Etäkokouksen ja fyysisen kokouksen yhdistäminen on ongelmallista

5.10.2020

Perttu Tolvanen

Monet ongelmatilanteet seuraavat väitöskirjan mukaan tilannetta, jossa samassa fyysisessä tilassa olevat ihmiset muodostavat liittouman. Ihmiset eivät itse tätä välttämättä tiedosta edes, koska fyysisessä tilassa olevien henkilöiden on helpompi kommunikoida toistensa kanssa sanattomasti. Samassa fyysisessä tilassa oleminen myös lähentää ihmisiä luontaisesti, ja tekee liittouman muodostamisesta luontevaa.

Erityisesti kokousten päättyminen oli tutkimuksen aineistossa havaittu haastavaksi asiaksi, joka vaikeutti ihmisten siirtymistä eteenpäin seuraaviin työtehtäviin.

Kauppalehti nostaa esiin väitöksestä myös sen havainnon, että etäkokouksissa kokousten aloittaminen ja lopettaminen ovat tavallisia kokouksia tärkeämpiä osuuksia, jotta kaikille on selvää miten kokouksessa toivotaan toimittavan ja mikä on tavoitteena. Erityisesti kokousten päättyminen oli tutkimuksen aineistossa havaittu haastavaksi asiaksi, joka vaikeutti ihmisten siirtymistä eteenpäin seuraaviin työtehtäviin.

Tutkimuksen tuloksiin on helppo samaistua. Esimerkiksi North Patrolissa pyrimme jo ennen korona-aikaa välttämään hybridikokouksia, joissa on paljon sekä etäosallistujia että samassa tilassa olevia osallistujia. Tällaisten kokousten vetäminen on erityisen vaativaa, ja vaikka siinä onnistuisikin, ovat riskit juuri väitöskirjan kuvaamiin liittoumiin ja vastakkainasetteluihin huomattavan suuret. On hyvin tyypillistä, että samassa fyysisessä tilassa olevat ihmiset dominoivat keskusteluja ja voivat jopa päätyä erilaiseen johtopäätökseen keskusteluista kuin etänä olevat henkilöt.

Tasa-arvoisuuden saavuttaminen tällaisessa hybridimallissa onkin ehkä illuusio, jota ei kannata edes tavoitella. Joskus voi olla fiksumpaa pitää kokous täysin etäkokouksena, vaikka se johtaisi siihen, että samassa rakennuksessa istuvat ihmiset osallistuvat samaan kokoukseen omilta työpisteiltään. Tällöin ainakin kaikki osallistujat ovat samanarvoisia ja kokouksen toimintamalli on kaikille osapuolille selkeämpi.

Monilla digitaalisilla työkaluilla toki voidaan haasteita pienentää, ja hyvä kokouksen johtaminen myös auttaa. Esimerkiksi North Patrolissa käytämme paljon Mentimeterin kaltaisia työvälineitä siihen, että keskusteluiden lopuksi varmistamme kaikilta miten he ovat ymmärtäneet keskustelun johtopäätökset. Kokouksen lopuksi on usein myös hyödyllistä kerrata kokouksen tavoitteet ja vielä ottaa ylimääräinen äänestyskierros keskeisistä kokouksen päätöksistä tai havainnoista.

Koetaanko etäkokouksen jälkeen sitoutuneisuutta tehtyihin päätöksiin?

Tämäntyyppiset tekniikat ja digitaaliset apuvälineet eivät kuitenkaan poista sitä liittoumien ja vastakkainasettelun haastetta, josta mainittu väitöskirja puhuu. Monista kokouksista voidaan tehdä näennäisen tehokkaita ja kaikki saadaan kyllä sanomaan oma näkemyksensä, mutta se paljon isompi kysymys on se, että koetaanko kokouksen jälkeen sitoutuneisuutta tehtyihin päätöksiin? Koetaanko että on tehty päätökset yhdessä? Vai oliko se sittenkin se samassa fyysisessä tilassa oleva ryhmä, joka ohjasi keskustelua haluamaansa suuntaan?

Viitattu väitöskirja: Tuire Oittinen: Coordinating actions and across interactional spaces in technology-mediated business meetings, Jyväskylän yliopisto 2020

Aiheeseen liittyviä artikkeleita tässä blogissa:

• North Patrolin työpajamenetelmät koronakevään aikana
• Työelämän muutoksia pandemiassa: enemmän palavereita, enemmän mailia, pidemmät päivät

Lue palveluistamme Pyydä tarjous

• Intranetit ja digitaaliset työympäristöt