Intranet-uudistuksissa on totuttu siihen, että laitetaan koko homma uusiksi. Vauhdissa tarkentuu niin palvelukonsepti kuin usein myös teknologiakin. Turun yliopisto osoitti, että onnistuakseen ei tarvitse aina lähteä puhtaalta pöydältä, vaan reilu parannus vanhaan voi myös tuoda mukanaan tarvittavan muutoksen. Täyden remontin sijaan, Turun yliopisto päätti kehittää intranettinsä sisältökonseptia yhdessä North Patrolin kanssa. Lopputuloksena on entistä selkeämpi ja ryhdikkäämpi intranet, mutta vanhoilla sisällöillä ja vanhalla alustalla.
North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.
5.10.2023
Turun yliopiston intranet on henkilökunnan ja opiskelijoiden yhteinen viestinnällinen intranet, jonka juuret ulottuvat 10 vuoden taakse. Vuosien mittaan intranettiä on päivitetty säännöllisesti. Ilme on aikojen saatossa päivitetty, ja sisällöllisesti tärkein muutos oli aikoinaan yhteisten ohjeiden ja palveluiden kokoaminen pois organisaatioyksiköiden sivuilta aihealueittain järjestettyyn palveluhakemistoon. Viimeisempänä uudistuksena nostettiin intranetin versio ja intranet pyörii nyt paikallisesti asennetulla SharePoint 2019-versiolla.
Kuten kaikki pitkäikäiset intranetit, myös Turun yliopiston intranet oli päässyt rämettymään ja intranetissä oli paljon vanhaa sisältöä. Tavoitteena ei ollut laittaa koko pakettia uusiksi, vaan muotoilla sisällöt uusiksi niin, että intranet olisi päivitettävissä Turun yliopiston sisäisenä työnä. Sisällön uudelleenkonseptointiin Turun yliopisto pyysi apua North Patrolilta.
Sisällön uudelleenmuotoilun yhteydessä tuli myös pohdittavaksi intranetin suhde mm. Teamsiin ja muihin rinnakkaisiin järjestelmiin, jotka ovat tulleet osaksi yliopistolaisten arkea edellisen sisältöremontin jälkeen.
Sisältöinventaariolla ja haastatteluilla tuskapisteet selville
Ennen kuin voidaan lähteä uudelleenmuotoilemaan sisältöjä, pitää selvittää, mikä nykyisessä on vikana – ja toisaalta, mikä toimii hyvin. Siksi projekti aloitettiin haastattelemalla eri käyttäjäryhmiä, mutta myös inventoimalla sisältöjä.
Haastatteluissa tunnistettiin sekä kipupisteitä että mahdollisia parannusehdotuksia näihin. Haastatteluista nousi esiin asioita, jotka liittyivät niin sisällön löydettävyyteen, intranetin tavoitettavuuteen kuin tekniikkaan.
Löydettävyysongelmiin sekä niiden juurisyihin päästiin tarkemmin käsiksi sisältöjä inventoitaessa. North Patrolin konsultit pureutuivat intranetin sisältöihin tuorein silmin, jolloin huomaa asioita, joihin intranettiä pitkään käyttäneet olivat jo kenties tottuneet.
Sisältöjen löydettävyyshaasteet voitiin lopulta kiteyttää kolmeen asiaan:
- Ensiksi palveluhakemisto oli rakennettu metatietovetoisesti, mikä johti siihen, että sama sisältö listautui useaan eri paikkaan, jopa samalla koontisivulla. Vaikka sisältöjen tarjoaminen useassa eri kontekstissa metatietojen pohjalta on monessa tapauksessa hyvin käyttökelpoinen tapa tarjota käyttäjälle sisältöjä, Turun yliopiston kaltaisessa tietopankissa se ei välttämättä ole selkein ratkaisu. Käyttäjän on haastavaa löytää sisältö uudestaan, kun sivulla tai osiolla ei ole yhtä pysyvää paikkaa rakenteessa ja siihen törmätään vähän siellä täällä.
