Tampereen kaupungin intranet ja ekstranet tuli uudistaa. Nykyinen järjestelmä on toteutettu useita vuosia sitten Liferayllä, ja se ei vastannut sellaisenaan nykyisiä tarpeita. Uudistuksen avulla haluttiin parantaa niin omien työntekijöiden kuin yhteistyökumppaneiden käyttäjäkokemusta ja tukea digitalisaation hyödyntämistä. North Patrol toimi uudistuksen konsulttina esiselvitys- ja hankintavaiheessa.
North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.
13.11.2024
Ison kaupungin intranetin ja ekstranetin uudistaminen vaatii huolellista suunnittelua. Onhan Tampereen kaupungin palveluksessa noin 8 500 työntekijää. Sisäisen viestinnän sisällöt, käyttötilanteet ja käyttäjäryhmät ovat moninaiset, ja heidän käytössään on kymmeniä eri ohjelmia työn tekemisen tueksi ja hallintopalveluiden tarpeisiin. Myös yhteistyökumppani kenttä on laaja, koska osan sisäisestä palvelutoiminnasta hoitaa kumppanit.
Ennen varsinaiseen toteutukseen ryhtymistä Tampereen kaupungin piti selvittää digitaaliseen sisäiseen viestintään liittyviä käyttäjätarpeita ja arvioida, mikä teknologia soveltuisi parhaiten niiden täyttämiseen. Tähän tehtävään Tampereen kaupunki pyysi North Patrolilta ehdotusta.
Esiselvitys eteni kuuden vaiheen kautta
Intranetin uudistamishankkeen -esiselvitysprojekti eteni kuuden vaiheen kautta, jotka olivat taustoitus, tavoitetila, konseptin kirkastus, toiminnallisuudet ja roolit, teknologiavaihtoehdot sekä kehitystiekartta.
Taustoituksessa tarkasteltiin intranetin käyttäjäkyselyitä ja analytiikkaa sekä haastateltiin sisällöntuottajia, asiantuntijoita palvelualueilta ja avainhenkilöitä johdosta. Taustoituksessa havaittiin selkeitä kehityskohteita
- digitaalisen työympäristön roolittamiseen
- käyttäjälähtöiseen suunnitteluun
- käyttökokemuksen kehittämiseen
- sisällölliseen kehittämiseen
- käyttäjien tukemiseen ja opastamiseen.
Tavoitetilan selkeyttämiseksi luonnehdittiin intranetin ja ekstranetin käyttäjät ja heidän palvelutarpeensa sekä organisaation tahtotila. Tämän tiedon perusteella alettiin hahmotella tavoiteltavaa palvelukonseptia. Konseptin kirkastuksessa keskityttiin syvemmin käyttäjäpersoonien sisältötarpeisiin ja sen perusteella tunnistettiin keskeiset sisällöt ja sisältötyypit. Lisäksi mietittiin vuorovaikutuksen merkitystä ja erilaisia vaihtoehtoja sisältörakenteelle.
Tämän jälkeen listattiin tarvittavat toiminnallisuudet ja peilattiin niitä olemassa olevan järjestelmän toiminnallisuuksiin. Roolituksessa määriteltiin intranetin tehtävä sisäisten ja ulkoisten käyttäjäryhmien kesken sekä sen suhde muihin järjestelmiin kuten Teamsiin.
Palvelukonseptin hahmottumista ja toiminnallisuuksien tunnistamista seurasi teknologiaratkaisun selvittäminen: mitkä ovat ne vaihtoehdot, jotka soveltuisivat intranetin ja ekstranetin tarpeisiin. Palvelukonseptin havainnollistamiseksi luotiin alustavia rautalankahahmotelmia keskeisistä sisältötyypeistä suositetulla julkaisujärjestelmällä.
Kehitystiekartta muodostettiin yhdessä keskeisten sisältö- ja toteutustehtävien perusteella: huomioitava oli se, että ison organisaation sisältötyö vaatii paljon, etenkin kun vaihdetaan järjestelmästä toiseen.
Selkeä suunta kohti toteutusta
Esiselvitysvaiheen tuloksena tehtiin Tampereen kaupungin tarpeisiin
- uuden intranetin ja ekstranetin palvelukonsepti
- digitaalisten keskeisten työkalujen roolitus
- teknologiasuositus
- kehitystiekartta.
Yhteinen työskentely jatkui North Patrolin kanssa vielä hankinnan tuella. North Patrol määritteli M365-alustalle SharePointin moderneilla sivustoilla toteuttavalle intranetille ja ekstranetille vaatimukset, joissa huomioitiin toteutuksen vaatimat erityisratkaisut. Vaatimusmäärittelyn lisäksi se laati muun kilpailutusdokumentaation. Kilpailutuksen jälkeen North Patrol auttoi tarjousten arvioinnissa sopivimman kumppanin löytämiseksi.
Esiselvitysprojekti ja hankinnan tuki etenivät suunnitelmien mukaan niin kustannusten kuin aikataulutuksen suhteen: kokonaiskustannus oli hieman alle 60 000 euroa ja syksyllä 2023 käynnistyneelle projektille oli toteutuskumppani valittu maaliskuussa 2024. Uuden intranetin on tarkoitus avautua huhtikuussa 2025.
PS. Sinua voisi kiinnostaa tulossa oleva ilmainen webinaarimme: Digitaaliset asiointipalvelut – Erilaiset konseptit ja toteutuksen eri vaihtoehdot (11.12.2024 klo 10:00). Ilmoittaudu webinaariin
