Euroopan suurimpiin koneiden vuokrausyrityksiin kuuluva Ramirent pisti intranettinsä uusiksi koronakevään ja isojen sisäisten muutosten keskellä. Samalla otettiin käyttöön uusia vuorovaikutus- ja viestintätyökaluja. Digitaalisen työympäristön uudistaminen on tavallisestikin mittava urakka, mutta Ramirentillä riitti ylimääräisiä haasteita. Silti uudet intranetit julkaistiin onnistuneesti ja alkuperäisen aikataulun mukaisesti toukokuun alussa.
North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.
6.8.2020
Ramirent on koneiden vuokrausyritys, joka toimii Suomessa, Ruotsissa, Norjassa, Virossa, Latviassa, Liettuassa, Puolassa, Tšekissä ja Slovakiassa. Nykyisin Ramirent on osa ranskalaista Loxam-konsernia, mutta projektin suunnitteluvaiheessa keväällä 2019, Ramirent oli vielä eri maantieteellisiin segmentteihin jakautunut pörssiyritys.
Pörssiyhtiö Ramirent oli kasvanut yritysostojen myötä, ja se heijastui toimintakulttuuriin. Eri maiden organisaatiot olivat tottuneet toimimaan suhteellisen itsenäisesti, eikä yhtiöllä juuri ollut yhteisiä vuorovaikutus ja viestintätyökaluja, jotka tavoittaisivat kaikki työntekijät, ja jotka mahdollistaisivat yhdessä tekemisen yli maarajojen. Ramirent lähti selvittämään yhteisten työvälineiden mahdollisuutta, tavoitteenaan tehostaa viestintää ja rakentaa yhdessä tekemisen kulttuuria.
Lähtökohtaisesti eri toimintamaissa oli hyvin erilaisia työkaluja käytössä. Joissain maissa oli vanhoja on-premise SharePoint-ratkaisuja käytössä, toisissa maissa ei ollut minkäänlaista digitaalista työympäristöä. Yhteinen intra ja joitain maakohtaisia introja oli olemassa, mutta ne olivat sekä teknisesti että sisällöllisesti vanhentuneita. Ramirentillä oli selkeä tarve tarkastella viestintä- ja vuorovaikutusvälineitä kokonaisuutena, ja siihen työhön pyydettiin apua North Patrolilta.
Jokaiselle työntekijälle annettiin mahdollisuus vaikuttaa
Ennen kuin päästiin varsinaiseen intranet-uudistukseen, piti selvittää, mitä tarpeita viestintä- ja vuorovaikutustyökaluille Ramirentin eri maissa oli. Esiselvitysprojektissa tunnistettiin ongelmia ja tarpeita ja etsittiin niihin ratkaisuja. Haasteita ja tarpeita kartoitettiin laajasti, ruohonjuuritasoa myöten. Työntekijöille laadittiin kysely, joka käännettiin paikallisille kielille, jotta jokaisella Ramirentin työntekijällä olisi mahdollisuus vaikuttaa.
Esiselvitysprojektin lopputulemana oli suositus siirtyä hyödyntämään yksinomaan Microsoft O365 -ympäristön työvälineitä – SharePoint Online intraa, Teamsiä projektityöhön, dokumenttien jakamiseen ja yhdessä tekemiseen sekä Yammeria organisaatiota läpileikkaavaan viestintään.
Päätös siirtyä käyttämään O365 -työkaluja yhteisesti perustui pitkälti siihen, että kaikissa Ramirentin eri maissa oli jo O365-työkaluja käytössä, tosin eri tarkoituksiin ja erilaisilla käyttötavoilla. Suomen organisaatio oli onnistuneesti pilotoinut Teamsiä ja Keski-Euroopassa oli jo otettu askeleita intran siirtämiseksi O365 SharePoint Onlineen. Koko organisaation kattavan, yhteisen O365-intran edessä oli kuitenkin esteitä, joiden yli tai ympäri oli päästävä.
Kolme eri ympäristöä, mutta yhteinen intra
Esiselvitysprojekti poiki yhteensä kolme jatkoprojektia Ramirentille. Teamsiä lähdettiin jalkauttamaan omana projektinaan. Intranet-uudistus puolestaan oli oma projektinsa, ja sen edellytyksenä oli, että taustalla saadaan Ramirentin Microsoft-ympäristöt yhdistettyä. Ramirentin organisaatio oli nimittäin hajautunut kolmeen erilliseen Microsoft-ympäristöön, eli tenanttin. Jotta käyttäjät voisivat käyttää yhteisiä työvälineitä ja viestintä tavoittaisi kaikki, olisi tärkeää, että kaikki työntekijät saataisiin samaan ympäristöön.
Ramirentin uusi yhteinen intra julkaistiin toukokuun alussa, ja jo sitä ennen Suomen intranet näki päivänvalon. Muiden maiden paikallisia introja julkaistiin vaiheittain niin, että Ramirentin yhdeksästä maasta kuusi jakaa jo nyt yhteisen, modernin intranetin ja kolme viimeistä maata siirtyy yhteisen intran käyttäjäksi alkusyksystä, kun tenantit ovat yhdistetty.
