North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.
Kummankin raportin näkökulmahan on erittäin laaja-alainen, ja perustuu jonkinlaiseen ihanteeseen, mitä analyytikoilla itsellään on tästä markkinasta. Tyypillisin kritiikki näitä raportteja kohtaan onkin se, että näissä ei harrasteta juurikaan erilaisten skenaarioiden kautta lähestymistä, vaan enemmänkin luodaan kilpailuasetelmaa tuotteiden ja toimittajien välille, luokittelemalla tuotteita muun muassa visionääreihin ja haastajiin.
North Patrolinkin konsulteista useimmat suhtautuvat näihin raportteihin jokseenkin kriittisesti, vaikka toki arvostamme sitä valtavaa työmäärää mitä näiden raporttien tekemiseen tarvitaan.
Moni alusta on nykyisin varsin keskittynyt johonkin alueeseen
Näissä sisältöalustoissakin on samoja rajoittavia tekijöitä, kuin esimerkiksi intranet-tuotteissa, joista tässä blogissa kirjoitettiin aiemmin. Osa on hyvin vahvasti esimerkiksi sidoksissa Google Driveen tai Office 365:een. Osa taas on puhtaita saas-palveluita, kun taas toiset tarjoavat myös on-premise-asennuksia. Täten näissä raskaan sarjankin alustoissa on käytännössä hyvin paljon erikoistuneita toimijoita, jotka tekevät niistä relevantteja vain joidenkin asiakasorganisaatioiden näkökulmasta.
Esimerkiksi AODocs on hyvä esimerkki tällaisesta alustasta, joka on täysin sidoksissa Google Workspace -ympäristöön. Voisi sanoa, että koko alustan bisnesidea on tehdä asioita, joita Google Drive ei pysty tekemään, joten tuotteen kohderyhmänä ovat juurikin isot organisaatiot, jotka ovat syystä tai toisesta valinneet Googlen työkalut, mutta tarvitsevatkin sisällönhallintaan ja dokumenttienhallintaan käytännössä jotain järeämpää.
Pilviratkaisut mahdollisia yhä useammin myös eurooppalaisille yrityksille
Useimmat alustat ovat toki varsin itsenäisiä ja lähinnä integroituvat eri tavoilla asiakkaan perustyökaluihin, kuten Office 365:een ja Googlen Workspaceen. Moni näistä alustoista tukee myös integraatioita esimerkiksi Salesforcen ja SAPin järjestelmiin, koska usein ideana on, että keskeiset dokumentit ja muut sisällöt asuisivat aina näissä sisältöjärjestelmissä, ja niihin vain linkitettäisiin sitten CRM:stä tai ERP-järjestelmästä.
Esimerkiksi Box on hyvä esimerkki uuden sukupolven sisältöalustoista, koska se integroituu kaikkiin näihin mainittuihin ja moniin muihinkin. Boxihan on eräänlainen Dropboxin isoveli, joka alkuvuosinaan kilpailikin Dropboxin kanssa, mutta on sittemmin tehnyt selvän pesäeron kuluttajiin ja pk-yrityksiin keskittyneeseen Dropboxiin. Nykyisin Boxia pidetään yhtenä dokumenttienhallinnan isoista pelureista, ja etenkin USA:ssa se ei ole enää mikään haastaja, vaan yksi pääpelureista.
Box on myös laajentanut omaa läsnäoloaan Euroopassa viime vuosina, joten asiakkaita ja tukea löytyy Boxille nykyisin paljon paremmin kuin vielä joitain vuosia sitten. Gartnerin mukaan Boxin haasteena on kuitenkin edelleen metatietojen säilyttäminen vain USA:n datakeskuksissa, joten monille eurooppalaisille asiakkaille Box soveltuu siksi huonosti.
Esimerkiksi Microsoft pärjää varsin hyvin jo nykyisin kilpailussa eurooppalaisista isoista asiakkaista, koska datan sijaintiin tarjotaan monia eri vaihtoehtoja. Office 365 on myös saas-ympäristönä jo varsin pitkäikäinen tuote verrattuna moniin kilpailijoihin, joten esimerkiksi saatavuuden ja päivitysten suhteen monet asiat ovat Microsoftilla erittäin hyvällä tolalla.
