Tieteentekijöiden liitolla oli sama haaste, kuin niin monella muulla järjestöllä. Miten tehdä työ ja toiminta näkyväksi verkossa? Kun verkkosivuston tekninen uudistaminen tuli ajankohtaiseksi, oli otollinen aika tarkastella myös sivuston palvelukonseptia. Suunnan työlle antoi jäsensegmentointi, joka kirkasti käsitystä siitä, mistä Tieteentekijöiden pitäisi verkkosivuillaan viestiä.
North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.
6.11.2020
Tieteentekijöiden liitto, eli Tieteentekijät, on Akavaan kuuluva yliopistojen ja tutkimuslaitosten tutkijoiden, opettajien ja muiden akateemisten asiantuntijoiden ammattijärjestö. Liittoon kuuluu kaksi valtakunnallista yhdistystä ja 13 paikallisyhdistystä, jotka kaikki yhdistykset ovat itsenäisiä yhdistyksiä. Yhdistykset toimivat yliopistojen yhteydessä, ja niihin kuuluu yhteensä noin 7 500 jäsentä.
Ydintekeminen vahvasti näkyville
Tieteentekijät olivat tehneet jäsensegmentoinnin yhdessä Frankly Partnersin kanssa, ja segmentointi antoi suuntaviivat myös verkkopalvelu-uudistukselle. Vanha verkkopalvelu oli vahvasti liittokeskeinen ja edunvalvontatyö oli keskiössä. Tieteentekijöiden jäsenille akateemiseen yhteisöön kuuluminen on erityisen tärkeää ja arvokasta. Segmentointityö kuitenkin osoitti, että jäsenet näkevät Tieteentekijöiden liiton vahvasti asiantuntevana tieteellisen tiedon puolustajana ja tiedepoliittisena vaikuttajana. Tieteentekijät on Suomen johtava tutkitun tiedon puolustaja sekä tiedepolitiikan, tutkimustyön ja tieteentekemisen edunvalvoja. Tämän työn pitää näkyä myös uudessa verkkopalvelussa.
Uudessa verkkopalvelussa haluttiin tuoda paremmin näkyviin mitä eri alueilla tehdään ja kohdentaa viestit ennen kaikkea potentiaalisille sekä nykyisille jäsenille. Verkkopalvelu-uudistuksella haluttiin myös vahvistaa liiton ja yhdistysten välistä viestintää ja syventää yhteistyötä.
Koska paljon liiton tekemisestä tapahtuu paikallisyhdistyksissä, haluttiin nivoa paikallisyhdistykset vahvemmin osaksi uutta verkkopalvelua. Osalla paikallisyhdistyksillä oli erilliset omat verkkosivustonsa, jossa viestivät toiminnastaan, ja osalla taas sivut Tieteentekijöiden vanhan verkkopalvelun yhteydessä. Tieteentekijät halusivat uudistuksen myötä parantaa viestinnällistä yhteistyötä yhdistysten kanssa, ja samalla yhtenäistää visuaalisen ilmeen.
− Uudessa verkkopalvelussa kaikilla jäsenyhdistyksillä on omat sivut, johon he voivat luoda omia sisältöjä. Voimme nostaa niitä helposti liiton etusivulle ja näin tehdä paikallista toimintaa näkyvämmäksi. Samalla tavalla voidaan nostaa liiton tärkeitä uutisia paikallisyhdistysten sivuille, silloin kun asia koskee jäseniä, kertoo Tieteentekijöiden viestintäsuunnittelija Milla Talassalo.
Uudessa konseptissa erilaiset uutiset ja ajankohtaisartikkelit ovat vahvassa roolissa. Koska liiton resurssit ovat rajalliset ja yhdistyksissä toimitaan vapaaehtoisten voimin, verkkosivujen ajantasaisuudesta huolehtiminen pitää olla mahdollisimman vaivatonta. Tuottamalla aikaan sidottuja sisältöjä uutisartikkeleina, niitä ei tarvitse jälkikäteen käydä korjaamassa, koska uutisen julkaisuaika antaa sisällölle kontekstin.
− Artikkeleita tehdään todella paljon, ja ajattelutavan muutos on sujunut hyvin. Käytännössä julkaistaan viikoittain uutisia, jolloin sisältösivuja ei tarvitse päivittää kovin usein. Asiantuntijoiden kanssa on sovittu, että heillä on omat sivut, joista ovat vastuussa, ja ne käydään läpi pari kertaa vuodessa, Talassalo kertoo.
