Intranetin ydin on henkilöstöasiat, organisaatiotiedot ja uutiset

Mitä sisältöjä suomalaisissa viestinnällisissä intraneteissä on? Keväällä tekemämme Intranet ja digitaalinen työympäristö 2020 -selvityksemme kertoo, että miltei kaikkien intranetien ytimen muodostavat seuraavat sisällöt:

  1. Henkilöstöasiat ja -ohjeet (95 %)
  2. Oikopolkulinkit järjestelmiin ja työkaluihin (88 %)
  3. Organisaation perustiedot (83 %)
  4. Kategorisoidut uutiset (82 %)
  5. Tapahtuma- ja koulutuskalenterit (70 %).

Pysyväis- ja ajankohtaistiedon ohella intranetit ovat tiedon etsimisen lähtöpiste, sillä niistä on linkitys organisaation muihin yhteisiin ja toimialakohtaisiin järjestelmiin ja työkaluihin.

North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.

24.11.2020

Anna Availa

Intranetit ovat virallinen viestintäkanava kaikille

Iso osa intranetien sisällöstä on staattista, koko organisaatiota käsittelevää ja samansisältöistä tietoa, joka päivittyy melko harvoin. Ohjeiden ja perustietojen lisäksi siellä sijaitsee henkilöstön puhelinluettelo ja yhteystietohaku (79 %).  Intranet toimii oppaana ja tavoitteena on, että se on paikka, josta lähdetään ensin tietoa etsimään.

Harvemmin introissa esitettyjä pysyvää sisältöä ovat prosessien tai liiketoimintojen tunnusluvut ja mittarit (32 %) tai organisaation palvelujen tai tuotteiden tiedot (16 %).

Yhdessä tuotettu sisältö siirtymässä muihin välineisiin

Valtaosa intranetien sisällöistä on niin kutsuttua virallista massaviestintää, josta perinteisesti huolehtii viestintätoiminto. Työntekijöiden tuottamaa sisältöä on noin puolessa intraneteissä ja sellaista on johdon tuottama sisältö (57 %), keskustelupalsta (41 %) tai henkilökohtaiset blogit (38 %).

Johdon tuottamat sisällöt ovat nousussa, joten intranetin rooli johdon viestintäkanavana kirkastuu. Tällä hetkellä yli puolessa intranetissä johto käyttää intranetiä oman viestin viemiseen.

Vuorovaikutukseen luodut työkalut ovat löytäneet digitaalisessa työympäristössä oman paikkansa. Selvityksemme osoitti, että Teamsin, Yammerin, WhatsAppin ja Slackin kaltaiset työkalut ovat yhteisöllisen sisällön tuoton käytössä jopa yli 80 %:sesti, joten yhteisesti tuotettu sisältö ja vuorovaikutus on siirtymässä muille areenoille viestinnällisistä intraneteistä.

Intranetin haaste on tiedon määrä

Viestinnällisten intranetien sisältöjen ongelmat kilpistyvät tietoon: sen määrään, ajantasalla pitoon ja löytymiseen. Kun tietoa on paljon, se vanhenee, rapauttaa rakennetta ja hajautuu hierarkioiden syövereihin. Hyvälläkään sisällöllä ei ole käyttöä, jos sitä ei löydetä.

Lähtökohtaisesti intranet on kaikille avoin ja jos tietoa rajataan, se tehdään jossain muualla. Esimerkiksi Microsoft O365 -työkaluja roolitettaessa määritellään, mitä sisältöä missäkin työvälineessä on. Linjattavia sisältötyyppejä ovat muun muassa ohjeistus ja uutiset.

Entä se ruokalista, joka on ollut intranetien klassikkosisältöä. Löytyykö vielä suomalaisista intraneteistä tieto, mitä tänään syödään? Kyllä löytyy, ruokalista on noin puolessa selvityksen vastaajien intraneteissä.

