Kuopio rakensi houkuttelevan tietopalvelun – North Patrol esiselvityksen kumppanina

12.12.2023

Anna Availa

Esiselvitysprojektissa luotu konsepti viitoitti tietä kohti tavoitetta. Keväällä 2023 julkaistu Kuopio.fi henkii hyvän elon, ilon ja olon kaupunkia läpi sivuston ja sen sisuksista löytyvät esimerkiksi entiset Liikkuvan Kuopion, Asumisen Kuopion ja Kuopio Highlightsin erillissivustot.

Kysytäänpä Kuopion kaupungin verkkopalvelu-uudistusta vetäneeltä viestintäasiantuntija Ville Titoffillta, miten varmistaa, että näin isot muutokset saadaan hoidettua hallitusti.

Rauhallisen rakentamisen kaavalla

Kuopion kaupunki starttasi uudistusprojektin analysoimalla nykysivustoja ja katsomalla, mitä muualla on tehty. Kuultuaan kollegoita se päätti hankkia uudistusprojektin alkuun kumppanin tarvekartoituksen ja esiselvityksen tekoon, jotta heille itselle kirkastuisi, mikä on haluttu suunta. North Patrol valikoitui alkuvaiheen kumppaniksi.

Projektin aloituksesta julkaisuhetkeen meni kaksi vuotta. ”Huolellinen aloitus tuntui pitkältä, ja sisäisesti piti välillä käydä keskustelua tästä lähestymistavasta”, Ville kertoo. Perusteellinen eteneminen rauhallisen rakentamisen kaavalla oli harkittua: ”Teknologioita saa otettua nopeasti käyttöön, mutta tärkeämpää on selvittää mihin tarpeeseen teknologia valitaan ja miksi – mitä sillä tehdään ja onko se meidän tarpeisiimme hyvä.”, perustelee Ville esiselvitysvaihetta ja jatkaa, ”Esiselvityksestä oli iso hyöty, nimenomaan meille viestinnässä, sillä se muodosti selkänojan koko projektille.”

Esiselvitys muodosti selkänojan koko projektille.

”Kuntasektorilla ei välttämättä ole eniten rahaa, mutta aika on usein resurssi, jossa osataan katsoa pitkällä tähtäimellä ja kärsivällisesti. Isoissa toimintaympäristön muutoksissa täytyy kokonaisuutta tarkastella huolellisemmin, etenkin kun muun muassa hyvinvointialuemuutos oli käsillä.”

Uuden alustan myötä rämettynyt sisältö uuteen kuosiin

Vanha Kuopio.fi oli elinkaarensa päässä monessa suhteessa. ”Liferay-alustalla tehty sivusto oli jo siinä pisteessä, että version muutos olisi vastannut uuden verkkosivuston käyttöönottoa. Vanhaa sivustoa oli leikattu ja liimattu kuin asfalttia paikkaamalla.”, kuvailee Ville lähtötilannetta. Uuden verkkopalvelukokonaisuuden tekniseksi alustaksi valikoitu esiselvitysprojektin tuloksena WordPress.

Julkaisualustan vaihto ei pelkästään auttanut erillissivustojen yhdistämisessä, vaan mahdollisti uudenlaisen tavan ajatella ja esittää sisältöjä. Olihan tavoitteena tehdä houkutteleva tietopalvelu. Alustan vaihto haastoi jokaisen ylläpitäjän miettimään, miten sisältö kannattaa verkossa esittää asiakkaiden näkökulmasta. ”Ymmärrystä piti jalkauttaa koko organisaatioon, jotta rämettynyt sisältö saatiin uuteen kuosiin.”, Ville kertoo.

Uusi alusta toi uusia visuaalisia mahdollisuuksia esimerkiksi etusivun, pääosioiden, koontisivujen ja sisältösivujen suhteen. ”Viestintä katsoi ylemmän tason sivuja, mutta sisältösivuille annettiin vapaammat kädet erilaisten sisältöelementtien käyttöön – kaikilla on kaikki elementit käytössään. Teimme aluksi vain aika pelkistetyn ja vähän tylsänkin mallisivun, ja kun joku teki sen pohjalta hyvännäköisen sivun, jaettiin sitä malliksi.”, luonnehtii Ville sisällöntuottoa. ”Meillä oli hyvä säännöllinen verkkosivutuumailun tuokio kalenteroituna, jossa ylläpitäjät saivat jakaa hyviä käytäntöjä yhdessä.”

Tiekartta viitoitti tietä

Esiselviysprojektissa ei pelkästään suunniteltu ja määritelty tulevaa verkkopalvelua, vaan myös valmistauduttiin toteutusprojektin etenemiseen ja luotiin yhdessä tiekartta tuleville kuukausille. ”Tiekartta osui hyvin suunniteltuun. Aikajanaa jouduttiin siirtämään kaikkinensa pari kuukautta eteenpäin, mutta kokonaisuutena kartta toimi hyvin. Se antoi ylätason kuvan siitä, mitä kannattaa tehdä.”, Ville kertoo.

Tiekartta toimi hyvin antamalla ylätason kuvan siitä, mitä kannattaa tehdä.

Julkaisuhetkelläkään verkkopalvelu ei ollut valmis, vaan kehitystyö jatkui. Toteutusprojektin jälkeen otettiin käyttöön jatkokehitysmalli, ja ensimmäisen vuoden aikana onkin kiinnitetty resurssi tukemaan käyttöönottoa ja auttamaan loppujen erillissivustojen yhdistämisessä ja kieliversioiden luonnissa.

Luotto omaan visioon

Ville on erityisen ylpeä sisällöntuottajaporukasta, joka hoiti isoimman työn luodessaan useista sivustoista uutta verkkopalvelua uuden brändin mukaisesti.

Verkkopalvelun uudistaminen tehtiin yhdessä palvelualueiden kanssa ja monia näkökulmia pyrittiin kuulemaan. ”Kompromisseja tehtiin puolin ja toisin, eikä kivutonta uudistusta ole. Jotta projekti eteni suunnitellusti, oli pakko tehdä päätöksiä ja linjauksia ja noudattaa niitä.” Ville saikin projektin aikana tehdä lennosta päätöksiä isommista ja pienemmistä asioista puhuttiin sitten siitä, miten domain-ratkaisut tehdään jatkossa tai miten metatiedotetaan 1 000 liikuntapaikkaa.

”Kuunteluun pitää löytää balanssi, ja toisaalta luottaa omaan asiantuntemuksen ja visioon.”

Vinkit hallittuun ison verkkopalvelun uudistukseen

1. Rakenna rauhassa ja harkiten, jotta tiedät, mitä tehdään ja miksi
2. Hahmota toteutusprojektille tiekartta, jotta voit olla joustava
3. Kuuntele, mutta luota omaan asiantuntemukseen

PS. Sinua voisi kiinnostaa tulossa oleva ilmainen webinaarimme: Digitaaliset asiointipalvelut – Erilaiset konseptit ja toteutuksen eri vaihtoehdot (11.12.2024 klo 10:00). Ilmoittaudu webinaariin

Lue palveluistamme Pyydä tarjous

• Case-tarinat
• Julkisten hankintojen konsultointi
• Konseptit ja käyttökokemus
• Kuntien digipalvelut
• Markkinoinnin verkkopalvelut
• Tietosivustot
• WordPress