- Toiseksi selkeän rakenteen puuttuessa, sama sisältö tuotettiin useaan paikkaan, sillä sisällöntuottaja ei välttämättä löytänyt alkuperäistä ohjeistusta. Riippuen mistä ja miten käyttäjä lähti etsimään tietoa, hän löysi samasta aiheesta useita rinnakkaisia ohjeita.
- Näiden lisäksi navigaatio osoittautui ongelmalliseksi. Palveluhakemiston listaukset olivat liian pitkiä ja tiedekuntasivustot näyttäytyvät käyttäjälle navigaatiomallin takia omina erillisinä intranetteinä. Käyttäjä ”hukkasi” yhteisen navigaation siirtyessään rakenteessa syvemmälle tiedekunnan sivuille ja eksyi näin reitiltä. Tämä johti siihen, että tiedekunnat toistivat omilla sivuillaan asioita, jotka olivat yhteisiä. Nämä myös nousivat hakutuloksissa jopa yleisten ohjeiden ohi kärkeen.
Löydettävyyteen liittyvien kehityskohteiden lisäksi, tunnistettiin kieliversiointiin ja hakuun liittyviä haasteita sekä etusivun uutisvirran ongelmakohtia.
Lopputuloksena selkeä kahden vaiheen toimenpidesuunnitelma
Kun suurimmat ongelmat olivat tiedossa, oli vuorossa ratkaisujen löytäminen. Työpajoissa käytiin Turun yliopiston viestijöiden kanssa läpi vaihtoehtoisia konseptimalleja, tavoitteena löytää soveltuva malli, jota konkretisoida ja testata oikeilla sisällöillä. Lisäksi työstettiin navigaatiorakennetta sekä mallinnettiin etusivuja ja laskeutumissivuja.
Lopuksi rajattiin vielä intranetin roolia suhteessa muihin järjestelmiin ja tunnistettiin, mitä Turun yliopiston tulisi tehdä, jotta intranet saadaan päivitettyä uuden sisältökonseptin mukaisesti.
North Patrolin fasilitoiman projektin lopputuloksena oli selkeä, 15 kohdan toimenpidesuunnitelma, joka pilkottiin kahteen vaiheeseen. Ensimmäisessä vaiheessa laitettaisiin kuntoon yliopiston yhteiset sisällöt ja navigaatio, sekä yksinkertaistettiin etusivua. Toisessa vaiheessa uudistettaisiin tiedekuntien sivustot.
Päänavigaatio otettiin hyötykäyttöön
Turun yliopisto lähti keväällä 2022 viestintäyksikön johdolla myymään konseptia yliopiston sisällä ja viemään toimenpidesuunnitelmaa toteen.
Suurin yksittäinen muutos vanhaan sisältökonseptiin on, että aikaisemmin palveluhakemiston syövereissä olleet teemat tarjotaan huomattavasti lyhyemmän polun päässä. Teemat on nyt nostettu joko suoraan päänavigaatioon tai heti sitä seuraavalle tasolle. Yksittäinen asia asuu nykyisin vain yhdessä paikassa, ja siihen linkitetään tarvittaessa muualta. Linkitysten ero vanhaan on se, että ne osoittavat lukijalle, että hänen etsimänsä sisältö sijaitsee jossain muualla, sen sijaan, että annetaan lukijan olettaa, että hän on löytänyt sisällön kotipesän. Koska sisältö asuu vain yhdessä paikassa, se on myös käyttäjän opittavissa.
Täysin ilman kompastuskiviä ei uudistus sujunut
Uudistuksen toinen vaihe käynnistyi heti syksyllä 2022. Kun yhteiset sisällöt ja navigaatio oli saatu uudistettua, siirryttiin uudistamaan tiedekuntien sisältöjä. Uudistusta pilotoitiin ensin muutaman tiedekunnan kanssa, ja kun malli oli todettu hyväksi, loput tiedekunnat seurasivat perässä keväällä.