Anna Availa

FM, KK Anna Availa on verkkoviestinnän sekä sisäisten ja ulkoisten verkkopalvelujen asiantuntija. Anna konsultoi asiakkaita verkkohankkeiden valmistelussa, vaatimusten määrittelyssä ja konseptisuunnittelussa.

Anna on työskennellyt verkkoviestinnän parissa useissa organisaatioissa julkisella ja yksityisellä sektorilla. Yritysten ja kaupunkiorganisaation viestintäpäällikkönä hän on kehittänyt voimakkaasti verkkoviestintää ja luonut organisaatioiden sähköisen viestinnän kokonaisuuksia, joista ovat löytyneet verkkopalvelujen ja introjen lisäksi muun muassa verkkolehdet, -vuosikertomukset ja -lehdet sekä sisäiset ja ulkoiset sosiaaliset mediat.

Annalla on parinkymmenen vuoden ajalta kokemusta lukuisista järjestelmistä, teknologioista ja toimittajista. Johtoryhmätyöskentely useissa organisaatioissa on antanut ymmärryksen siitä, miten liiketoimintaa tuetaan verkkoviestinnän keinoin.

Työssään Anna on vastannut viestintäjärjestelmistä ja toiminut useissa eri rooleissa kehittäessään ja ylläpitäessään niitä niin projektien vetäjänä kuin sisällöntuottajana.

Digitaaliset työympäristöt

Digitaalinen työympäristö tarjoaa hyvin toteutettuna työntekijöille välineet viestintään, tiedon etsimiseen, työtehtävien hallintaan, sisäiseen vuorovaikutukseen ja yhteistyöhön. Intranet erityisesti on sisäisen viestinnän väline, mutta mahdollistaa myös työn johtamisen ja mahdollistaa osaamisen jakamisen ja sitouttaa työntekijöitä.

Lue palveluistamme

Pyydä tarjous

Tämä on North Patrol

Meitä on kymmenen konsulttia, olemme kokeneita suunnittelijoita ja teknologia-asiantuntijoita. Olemme vuosittain suunnittelemassa ja valmistelemassa yli 50:a erilaista digipalvelu-uudistusta ja tietojärjestelmää. Asiakastyytyväisyytemme on erittäin korkea (9,5/10), ja monia asiakkaitamme olemme auttaneet jo useiden erilaisten digipalveluiden uudistamisessa.

Lue lisää yrityksestämme

Miten erotumme kilpailijoistamme?

  • Erikoistumme suunnitteluun

    Olemme erikoistuneet digipalveluiden laadukkaaseen suunnittelutyöhön ja vaatimusmäärittelyyn. Missiomme on auttaa asiakkaita onnistumaan hankkeissaan luomalla mahdollisimman hyvät lähtökohdat toteutusvaiheelle – oli sitten kyse ketterästä toteutuksesta omalla tiimillä tai kumppanin kanssa tehtävästä hankkeesta tai julkisesti kilpailutettavasta urakasta.

  • Emme myy koodausta, emme lisenssejä

    Moni ohjelmistotalo suosittelee asiakkailleen ratkaisuja, joita sama talo myös toteuttaa. Meillä ei ole näin. Meiltä ei voi ostaa toteutusprojektia, meillä ei ole kumppanuuksia teknologiatoimittajien kanssa. Meidän näkökulma markkinaan on laaja-alainen, kuten asiakkaillakin on syytä olla. Tavoitteena on aina löytää parhaiten sopiva ratkaisu, oli se sitten räätälöity ratkaisu, saas-palvelu, avoimen koodin alusta tai näiden yhdistelmä.

  • Olemme realistinen ja kaukonäköinen

    Suunnittelemme palvelukonsepteja, toteutustapoja ja arkkitehtuureja, jotka kestävät aikaa ja jatkokehittämistä. Meille tärkeätä on ratkaisujen toteutettavuus, hyvien kumppaneiden olemassaolo ja kustannusten ennustettavuus.

Siirry takaisin sivun alkuun