Pidin viime viikolla Oslossa konferenssissa kaksiosaisen esityksen, jossa ensimmäinen osa käsitteli tyypillisiä intranet-konsepteja ja teknologioita pohjoismaissa. Toinen osa käsitteli intranettien konseptoinnin menetelmiä ja muun muassa erilaisia työpajatekniikoita. Tiivistän tässä jutussa nyt viiden väitteen kautta tuon ensimmäisen osan aiheita.
North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.
2.12.2015
Esitykseni keskittyi pääosin isojen konsernien teknologiavaihtoehtoihin, koska yleisö koostui pääosin isojen organisaatioiden edustajista. Kävin kuitenkin läpi myös tämän hetken trendejä ja uusia ilmiöitä, joita esimerkiksi San Franciscon maisemissa startup-maailmassa tapahtuu.
Väite 1: Pienillä tiimeillä on tällä hetkellä mahtava maailma
Pilvipalveluiden kehitys ja innokkaat Piilaakson rahoittajat ovat synnyttäneet maailman, jossa pienten tiimien ja pienten yritysten ulottuvilla on aivan huikeata teknologiaa. Lisäksi monet näistä työkaluista ovat saatavilla hyvin maltillisella rahalla, etenkin aloituskustannusten näkökulmasta. Esimerkiksi Dropbox ja Box ovat mahtavia dokumenttivarastoja, joissa synkronoinnit ja varmuuskopiot toimivat paremmin kuin ehkä koskaan on-premise maailmassa.
Myös Googlen Apps for Work on vuosia ollut pienten yritysten ykkösvalinta, ja vaikka Google ei ole siihen vaivautunut juurikaan panostamaan, niin silti sen ympärille on syntynyt hieno ekosysteemi. Googlen tunnuksien avulla voi aktivoida paljon muita pilvipalveluita, eikä näin tarvitse muistaa erillisiä tunnuksia jokaiseen palveluun.
Perinteisempään intranet-käyttöön pienille yrityksille on myös tarjolla paljon loistavia työkaluja. Esimerkiksi Basecamp toimii monessa firmassa hyvin monipuolisena intranettina ja projektinhallintatyökaluna. Samoin Atlassianin Confluence on tarjolla pilvipalveluna ja toteuttaa intranet-tarpeita jopa isommallekin organisaatiolle.
Tällä hetkellä kovassa kasvussa oleva Slack taas puolestaan tarjoaa pienelle yritykselle markkinoiden laadukkaimman sosiaalisen kanavan.
Onkin helppo sanoa, että jos edustat alle 50 hengen yritystä, tai itsenäistä tiimiä, sinulla on huikeita vaihtoehtoja. Aloituskustannukset ovat hyvin maltilliset, kaikkea voi testata etukäteen ja kuukausikustannuksetkaan eivät nouse nopeasti. Mahtavaa, eikö totta?
Väite 2: Isojen organisaatioiden maailma tulee kaukana perässä
Jos sinulla on kuitenkin yli 50 henkeä töissä, ja et ole ohjelmistofirma, niin vaihtoehtosi huononevat varsin nopeasti. Etenkin on-premise-vaihtoehdot vaativat usein kymmenien tuhansien eurojen pystytyksen, ja lopputulokset ovat monesti huomattavasti edellä kuvattuja pilvipalveluita heikompia. Useiden tuhansien henkilöiden organisaatioille nuo hehkutetut kustannustehokkaat pilvipalvelut voivat myös olla todella arvokkaita hyvin nopeasti.
Myös esimerkiksi Microsoftin pilvipalvelut, kuten Office 365, ovat tuotteistukseltaan vielä kaukana ensimmäisessä kohdassa mainituista täysverisistä itsepalvelutuotteista. Office 365:ssa on toki muita etuja, mutta huolettomaksi itsepalvelutuotteeksi sitä ei voi kutsua – ei ainakaan samassa yhteydessä esimerkiksi Dropboxin, Slackin tai Basecampin kanssa.
Tulevaisuus ei näin todellakaan ole jakautunut tasaisesti. Muutaman kymmenen hengen yrityksillä on kissanpäivät, tuhansien työntekijöiden organisaatioille on tarjolla heikompaa tekniikkaa suhteettomilla hintalapuilla.
