Teamsin nousu on viimeisen kahden vuoden aikana ollut merkittävää, ja siitä on tullut Suomen suosituin digitaalinen työväline. Monessa organisaatiossa Teams on otettu – tai jouduttu ottamaan – käyttöön lennossa, eikä organisaatiossa ole ehditty miettiä, mihin kaikkeen Teamsiä käytetään tai miten sitä hallitaan. Teamsistä toivotaan pelastajaa dokumentti- ja viestintäsekamelskaan, mutta hopealuoti se ei ole.
North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.
20.8.2020
Vaikka Teams on aika intuitiivinen, niin ilman yhteisesti sovittuja toimintatapoja Teams rämettyy aivan kuten muut dokumentinhallintajärjestelmät, eikä se ole pian kenenkään hallinnassa.
Intranet- ja digitaaliset työympäristöt 2020 -selvityksessä nousi esiin huoli siitä, että Teamsistä on tulossa varsinainen monsteri. Tiimien määrän kasvaessa kannattaakin laitaa Teamsin hallintamalli kuntoon, ettei pilata hyvää työkalua heti alkuunsa. Riippuen organisaation lisenssitasosta, on olemassa erilaisia tapoja teknisesti huolehtia siitä, että Teams pysyy hallinnassa, mutta pääroolissa on kuitenkin käytännöistä sopiminen ja yhteneväiset ohjeet, joihin jokainen organisaatio voi panostaa.
Tähän artikkeliin olemme koonneet muutaman asian, joita on hyvä pohtia, kun Teamsin käyttöä lähdetään laajentamaan.
1. Tiimien luominen ja pääsynhallinta
Teams on lähtökohtaisesti tarkoitettu pienempien tiimien yhdessä tekemiseen, dokumenttien työstämiseen ja keskusteluun. Teamsin luonteeseen kuuluu, että uusia tiimejä voi helposti perustaa, ja niille voi valita kuhunkin tilanteeseen sopivimmat toiminnallisuudet. Teamsillä pyritään kuitenkin monessa organisaatiossa korvaamaan vanhat (ja usein rämettyneet) SharePoint -työtilat sekä verkkolevyt, jolloin Teamsin käyttö onkin huomattavasti laajempaa, kuin tilapäisten tiimien keskinäisen vuorovaikutuksen mahdollistaminen.
Teams on kehittynyt alkuajoista, ja yksi suuri puute, eli tiimien jäsenten hallinta Azure Active Directory (AAD)-ryhmien perusteella on korjattu matkan varrella. Etenkin silloin, kun halutaan käyttää Teamsiä verkkolevyjen tai SharePoint-työtilojen sijaan pysyvien organisaatioryhmien dokumentinhallintaan, kannattaa tiimien oikeudet luvittaa AAD-ryhmien perusteella. Näin huolehditaan siitä, että uusilla tiimiläisillä on automaattisesti oikeudet oikeisiin Teams-ryhmiin ja myös siitä, että muihin tehtäviin siirtyvät henkilöt eivät enää pääse sellaisiin tietoihin käsiksi, joihin heillä ei ole tarvetta. Tämä vaatii P1-lisenssin, eli ominaisuus ei ole ihan kaikkien ulottuvissa, mutta jos tarvittavat lisenssit on hankittu, dynaamisia ryhmiä kannattaa ehdottomasti hyödyntää.
Pysyvien tiimien luominen kannattaa jättää Teamsin adminien tehtäväksi, mutta muiden tiimien perustaminen voi olla joustavaa, vaikkakin hallittua. Yksi Teamsin vahvuuksista on se, että tiimejä pystytään luomaan joustavasti kuhunkin tarpeeseen, mutta jos ei käytännöistä sovita, riskinä on, että tiimejä ei löydetä ja saman aiheen ympärille muodostuu useita eri tiimejä. Silloin hyöty siitä, että yhtä asiaa työstetään vain yhdessä paikassa jää saavuttamatta.
Etenkin isoissa organisaatiossa kannattaa harkita ohjattua tiimien luomista, niin, että tiimien määrä ja nimikäytännöt pystyvät hallinnassa. Teamsissä on mahdollista rajoittaa uusien tiimien luominen vain tietyille henkilöille. Uusien tiimien tilaaminen pitää kuitenkin olla mahdollisimman vaivatonta, ettei varjo-IT pääse rehottamaan.
Jos tiimien luominen pidetään täysin vapaana, vanhenemis- ja nimeämiskäytäntöihin kannattaa kiinnittää erityisen paljon huomiota ja jonkun on hyvä pitää silmällä kokonaisuutta.
2. Nimeämiskäytännöt
Tiimien luomiseen liittyy myös nimeämiskäytännöt. Pienimmillään kannattaa sopia nimeämiskäytännöistä yhteisesti ja luoda niistä ohjeet. Esimerkiksi miten nimetään tiimit, joihin kutsutaan ulkopuolisia jäseniä, ja miten nimetään sisäiset projektiluontoiset tiimit ja sisäiset pysyvät tiimit.
