Haaga-Helia ammattikorkeakoulu oli onnellisessa asemassa, sillä työntekijät olivat yllättävän tyytyväisiä vanhaan intranettiin. Sitä käytettiin paljon, sisältöjä luettiin aktiivisesti ja niitä kiiteltiin. Myös uutisia seurattiin aktiivisesti. Koronapandemian ja sen myötä lisääntyneiden etätöiden ja etäopetuksen johdosta, intranetin merkitys korkeakoulun keskeisimpänä sisäisen viestinnän kanava kuitenkin korostui, eikä teknisesti vanha intranet enää pystynyt vastaamaan tarpeisiin.
North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.
15.8.2022
Haaga-Helia ammattikorkeakoulussa on ollut käynnissä verkkopalveluiden uudistusvyöry. Ensin uudistettiin verkkolehti, sen jälkeen uusiksi meni julkinen verkkopalvelu, jonka uudistuksesta kerroimme aikaisemmin blogissamme. Lumipalloefektin lailla projekti seurasivat toisiaan ja lyhyen hengähdystauon jälkeen digitaalisen viestinnän asiantuntija Marja Luokomaa sai vedettäväkseen intranetprojektin.
Vanha intranet oli SharePoint-pohjainen tuote, joka oli asennettu Haaga-Helian omaan konesaliin ja oli Haaga-Helian omassa ylläpidossa. Haaga-Helia oli ennen projektin alkua linjannut, että uusi henkilöstöintranet tultaisiin tekemään modernilla M365 SharePoint Onlinella. Korkeakoululla oli jo tarvittavat lisenssit olemassa ja Teams oli otettu aktiiviseen käyttöön. Yksi tärkeimmistä uudistustavoitteista oli mahdollistaa intranetin parempi saavutettavuus, sekä sisäverkon ulkopuolelta että mobiililaitteilla, ja pilvipohjaisena ja responsiivisena tuotteena, moderni SharePoint Online vastasi näihin tarpeisiin hyvin.
Teknologiavalinta asetti raamit intranetin määrittelylle ja kilpailutukselle, johon Haaga-Helia pyysi jälleen North Patrolin avuksi.
Sisältörakenne meni uusiksi
Määrittelyprojektin aluksi priorisoitiin intranetin tehtävät. Vaikka vanhaan oltiin tyytyväisiä se ei tarkoita, ettei sitä voida parantaa. Intranettiin kaivattiin enemmän läpinäkyvyyttä ja tietoa, mitä organisaatiossa on tekeillä. Intranettiin kaivattiin myös matalan kynnyksen paikkaa, jossa voitaisiin kertoa vielä keskeneräisistä asioista.
Haaga-Helian työntekijöille tarkoitettua ohjetietoa oli tarjolla sirpaleisesti useassa eri järjestelmässä. Nämä haluttiin koota yhteen niin, että uudesta intranetistä tulisi työntekijöiden ensisijainen tiedonlähde.
Kun intranettiin tuotiin uutta sisältöä, rakenne piti myös miettiä uusiksi. Samalla piti tehdä selkeä rajanveto sen välille, mitä tietoa tarjotaan henkilöstölle intranetissä, ja mikä on jossain muualla. Kaikkea tietoa ei suinkaan koottaisi uuteenkaan intranettiin, vaan intranet ohjaisi käyttäjiä löytämään sisältöjä, jotka sijaitsevat muualla, kuten Teamissä.
Opiskelijoiden intranettiä oltiin jo uusimassa osaksi julkista verkkopalvelua, joten henkilöstöintranetistä pystyttiin aidosti tekemään Haaga-Helian työntekijöitä palveleva tietopankki. Toisaalta tiedostettiin, että intranet tulisi sisältämään jonkin verran sellaisia sisältöjä, jotka ovat myös opiskelijoille relevantteja. Sisältörakennetta suunnitellessa tuli siis huomioida myös pääsynhallinta. Ratkaisuksi Intraan rakennettiin yksi SharePoint -sivusto, johon myös opiskelijoille voidaan antaa pääsy. Näin saatiin pidettyä kiinni läpinäkyvyydestä samalla, kun helpotettiin sisällöntuottajien työtä, kun tietoa tarvitsee pitää ajantasaisena vain yhdessä paikassa.
Sivustorakennetta työstettiin yhdessä North Patrolin kanssa yhdessä työpajassa ja Haaga-Helia jatkoi työstämistä viestintäosaston voimin vielä yhdessä sisäisessä työpajassa, Marja Luokomaa kertoo.