Sen sijaan, että Ramirentin viestintä olisi jäänyt odottamaan, että tekniset haasteet olisi saatu ratkaistua, päätettiin olla luovia. Uutta intranettiä oli odoteltu, ja tarve sille oli suuri. Jotta kaikki käyttäjät pääsisivät intraan heti alkumetreiltä, käyttäjät, jotka ovat teknisesti eri ympäristössä kuin uusi intranet, on kutsuttu intraan vierailijoina. Ratkaisu ei ole ideaali, mutta ajaa asian, kunnes haasteet saadaan ratkaistua pysyvämmin. Nyt kaikki työntekijät pääsevät hyödyntämään uutta hienoa intraa, ja vastaanotto on ollut erittäin positiivinen
– Käyttäjät ovat tosiaan osin eri tenanteissa ja päädyimme siksi tuomaan Baltian ja Keski-Euroopan kollegat intraan ”vieralijoina”, kertoo Ramirentin viestintäpäällikkö Terhi Jokinen. On selvää, ettei vierailijastatus riitä täysipainoiseen ja ongelmattomaan intran ja muiden viestintä- ja yhteistyökanavien käyttöön, joten tenanttien yhdistämiseen tähtäävä projekti on jo startattu. Haluamme luoda yhtenäisen Ramirentin ja rakentaa positiivista, sujuvaa yhteistyötä. Sen edellytyksenä ovat yhteiset työkalut ja tekemisen tavat – samassa Microsoftin ympäristössä.
O365:lla luotiin monikielinen konserni-intranet
Ramirent on monikansallinen yritys, joka tarvitsee monikielisen konserni-intranetin. O365 SharePoint Online on varovasti kehittymässä siihen suuntaan, mutta Ramirentin projektin osalta muutokset tulevat liian myöhään. Kansainvälinen, monikielinen intra O365:lla oli keväällä 2020 vielä rakennettava useasta eri osasta. Ramirentille päädyttiin luomaan yksi yhteinen englanninkielinen intranet, sekä maakohtaiset paikalliset intranetit. Yhteensä introja kokonaisuuteen tulee lopulta kymmenen.
Vaikka jokaisella maalla on omat erityispiirteet ja tarpeet ja kokoerot ovat suuria ja resurssit vaihtelevia, pyrittiin konseptissa siihen, että kaikki intrat olisivat rakenteeltaan samanlaisia. Näin siksi, että jokainen Ramirentin työntekijä saisi vähintään samat perustiedot.
Sisällöllisesti intranetit on jaettu viiteen pääosioon, jotka puolestaan on jaettu useampaan sisältöteemaan. Näiden teemojen lukumäärä vaihtelee maittain, mutta pääosiot ovat samat.
Jokainen kieliversio on rakenteellisesti oma hubisivusto (SharePoint Online HubSite) ja jokaiseen hubisivustoon liittyy viisi Communication Site -sivustoa. Alkuperäinen ajatus oli pilkkoa sisällöt tätä useampaan sivustoon, jotta uutisointia olisi voitu tarkentaa ja jotta informaatioarkkitehtuuri olisi ollut selkeämpi, mutta suuri lukumäärä osoittautui teknisesti haastavaksi.
– Emme olisi taipuneet nykyistä monimutkaisempaan ratkaisuun, Terhi Jokinen toteaa. Loppukäyttäjän kannalta alkuperäinen konsepti on kuitenkin pystytty pitämään, sillä O365:sessa valikot luodaan käsin.
Ramirentin intrassa on pyritty hyödyntämään niitä ominaisuuksia, joita on ollut O365 SharePoint Onlinessa tarjolla silloin, kun intraa on luotu. Joitain räätälöintejä on kuitenkin tarvittu, jotta kymmenen erillistä intraa saadaan toimimaan monikielisen konserni-intran tavoin.
Jokaisella käyttäjällä on oma, nimetty intransa, mutta kaikki intrat ovat kaikille avoimia. Käyttäjä voi vierailla muissa introissa yksinkertaisesti vaihtamalla intraa ylätunnisteessa olevasta valikosta. Introjen uutisvirtoja näytetään myös ristiin. Yhteinen niin sanottu Group intranet on englanninkielinen, ja sen uutisia näytetään jokaisen intran etusivulla omalla palstallaan. Lisäksi jokaisella paikallisella intralla on oma uutisvirtansa paikallisella kielellä.
Käyttäjällä voi olla tarvetta seurata myös muiden maiden uutisia, ja siksi Ramirentille on tehty räätälöitynä ominaisuus, joka mahdollistaa eri introjen seuraamisen. Näin esimerkiksi Ramirent Groupin työntekijät voivat ottaa seurattavaksi oman maan uutiset, vaikka oma intranet onkin yhteinen englanninkielinen intra.