Gartner antaa tosin edelleen hyvin klassiset ongelmalistat SharePointille. Isoimpana ongelmana Gartner näkee sivustopohjaisen rakenteen, joka vaatii hyvää ennakkosuunnittelua, eikä ole erityisen joustava vaihtoehtoisille näkymille tai rakenteiden muutoksille. Vastaavaa, fiksattua hierarkiamalliahan eivät käytä useimmat kilpailijat, kuten M-Files tai Box, joten nämä pystyvät paljon moniulotteisempiin rakenteisiin. Tämä asia on tietysti aina ollut näin, ja sitä voi myös hyvällä syyllä pitää SharePointin voittokulun keskeisenä tekijänä – koska malli on yksinkertainen hahmottaa tavallisille käyttäjille. Gartnerin näkökulmana ovat kuitenkin erittäin suuret organisaatiot, ja näiden näkökulmasta tiukka hierarkinen sivustopohjainen malli voi olla ongelma, ainakin ilman hyvää varautumista eri tilanteisiin.
Gartner myös huomauttaa, että SharePointtiin perustuvien sisältövarastojen on hyvin usein nähty ”karkaavan käsistä”, kun käyttäjät luovat sivustoja liian itsenäisesti ja saattavat näin heikentää tietojen löydettävyyttä organisaation sisällä. Tätäkin voi pitää varsin klassisena kritiikkinä, joka tunnetaan Microsoft-maailmassa varsin hyvin. Tästä syystähän Microsoft-konsultit vaahtoavat niin paljon hallintamalleista ja muista pehmeämmistä keinoista estää tietovarastojen rämettymistä.
Forresterin näkemys Microsoftista on hyvin samansuuntainen, haasteena on hallittavuus isoissa ympäristöissä, vahvuutena erittäin pitkällä olevat saas-tuotteet ja helppo omaksuminen käyttäjien näkökulmasta.
Googlen Workspace -tuoteperhe on listoilla ainoastaan Forresterin raportissa, mitä voi pitää hieman omituisena, mutta toisaalta erityisesti Gartnerin prosessi tiedetään varsin raskaaksi, eivätkä kaikki yritykset arvosta Gartnerin mallia, jossa analyytikoilla on yleensä joku varsin selvä ihannekuva. Forresterin kriteerit listalle pääsemiseksi ovat myös selvästi kevyemmät.
Googlen tuoteperhe ei ole myöskään erityisen suora verrokki monille näiden raporttien tuotteille, joten Googlen intressi esiintyä näissä raporteissa voi olla rajallinen. Tosin ainakin Forresterin mukaan Googlen Workspace on kehittynyt viime vuosina merkittävästi, tarjoten nykyisin erityisen monipuoliset tiimi- ja projektityötilat sekä chat- ja video-ominaisuudet. Tätä arviota voi pitää ehkä hieman erikoisena, koska aiemmin Googlen omat ratkaisut ovat olleet melko puutteellisia juuri työtilojen saralla, ja näitä puutteita paikkaamaan on syntynyt paljon tarjontaa. Esimerkiksi suomalainen Happeo on yksi näistä toimijoista, jotka tarjoavat Googlen työkalujen laajennukseksi paremmat työtila- ja intranet-tyyppiset toiminnot.
Tosin kyllä Forrester nimeää myös Googlen ongelmat varsin suoraan. Puutteita on isojen ympäristöjen hallittavuudessa, tietojen hallintamalleissa ja työnkulkutoiminnoissa. Täten oletettavaa on, että Googlen alustan toimintoja laajentavilla ratkaisuilla on markkinaa jatkossakin.
Kaupalliset on-premise-vaihtoehdot ovat vähemmistössä
Suomalaisesta kulmasta katsottuna näiden raporttien kiinnostavin toimija on tietenkin M-Files, joka on ponnistanut Tampereelta varsin pitkälle viime vuosina. M-Files poikkeaa monista kilpailijoistaan myös tarjoamalla sekä saas-mallin että on-premise-asennusvaihtoehdon. Historiallisestihan M-Files on tunnettu etenkin vahvana sisältövarastona, joka mahdollistaa sisältöjen luokittelujen ja käsittelyn metatietojen avulla hyvin monipuolisesti. Kääntöpuolena on etenkin SharePoint-maailmaan verrattuna ollut kohtuullisen kova oppimiskynnys käyttäjille, joten yleensä M-Files on pärjännyt parhaiten isoissa ”insinööriorganisaatioissa”, joissa tiedostojen tarkalla luokittelulla on ollut jo aiemmin perinteitä.
Gartner ja Forrester kumpikin huomauttavat, että M-Files kärsii edelleen käytettävyyshaasteista verrattuna kilpailijoihinsa. Vahvuuksiakin tosin on paljon, esimerkiksi Forrester mainitsee hakutoiminnon ja työnkulut M-Filesin vahvuutena.