Yhteneväisillä nimikäytännöillä huolehditaan myös siitä, että samaan tarpeeseen ei muodostu useita tiimejä.
Ohjeistaminen voi hyvin toimia pienemmissä organisaatioissa, jossa tiimien määrä pysynee myös pienempänä, mutta isoimmissa organisaatoissa ohjeisiin perustuva vapaa nimeäminen on aina riski. Etenkin silloin, jos työntekijät voivat vapaasti perustaa tiimejä. Silti nimeämisohjeet on hyvä olla, sillä sen parempaa käytäntöä ei oikein ole tällä hetkellä tarjolla. Teknisesti vapaasti luotavien tiimien nimiä on mahdotonta ohjata.
3. Ulkopuolisten jäsenten salliminen
Teamsin ehdoton etu on, että se helpottaa yhteistyön tekemistä oman organisaation ulkopuolisten kanssa, sillä Teamsiin on lähtökohtaisesti mahdollista kutsua ulkopuolisia jäseniä.
Kaikkiin tiimeihin ei kuitenkaan haluta ulkopuolisia jäseniä, joten sen sijaan, että ulkopuoliset jäsenet kielletään kokonaan (mikä on mahdollista), voidaan hyödyntää Teamsin luottamuksellisuusmerkintöjä. Merkintöjen avulla voidaan teknisesti rajata ulkopuoliset jäsenet tiettyjen tiimien ulkopuolelle, tai toisin päin – mahdollistaa ulkopuolisten jäsenten lisääminen vain tietyntyyppisiin tiimeihin.
Tiimien luomista helpottaakseen, voidaan luoda myös erilaiset ”templat”, joihin on asetettu valmiiksi oikeat asetukset ja merkinnät.
Joka tapauksessa, tiimit, jossa voi olla organisaation ulkopuolisia jäseniä kannattaa nimetä poikkeavalla tavalla, jotta niissä ei tule jaettua sellaista sisältöä, joka on pidettävä talon sisällä.
4. Tiimien elinkaaren hallinta
Mitä pidempään Teamsiä käyttää, sitä suuremmalla todennäköisyydellä Teamsiin muodostuu tiimejä, jotka ovat joko orpoja tai jääneet muutoin käyttämättä.
Orpojen tiimien välttämiseksi, jokaisella tiimillä on hyvä olla vähintään kaksi omistajaa. Jos tiimillä on vain yksi omistaja, tämä omista ei voi poistaa itseään tiimistä, ennen kuin on asettanut toisen omistajan. Se ei kuitenkaan tarkoita sitä, ettei tiimi voi jäädä orvoksi, sillä omistaja voi esimerkiksi vaihtaa työpaikkaa, jolloin hänen käyttäjätilinsä poistetaan kokonaan.
Orpoja tiimejä voi etsiä manuaalisesti Teamsin ylläpidosta käsin, mutta jos tiimejä on satoja, niin tämä on turhan työlästä. Tähänkin työhön voi luoda PowerShellillä scriptin, joka hoitaa homman, mutta parasta olisi, että jokaisella tiimillä on vähintään kaksi omistajaa, jolloin orpoja tiimejä ei pitäisi syntyä.
Käyttämättä jääneitä tiimejä puolestaan voi suitsia vanhentumiskäytäntöjen avulla, jolloin tiimin omistaja saa ensimmäisen muistutuksen tiimin uusimisesta 30 päivää ennen vanhentumista. Ellei tiimiä uusita, se siivotaan automaattisesti pois. Täysin bittiavaruuteen tiimi ei kuitenkaan heti katoa, vaan se on palautettavissa vielä kuukauden päivät. Teamsissä voi myös luoda sääntöjä, jolloin tiimit, joissa on käyty, uusitaan automaattisesti vanhenemispäivänä, ilman että omistajan täytyy itse sitä uusia.
Vaikka vanhentumissääntöjä ei hyödyntäisikään, kannattaa luoda organisaatioon käytännöt, miten tiimejä siivotaan. Esimerkiksi tiimien omistajille voi laittaa muistutusviestiä esimerkiksi kaksi kertaa vuodessa, käydä läpi oman tiimin dokumentit ja muut sisällöt.
Muita hyviä vinkkejä Teamsin hallintaan?
Teams on kehittyvä työkalu ja teknisiä muutoksia tiimien hallintaan on varmaan tulossa. Paljon mielenkiintoisempaa on kuitenkin, minkälaisia ratkaisuja tai malleja eri organisaatioissa on kehitetty Teamsin hallintaan ja käyttöön. Mielenkiintoista olisi kuulla, jos teidän organisaatiossa on keksitty hyvä tapa hallita Teamsiä. Kommentoikaa ihmeessä!
PS. Sinua voisi kiinnostaa tulossa oleva ilmainen webinaarimme: Digitaaliset asiointipalvelut – Erilaiset konseptit ja toteutuksen eri vaihtoehdot (11.12.2024 klo 10:00). Ilmoittaudu webinaariin
