Intranet yhä vahvemmin koko organisaation viestintäkanava

Keväällä toteutetun Intranet ja digitaalinen työympäristö 2020 -selvityksemme mukaan viestinnällinen intranet toimii yhä laajemmin koko organisaation viestintävälineenä. Se on tärkeä kanava ajankohtaisasioista viestimiseen sekä työsuhteeseen, että työn tekemiseen liittyvien ohjeistusten jakeluun. Kuten eri työkalujen käyttötarkoituksia käsittelevässä blogissa totesimme, intranetin rooli korostuu myös erityisesti organisaatiokulttuurin ja yhteenkuuluvuuden tunteen vahvistajana.Organisaatioiden vahva tahtotila on jo jonkin aikaa ollut tasapuolisuuden ja ajantasaisen tiedonkulun varmistaminen työntekijöiden toimenkuvasta tai toimipaikasta riippumatta. Viestinnällinen intran rooli on kaventunut samalla kun Teamsin kaltaiset järjestelmät ovat tulleet tietotyöläisten päivittäisiksi työkaluiksi. Intranet onkin nykyään helpompi nähdä koko organisaation yhteisenä alustana, joka voidaan avata kaikille työntekijöille.

North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.

Intranetit lähes kaikkien saatavilla

Selvityksemme mukaan organisaatioiden intranetit ovat yleisesti jo lähes kaikkien työntekijöiden käytettävissä. Vain 10 prosentissa vastaajaorganisaatioissa on työntekijöitä, joilla ei ole pääsyä intraan. Nämä ovat pääosin kansainvälisiä suuryrityksiä, kaupunkiorganisaatioita tai järjestöjä, joissa tietotyöläisten osuus koko henkilökunnasta on pienempi kuin otoksessa keskimäärin.

Useimmin intraan ei ole pääsyä niillä suorittavissa tehtävissä työskentelevillä, joilla ei työnsä puolesta ole käytössään tarvittavia laitteita, kuten työpuhelinta tai tietokonetta tai vaadittavia ohjelmistolisenssejä. Toisinaan syynä on tietojärjestelmien hajanaisuus, jolloin organisaation yhteinen intranet ei ole ensisijainen sisäisen viestinnän kanava kaikille työntekijöille. Osassa organisaatioita on vahvat perinteet siihen, että sisäinen viestintä suorittavissa tehtävissä työskenteleville hoidetaan esimiesten toimesta tiimipalavereissa tai vaikkapa taukotilojen ilmoitustaulujen avulla.

Varjo-IT:llä paikataan puuttuvia yhteisiä viestintäkanavia

Organisaatioissa, joissa kaikki työntekijät eivät pääse intraan, käytetään kyselyn mukaan laajasti mm. Teamsia, sähköpostia, O365-online-työtiloja, Yammeria ja WhatsAppia. Sähköposti ja WhatsApp korostunevat viestintäkanavina erityisesti heille, joille intranet tai esimerkiksi Teams ja muut O365-työkalut eivät ole henkilökohtaisessa päivittäisessä käytössä.

Kyselyn vastauksista tuli esille, että korona-ajan myllerryksessä organisaatioiden digitaalisten työympäristöjen hallinta on muuttunut entistä haastavammaksi. Muun muassa varjo-IT on vastaajien mukaan entistä suurempi haaste monessa organisaatiossa. Mikäli yhteisiä toimivia viestintäkanavia ja -työkaluja ei työnantajan puolesta tarjota, niitä keksitään itse, jotta hommat saadaan hoidettua ja tieto kulkemaan. Ei olekaan ihme, että esimerkiksi työyhteisöjen viestintävälineenä vähintäänkin kyseenalainen WhatsApp on yleisesti käytössä juuri niissä organisaatioissa, joissa kaikilla ei ole pääsyä intraan ja muihin yhteisiin viestintäkanaviin.

Matkalla kohti entistä tasapuolisempaa sisäistä viestintää

Kun tuoreita kyselyn tuloksia verrataan aiempien vuosien lukuisin, voidaan todeta, että suorittavaa työtä tekevät pääsevät entistä laajemmin hyödyntämään organisaatioiden intranetteja.

Intranetit perustuvat yhä useammin pilviratkaisuihin, joten muun muassa pääsynhallinta ja sivustojen käyttö erilaisilla laitteilla paikka- ja aikariippumattomasti on helpottunut. Kaksi vuotta sitten 51 % vastaajista kertoi, että heidän intraansa pääsee miltä tahansa laitteelta, jossa on verkkoyhteys. Tämän vuoden vastaava luku nousi jo 86 %:iin.

Organisaatioissa eletään tällä hetkellä koronaepidemian aiheuttamassa hyvin erikoisessa poikkeustilassa, jossa sisäinen viestintä jää entistä vahvemmin digitaalisten työvälineiden ja viestintäkanavien kautta tapahtuvaksi. Intranetien ja digitaalisten työympäristöjen kehityshankkeita onkin käynnistetty ja niitä suunnitellaan käynnistettävän pikavauhdilla niin yksityisellä kuin julkisellakin sektorilla.