Suomesta löytyy myös paljon käyttäjiä OpenTextin tuotteille, ja myös OpenTextiltä löytyy edelleen paljon on-premise-tuotteita erittäin suurille organisaatioille. OpenTextiä on tosin alalla usein kuvattu eräänlaiseksi sisällönhallintajärjestelmien hautausmaaksi, niin paljon erilaisia tuotteita on päätynyt tuon kanadalaisen jättiläisen omistukseen, eikä näistä tuotteista ole yleensä sen jälkeen kovin paljon kuultu. Nykyisinkin on hyvin vaikea edes hahmottaa, mitä kaikkea OpenTextin tuoteperheeseen kuuluu. Gartnerin mukaan myös ostaminen on hyvin monimutkaista, hintaneuvottelut voivat olla erittäin työläät.
Forresterin näkemys OpenTextin tilanteesta on ehkä hieman positiivisempi. Monimutkaisuus on Forresterinkin mukaan isoin haaste OpenTextin käyttöönotolle, mutta Forrester näkee etuna myös mahdollisuuden yhdistää on-premise-asennukset pilviympäristöön, joten tässä OpenText ja M-Files kulkevat samaan suuntaan. Forrester tosin huomauttaa, että tyypillisen asiakkaan kokoluokassa on vielä eroja. M-Filesin tyypillisellä asiakkaalla puhutaan vielä toistaiseksi muutamista sadoista miljoonista dokumenteista, kun taas OpenTextin tyyppisillä pidemmän linjan toimijoilla tyypilliset asiakkaat tallentavat järjestelmiin jopa miljardeja dokumentteja. Tämä vertaus kertoo myös paljon siitä, millaiseen skaalaan nämä työkalut ylipäätään on suunniteltu.
Avoimen koodin ratkaisuja löytyy edelleen
Vaikka saas-trendi onkin merkittävä, on avoimen koodin tuotteita edelleen olemassa tälläkin alueella. Tällä alueella avoimen koodin ratkaisuille on myös varsin pysyvää kysyntää, koska moni asiakasorganisaatio joutuu tallentamaan tietoja kymmenien vuosien ajaksi, joten ratkaisun kestävä elinkaari voi olla korostuneen tärkeässä roolissa, kun valintaa tehdään.
Yksi kiinnostavimmista toimijoista on nykyisin Hyland, joka osti hiljattain sekä Alfrescon että Nuxeon, jotka ovat olleet pitkään isoimpia tämän alueen avoimen lähdekoodin alustoja. Suomessakin on varsin paljon isoja organisaatioita, etenkin julkishallinnossa, joiden arkistointi- tai asianhallinta- tai dokumenttienhallinta pohjautuu Alfrescoon, joko osittain tai kokonaan. Alfresco tunnetaan erityisen hyvänä järjestelmänä tilanteisiin, joissa organisaatiolla on paljon erilaisia tietovarastoja, ja näiden ”yläpuolelle” halutaan rakentaa yksi keskitetty tietovarasto (tai arkisto), jonka avulla voidaan hakea kaikista eri lähteistä (ns. in-place records management).
Hylandin kohdalla Gartner esittää myös ilmeisen kysymyksen, aikooko Hyland todella pitää valikoimissaan sekä Alfrescoa että Nuxeota? Vai onko toisen alustan tie kohta päättymässä, ja asiakkaita kehotetaan siirtymään toiseen. Forresterin mukaan Alfrescon tulevaisuus ainakin vaikuttaa valoisalta, ja myös avoimen koodin versiota kehitetään aktiivisesti. Nuxeohan on aina ollut enemmän ”projekti” kuin tuote, ja sen tyypilliset käyttäjät ovat olleet usein in-house-tiimejä, jotka ovat arvostaneet ensisijaisesti hyvää teknologiaa. Täten voi olla, että ainakin kaupallisessa mielessä Hylandin kiinnostus on ensisijaisesti myydä ja kehittää Alfrescoa.
