Onnistuuko verkkopalvelun konseptointi, määrittely ja julkinen hankinta sekä tekninen toteutus kaikki yhdessä vuodessa – vielä erinomaisella lopputuloksella? Kyllä onnistuu. Kun verkkopalvelu-uudistuksen lisäksi yhtälöön vielä heitetään pandemian aiheuttamat poikkeusolot ja muutama muu digiprojekti, voidaan todeta, että vuosi 2020 on ollut Haaga-Helia ammattikorkeakoulussa hullu vuosi.
North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.
16.12.2020
Haaga-Helia on liike-elämän ja palveluelinkeinojen koulutusta, tutkimusta ja kehittämistä tarjoava ammattikorkeakoulu. Koulutusaloja ovat liiketalous, tietotekniikka, hotelli-, ravintola- ja matkailuala, johdon assistenttityö, toimittajakoulutus, liikunta-ala sekä ammatillinen opettajankoulutus. Opiskelijoita korkeakoulussa on 10 500 ja työntekijöitä noin 630.
Haaga-Helian vanha verkkopalvelu oli rakennettu Drupal 7 -alustalle noin viisi vuotta sitten, ja sille oli tehty pieni ilmeuudistus pari vuotta myöhemmin. Ammattikorkeakoulun strategian uudistumisen myötä, verkkopalvelulle kaivattiin nyt suurempaa remonttia. Uusi strategia korostaa jatkuvaa oppimista ja opiskelua erilaisissa elämäntilanteissa, ja erilaiset oppimisvaihtoehdot oli tarpeen tuoda esille. Haaga-Helialla on myös edessä koulutusuudistus, jossa nykyiset koulutusohjelmat tulevat vähentymään tuntuvasti ja koulutusohjelmien suuntautumisvaihtoehdot korostuvat. Uuden verkkopalvelun tulisi myös huomioida koulutusuudistuksen tarpeet.
Pelkkä tekninen uudistus ei siis riittäisi, vaan koko konsepti tulisi miettiä uusiksi – ja aika oli kortilla. Ammattikorkeakoulun vuosisykli asetti raamit projektille, uusi sivusto pitäisi saada julki riittävän ajoissa ennen tammikuun 2021 yhteishakua.
– Lokakuussa 2019 saatiin projektille vihreää valoa, ja jo silloin tiedettiin, että aikataulu tulee olemaan todella tiukka. Tavoitteena oli saada verkkopalvelu julki marraskuussa 2020, kertoo Haaga-Heliassa projektia vetänyt, digitaalisen viestinnän asiantuntija Marja Luokomaa.
Luokomaa myöntää välillä jännittäneensä, ehditäänkö projekti oikeasti viemään läpi vuodessa, mutta jos jossain projektissa menee joskus kaikki oikein, niin tämä oli sellainen projekti.
Drupalista haluttiin pois ja silti alustaksi valittiin Drupal
Haaga-Helian verkkopalveluprojekti alkoi konseptisuunnittelulla yhdessä North Patrolin kanssa. Osana konseptityötä pidettiin viisi haastattelua, jossa selvitettiin johdon, tutkimuksen ja kehityksen, koulutusohjelmien ja uusien opiskelijoiden näkemyksiä ja tarpeita verkkopalvelu-uudistukselle. Tarpeita selviteltiin myös kyselyn avulla, johon saatiin vastauksia niin opiskelijoilta kuin henkilökunnaltakin.
Tarvekartoituksen pohjalta pidettiin konseptityöpaja, johon osallistui laajasti eri Haaga-Helian toimintojen edustajia. Konseptityöpajassa kirkastettiin uuden verkkopalvelun konsepti-idea, jonka jälkeen linjauksia sisällöistä, toiminnallisuuksista, käyttökokemuksesta ja teknologiavalinnoista tarkennettiin kolmessa suunnittelupalaverissa pienemmän projektiryhmän kanssa.
Vanhan verkkopalvelun ollessa Drupalia, Marja Luokomaa lähti uudistukseen sillä ajatuksella, että uuden verkkopalvelun alustaksi tulisi ihan mikä muu kuin Drupal. Mieluiten Episerver, josta hänellä on entuudestaan kokemusta.
Konsepti nojautuu kuitenkin vahvasti ristiin linkityksiin ja automaattisiin nostoihin, joten teknologiaksi valikoitui lopulta Drupal ja sen versio 8. Marja Luokomaa on loppupelissä valintaan todella tyytyväinen.
– Se että saa tehtyä nostoja automaattisesti vähentää hirveästi ihmisten työtä. Korkeakoulussa tapahtuu paljon ja automatiikan avulla saadaan sivusto pysymään ajankohtaisena. Se on myös hyvä, että pystytään tuomaan moninaisuutta esiin, se ei onnistuisi, ellei avainsanat pyörittäisi sivustoa, Luokomaa toteaa.
Sisältöä on paljon ja konsepti mahdollistaa sen, että samaa asiaa tarjotaan käyttäjälle useassa paikassa. Avainsanojen avulla saadaan sisältö nousemaan myös sellaisiin paikkoihin, joihin sitä ei käsin muistaisi tai osaisi yhdistää. Jotta automatiikka saadaan toimimaan, pitää metatietomalli olla kunnossa ja hyvin mietitty. Pohja pitää tehdä hyvin, vaikka metatiedot elävätkin koko ajan.
