovaan uudistamiseen ei enää ollut tarvetta. Olimme tunnistaneet ne kohdat, jotka sivupohjista ja esimerkiksi etusivusta haluttiin muokata toisenlaisiksi, muutoin palvelun käyttökokemus pidettiin sellaisenaan. Näin määrittely ja suunnittelu saatiin nopeasti aikaan.”
Selkeällä tavoitteella nopeasti maaliin
Kun tarjouspyynnöt oli laitettu matkaan, Valmetin projektiryhmä istui alas ja listasi selkeän tehtävälistan asioista, jotka on saatava aikaiseksi.
Suunnitelmallisuus ajoi myös toteutusprojektia, joka valmistui jopa etuajassa: kun kumppanivalinta oli tehty helmikuussa 2015 ja ensimmäiset sprintit käynnistyivät huhtikuussa, oli järjestelmä valmiina sisällönsyöttöä varten jo juhannuksena.
Ripeästä toteutustyöstä vastasi Knowit, jonka kanssa yhteistyö oli sujuvaa ja henkilövaihdoksistakin selvittiin hyvässä hengessä. Ostajan kannalta osoittautui erityisen järkeväksi tavoitehintainen hinnoittelumalli: ”Kun molemmilla osapuolilla on kannustin joutuisaan tekemiseen, pysyy yhteinen tavoite kirkkaana mielessä”, Lotta vakuuttaa.
Työ jatkuu vielä maasivustojen/kieliversioiden alustanvaihdolla.
Sisällöntuotantotyö helpottui, IT:n taakka väheni
Syksyllä 2015 julkaistu uusi Valmet.com muistuttaa ilmeeltään niin paljon entistä versiota, että käyttäjät eivät ole juuri huomanneetkaan järjestelmämuutosta. Sen sijaan sisällöntuottajat ovat onnellisia siitä, kuinka joutuisasti sisällöntuotanto ja ylläpitotoimet sujuvat uudessa järjestelmäympäristössä. Myös IT-osaston työtaakka väheni, kun palvelimet ylläpidetään pilvessä.
Lotta kertoo monien mutkikkaiden IT-projektien karaiseman työryhmän naureskelleen sitä, kuinka poikkeuksellinen IT-hanke tämä sivustouudistus olikaan: ”Se sujui suunnitelmien eikä ennakko-odotusten mukaan!”.
Hankkeen tiedot
EPiServer CMS
- Kevät 2014 — Esiselvitykset julkaisujärjestelmävaihtoehdoista
- Touko-kesäkuu 2014 — Teknologiakartoitus (North Patrol)
- Loka-joulukuu 2014 — Vaatimusmäärittely (North Patrol)
- Tammi-helmikuu 2015 — Kilpailutus ja toimittajavalinta (North Patrol)
- Maalis-elokuu 2015 — Suunnittelu ja toteutustyö (Knowit)
- Kesä 2015 — Sisällönsyöttö
- Syyskuu 2015 — Julkaisu
Kaipaatko neuvoa omaan verkkopalveluhankkeeseesi? » Ota yhteyttä!
Vaatimusmäärittely on digiprojektissa keskeinen dokumentti, jonka avulla konkretisoidaan tietojärjestelmän tai verkkopalvelun suunnittelu, hahmotetaan tekniset ratkaisut, pyydetään toteuttajalta perusteltu työmäärä- tai kustannusarvio ja ohjataan ketterän toteutustyön työtehtäviä. North Patrolin vetämässä määrittelytyössä vaatimukset saadaan kirjattua laadukkaasti, asiantuntevasti ja kustannustehokkaasti.
PS. Sinua voisi kiinnostaa tulossa oleva ilmainen webinaarimme: Digitaaliset asiointipalvelut – Erilaiset konseptit ja toteutuksen eri vaihtoehdot (11.12.2024 klo 10:00). Ilmoittaudu webinaariin