Täysin ilman kompastuskiviä ei uudistus sujunut, vaan tietyistä sisällöistä jouduttiin käymään vääntöä, kertoo projektia vetänyt viestintäasiantuntija Jussi Matikainen. Myös teknisiä yllätyksiä tuli matkan varrella esiin, sillä yliopiston intranetissä oli paljon teknistä painolastia, joka ei ollut täysin vastuuhenkilöiden tiedossa ennakkoon.
Hakuun ei lopulta tehty teknisiä parannuksia, mutta hakutulokset ovat siivoustyön tuloksena parantuneet.
Pieniä kömpelyyksiä toki vielä on ja manuaalista työtä tarvitaan edelleen esimerkiksi kieliversioinnissa, mutta siihen nähden, että vanhaa intranettiä lähdettiin vain parantamaan, on muutos kuitenkin iso, Matikainen summaa.
Harvinaisen onnistunut hanke
Tätä kirjoittaessa, kesäkuussa 2023 on sisältöuudistus saatu pääpiirteittäin maaliin, ja Turun yliopiston viestinnän väki vaikuttaa tyytyväiseltä. Enää ei kuulemma kuule, että ”intrasta ei löydä mitään”, Matikainen toteaa.
Vaikka kaikkia toimenpidesuunnitelmassa ehdotettuja muutoksia ei ole toteutettu, paljon on kuitenkin tehty. Etusivua on yksinkertaistettu ja rakenne on entistä selkeämpi ja matalampi. Eri osiot ovat nykyisin konseptiltaan samankaltaisia. Tiedekuntasivut eivät enää näytä täysin omilta irrallisilta intraneteiltään, vaan ne ovat osioita yhteisessä intranetissä ja niillä toistuu myös yhteinen navigaatio. Tämä vähentää myös tarvetta tuottaa tiedekuntakohtaisesti sisältöjä, mistä on tullut tiedekunnista kiitosta.
Uudistuksen yhteydessä on Turun yliopistossa myös mietitty uusiksi toimintamalleja ja intranetin toimituskuntaa. Sisältövastuita on kirkastettu, eikä intranet ole vain viestinnän vastuulla, vaan yliopistossa tehdään aktiivista viestintäyhteistyötä ja sisällöntuotanto on hajautettu.
Intranet on entistä vahvemmin kaikkien yhteinen wikimäinen viestintätyökalu, ja tältä osin on yliopiston asettamat yhteisöviestinnän tavoitteet hyvin toteutuneet.
Kokonaisuudessaan hanke oli harvinaisen onnistunut, Turun yliopiston viestintäpäällikkö Tuomas Koivula toteaa, ja kiittelee North Patrolin tekemää työtä, joka oli hänestä todella tärkeä ja antoi selkeät askelmerkit uudistukseen. Myös hankkeen vaiheistus oli onnistunut, eikä työllistänyt viestintäyksikköä liikaa. Projekti oli työläs, mutta verkkopalveluhankkeeksi kuitenkin suhteellisen rauhallinen.
Intranetin suhteen yliopiston viestintäväki voi hetken vetää henkeä. Nyt tehdyillä muutoksilla pärjätään jälleen hetki ja vaikka intranetin sisältöjä tuotetaan ja päivitetään jatkuvasti, jakautuu työ entistä useamman harteille.
Suunnittelemme toimivan intranetin
North Patrolin suunnitteluprojekteissa määritellään toimivimmat työkaluratkaisut kuhunkin intranet-ympäristöön. Lisäksi intranetin palvelumuotoilulla ja prototyypeillä suunnitellaan sellaiset sisältöratkaisut, jotka tukevat sisäistä viestintää, tiedon löydettävyyttä ja arkisista työsuorituksista selviämistä.
Lue intranettien suunnittelupalveluistamme tai varaa suoraan Teams-palaveri Sarin kanssa
PS. Sinua voisi kiinnostaa tulossa oleva ilmainen webinaarimme: Digitaaliset asiointipalvelut – Erilaiset konseptit ja toteutuksen eri vaihtoehdot (11.12.2024 klo 10:00). Ilmoittaudu webinaariin
