Suomalaiset tietotyöläiset ovat viimeiset kaksi vuotta tehneet enemmän etätöitä kuin koskaan aikaisemmin. Koronan aiheuttamista poikkeusoloista ollaan palaamassa niin sanottuun uuteen normaaliin eli hybridityöhön. Digitaalisten työkalujen merkitys on kasvanut ja uusia työkaluja on otettu käyttöön ahkerasti.
North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.
6.6.2022
Digitaalinen työympäristö 2022 -selvityksessämme pureuduimme jo viidettä kertaa suomalaisten organisaatioiden digitaalisiin työympäristöihin ja työvälineisiin. Selvitimme mikä on viestinnällisen intranetin rooli, mitä muita työkaluja organisaatioissa on käytössä ja miten eri työvälineet on roolitettu. Kysyimme myös millaisia haasteita etä- ja hybridityö organisaatioissa aiheuttaa ja millaisin keinoin näitä haasteita on lähdetty ratkaisemaan.
Teams vahvistaa asemaansa entisestään
Microsoft Teamsin käyttö on lisääntynyt entisestään ja sitä hyödynnetään yhä laajemmin viestinnän, tiedonhallinnan ja vuorovaikutuksen välineenä. Selvityksen mukaan 88% vastaajista käyttää Teamsia työssään. Organisaatioiden välillä on kuitenkin suuria eroavaisuuksia siinä, miten Teamsia ja sen ominaisuuksia osataan hyödyntää. Yleisimmin Teamsia käytetään edelleen virtuaalikokouksiin, tiedostojen hallintaan ja työntekijöiden väliseen pikaviestintään. Joissakin organisaatioissa on kuitenkin lähdetty tehostamaan Teamsin käyttöä ja ryhdytty käyttämään sitä laajemmin myös yhteisöllisyyden vahvistamiseen, ja siitä on tullut luonteva työkalu, jonka ympärillä organisaation arki pyörii.
Teamsin käyttöön liittyy toki edelleen myös haasteita. Useimmiten ongelmat kiteytyvät käyttäjien puutteellisiin teknisiin taitoihin ja Teams-ryhmien hallintaan. Organisaatioissa, joissa Teams ei ole kaikkien työntekijöiden käytössä, on pohdittava millaisia muita viestintäkanavia tarvitaan sen rinnalle koko henkilökunnan tavoittamiseksi.
Keskustelut mahdollistavan Microsoft Yammerin osuus (39 %) on laskenut viimeisten vuosien aikana. Vuonna 2020 tehdyssä selvityksessämme Yammer oli vielä aktiivisessa käytössä 52 % organisaatioista. Muutos selittynee etenkin Microsoft-ekosysteemin organisaatioissa keskusteluiden siirtymisellä entistä vahvemmin Teamsiin.
WhatsApp näyttää puolestaan säilyttäneen asemansa organisaatioiden viestintävälineenä (36%). WhatsAppin käyttö korostuu työntekijöiden pienten ryhmien sisäisessä tai kahdenvälisessä viestinnässä. WhatsAppin käyttö on yleisintä organisaatioissa, joissa tietotyöläisten osuus on pienempi, eikä kaikilla työntekijöillä ole käytössään esimerkiksi Teamsin kaltaisia työvälineitä.
Yhteistyöalustat kuten Miro, Mural, Howspace ja Trello ovat yleistyneet sitten edellisen selvityksemme. Etätyöskentelyn tueksi on tarvittu joustavia digitaalisia alustoja, jotka mahdollistavat ideoinnin, yhdessä suunnittelun ja ajatusten visualisoinnin, joihin on perinteisesti hyödynnetty muistilappuja, fläppitauluja ja neuvotteluhuoneiden seiniä.
