Tuore väitöskirja Jyväskylän yliopistosta* tarkastelee etäkokousten sujuvuutta ja erityisesti ongelmatilanteita.
Yksi havainto on ylitse muiden: Jos etäkokouksessa on mukana samassa fyysisessä tilassa oleva ryhmä ihmisiä, syntyy helposti vastakkainasettelu samassa tilassa olevan ryhmän ja muualta kokoukseen liittyvien ihmisten välille.
North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.
5.10.2020
Monet ongelmatilanteet seuraavat väitöskirjan mukaan tilannetta, jossa samassa fyysisessä tilassa olevat ihmiset muodostavat liittouman. Ihmiset eivät itse tätä välttämättä tiedosta edes, koska fyysisessä tilassa olevien henkilöiden on helpompi kommunikoida toistensa kanssa sanattomasti. Samassa fyysisessä tilassa oleminen myös lähentää ihmisiä luontaisesti, ja tekee liittouman muodostamisesta luontevaa.
Erityisesti kokousten päättyminen oli tutkimuksen aineistossa havaittu haastavaksi asiaksi, joka vaikeutti ihmisten siirtymistä eteenpäin seuraaviin työtehtäviin.
Kauppalehti nostaa esiin väitöksestä myös sen havainnon, että etäkokouksissa kokousten aloittaminen ja lopettaminen ovat tavallisia kokouksia tärkeämpiä osuuksia, jotta kaikille on selvää miten kokouksessa toivotaan toimittavan ja mikä on tavoitteena. Erityisesti kokousten päättyminen oli tutkimuksen aineistossa havaittu haastavaksi asiaksi, joka vaikeutti ihmisten siirtymistä eteenpäin seuraaviin työtehtäviin.
Tutkimuksen tuloksiin on helppo samaistua. Esimerkiksi North Patrolissa pyrimme jo ennen korona-aikaa välttämään hybridikokouksia, joissa on paljon sekä etäosallistujia että samassa tilassa olevia osallistujia. Tällaisten kokousten vetäminen on erityisen vaativaa, ja vaikka siinä onnistuisikin, ovat riskit juuri väitöskirjan kuvaamiin liittoumiin ja vastakkainasetteluihin huomattavan suuret. On hyvin tyypillistä, että samassa fyysisessä tilassa olevat ihmiset dominoivat keskusteluja ja voivat jopa päätyä erilaiseen johtopäätökseen keskusteluista kuin etänä olevat henkilöt.
Tasa-arvoisuuden saavuttaminen tällaisessa hybridimallissa onkin ehkä illuusio, jota ei kannata edes tavoitella. Joskus voi olla fiksumpaa pitää kokous täysin etäkokouksena, vaikka se johtaisi siihen, että samassa rakennuksessa istuvat ihmiset osallistuvat samaan kokoukseen omilta työpisteiltään. Tällöin ainakin kaikki osallistujat ovat samanarvoisia ja kokouksen toimintamalli on kaikille osapuolille selkeämpi.
Monilla digitaalisilla työkaluilla toki voidaan haasteita pienentää, ja hyvä kokouksen johtaminen myös auttaa. Esimerkiksi North Patrolissa käytämme paljon Mentimeterin kaltaisia työvälineitä siihen, että keskusteluiden lopuksi varmistamme kaikilta miten he ovat ymmärtäneet keskustelun johtopäätökset. Kokouksen lopuksi on usein myös hyödyllistä kerrata kokouksen tavoitteet ja vielä ottaa ylimääräinen äänestyskierros keskeisistä kokouksen päätöksistä tai havainnoista.
Koetaanko etäkokouksen jälkeen sitoutuneisuutta tehtyihin päätöksiin?
Tämäntyyppiset tekniikat ja digitaaliset apuvälineet eivät kuitenkaan poista sitä liittoumien ja vastakkainasettelun haastetta, josta mainittu väitöskirja puhuu. Monista kokouksista voidaan tehdä näennäisen tehokkaita ja kaikki saadaan kyllä sanomaan oma näkemyksensä, mutta se paljon isompi kysymys on se, että koetaanko kokouksen jälkeen sitoutuneisuutta tehtyihin päätöksiin? Koetaanko että on tehty päätökset yhdessä? Vai oliko se sittenkin se samassa fyysisessä tilassa oleva ryhmä, joka ohjasi keskustelua haluamaansa suuntaan?
Viitattu väitöskirja: Tuire Oittinen: Coordinating actions and across interactional spaces in technology-mediated business meetings, Jyväskylän yliopisto 2020
Aiheeseen liittyviä artikkeleita tässä blogissa:
North Patrolin suunnitteluprojekteissa määritellään toimivimmat työkaluratkaisut kuhunkin intranet-ympäristöön. Lisäksi intranetin palvelumuotoilulla ja prototyypeillä suunnitellaan sellaiset sisältöratkaisut, jotka tukevat sisäistä viestintää, tiedon löydettävyyttä ja arkisista työsuorituksista selviämistä.