– Metatietomallissa vaikeinta oli punaisen langan keksiminen, mutta kun päätettiin teemat ja rakennettiin metatiedot niiden mukaan, niin sen jälkeen on ollut helppoa, Marja Luokomaa sanoo.
Sisällöntuottajan näkökulmasta yksi suurimmista eroista Drupal 7:n ja Drupal 8:n välillä on jälkimmäiseen tullut Paragraphs -lisäosa, joka mahdollistaa modulaaristen sivujen luomisen ja niiden taittamisen. Paragraph tuo Drupaliin Marja Luokomaan Episerveristä kaipaamaa lohkomaista ajattelua. Ainoa asia, mistä Drupal saa Luokomaalta miinusta on liitetiedostojen hallinta. Kansiointia ei osattu ajatella tarpeelliseksi määrittelyssä – jälkiviisaana se olisi kuitenkin ollut hyvä olla.
Vaikka alusta pysyi samana, versionmuutos ja toteutus vaikutti siihen, että kokemus Drupalista on nyt täysin toinen. Uusi sivusto on taidokkaasti rakennettu ja toimii hyvin. Siitä kiitos kuuluu Exovelle, joka sen on Haaga-Helialle toteuttanut.
Yhteinen näkemys kumppaneiden kesken siivitti projektia
Loppusyksy 2019 kului verkkopalvelua konseptoidessa ja määritellessä, jotta julkinen hankinta oli mahdollista tehdä. Kilpailutus saatiin käynnistettyä tammikuussa 2020 ja toteutuskumppaniksi valikoitui Exove, jonka kanssa Haaga-Helia pääsi aloittamaan projektia maaliskuussa.
–Yksi työpaja ehdittiin pitämään läsnäpalaverina, ennen kuin jouduttiin pandemian takia siirtymään täysin etämoodiin, Marja Luokomaa kertoo.
Alkuperäisenä tavoitteena oli, että Luokomaa olisi istunut Exoven tiloissa yhden päivän viikossa, jotta kysymyksiä olisi voitu ratkoa yhdessä heti.
– Etätyöskentely toki vaikutti projektiin, ja moni asia olisi saatu helpommin ratkottua, jos olisi voitu työskennellä kasvokkain. Tässä tilanteessa jouduttiin vaihtamaan paljon sähköposteja ja Slack lauloi. Projekti eteni kuitenkin juuri niin kuin suunniteltiin ja koko ajan voitiin viedä asiaa eteenpäin, Luokomaa toteaa.
Projektitiimi on ollut loistava, ja Marja Luokomaa alleviivaa kuinka helppoa on ollut tehdä projektia yhdessä sellaisten kumppaneiden kanssa, joilla on sama näkemys, siitä mitä pitää tehdä.
– Sekä North Patrolin että Exoven kanssa yhteistyö on toiminut todella hyvin. Tuntuu, että kaikki tekevät yhdessä samaa sivustoa, Luokomaa toteaa.
Myös Haaga-Helian tietohallinto saa kiitosta ratkaisuhakuisuudesta ja oma projektitiimi uskomattomasta venymisestä. Kaikki ovat olleet todella sitoutuneita ja tehneet syksyllä paljon töitä, vaikka syksy on koreakoulussa muutenkin kiireistä aikaa. Nyt on lisäksi ollut muita projekteja rinnan, kuten verkkolehden uudistus ja verkkokauppaprojektin käynnistys. Nämä projektit sitovat samoja ihmisiä, mutta Luokomaa näkee myös hyvä puolia siitä, että tehdään monta asiaa samaan aikaan – Haaga-Helian verkkonäkyvyyttä on voitu tarkastella kokonaisuutena ja hakea samalla synergioita.
Uuden verkkopalvelun konsepti muuttui vanhaan nähden todella paljon, ja sisällöntuottajien on pitänyt oppia hahmottamaan kokonaisuutta täysin uudella tavalla. Marja Luokomaan lähtökohta on, että marraskuussa 2020 julkaistu sivusto on vasta ensimmäinen versio ja se on pitkälti valistunut arvaus, miten sivuston pitäisi toimia. Hän odottaa innolla, mitä käyttäjäkysely kertoo, ja miten sivusto selviää ensimmäisestä happotestistä, eli tammikuun 2021 yhteishausta. Varsinainen kehitystyöhän alkaa nyt vasta.
Projektin tiedot
haaga-helia.fi
Teknologia-alusta: Drupal 8
Hankkeen kokoluokka: > 100 000 €
Projektin aikataulu
- Verkkopalvelun konseptointi: North Patrol, lokakuu-marraskuu 2019
- Vaatimusmäärittely ja julkinen kilpailutus: North Patrol, joulukuu 2019-helmikuu 2020
- Visuaalinen suunnittelu: Dentsu, tammi-maaliskuu 2020
- Tarkempi suunnittelu ja tekninen toteutus: Exove, maaliskuu-marraskuu 2020
- Sisällöntuotanto ja -syöttö: Haaga-Helia, elokuu – marraskuu 2020
PS. Sinua voisi kiinnostaa tulossa oleva ilmainen webinaarimme: Digitaaliset asiointipalvelut – Erilaiset konseptit ja toteutuksen eri vaihtoehdot (11.12.2024 klo 10:00). Ilmoittaudu webinaariin