Rakenteen lähtökohdaksi otettiin työntekijöiden erilaiset tiedontarpeet, eli ne tilanteet ja kysymykset, joihin kulloinkin etsitään vastausta ja näistä johdettiin uusi päänavigaatio. Intranettiin tehtiin paljon uusia sisältöjä ja täysin uutena mukaan tuli opetuksen työkalupakki. Opettajien työkalut ja materiaalit oli aikaisemmin hajautettuna moneen eri paikkaan, ja nyt ne kerättiin intranettiin. Vanhasta intranetistä siirrettiin myös osa sisällöistä Teamsiin, projektissa tehdyn roolituksen mukaisesti
SharePoint Onlinen hyvät ja pahat muttei rumat
Vaikka SharePoint Online oli Haaga-Helialle tietoinen ja perusteltu valinta, ja sen ominaisuudet olivat hyvin tiedossa, näiden heikkous tuli osittain yllätyksenä.
Intranetistä haluttiin kaksikielinen, sillä kaikki työntekijät eivät puhu suomea. SharePoint Online mahdollistaa kieliversioinnin, ja vaikka etukäteen oli tiedossa, että siinä on puutteita, kieliversiointi saa Marja Luokomaalta murska-arviot. Kieliversiointi on hänen mielestänsä epälooginen ja sekava.
Työntekijöiden selaimet ovat lähtökohtaisesti englanniksi ja suurin osa henkilökunnasta on kuitenkin suomenkielisiä. Näin ollen intranet ei näy työntekijöille välttämättä sillä kielellä kuin pitäisi.
Myös modernin SharePoint Onlinen uutisointilogiikan oppiminen oli hankalaa, Luokomaa kertoo. Haaga-Helia pyrki uudessa intranetissä välttämään räätälöintejä mahdollisimman pitkälle, ja rakentamaan intranetin SharePoint Onlinen hengen mukaisesti. Tämä tarkoitti sitä, että uutiset tuotetaan hajautetusti eri sivustoille keskitetyn uutiskeskuksen sijaan, ja sivustojen nimet toimivat uutisten kategorioina.
Uutisten hajautettua tuottaminen oli haastava oppia, mutta suurempi ongelma on Luokomaan mukaan kuitenkin se, että uutiskategoriat eivät noudata kieliversiointia. Myöskään uutislinkit, joista toivottiin helpotusta sisällöntuottajien työhön, eivät toimi halutusti, joten niitä ei ole voitu ottaa käyttöön. Uutislinkeistä kun ei voi tehdä kieliversioita, vaan sama uutinen näkyy molemmissa kieliversioissa.
Loppupelissä Marja Luokomaan arvio SharePointista jää kuitenkin plussan puolelle. Sisältöjen päivittäminen on hänen mukaansa aidosti helppoa, minkä takia intranettiin on syntynyt paljon uutta sisältöä. Intranet näyttää myös hyvältä, vaikka SharePointin rajoitteet esimerkiksi fontin suhteen hiukan Luokomaata harmittaakin. Nämä olisi voinut vaihtaa, mutta se ei olisi kannattanut.
Verkko-osat ja erityisesti SharePointin haitarielementti saa myös Luokomaalta kiitosta, sillä sen avulla saadaan pitkät sivut paremmin luettaviksi. Vanhassa intranetissä taulukoina esitellyt sisällöt on nyt saatu haitareilla toteutettua, mikä helpottaa luettavuutta ja saavutettavuutta. Myös SharePointin tarjoama analytiikka on koettu hyödylliseksi.
Kiitosta saa myös teknisestä toteutuksesta vastannut Cloudriven. Luokomaa kiittelee erityisesti Cloudrivenin ratkaisuasennetta ja välitöntä fiilistä.
Bonuksena Cloudrivenillä oli tarjota Haaga-Helialle käännöstyökalu, joka nopeuttaa sisältöjen kääntämäistä Luokomaan mukaan aivan valtavasti. Vaikka SharePointin kielisyysongelmat eivät ole Cloudrivenin ratkaistavissa, käännöstyökalusta on ollut erittäin suuri apu.
Uusi intranet saatiin pystyyn nopeasti. Kokonaisuudessaan projekti aina määrittelystä ja kilpailutuksesta North Patrolin kanssa Cloudrivenin kanssa tehtyyn toteutukseen meni todella tehokkaasti, Luokomaa toteaa. Sisällöntuotantoon hän olisi jälkiviisaana kuitenkin voinut varata vielä lisää aikaa, sillä loppupelissä tulee aina kiire.
Projektin tiedot:
- Teknologia M365 SharePoint Online
- Määrittely ja kilpailutus: huhti-syyskuu 2021, North Patrol
- Tekninen toteutus: syksy 2021-kevät 2022, Cloudriven
- Sisällöntuotanto: syksy 2021-kevät 2022, Haaga-Helia
PS. Sinua voisi kiinnostaa tulossa oleva ilmainen webinaarimme: Parhaat muotoiluratkaisut tuote- ja palvelusivuille (15.5.2024 klo 10:00). Ilmoittaudu webinaariin