Selvityksen perusteella vaikuttaa siltä, että nykypäivän tietotyö sujuu melko hyvin olemassa olevilla työvälineillä. Työkalujen määrä kuitenkin lisääntyy jatkossakin ja organisaatioiden tulee panostaa niiden roolien ja tehtävien määrittämiseen. Käyttäjille tulee olla selvää, missä kanavissa mitkäkin kohderyhmät tavoitetaan ja mitä tietoa missäkin hallinnoidaan ja jaellaan. Jatkuvasti muuttuva toimintaympäristö edellyttää myös käyttäjien teknisten valmiuksien jatkuvaa kehittämistä.
Viestinnällinen intranet on kaikille yhteinen tietopankki
Viestinnällisellä intranetillä on edelleen tärkeä rooli sisäisessä viestinnässä ja digityöympäristössä, vaikkakin joskus voi olla vaikea hahmottaa mistä intranet alkaa ja missä se loppuu. Intraa voidaan käyttää pääosin Teamsista käsin, sen keskusteluiden moottorina voidaan hyödyntää esimerkiksi Yammeria tai tiimisivustot voivat linkittyä läheisesti Teams-ryhmiin. Lisäksi intranettiin linkitetään usein organisaation muita taustajärjestelmiä.
Digitaalisessa työympäristössä viestinnällinen intranet nähdäänkin tänä päivänä juuri keskitettynä tietopankkina ja kaikille yhteisen viestinnän alustana. Se on tiedonhaun lähtöpiste, joka tarjoaa kaikille tasa-arvoisen pääsyn yhteiseen tietoon ja ohjaa käyttäjiä muiden järjestelmien, työkalujen ja viestintäkanavien äärelle.
Verrattuna aiempaan, intranetin rooli näyttää pienentyneen muun muassa yhteenkuuluvuuden tunteen lisäämisessä. Myös tiimien sisäinen viestintä ja työn koordinointi on selkeästi siirtynyt entistä vahvemmin muihin kanaviin.
Microsoftin pilviratkaisu SharePoint Online on selvityksen selkeästi yleisin intranettien alusta. Kaiken kaikkiaan 62% selvityksen intraneteistä on toteutettu sillä. SharePointin on-premise-ratkaisun osuus oli 10%. Seuraavaksi yleisimpiä ovat Confluence, Drupal, Happeo ja WordPress, kukin 5% osuudella. Esimerkiksi julkaisujärjestelmät Drupal ja WordPress valikoituvat intranettien alustoiksi silloin, jos intranettiin kohdistuu erityisiä kieliversiointiin tai personointiin liittyviä tarpeita, jos intranetille halutaan vahva oma brändi-ilme tai jos esimerkiksi tietoturvasyistä intranetille etsitään kustannustehokasta paikallisesti asennettavaa ratkaisua. Googlen Happeo puolestaan on luonteva vaihtoehto Google-ekosysteemissä muutenkin toimiville organisaatioille.
Intraneteissä pilviratkaisut yleistyvät kovaa vauhtia ja muun muassa sen vuoksi intranetteihin on toimenkuvasta riippumatta yhä useammilla pääsy. Intranetuudistusten yhteydessä yhä useammin arvioidaan myös tuotepohjaisia ekosysteemiriippumattomia ratkaisuja, jotka saattavat kiinnostaa esimerkiksi valmiiden edistyneiden vuorovaikutustoiminnallisuuksien tai muiden erikoistoiminnallisuuksiensa vuoksi.
Suunnittelemme toimivan intranetin
North Patrolin suunnitteluprojekteissa määritellään toimivimmat työkaluratkaisut kuhunkin intranet-ympäristöön. Lisäksi intranetin palvelumuotoilulla ja prototyypeillä suunnitellaan sellaiset sisältöratkaisut, jotka tukevat sisäistä viestintää, tiedon löydettävyyttä ja arkisista työsuorituksista selviämistä.
