HR:llä on työssään käytössä monipuolisia digitaalisia keinoja huolehtiessaan yhdessä viestinnän ja tietohallinnon kanssa työntekijöiden digitaalisestä työntekijäkokemuksesta. Yksi tärkeä palanen siitä on varattu intranetille, joka on hyvä tuntea.
North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.
21.8.2024
Intranetin merkitys on viime vuosina muuttunut, koska
- Organisaation sisäisiä kanavia on paljon eikä työyhteisöllä ei ole enää yhteisiä kanavia. Työntekijöillä on käytössään paljon niin virallisia kuin epävirallisia erillisiä sovelluksia. Esimerkiksi vuorovaikutus ja eri työryhmien tiedon jakaminen on Teamsissa tai Slackissä ja oman ryhmän kanssa viestitään vaikka WhatsAppissa. Eri kanavien käyttäjät haluttaisiin saada yhteisen ”nuotion” äärelle.
- Ylipäätänsä suhtautumisemme eri välineisiin ja tapamme käyttää eri järjestelmiä on muuttunut. Henkilökohtaisessa elämässämme olemme tottuneet siihen, että valitsemme ensin kanavan ja vastaanotamme sieltä viestejä, mitä se sitten tarjoaakaan. Viestinnässä taas on lähdetty siitä, että lähtökohtana on viesti, jota julkaistaan sopivassa kanavassa. Hyvässä tapauksessa työntekijä ja viesti kohtaavat samassa kanavassa.
- Jos välineeseen ei luoteta, ei luoteta myöskään sen sisältöön. Jos intranet koetaan tylsänä staattisen ja vanhentuneen tiedon hautausmaana, sitä ei käytetä, vaan valitaan mielenkiintoisempia tai helpompia keinoja tiedon saamiseen, kuten kysytään kaverilta tai soitetaan asiantuntijalle.
- Työn tekeminen on karannut intranetin ulottumattomiin, joko Teamsiin tai muihin järjestelmiin, jossa tehdään itse työ ja viestitään siihen liittyvistä asioista. Intranetin sisällön on oltava kiinnostavaa, jotta sinne haluttaisiin erikseen mennä.
- Henkilöstölehtiä lopetetaan, mutta tarve työyhteisön onnistumisien välittämiseen ei ole hävinnyt. Työntekijät tarvitsevat tarinoita kerrottavakseen omasta työpaikastaan.
Työntekijä arvioi organisaation arvoja näkemällä, miten organisaatio oikeasti toimii.
Odotukset sisäistä viestintää ja sitä kautta intranetiä kohtaan ovat myös muuttuneet. Organisaatioilta odotetaan vastuullisuutta ja läpinäkyvyyttä. Työntekijä haluaa arvioida, vastaavatko organisaation arvot omia. Jotta arvioinnin voi tehdä, on tiedettävä, miten organisaatio oikeasti toimii. Tällöin sisällön ei voi tulla vain ylhäältä alaspäin. Työntekijälle on tärkeää luottaa omaan työnantajaansa
HR huolehtii työyhteisöstä ja työntekijästä
HR on henkilöstöresurssien hallintaa ja kehittämistä, ja sen tehtäviksi voidaan intranetin(kin) näkökulmasta tunnistaa koko työyhteisöä koskevaksi
- Yhteisten pelisääntöjen ja käytäntöjen välittäminen
- Yhteenkuuluvuuden ja me-fiiliksen luominen
- Vahvan yrityskulttuurin ja hyvän työnantajamielikuvan rakentaminen
- Strategisen suunnan ja nykytilan näyttäminen
Jokaista työntekijää koskevaksi
- Työsuhteeseen liittyvien asioiden ohjeistaminen ja tukeminen
- Työpaikkaan ja työtehtäviin sitouttaminen ja innostaminen
- Hyvän työntekijäkokemuksen syntymisen edesauttaminen
- Itsensä arvostetuksi ja merkitykselliseksi tunteminen.
Miten intranet voisi omalta osaltaan mahdollistamassa näiden tavoitteiden täyttymistä?