Uutisten konseptiin on Ramirentillä panostettu paljon, ja tavoitteena on saada uutistuotantoa jaettua ja kynnystä madallettua – että tietoa jaetaan intran kautta eikä sähköpostilla, kuten aiemmin on ollut tapana. Pienin askelin edetään tätä kohti ja Yammerin käyttöönotto tulee omalta osaltaan tukemaan tätä tavoitetta. Alun perin oli tarkoitus lanseerata Yammer intran kanssa yhdessä, mutta intranetprojektin edetessä päätettiin siirtää Yammerin lanseerausta.
– Intranetin uudistus on yksittäin iso pala purtavaksi ja maiden intrakehittäjillä ja sisällöntuottajilla oli sen haltuunoton kanssa jo tekemistä. Näen kuitenkin Yammerin roolin jatkossa erittäin merkittävänä Teamsin ja intran rinnalla, Terhi Jokinen toteaa.
Tavallista haastavampi intranetuudistus
Ramirentin kokoisen, reilun 3000 työntekijän, organisaation intranetin uudistaminen on helpommillaankin iso urakka, mutta tällä kertaa puitteet olivat erityisen haastavat. Sen lisäksi, että lukuisat Microsoft-ympäristöt aiheuttivat mutkia matkaan, kesken intranetprojektin ranskalainen Loxam Group osti Ramirentin, ja Ramirent vedettiin pörssistä. Yhdistyminen Loxamin kanssa on aiheuttanut paljon töitä Ramirentin sisällä, mikä on heijastunut myös intraprojektiin niin käytettävien henkilöresurssien kuin sisällön osalta.
– Suurin osa intran sisällöstä on täysin uutta, kertoo viestinnän asiantuntija Annika Berg, joka on vastannut Group intranetin sisällöstä ja kouluttanut sisällöntuottajia. Aikataulupaineiden takia kaikki sisällöntuottajat eivät ole lanseeraukseen mennessä ehtineet luoda uusia sisältöjä. Emme ole antaneet sen häiritä, intra rakentuu vähitellen ja jo tämänhetkisestä versiosta olemme todella ylpeitä. Projektissa mukana olleiden ja käyttäjien palaute on ollut erittäin positiivista.
Ramirentin intran teknisestä toteutuksesta vastaa HiQ Finland ja sekä Terhi Jokinen että Annika Berg kiittelevät heidän osaamistaan. HiQ piti yhden koulutuksen Ramirentin ydinporukalle, jonka jälkeen eri maiden pääkäyttäjät ovat kouluttaneet sisällöntuottajia. Sisällöntuottajia on yhteensä noin 150, josta osa on aktiivisempia kuin toiset. Sisällöntuottajat ovat itse luoneet intrasisällöt HiQ:n konfiguroiman ”luurangon” päälle, jonka kautta oppia on kertynyt.
– O365 on ihanan intuitiivinen ja looginen, joten lähes kaikki sisällöntuottajat ovat päässeet yhdellä koulutuksella sisällöntuotantoon kiinni, Annika Berg toteaa.
Helppokäyttöisyyden myötä luovuus pääsee myös kukkimaan, ja projektitiimi on jo saanut suitsia luovuutta, että eri maiden intrat pysyisivät konseptissa – edes yhteisten elementtien kuten rakenteen ulkoasun ja päänavigaation osalta.
Terhin ja Annikan vinkit onnistuneeseen intranetprojektiin
- Tee perustyö huolellisesti, esiselvitys on tarpeen, jotta kipukohdat ja tarpeet tulevat selviksi
- Sitouta sisällöntuottajat ja johto
- Jaa vastuuta laajasti, jotta konsepti sisäistetään eri puolilla organisaatiota
- Uskalla julkaista, vaikka kaikki ei olisikaan 100-prosenttisesti valmista
- Luo malli sisältöjen elinkaaren hallintaan
- Valitse hyvät kumppanit ja sparraile parhaita käytäntöjä myös oman verkostosi kanssa
Case: Ramirentin intranet
- Asiakas: Ramirent
- Palvelu: Intranet
- Tekninen alusta: O365
- Esiselvistys: North Patrol (tammikuu – huhtikuu 2019 )
- Intranetin määrittely ja kilpailutus: North Patrol (kesäkuu – syyskuu 2019 )
- Intranetin sisällönsuunnittelu: North Patrol (kesäkuu – lokakuu 2019)
- Tekninen toteutus: HiQ Finland (syyskuu 2019 – toukokuu 2020)
- Julkaisu:
- Ramirent Suomi, huhtikuu 2020
- Ramirent Group, Ruotsi, Viro, Latvia, Liettua ja Norja, touko-kesäkuu 2020
- Tulevat julkaisut:
- Tsekki, Slovakia ja Puola syksyllä 2020
PS. Sinua voisi kiinnostaa tulossa oleva ilmainen webinaarimme: Digitaaliset asiointipalvelut – Erilaiset konseptit ja toteutuksen eri vaihtoehdot (11.12.2024 klo 10:00). Ilmoittaudu webinaariin
