Hybridityöhön siirtyminen on useissa organisaatioissa onnistunut ilman suurempia ongelmia. Hybridimallissa osa työntekijöistä on läsnä työpaikalla ja toiset etänä. Käynnissä olevassa digitaalisen työympäristön murroksessa sekä yksilöiden työn tekemisen käytännöt että tiimien toiminta ja koko organisaation uudenlainen työkulttuuri hakevat kuitenkin monin paikoin vielä muotoaan.
North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.
13.12.2022
Alkuvuodesta teettämämme Digitaalinen työympäristö 2022 -selvityksen mukaan tietotyö sujuu pääosin hyvin, mutta vuorovaikutuksessa on suurempia ongelmia. Tiedonkulku on vaikeutunut, kun toimistoilla ja lounaspöydissä käydyt keskustelut eivät kantaudu etätyössä olevien korviin. Ulkopuolisuuden tunne on lisääntynyt ja työntekijät jakautuvat entistä helpommin erilaisiin kuppikuntiin sen mukaan, työskentelevätkö enemmän etänä vai konttorilla.
Tekniikka, taidot ja yhteinen toimintakulttuuri on saatava kuntoon
Vaikka etätöitä on harjoiteltu jo hyvän aikaa, tekniset haasteet vaikuttavat yhä edelleen hybridityön tehokkuuteen. Katkeilevat yhteydet, huonolaatuiset kamerat ja toimimattomat äänilaitteet heikentävät kommunikaation laatua ja haittaavat vuorovaikutuksen sujuvuutta.
Digityön työvälineitä ei osata käyttää riittävän hyvin, eikä etätyökalujen monipuolisia osallistavia ominaisuuksia, kuten chat-toimintoja, valkotaulusovelluksia tai kyselytoimintoja, hyödynnetä niin tehokkaasti kuin voitaisi.
Etäkokouksiin osallistujat eivät joko teknisistä syistä tai tottumuksesta pidä kameroita päällä ja etätapaamisten aikana tehdään paljon muutakin, kuin osallistutaan aktiivisesti keskusteluun. Näköyhteys muihin osallistujiin vahvistaa todistetusti vuorovaikutusta. Etäilijöiden kameroiden avaamisen ohella olisikin tärkeää panostaa myös siihen, että neuvotteluhuoneen videoyhteyksillä myös läsnäolijat saadaan mahdollisimman hyvin näkyviksi virtuaalitapaamisiin. Tapaamisten etäosallistujia tulisi aktiivisesti osallistaa keskusteluun ja heidän puheenvuoropyyntöjensä ja chat-kommenttiensa seuraamiseen tulisi aina vastuuttaa joku tapaamisen osallistujista.
”Kaikki osallistuvat omalta koneelta käsin, vaikka olisivat toimistolla, jolloin olisi aivan sama, kuin olisi etätöissä.”
Digitaalinen työympäristö 2022 -selvityksen vastaaja
Kyselyymme vastanneiden mieliä tuntui hiertävän myös etänä työskentelevien kollegoiden ja esihenkilöiden hankala tavoitettavuus. Hybridimallissa tiimien olisikin huolehdittava siitä, että kaikkien työntekijöiden sähköiset kalenterit ovat ajan tasalla, ja että niiden perusteella muiden on mahdollista nähdä, koska, mistä ja miten kukin on tavoitettavissa.
Hybridityö tuo tullessaan omat haasteensa myös fyysisten työtilojen suunnitteluun. Työtilojen tulisi joustavasti palvella päivittäin muuttuvia työntekijämääriä ja kuitenkin tarjota toimivat puitteet kulloinkin toimistolle saapuville. Samaan aikaan tyhjinä ammottavista toimistoneliöistä aiheutuu jatkuvasti kasvavia ylläpitokustannuksia.
”Kun aamu toimistolla alkaa sopivan työpisteen etsimisellä, on helpompi jäädä tekemään töitä kotitoimistolle.”
Digitaalinen työympäristö 2022 -selvityksen vastaaja
Hybridityön tuki yksi tärkeimmistä digityön kehityskohteista
Kysyimme selvityksessämme, mitkä ovat suomalaisten organisaatioiden tärkeimmät digityötä koskevat kehityskohteet tällä hetkellä. Työn tekemisen monimuotoistumisen vaikutukset ovat selkeästi nähtävissä kehitystavoitteiden kärkiviisikosta.
Kuva: Suomalaisten organisaatioiden digityön kehittämisen TOP5-kohteet (Digitaalinen työympäristö 2022 -selvitys)
Valtaenemmistö (92%) kyselyyn vastanneista nosti tärkeimmäksi digityön kehityskohteeksi viestinnän ja tiedonkulun tehostamisen. Kaksi kolmasosaa (62%) korosti nimenomaan hybridityön sujuvoittamisen merkitystä. Yli puolet näkee tärkeäksi panostaa myös yhteisöllisyyden ja me-hengen parantamiseen (57%).