Lue intranettien suunnittelupalveluistamme tai varaa suoraan Teams-palaveri Sarin kanssa
Hybridityö on uusi normaali
Korona pakotti tietotyöläiset etätöihin. Nyt pandemian hellittäessä hieman jo otettaan kotikonttoreilta palaillaan takaisin toimistoille. Etätyö on kuitenkin tullut jäädäkseen, joten organisaatioissa totutellaan tällä hetkellä niin sanottuun hybridityön malliin, jossa työtä tehdään vaihtelevasti sekä etänä että läsnä työpaikalla.
Hybridityö mahdollistaa työn ja arjen yhteensovittamisen entistä joustavammin. Työmatkoihin ei kulu aikaa ja työn tekemistä on helpompi muovata omien toiveiden mukaan. Työvälineet on pakollisen etätyöjakson aikana happotestattu ja virtuaaliseen osallistumiseen ja yhdessä tekemiseen on löydetty jo toimivia malleja.
Hybridityöhön liittyy edelleen kuitenkin monia haasteita. Viestintä ja vuorovaikutus siiloutuu pienien ryhmien väliseksi ja muun muassa organisaatiorajat ylittävä vuorovaikutus jää entistä vähäisemmäksi. Virtuaalisissa tapaamisissa etäosallistujat jäävät helposti etäisiksi, heidän osallistaminen yhteiseen tekemiseen vaatii enemmän ponnisteluita. Virtuaalitapaamisten fasilitointi täytyykin olla aina jonkun vastuulla. Se myös vaatii uudenlaista osaamista, johon organisaatioissa tulee jatkossa panostaa. Hybridityötä tulee yleisestikin johtaa entistä vahvemmin. Siinä onnistumisen edellytyksenä ovat yhteisesti hyväksytyt toimintatavat ja pelisäännöt.
Selvitykseen osallistuneista 63% kertoi, että heidän organisaatiossaan on olemassa kaikille yhteiset hybridityön toimintaohjeet. 45% mainitsi, että myös omassa yksikössä tai tiimissä on sovittu yhteisistä hybridityön pelisäännöistä. Kuitenkin joka viides kertoi, ettei organisaatiossa ole minkäänlaisia hybridityötä koskevia ohjeistuksia, joten tämän osalta työtä riittää vielä monessa paikassa.
Kehittämistä yhdessä ja osallistaen
Kysyimme selvitykseen osallistuneilta, mitkä ovat tärkeimmät digityön kehittämisen tavoitteet heidän organisaatiossaan. Valtaenemmistö (92%) mainitsi tavoitteekseen viestinnän ja tiedonkulun tehostamisen. Toiseksi eniten mainintoja (62%) sai hybridityön sujuvoittaminen.
Yli puolet vastaajista valitsi tärkeimmiksi tavoitteikseen myös yhteisöllisyyden kasvattamisen, oppiminen ja osaamisen jakamisen sekä vuorovaikutuksen lisäämisen yli organisaatiorajojen.
Digitaalisen työympäristön kehitystyötä tehdään edelleen vahvasti viestinnän ja/tai tietohallinnon johtamana. Selvityksen mukaan esimerkiksi liiketoiminnoista tai organisaation ydintoiminnoista vastaavat osallistuvat kehittämiseen vain noin joka viidennessä organisaatiossa.
Selvityksen vastauksissa sekä sen yhteydessä tehdyissä syvähaastatteluissa nousi kuitenkin toistuvasti esiin se, miten tärkeää digitaalisen työympäristöjen kehittämisen kannalta olisi kokonaisuuden hahmottaminen ja organisaation toiminnan kannalta oikeiden asioiden ratkaiseminen. Tähän päästään vain tekemällä kehitystyötä yhdessä ja osallistamalla organisaation eri yksiköt ja toiminnot kehitystyöhön.
PS. Sinua voisi kiinnostaa tulossa oleva ilmainen webinaarimme: Digitaaliset asiointipalvelut – Erilaiset konseptit ja toteutuksen eri vaihtoehdot (11.12.2024 klo 10:00). Ilmoittaudu webinaariin