WordPressin palikkamaisuus yllätti
Tieteentekijät kirkasti uuden verkkopalvelun konseptia yhdessä North Patrolin kanssa, joka myös auttoi toteutuskumppanin kilpailuttamisessa. WordPressillä toteutettavan uuden verkkopalvelun kumppaniksi valikoitui Trimedia, ja ilme tilattiin nyt jo konkurssiin menneeltä Dynamo & Sonilta.
Projekti Trimedian kanssa alkoi syyskuussa 2019 tarkentavilla työpajoilla.
− He olivat todella asiantuntevia, ottivat asioista selvää ja teki käyttötapauksia jäsensegmentoinnin pohjalta. Projektin toteutus kuitenkin venyi suunnitellusta Dynamon konkurssin takia. Onneksi visuaalisesta ilmeestä vastannut graafikko saatiin jatkamaan töitä ilmeemme parissa, Milla Talassalo kertoo.
Yleisesti ottaen projekti sujui hyvin, Talassalo toteaa, vaikkakin jälkiviisaana hän olisi miettinyt yhteistyötä kaikkien osapuolten kanssa tarkemmin. Esimeriksi visuaalisesta ilmeestä vastanneilla ja nettisivun teknisen puolen toteuttajilla olisi pitänyt olla yhteinen kanava, jota pitkin kommunikoida. Uutta asiaa ja huomioitavaa oli paljon. Jos olisi ollut mahdollista työskennellä kaikkien osapuolten kanssa samaa kanavaa käyttäen, olisi työskentely ollut tehokkaampaa. Näin olisi säästytty monelta ylimääräiseltä vaivalta.
– Pieniä fiksauksia tehdään edelleen verkkopalveluun, mutta se kuuluu asiaan, Talassalo sanoo, ja täsmentää, että verkkopalvelua kehitetään jatkuvasti. Voisi sanoa, että sivut eivät ole koskaan valmiit, Talassalo toteaa.
Vaikka sekä Talassalo että monet paikallisyhdistysten sisällöntuottajista ovat käyttäneet WordPressiä aikaisemmin, uuden verkkopalvelun toteutus ja pienistä palasista rakentaminen tuli yllätyksenä. Myös joidenkin perustoimintojen puuttumien yllätti.
− Esimerkiksi sivujen kopiointi olisi kätevää olla, mutta ajateltiin sen olevan perusominaisuus, joten sitä ei muistettu erikseen vaatia, Talassalo toteaa. Olisi myös pitänyt varata enemmän aikaa teknisen toteutuksen ja vaihtoehtoisten toteutustapojen miettimiseen yhdessä toimittajan kanssa, hän jatkaa.
Muutenkin Talassalo varaisi projektiin enemmän aikaa ja resursseja, kuin mitä heillä oli käytettävissä. Yllätyksiä kun saattaa tulla.
Uudesta verkkopalvelusta saatu palaute on ollut pelkästään positiivista. Sivut ovat toimivat ja ovat saaneet erityiskiitosta raikkaudesta.
− Ollaan todella tyytyväisiä uudistukseen ja ilmeeseen – uusi verkkopalvelu palvelee tarpeita paljon paremmin kuin vanha. Ollaan myös todella tyytyväisiä siihen, että saatiin jäsenyhdistykset mukaan samalla alustalle. Nyt olemme paljon paremmin perillä siitä, mitä jäsenyhdistyksissä tehdään ja kehitämme viestintää ja verkkosivuja eteenpäin yhdessä, Talassalo kertoo.
Projektin tiedot
Teknologia-alusta: WordPress
- Kevät 2019: Jäsensegmentointi (Frankly Partners)
- Maaliskuu 2019 – Elokuu 2019: Konseptin kirkastus ja kilpailutus (North Patrol)
- Elokuu 2019 – Maaliskuu 2020: Visuaalinen suunnittelu (Dynamo & son)
- Syyskuu 2019 – Huhtikuu 2020: Tekninen toteutus & tuki (Trimedia)
PS. Sinua voisi kiinnostaa tulossa oleva ilmainen webinaarimme: Digitaaliset asiointipalvelut – Erilaiset konseptit ja toteutuksen eri vaihtoehdot (11.12.2024 klo 10:00). Ilmoittaudu webinaariin