Intranetin sisällöistä iso osa henkilöstöön liittyvää
Työyhteisön näkökulmasta intranetissä on sisältöjä, jotka koskevat kaikkia työntekijöitä. Työntekijälle intranetissä on sisältöjä, jotka auttavat häntä tekemään työtään tai liittyvät hänen työsuhteeseensa.
Intranet on paikka yhteisten koko henkilöstöä ja organisaatio käsittävien sisältöjen esittämiseen verkossa, on kyse sitten ohjeista, käytännöistä, työkaluista tai ajankohtaisesta viestinnästä.
Nämä sisällöt liittyvät usein
- Omaan työsuhteeseen, kuten työaikaan, lomiin, palkkoihin, matkustamiseen
- Osaamisen kehittämiseen, kuten kehityskeskusteluihin, työkiertoon, koulutuksiin
- Työhyvinvointiin, kuten työterveyteen, työsuojeluun
- Sisäisiin palveluihin, kuten tietohallintoon, taloushallintoon ja viestintään
- Organisaatioon ja toimialoihin sekä yksiköihin ja tiimeihin
Osaa intranetin sisällöistä työntekijä tarvitsee usein – jopa päivittäin – ja osa ei kosketa häntä lainkaan.
Suurin osa intranetin sisällöistä on HR:n tuottamaa ja omistamaa. Usein niiden ensisijainen tehtävä on informoida, mutta samalla ne ovat kertomassa, millaista työyhteisössä on toimia, ja välittämässä fiilistä siitä, millaista työyhteisössä on tehdä töitä yhdessä. Yhteisöllisyyden yksittäiset keinot läpileikkaavat kaikki sisältöteemat.
Intranetin sisällöt voidaan järjestää monella eri tapaa. Sen konseptillisessa kärjessä voidaan korostaa esimerkiksi ohjeita, uutisia, työntekemistä tai yhdessäoloa intranetin ollessa vaikka ohjepankki, uutiskeskus tai kahvihuone.
Työntekijyyden edistäminen nousussa
Intranetin sisällöt voidaan nähdä työntekemistä tukeviksi ”Kuinka teen työtäni?” ja työtekijyyttä edistäväksi ”Millaista on olla töissä?”. Työntekemistä tukevat asiat ovat tyypillisesti konkreettisia, kuten miten teen matkalaskun tai miten toimin lapsen sairastuessa; työntekijyyttä tukevat asiat taas abstraktisempia, koska puhutaan työssä viihtymisestä tai sitoutumisesta työhön ja työyhteisöön.
Intranetissä helppo julkista poliitikkoja, ohjeita ja uutisia; vaikeampi tehtävä onkin työntekijyyden tukeminen verkkoviestinnän keinoin.
Työntekijyyden kokemista intranetissä on pyritty edistämään lisäämällä osallistumista ja sitä kautta tekemään intraneteistä yhteisöllisempiä. Intranetit mahdollistavat paljon erilaisia keinoja yhteisöllisyyden lisäämiseksi. Osallistumisen keinot ovat tyypillisesti enemmän kevyitä, matalan kynnyksen toimintaa kuten peukutuksia, äänestyksiä tai kommentointia. Jatkossa uusien työntekijäsukupolvien myötä on varauduttava siihen, että työntekijyyden kokeminen liittyy enemmänkin siihen, miten työntekijät voivat arvioida työnantajansa vastuullisuutta ja luotettavuutta ja sitä sopivatko ne omiin arvoihin. Organisaatio on yhtä kuin todellinen toiminta, jota intranet välittää silloin, kun kuka tahansa työntekijä voi siitä kertoa.
Vinkit HR:lle intranetin parempaan hyödyntämiseen
- Kiedo intranet yhdeksi, tärkeäksi HR:n välineeksi
- Tunne ja hyödynnä intranetin mahdollisuudet
- Ota omistajuus intranetistä
- Ole aktiivinen intranetiä ja sen konseptia luotaessa ja uudistettaessa
- Osallistu viestinnän palavereihin, sillä niissä mietitään intranetin sisältöjä