Monet raporttien tuotteista ovat niche-pelureita
Suurin osa raporttien tuotteista on hyvin kapeisiin osa-alueisiin erikoistuneita toimijoita. Esimerkiksi Saksasta ponnistava d.velop on sähköiseen allekirjoittamiseen erikoistunut sisältöalusta, joka on viime vuosina laajentunut muihin osa-alueisiin, mutta on selvästi sopimustenhallinnan erikoistuja. Muita hyvin kapean alueen tuotteita ovat esimerkiksi AODocs (USA), Docuware (Saksa), Fabasoft (Saksa), iManage (USA), Laserfiche (USA), NetDocuments (USA), Newgen (Intia), Objective (Australia), SER Group (Saksa), GRM (USA). Moni erikoistuja palvelee etenkin lakifirmoja ja on erikoistunut erilaisten sopimusten ja säädösdokumenttien käsittelyyn.
IBM:kin on edelleen raporteissa mukana, vaikka kovin trendikkäänä pelurina ei IBM:ää voi (tälläkään alueella) pitää. Toki Suomestakin löytyy edelleen IBM FileNet Content Managerin käyttäjiä, ja monet muutkin IBM:n kokoelman työkalut ovat käytössä joissain kotimaisissa organisaatioissa (esim. prosessiautomaatioon). IBM:n tilannetta kuvannee parhaiten Gartnerin huomautus, että IBM FileNet on tyypillisin tuote, josta asiakkaat siirtyvät kilpailijoille. Aiemmin iso asiakaskanta kapenee siis vauhdilla.
Yhteenveto: Suomessa Microsoft hallitsee, mutta saas-trendi voi tuoda hieman muutosta
Suurin osa tämän markkinan tuotteista on aina ollut vähän liian isoja Suomeen, jossa todella suuria organisaatioita on varsin vähän. Suurin osa kotimaisista isoista organisaatioista on korkeintaan keskikokoisia organisaatioita maailman mittakaavassa. Siksi on ymmärrettävää, että monet raskaan sarjan tuotteet eivät ole täällä merkittävässä roolissa. Microsoft taas on aina ollut pk-yritysten ja keskikokoisten yritysten suosima ratkaisu, joten Microsoftin vahva asema Suomessa ei ole mitenkään yllättävää. Tämä iso kuva tuskin on jatkossakaan muuttumassa.
Toki Suomessa on esimerkiksi Google Workspacea käyttäviä organisaatioita varsin paljon, isojakin, mutta prosentuaalisesti puhutaan silti hyvin kapeasta alueesta. Paljon tyypillisempää onkin se, että iso organisaatio käyttää Microsoftin perustyökaluja, mutta tämän lisäksi hyödyntää jotain raskaan sarjan sisällönhallintajärjestelmää. Esimerkiksi M-Files on varsin yleinen ratkaisu monissa teollisuuden ja rakentamisen yrityksissä Suomessa. Tämänkaltainen sekakäyttö lienee yhä yleisempi malli tulevaisuudessa.
Microsoft ja Google myös kumpikin kisaavat nimenomaan perustyökalun asemasta organisaatioissa. Kummankaan painopiste ei ole vaativammassa sisältöjen hallinnassa. Monilla organisaatioilla on kuitenkin paljon tarpeita käsitellä sisältöjä ja dokumentteja tavoilla, joihin Microsoftin ja Googlen työkalut eivät pysty. Näihin tilanteisiin tarvitaan erikoistuneempia ratkaisuja.
Saas-ratkaisut ovat myös aiempia on-premise-versioita huomattavasti helpompia ottaa käyttöön, ja tämä mahdollistaa jonkun järeän työkalun käytön vaikka vain yhdelle yksikölle. Esimerkiksi ison organisaation oma lakiosasto voi hyvinkin ottaa käyttöön jonkun lakifirmoille tehdyn ratkaisun. Tämänkaltainen täsmäkäyttö voi yleistyä merkittävästikin, ja avaa varmasti myös uusia ovia erilaisille erikoistuneille toimijoille.
Täsmäratkaisujen yleistyminen myös yleensä jossain kohtaa herättää kysymyksen, miten organisaatio pystyy löytämään kaiken tiedon, joka sillä on eri järjestelmissä. Tällöin taas tarvitaan näitä laaja-alaisia sisältöratkaisuja, jotka osaavat indeksoida ja luokitella sisältöjä eri lähteistä ja luoda yhtenäisen käyttöliittymän ja hakutoiminnon kaikkeen organisaation tietoon.
Tuskin siis olemme nähneet tämän alueen kehityksessä päätepistettä, kenties vasta ensimmäisen kappaleen.
Raportit, joita jutussa käsiteltiin:
- Gartner Magic Quadrant for Content Services Platforms (2021)
- Forrester Wave for Content Platforms (Q2/2021)
Lue palveluistamme
Pyydä tarjous