Myös oppimisen tukeminen ja nykyiseen työn tekemisen malliin sopivat keinot osaamisen jakamiseksi nousivat tärkeiksi kehityskohteiksi (56%). Asiantuntijatyötä tehdään yhä useammin kotona omissa oloissa, joten esim. asiakasprojekteissa kertyvä tieto ei ilman erillistä vaivannäköä siirry muun tiimin tietoon. Myös yli organisaatiorajojen tapahtuvaan vuorovaikutukseen halutaan panostaa (56%), koska sen on havaittu hybridityön myötä jäävän entistä vähäisemmälle, kun päivittäinen yhteydenpito on helposti vain oman tiimin tai työryhmän välistä.
Näihin digityön kehityksen haasteisiin ei voida vastata vain tuomalla organisaation käyttöön uusia täsmätyökaluja. Tärkeämpää olisikin tunnistaa ja konkretisoida ratkaistavat asiat ja pohtia millaisilla koko organisaatiota koskevilla toimintatapojen muutoksilla päästään haluttuihin tuloksiin.
Eräs selvityksemme vastaaja totesikin osuvasti, että kun kehityksen myötä välineitä ja menetelmiä tulee koko ajan lisää, jokaisen kohdalla on pohdittava, miten ne edistävät organisaation tarkoitusta ja tehtävien suorittamista. Informaatioähkyä ja kanavasekamelskaa onkin monessa organisaatiossa lähdetty selkeyttämään muun muassa erilaisten pelikirjojen avulla.
Vähemmälle huomiolle jäänyt kehittämiskohde on se, että kaikki työntekijät pitäisi nähdä samanarvoisina, myös digitaalisten työkalujen näkökulmasta. Esimerkiksi vahvemmin suorittavassa työssä olevat olisi jatkossa saatava vahvemmin osaksi digitaalista työyhteisöä. Haasteena ovat soveltuvien työvälineiden puute, opastavat ja ohjeistavat tukiresurssit ja osittain myös työnjohdon osaamisen puute.
Tietoturva- ja tietosuoja-asiat ovat luonnollisesti myös digitaalisen työympäristön kehittämisen keskiössä. Lain pykälien noudattaminen muuttuvassa toimintaympäristössä sekä yleisesti epävakaa maailmantilanne ja esimerkiksi kasvava informaatiovaikuttamisen uhka pitävät työympäristön kehityksestä vastaavat varpaillaan vielä pitkään.
Tehot irti hyvällä johtamisella ja yhdessä kehittämällä
Hybridityön, virtuaalitapaamisten ja paikkariippumattomasti yhdessä tekemisen onnistumisen edellytys on se, että tiimeistä löytyy riittävästi uudenlaisen työn johtamis- ja fasilitointiosaamista. Toisaalta ihan kaikkea ei kannata yrittääkään tehdä etänä. Ryhmäytymistä edesauttavat ja vuorovaikutusta ja läsnäoloa vaativat tapaamiset kannattaa edelleen järjestää läsnätapaamisina.
On myös erityisen tärkeää, että organisaatioissa sovitaan yhdessä selkeät työn tekemisen pelisäännöt. Selvityksemme mukaan enemmistöllä organisaatioista (63%) onkin olemassa ainakin jonkinlaiset koko organisaatiota koskevat hybridityön toimintaohjeet. Vajaa puolet vastaajista (45%) mainitsi, että käytössä on yksikkö- ja tiimikohtaisia ohjeistoja. Joka viides vastaaja sanoi, ettei organisaatiossa ole tehty lainkaan ohjeistusta hybridityöhön liittyen.
Riippumatta siitä, miten digityötä johdetaan tai miten digitaalista työympäristöä kehitetään, yhteistyössä on voimaa. Onkin hiukan huolestuttavaa havaita, että esimerkiksi julkisella sektorilla alle viidennes (17%) selvityksen vastaajista koki organisaation ydintoimintojen olevan mukana digityöympäristön kehittämisessä. Julkisten organisaatioiden osalta kehityksestä vastaavat pääosin viestintä (95%), tietohallinto (88%) ja henkilöstöhallinto (68%). Yksityisellä sektorilla puolestaan kehityksen vetovastuu on tietohallinnolla (86%) ja viestinnällä (82%).
Hybridityöstä keskusteltaessa keskitytään edelleen vahvasti siihen tehdäänkö työtä etänä vai läsnä, ja missä määrin työntekijät voivat vaikuttaa omiin valintoihinsa tähän liittyen. Selvityksemme yksi tärkeimpiä havaintoja on kuitenkin se, että organisaatioiden tulisi ensisijaisesti keskittyä varmistamaan ne kyvykkyydet, joilla etä- ja hybridityö saadaan toimimaan mahdollisimman tehokkaasti tinkimättä samalla työn laadusta ja henkilöstön työtyytyväisyydestä.
Niin tekniikka ja työkalut, sisäinen viestintä, yhteiset pelisäännöt kuin laajemmin työn tekemisen kulttuurikin vaikuttavat merkittävästi siihen, kuinka organisaatiot onnistuvat vastaamaan hybridityön haasteisiin. Erot organisaatioiden välillä ovat vielä suuria ja suurimmalla osalla on vielä paljon matkaa siihen, että uudesta työn tekemisen mallista saataisi parhaat tehot irti.
PS. Sinua voisi kiinnostaa tulossa oleva ilmainen webinaarimme: Digitaaliset asiointipalvelut – Erilaiset konseptit ja toteutuksen eri vaihtoehdot (11.12.2024 klo 10:00). Ilmoittaudu webinaariin
