Intranetin ydin on henkilöstöasiat, organisaatiotiedot ja uutiset

Mitä sisältöjä suomalaisissa viestinnällisissä intraneteissä on? Keväällä tekemämme Intranet ja digitaalinen työympäristö 2020 -selvityksemme kertoo, että miltei kaikkien intranetien ytimen muodostavat seuraavat sisällöt:

  1. Henkilöstöasiat ja -ohjeet (95 %)
  2. Oikopolkulinkit järjestelmiin ja työkaluihin (88 %)
  3. Organisaation perustiedot (83 %)
  4. Kategorisoidut uutiset (82 %)
  5. Tapahtuma- ja koulutuskalenterit (70 %).

Pysyväis- ja ajankohtaistiedon ohella intranetit ovat tiedon etsimisen lähtöpiste, sillä niistä on linkitys organisaation muihin yhteisiin ja toimialakohtaisiin järjestelmiin ja työkaluihin.

North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.

24.11.2020

Anna Availa

Intranetit ovat virallinen viestintäkanava kaikille

Iso osa intranetien sisällöstä on staattista, koko organisaatiota käsittelevää ja samansisältöistä tietoa, joka päivittyy melko harvoin. Ohjeiden ja perustietojen lisäksi siellä sijaitsee henkilöstön puhelinluettelo ja yhteystietohaku (79 %).  Intranet toimii oppaana ja tavoitteena on, että se on paikka, josta lähdetään ensin tietoa etsimään.

Harvemmin introissa esitettyjä pysyvää sisältöä ovat prosessien tai liiketoimintojen tunnusluvut ja mittarit (32 %) tai organisaation palvelujen tai tuotteiden tiedot (16 %).

Yhdessä tuotettu sisältö siirtymässä muihin välineisiin

Valtaosa intranetien sisällöistä on niin kutsuttua virallista massaviestintää, josta perinteisesti huolehtii viestintätoiminto. Työntekijöiden tuottamaa sisältöä on noin puolessa intraneteissä ja sellaista on johdon tuottama sisältö (57 %), keskustelupalsta (41 %) tai henkilökohtaiset blogit (38 %).

Johdon tuottamat sisällöt ovat nousussa, joten intranetin rooli johdon viestintäkanavana kirkastuu. Tällä hetkellä yli puolessa intranetissä johto käyttää intranetiä oman viestin viemiseen.

Vuorovaikutukseen luodut työkalut ovat löytäneet digitaalisessa työympäristössä oman paikkansa. Selvityksemme osoitti, että Teamsin, Yammerin, WhatsAppin ja Slackin kaltaiset työkalut ovat yhteisöllisen sisällön tuoton käytössä jopa yli 80 %:sesti, joten yhteisesti tuotettu sisältö ja vuorovaikutus on siirtymässä muille areenoille viestinnällisistä intraneteistä.

Intranetin haaste on tiedon määrä

Viestinnällisten intranetien sisältöjen ongelmat kilpistyvät tietoon: sen määrään, ajantasalla pitoon ja löytymiseen. Kun tietoa on paljon, se vanhenee, rapauttaa rakennetta ja hajautuu hierarkioiden syövereihin. Hyvälläkään sisällöllä ei ole käyttöä, jos sitä ei löydetä.

Lähtökohtaisesti intranet on kaikille avoin ja jos tietoa rajataan, se tehdään jossain muualla. Esimerkiksi Microsoft O365 -työkaluja roolitettaessa määritellään, mitä sisältöä missäkin työvälineessä on. Linjattavia sisältötyyppejä ovat muun muassa ohjeistus ja uutiset.

Entä se ruokalista, joka on ollut intranetien klassikkosisältöä. Löytyykö vielä suomalaisista intraneteistä tieto, mitä tänään syödään? Kyllä löytyy, ruokalista on noin puolessa selvityksen vastaajien intraneteissä.