Väite 3: Microsoftin käännös pilvipalveluihin on vaikuttava
Microsoftia voisi kritisoida monesta asiasta (ja myöhemmin kritisoinkin), mutta strategisesta pelkuruudesta Microsoftia ei voi syyttää. Heidän käännös pilvipalveluihin ja Office 365:een on ollut erittäin vaikuttava strateginen käännös, joka näyttää myös lukujen valossa toimivan jo hyvin. Vielä on vaikea sanoa, että onko Office 365 -palvelusta tulossa yhtä merkittävää kassakonetta Microsoftille kuin mitä Office ja Windows ovat olleet, mutta suunta on ainakin lupaava.
Asiakkaiden kannalta muutos on ollut (ja on) dramaattinen, mutta ainakaan kukaan ei pysty syyttämään Microsoftia jämähtämisestä menneisyyteen.
Uskon myös, että asiakkaiden kannalta on lopulta parempi, että Microsoft uskaltaa tehdä dramaattisia muutoksia kuin jäädä paikalleen makaamaan – kuten ehkä Oracle ja IBM ovat jossain määrin tehneet (tosin IBM osoittaa pieniä heräämisen merkkejä sentään jo).
Väite 4: Office 365:ssa on paljon hyvää, mutta ei välttämättä intranettien näkökulmasta
Microsoftille tärkein asia on tällä hetkellä saada organisaatiot ostamaan Office 365 – tavalla tai toisella. Microsoftille riittää, että organisaatiot ottavat käyttäjähakemiston, sähköpostin ja kalenterit pilvestä (ja ehkä myöhemmin sen mobiililaitteiden hallinnan ym. arvokkaat hallintatyökalut).
Onko Microsoftille strategista merkitystä sillä, että mahdollisimman moni asiakas tekee intranettinsa Office 365:n päälle? Ei ole.
Office 365:ssa on toki vanha SharePoint sisällä, joten monenlaisia kevyt-introja sillä saa aikaiseksi – ja riittävällä temppuilulla saa myös mobiilissa toimivia versioita ja jopa jotain omia piensovelluksia. Tämä ei kuitenkaan ole vielä kovin paljon.
Eikä kannata odottaa enempää kovin nopeasti. Liiketoimintasovellukset ja erilaiset monimutkaisemmat asiat on jätetty tarkoituksella kumppaneille. Kumppanit voivat rakennella Office 365 Storeen ja omina paketteinaan erilaisia liiketoimintasovelluksia tai alustoja näille, kuten paketoituja intranet-ratkaisuja. Tähän Microsoft heitä jopa kannustaa.
Office 365 itse tuskin tulee tätä kehitystä kovin paljon tukemaan. Silti asiakkaiden kannalta voi olla järkevää tehdä intranet Office 365:lla, jos omat vaatimukset eivät ole kovin erikoiset tai vaativat – mutta ei kannata odottaa Microsoftin panostavan tähän alueeseen seuraavina vuosina kovinkaan paljon.
Väite 5: Etenkin laajat ja moniulotteiset organisaatiot tulevat lähivuosina päätymään yhä useammin muihin teknologioihin kuin Office 365:een intranet-alustanaan
Uskallan sanoa tämän, vaikka tiedostan Microsoftin myyntikoneen olevan lähes vailla vertaansa. Isoja organisaatioita vietiin SharePointinkin päälle aiemmin ilman, että tunnistetut vaatimukset ja SharePointin reaaliset kyvykkyydet olivat edes lähelläkään toisiaan. Näitä massiivisia työmaita sitten kirottiin vuosia myöhemmin ja ihmeteltiin kuinka hankalaan tilanteeseen oikein päädyttiin.
Office 365:en kohdalla Microsoft tietysti sanoo oppineensa kaikki SharePointin kohdalla nähdyt ongelmat, ja “nyt kaikki on paremmin”. Haluaisin uskoa. Epäilen.
Jaettu pilvialusta ja yhtenäinen perusohjelmisto on moninkerroin vaativampi ympäristö etenkin räätälöinneille kuin aiemmat on-premise SharePoint-asennukset. Eikö nyt todennäköisempää ole kehityksen vauhdin jopa jonkinlainen hidastuminen?
Ainakaan Yammerille ei ole tapahtunut kolmeen vuoteen yhtään mitään, vaikka sen pitäisi olla koko Office 365:en kruununjalokivi asiakkaiden sosiaalisten introjen mahdollistajana. Mistä tämä kertoo? Kehityksen vaikeudesta, eri prioriteeteistä vai jostain muusta? Voimme vain arvailla.
Yammer tosin on edelleen toimiva konsepti. Paljon tärkeämpää on tiedostaa Office 365:n puutteet monikielisten intranet-toteutuksien kohdalla, räätälöinnin vaikeudet (ja muuttuva maali), vaikeasti ennustettava tiekartta sekä merkittävät puutteet profiloidun (saatika personoidun) käyttäjäkokemuksen toteutuksessa (hallinnasta puhumattakaan).