Lue intranettien suunnittelupalveluistamme tai varaa suoraan Teams-palaveri Sarin kanssa
PS. Sinua voisi kiinnostaa tulossa oleva ilmainen webinaarimme: Digitaaliset asiointipalvelut – Erilaiset konseptit ja toteutuksen eri vaihtoehdot (11.12.2024 klo 10:00). Ilmoittaudu webinaariin
6.6.2023 - Virpi Blom
6.6.2022 - Noora Linnermo
28.4.2020 - Sami Kalanen
12.6.2024 - Perttu Tolvanen
11.9.2024 - Sami Kalanen
7.2.2023 - Virpi Blom
3.10.2024 - Anna Availa
30.3.2023 - Virpi Blom
KTM Perttu Tolvanen on digitaalisten palveluiden suunnittelun, arkkitehtuuriratkaisujen ja kumppanivalintojen asiantuntija. Perttu konsultoi asiakkaita hankkeiden valmistelussa ja vaatimusten määrittelyssä sekä tukee asiakkaita teknologia- ja toteuttajakumppaneiden valinnassa.
Pertulla on yli viidentoista vuoden kokemus erilaisista web-, extranet- ja intranet-projekteista mm. projektipäällikön, suunnittelijan ja konsultin rooleissa. Aiemmassa työhistoriassaan Perttu on toiminut tilaajana ja projektipäällikkönä suuressa mediayhtiössä, sisällönhallintajärjestelmien konsulttina isossa IT-alan yrityksessä sekä itsenäisenä, riippumattomana konsulttina omassa yrityksessään. Hän on myös tunnettu kouluttaja ja bloggaaja. Perttu on myös päätoimittaja web-aiheisessa Vierityspalkki.fi -blogissa.
13.11.2024 - Anna Availa
29.10.2024 - Camilla Heikkilä
24.10.2024 - Sami Kalanen
3.10.2024 - Anna Availa
Autamme intranettien ja muiden työympäristöratkaisujen suunnittelussa, määrittelyssä ja kilpailuttamisessa. Etsimme oikean palvelukonseptin ja siihen soveltuvimmat työkalut sisäiseen viestintään, tiedon etsimiseen, työtehtävien hallintaan, osaamisen jakamiseen, työn johtamiseen, vuorovaikutukseen ja yhteistyöhön.
Meitä on kymmenen konsulttia, kaikki kokeneita suunnittelijoita tai teknologia-asiantuntijoita. Joka vuosi viemme läpi yli 50 projektia, joissa autamme hankkeensa eri vaiheissa olevia asiakkaitamme luomaan uusia digipalveluja ja tietojärjestelmiä. Asiakkaamme ovat olleet erittäin tyytyväisiä työhömme (arvosana 9,5/10), ja monet heistä palaavat asiakkaiksi yhä uudestaan.
Olemme apunasi, kun kaipaat puolueetonta näkemystä teknologiavalintoihin, kirkastusta palvelukonseptin ideaan, tarkennusta vaatimusten määrittelyyn, konkreettista tukea tarjouskilpailuun tai ohjausta toteutusprojektin läpivientiin.
Olemme erikoistuneet digipalveluiden laadukkaaseen suunnittelutyöhön ja vaatimusmäärittelyyn. Missiomme on auttaa asiakkaita onnistumaan hankkeissaan luomalla mahdollisimman hyvät lähtökohdat toteutusvaiheelle – oli sitten kyse ketterästä toteutuksesta omalla tiimillä tai kumppanin kanssa tehtävästä hankkeesta tai julkisesti kilpailutettavasta urakasta.
Moni teknologiakonsultti suosittelee asiakkailleen teknisiä ratkaisuja, joita sama talo myös toteuttaa. Meillä tätä vinoumaa ei ole. Tavoitteena on aina löytää asiakkaalle parhaiten soveltuva ohjelmistoratkaisu, oli se sitten räätälöity ratkaisu, saas-palvelu, avoimen lähdekoodin alusta tai näiden yhdistelmä.
Toimeksiannoillemme sovitaan aina konkreettinen lopputuotos, jonka avulla asiakas pääsee hankkeessaan eteenpäin. Hioutuneiden menetelmiemme ja kokeneiden konsulttiemme ansiosta pystymme tuottamaan sen tehokkaasti, yllättävän vähäisillä työmäärillä, ja rahallesi syntyy vastinetta.