Anna Availa

FM, KK Anna Availa on verkkoviestinnän sekä sisäisten ja ulkoisten verkkopalvelujen asiantuntija. Anna konsultoi asiakkaita verkkohankkeiden valmistelussa, vaatimusten määrittelyssä ja konseptisuunnittelussa.

Anna on työskennellyt verkkoviestinnän parissa useissa organisaatioissa julkisella ja yksityisellä sektorilla. Yritysten ja kaupunkiorganisaation viestintäpäällikkönä hän on kehittänyt voimakkaasti verkkoviestintää ja luonut organisaatioiden sähköisen viestinnän kokonaisuuksia, joista ovat löytyneet verkkopalvelujen ja introjen lisäksi muun muassa verkkolehdet, -vuosikertomukset ja -lehdet sekä sisäiset ja ulkoiset sosiaaliset mediat.

Annalla on parinkymmenen vuoden ajalta kokemusta lukuisista järjestelmistä, teknologioista ja toimittajista. Johtoryhmätyöskentely useissa organisaatioissa on antanut ymmärryksen siitä, miten liiketoimintaa tuetaan verkkoviestinnän keinoin.

Työssään Anna on vastannut viestintäjärjestelmistä ja toiminut useissa eri rooleissa kehittäessään ja ylläpitäessään niitä niin projektien vetäjänä kuin sisällöntuottajana.

Digitaaliset työympäristöt

Digitaalinen työympäristö tarjoaa hyvin toteutettuna työntekijöille välineet viestintään, tiedon etsimiseen, työtehtävien hallintaan, sisäiseen vuorovaikutukseen ja yhteistyöhön. Intranet erityisesti on sisäisen viestinnän väline, mutta mahdollistaa myös työn johtamisen ja mahdollistaa osaamisen jakamisen ja sitouttaa työntekijöitä.

Lue palveluistamme

Pyydä tarjous

North Patrol lyhyesti

Meitä on kymmenen konsulttia, kaikki kokeneita suunnittelijoita tai teknologia-asiantuntijoita. Vuosittain meillä suunnitellaan ja valmistellaan yli 50 erilaista digipalvelu-uudistusta ja tietojärjestelmähanketta. Asiakkaamme ovat olleet erittäin tyytyväisiä työhömme (arvosana 9,5/10), ja monet heistä palaavat asiakkaiksi yhä uudestaan.

Lue lisää meistä

Miten erotumme kilpailijoistamme?

  • Digipalveluiden suunnitteluun erikoistuminen

    Olemme erikoistuneet digipalveluiden laadukkaaseen suunnittelutyöhön ja vaatimusmäärittelyyn. Missiomme on auttaa asiakkaita onnistumaan hankkeissaan luomalla mahdollisimman hyvät lähtökohdat toteutusvaiheelle – oli sitten kyse ketterästä toteutuksesta omalla tiimillä tai kumppanin kanssa tehtävästä hankkeesta tai julkisesti kilpailutettavasta urakasta.

  • Emme myy koodausta emmekä lisenssejä

    Moni teknologiakonsultti suosittelee asiakkailleen teknisiä ratkaisuja, joita sama talo myös toteuttaa. Meillä tätä vinoumaa ei ole, koska meiltä ei voi ostaa koodausta tai lisenssejä eikä meillä ole riippuvuuksia teknologiatoimittajiin. Näkökulmamme ohjelmistomarkkinaan on laaja-alainen. Tavoitteena on aina löytää asiakkaalle parhaiten soveltuva ohjelmistoratkaisu, oli se sitten räätälöity ratkaisu, saas-palvelu, avoimen lähdekoodin alusta tai näiden yhdistelmä.

  • Realistisuus ja kaukonäköisyys

    Suunnittelemme digipalveluiden palvelukonsepteja, toteutustapoja ja arkkitehtuureja, jotka kestävät aikaa ja jatkokehittämistä. Me painotamme ratkaisujen toteutuskelpoisuutta, hyvien kumppaniehdokkaiden löytymistä ja kustannusten ennustettavuutta.

Siirry takaisin sivun alkuun