Keväällä toteutetun Intranet ja digitaalinen työympäristö 2020 -selvityksemme mukaan viestinnällinen intranet toimii yhä laajemmin koko organisaation viestintävälineenä. Se on tärkeä kanava ajankohtaisasioista viestimiseen sekä työsuhteeseen, että työn tekemiseen liittyvien ohjeistusten jakeluun. Kuten eri työkalujen käyttötarkoituksia käsittelevässä blogissa totesimme, intranetin rooli korostuu myös erityisesti organisaatiokulttuurin ja yhteenkuuluvuuden tunteen vahvistajana.Organisaatioiden vahva tahtotila on jo jonkin aikaa ollut tasapuolisuuden ja ajantasaisen tiedonkulun varmistaminen työntekijöiden toimenkuvasta tai toimipaikasta riippumatta. Viestinnällinen intran rooli on kaventunut samalla kun Teamsin kaltaiset järjestelmät ovat tulleet tietotyöläisten päivittäisiksi työkaluiksi. Intranet onkin nykyään helpompi nähdä koko organisaation yhteisenä alustana, joka voidaan avata kaikille työntekijöille.
North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.
9.11.2020
Intranetit lähes kaikkien saatavilla
Selvityksemme mukaan organisaatioiden intranetit ovat yleisesti jo lähes kaikkien työntekijöiden käytettävissä. Vain 10 prosentissa vastaajaorganisaatioissa on työntekijöitä, joilla ei ole pääsyä intraan. Nämä ovat pääosin kansainvälisiä suuryrityksiä, kaupunkiorganisaatioita tai järjestöjä, joissa tietotyöläisten osuus koko henkilökunnasta on pienempi kuin otoksessa keskimäärin.
Useimmin intraan ei ole pääsyä niillä suorittavissa tehtävissä työskentelevillä, joilla ei työnsä puolesta ole käytössään tarvittavia laitteita, kuten työpuhelinta tai tietokonetta tai vaadittavia ohjelmistolisenssejä. Toisinaan syynä on tietojärjestelmien hajanaisuus, jolloin organisaation yhteinen intranet ei ole ensisijainen sisäisen viestinnän kanava kaikille työntekijöille. Osassa organisaatioita on vahvat perinteet siihen, että sisäinen viestintä suorittavissa tehtävissä työskenteleville hoidetaan esimiesten toimesta tiimipalavereissa tai vaikkapa taukotilojen ilmoitustaulujen avulla.
Varjo-IT:llä paikataan puuttuvia yhteisiä viestintäkanavia
Organisaatioissa, joissa kaikki työntekijät eivät pääse intraan, käytetään kyselyn mukaan laajasti mm. Teamsia, sähköpostia, O365-online-työtiloja, Yammeria ja WhatsAppia. Sähköposti ja WhatsApp korostunevat viestintäkanavina erityisesti heille, joille intranet tai esimerkiksi Teams ja muut O365-työkalut eivät ole henkilökohtaisessa päivittäisessä käytössä.
Kyselyn vastauksista tuli esille, että korona-ajan myllerryksessä organisaatioiden digitaalisten työympäristöjen hallinta on muuttunut entistä haastavammaksi. Muun muassa varjo-IT on vastaajien mukaan entistä suurempi haaste monessa organisaatiossa. Mikäli yhteisiä toimivia viestintäkanavia ja -työkaluja ei työnantajan puolesta tarjota, niitä keksitään itse, jotta hommat saadaan hoidettua ja tieto kulkemaan. Ei olekaan ihme, että esimerkiksi työyhteisöjen viestintävälineenä vähintäänkin kyseenalainen WhatsApp on yleisesti käytössä juuri niissä organisaatioissa, joissa kaikilla ei ole pääsyä intraan ja muihin yhteisiin viestintäkanaviin.
Matkalla kohti entistä tasapuolisempaa sisäistä viestintää
Kun tuoreita kyselyn tuloksia verrataan aiempien vuosien lukuisin, voidaan todeta, että suorittavaa työtä tekevät pääsevät entistä laajemmin hyödyntämään organisaatioiden intranetteja.
Intranetit perustuvat yhä useammin pilviratkaisuihin, joten muun muassa pääsynhallinta ja sivustojen käyttö erilaisilla laitteilla paikka- ja aikariippumattomasti on helpottunut. Kaksi vuotta sitten 51 % vastaajista kertoi, että heidän intraansa pääsee miltä tahansa laitteelta, jossa on verkkoyhteys. Tämän vuoden vastaava luku nousi jo 86 %:iin.
Organisaatioissa eletään tällä hetkellä koronaepidemian aiheuttamassa hyvin erikoisessa poikkeustilassa, jossa sisäinen viestintä jää entistä vahvemmin digitaalisten työvälineiden ja viestintäkanavien kautta tapahtuvaksi. Intranetien ja digitaalisten työympäristöjen kehityshankkeita onkin käynnistetty ja niitä suunnitellaan käynnistettävän pikavauhdilla niin yksityisellä kuin julkisellakin sektorilla.
Se, tavoitetaanko kaikkia työntekijöitä avoimella viestinnällisellä intranetillä, riippuu monesta asiasta. Pelkkä sisäänpääsyn mahdollistaminen ei vielä takaa sitä, että kaikki organisaation jäsenet ottavat palvelut omakseen. Käyttäjien on koettava, että palvelussa on heille jotain niin tärkeää tietoa, ettei siitä haluta jäädä paitsi.