On myös syytä muistaa, että nämä olivat jo merkittäviä ongelmia on-premise SharePointin kanssa, ja vaikka niitä isot organisaatiot kirjaimellisesti miljoonilla euroilla ratkoivatkin, niin tavallisempien organisaatioiden budjeteilla ne aiheuttivat vain kohtuullisen vaikeasti siedettävää, jatkuvaa päänsärkyä.
Nämä kuvatut ongelmat eivät kuitenkaan ole mitään yleismaailmallisia. Portaalituotteet, kuten Liferay, pystyvät palvelemaan hyvinkin monenlaisia integraatiotarpeita, profilointi- ja personointitarpeita sekä tarjoamaan kohtuullisen ennustettavan tiekartan vuosiksi eteenpäin. Monet web-julkaisujärjestelmät, kuten EPiServer, taas pystyvät tarjoamaan erinomaisesti käytettävät työkalut useiden kieliversioiden hallintaan sekä saman sisällön näyttämiseen monessa paikassa.
Yleensä nämä asiat myös korostuvat mitä isompiin organisaatioihin mennään, ja siksi nimenomaan suurien organisaatioiden kohdalla Office 365 ei ole intranet-alustana niin potentiaalinen vaihtoehto kuin pienemmille organisaatioille.
Tulevaisuuden trendi #1: Sosiaalinen kanava
Viimeiseksi haluan todeta, että vaikka en näekään Office 365:n soveltuvan kovin hyvin isoille organisaatioille, niin pidän etenkin Yammeria tärkeänä työkaluna, joka näyttää meille tulevaisuutta siitä mihin tietointensiiviset organisaatiot kehittyvät omassa sisäisessä työssään.
On mielestäni melko selvää, että etenkin tietotyötä pääosin tekevät organisaatiot tulevat korvaamaan sisäisen sähköpostin (ja siellä paljon liikkuvat automaattiherätteet) näillä sosiaalisilla kanavilla, kuten Yammerilla. Siksikin on hyvin valitettavaa, että Microsoft ei ole pystynyt tekemään Yammerille viime vuosina juuri mitään.
Tänä vuonna viimeistään Slack on noussutkin paljon merkittävämmäksi esikuvaksi siitä mitä sosiaalinen kanava ja aktiviteettivirta yhdessä mahdollistavat. Tässäkin tosin pienet organisaatiot ja tiimit ovat isoja organisaatioita paremmassa asemassa. Slack on hieno työkalu etenkin ohjelmistotiimeille, mutta ei vielä käyttökelpoinen monelle isolle perinteisemmän alan yritykselle.
Atlassianin HipChat tarjoaa hyvän haasteen Slackille, ja jopa on-premise asennuksen, mutta ei ole oikein pysynyt Slackin kasvuvauhdissa viime aikoina.
Intranet-asiakkaiden kannalta olisikin kenties tärkeintä, että pilvikisailun rinnalla Microsoft panostaisi myös intranet-asiakkaiden kannalta tärkeisiin työkaluihin, kuten SharePointin toiminnallisuuksiin ja Yammerin kehitykseen.
Juuri nyt en kuitenkaan pidätä kummankaan osalta hengitystäni.
Siksi juuri nyt on mielestäni erityisen tärkeätä, että intranettia Office 365:lla kehittävät asiakkaat varmistavat, että Office 365:en ominaisuudet riittävät omien tarpeiden täyttämiseen. Office 365:en nopeaan kehittymiseen myös isojen organisaatioiden tarpeet täyttäväksi intranet-alustaksi ei mielestäni kannata luottaa.
Suunnittelemme toimivan intranetin
North Patrolin suunnitteluprojekteissa määritellään toimivimmat työkaluratkaisut kuhunkin intranet-ympäristöön. Lisäksi intranetin palvelumuotoilulla ja prototyypeillä suunnitellaan sellaiset sisältöratkaisut, jotka tukevat sisäistä viestintää, tiedon löydettävyyttä ja arkisista työsuorituksista selviämistä.
Lue intranettien suunnittelupalveluistamme tai varaa suoraan Teams-palaveri Sarin kanssa
PS. Sinua voisi kiinnostaa tulossa oleva ilmainen webinaarimme: Digitaaliset asiointipalvelut – Erilaiset konseptit ja toteutuksen eri vaihtoehdot (11.12.2024 klo 10:00). Ilmoittaudu webinaariin