Se, tavoitetaanko kaikkia työntekijöitä avoimella viestinnällisellä intranetillä, riippuu monesta asiasta. Pelkkä sisäänpääsyn mahdollistaminen ei vielä takaa sitä, että kaikki organisaation jäsenet ottavat palvelut omakseen. Käyttäjien on koettava, että palvelussa on heille jotain niin tärkeää tietoa, ettei siitä haluta jäädä paitsi.

PS. Sinua voisi kiinnostaa tulossa oleva ilmainen webinaarimme: Webin teknologiat ja digimarkkinoinnin työkalut 2024 – ja mikä sopii mihinkin tilanteeseen? (29.5.2024 klo 10:00). Ilmoittaudu webinaariin

Lue palveluistamme Pyydä tarjous

Noora Linnermo

KTM Noora Linnermo on verkkopalvelustrategioiden ja palvelukonseptien asiantuntija. Noora konsultoi asiakkaita verkkopalveluiden konseptoinnissa, hankkeiden valmistelussa sekä optimaaliseen käyttäjäkokemukseen tähtäävien vaatimusten määrittelyssä.

Nooralla on vuosien kokemus erilaisten verkkopalveluhankkeiden johtamisesta ja hän osaa auttaa hankkeiden suunnittelussa huomioiden sekä organisaation, loppukäyttäjien että ylläpitäjien tarpeet. Noora osaa tukea verkkopalvelun koko organisaatiolle tuomien hyötyjen tunnistamisessa, hankkeen vaiheistuksessa ja tavoitteiden asetannassa.

Aiemmin työurallaan Noora on osallistunut verkkopalveluprojekteihin sekä tilaajan, toimittajan että konsultoivan asiantuntijan rooleissa. Projekteissaan hän on vastannut mm. tarvekartoituksista, toiminnallisista sekä teknisistä määrityksistä, käyttäjätestauksista ja käyttöönotoista sekä koulutuksista. Hän on toiminut myös teknisenä tuotepäällikkönä sekä järjestelmä- ja kehityspäällikkönä osallistuen organisaation IT-ratkaisuiden kokonaisvaltaiseen suunnitteluun ja kehitykseen.

Digitaaliset työympäristöt

Autamme intranettien ja muiden työympäristöratkaisujen suunnittelussa, määrittelyssä ja kilpailuttamisessa. Etsimme oikean palvelukonseptin ja siihen soveltuvimmat työkalut sisäiseen viestintään, tiedon etsimiseen, työtehtävien hallintaan, osaamisen jakamiseen, työn johtamiseen, vuorovaikutukseen ja yhteistyöhön.

Lue palveluistamme

Pyydä tarjous

North Patrol auttaa onnistumaan

Meitä on kymmenen konsulttia, kaikki kokeneita suunnittelijoita tai teknologia-asiantuntijoita. Joka vuosi viemme läpi yli 50 projektia, joissa autamme hankkeensa eri vaiheissa olevia asiakkaitamme luomaan uusia digipalveluja ja tietojärjestelmiä. Asiakkaamme ovat olleet erittäin tyytyväisiä työhömme (arvosana 9,5/10), ja monet heistä palaavat asiakkaiksi yhä uudestaan.

Olemme apunasi, kun kaipaat puolueetonta näkemystä teknologiavalintoihin, kirkastusta palvelukonseptin ideaan, tarkennusta vaatimusten määrittelyyn, konkreettista tukea tarjouskilpailuun tai ohjausta toteutusprojektin läpivientiin.

Ota selvää firmastamme

Miten erotumme kilpailijoistamme?

  • Digipalveluiden suunnitteluun erikoistuminen

    Olemme erikoistuneet digipalveluiden laadukkaaseen suunnittelutyöhön ja vaatimusmäärittelyyn. Missiomme on auttaa asiakkaita onnistumaan hankkeissaan luomalla mahdollisimman hyvät lähtökohdat toteutusvaiheelle – oli sitten kyse ketterästä toteutuksesta omalla tiimillä tai kumppanin kanssa tehtävästä hankkeesta tai julkisesti kilpailutettavasta urakasta.

  • Emme myy koodausta emmekä lisenssejä

    Moni teknologiakonsultti suosittelee asiakkailleen teknisiä ratkaisuja, joita sama talo myös toteuttaa. Meillä tätä vinoumaa ei ole, koska meiltä ei voi ostaa koodausta tai lisenssejä eikä meillä ole riippuvuuksia teknologiatoimittajiin. Näkökulmamme ohjelmistomarkkinaan on laaja-alainen. Tavoitteena on aina löytää asiakkaalle parhaiten soveltuva ohjelmistoratkaisu, oli se sitten räätälöity ratkaisu, saas-palvelu, avoimen lähdekoodin alusta tai näiden yhdistelmä.

  • Tehokkuus, tavoitteellisuus ja tuloksellisuus

    Toimeksiannoillemme sovitaan aina konkreettinen lopputuotos, jonka avulla asiakas pääsee hankkeessaan eteenpäin. Hioutuneiden menetelmiemme ja kokeneiden konsulttiemme ansiosta pystymme tuottamaan sen tehokkaasti, yllättävän vähäisillä työmäärillä, ja rahallesi syntyy vastinetta.

Siirry takaisin sivun alkuun