Åbo Akademi toteutti kaksikielisen intranetin O365:lla – North Patrol suunnitteli ja kilpailutti

Useat yliopistot ovat viime aikoina pohtineet introjaan. Kun intranettien tekniset alustat tulevat elinkaarensa päähän on paikka katsoa myös konseptia uusiksi. Niin teki mm. Helsingin Yliopisto, jonka Liferay -intranetistä olemme kertoneet aikaisemmin tässä blogissa. Siinä, missä Helsingin yliopisto päätti eriyttää työntekijöiden ja opiskelijoiden intrat toisistaan, Turussa ja Vaasassa sijaitseva ruotsinkielinen Åbo Akademi otti toisen lähestymistavan. Åbo Akademin uusi intra on yhteinen sekä henkilöstölle että opiskelijoille, ja se toteutettiin Suomen suosituimmalla intranetalustalla, O365:lla.

North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.


Åbo Akademi uusi julkisen verkkopalvelunsa vuonna 2018 WordPressille. Uudistuksessa yliopiston intranet jäi vielä vanhalle, teknisesti jo vanhentuneelle alustalle, joten pienen hengähdystauon jälkeen Åbo Akademin viestintä ja tietohallinto käärivät jälleen hihat ja aloittivat intranetin uudistustyön.

Vanhan intranetin vikalista oli pitkä, ja hyvin tyypillinen pitkään käytössä olleille introille. Löydettävyys oli heikko ja rakenne epäselvä, ja kaikki tiedot eivät enää olleet ajan tasalla. Intranetin käyttöaste oli pudonnut ja organisaation sisäinen sähköposti viuhui. Vanha intra oli selkeästi jämähtänyt aikaan, jolloin se oli luotu, eikä se ollut se moderni ja joustava digitaalisen työn ratkaisu, jota Åbo Akademi kaipasi.

Uudistusprojektin tärkeimpiä tavoitteita oli vähentää sisäistä sähköpostia ja modernisoida työtapoja. Tiedon löytäminen ja jakaminen piti saada helpommaksi. Lisäksi haluttiin tukea yhteisöllisyyttä yliopiston sisällä tukemalla tiedonvaihtoa ja keskustelua. Intran tulisi olla ensisijainen tiedonhaun lähtöpiste, etenkin työntekijöille mutta myös opiskelijoille, joilla intran lisäksi tärkeä työväline on Peppi-järjestelmä, jossa omat opinnot. Hyvä haku oli toki myös vaatimuslistalla.

O365 ei ollut itsestäänselvyys

Intraprojektin alkaessa Åbo Akademilla oli käytössään SharePoint on-premise -työtiloja ja Teamsiä oltiin pilotoitu. Alusta alkaen oli selvää, että työtiloihin käytettäisiin SharePointia, mutta viestinnällisen intran osalta vertailussa oli useampi vaihtoehto. Liferay, Episerver ja Confluence jäivät vertailun ulkopuolelle korkeiden lisenssikustannusten takia. Lopullinen vertailu tehtiin MS Sharepoint onlinen ja on-premisen sekä Drupalin välillä. Mustana hevosena vertailuun otettiin mukaan WordPress, joka on käytössä Åbo Akademin julkisessa verkkopalvelussa, ja jota näkee jonkin verran myös intrakäytössä.

Uudistuksen yhtenä tavoitteena oli vähentää sisäistä sähköpostiliikennettä ja tarjota uusia mahdollisuuksia sisäiseen keskusteluun ja tiedonvaihtoon. Tähän tarpeeseen O365 on lyömätön, sillä se tarjoaa paketista valmiita työkaluja, joita voidaan hyödyntää tiedonvaihtoon – ja näihin löytyy myös omat mobiiliapplikaatiot, mikä on plussaa.

Vaikka O365 SharePoint Online ei ollut täydellinen vastaus Åbo Akademin tarpeisiin, konseptissa ei ollut mitään sellaista, mitä ei pienillä räätälöinneillä voinut toteuttaa O365:n moderneilla sivupohjilla.

Yliopistolle oli tärkeää, että intra olisi sekä ruotsiksi että englanniksi. Intraprojektin aikana, O365:ssa ei ollut vielä kieliversiotukea, mutta pienellä virityksellä käyttäjälle saa luotua kuvan kaksikielisestä intrasta. Lisäksi Åbo Akademi halusi mahdollistaa uutislistausten personoinnin niin, että käyttäjä pystyisi valitsemaan, minkä tiedekunnan uutisia hän seuraisi. Tätäkään toiminnallisuutta ei ollut tarjolla intraprojektin aikaan suoraan paketista, mutta pienellä räätälöinnillä se oli toteutettavissa.

Konseptuaalisesti näytti siltä, että koko Åbo Akademin digitaalinen työympäristö voitaisiin toteuttaa O365:n työkaluilla, mutta pellin alla oli vielä asioita ratkottavana. Kuten esimerkiksi se, miten henkilöprofiileista saadaan tarpeeksi rikkaat, että ne vastaavat käyttäjien tarpeita ja konseptia.

Loppupelissä teknologiavalinta oli kuitenkin selkeä. Haasteista huolimatta O365 oli paras valinta Åbo Akademin viestinnällisen intranetin alustaksi.

Keskikokoinen intra, suuri sisältötyö

Åbo Akademin uusi intranet on HiQ:n toteuttama, ja Clair Helsingin Hanna P. Korhonen avusti Åbo Akademita sekä projektinhallinnassa että sisältötyössä.

Åbo Akademin uusi intra koostuu yhdestä hubisivustosta ja 21 sivustosta per kieliversio, joten suhteellisen kompaktista O365-intrasta on kyse. Silti, yliopistointran uudistus on aina suuri ponnistus, ja niin tälläkin kertaa. Hierarkkisesta intrasta siirtyminen O365:n sivustomalliin vaatii oman työnsä, ja toki sisältöjen uudistaminen niin, että kokonaisuus on looginen, löydettävä ja luettava myös mobiilissa on työlästä.

Lopputulos vastaa kuitenkin odotuksia, ja muutos edelliseen on melkoinen.

Suunnittelemme toimivan intranetin

North Patrolin suunnitteluprojekteissa määritellään toimivimmat työkaluratkaisut kuhunkin intranet-ympäristöön. Lisäksi intranetin palvelumuotoilulla ja prototyypeillä suunnitellaan sellaiset sisältöratkaisut, jotka tukevat sisäistä viestintää, tiedon löydettävyyttä ja arkisista työsuorituksista selviämistä.

Lue intranettien suunnittelupalveluistamme tai varaa suoraan Teams-palaveri Sarin kanssa

Case: Åbo Akademin intranet

Asiakas:  Åbo Akademi
Hankinnan hintaluokka: noin 100 000 € sisältäen alkukartoituksen ja kilpailutusdokumenttien valmistelun. Tässä ei ole mukana projektipäällikön tai tiimin työtä eikä Intran ylläpitomaksuja.

Palvelu: Intranet
Tekninen alusta: O365
Konseptointi ja määrittely:  North Patrol (lokakuu-joulukuu 2018)
Vaatimusmäärittely sekä julkinen kilpailuttaminen ja toimittajavalinta: North Patrol (tammi-helmikuu 2019)
Tekninen toteutus: HiQ (2019)
Sisältötyö: Clair Helsinki (2019)
Julkaisu: Tammikuu 2020

PS. Sinua voisi kiinnostaa tulossa oleva ilmainen webinaarimme: Digitaaliset asiointipalvelut – Erilaiset konseptit ja toteutuksen eri vaihtoehdot (11.12.2024 klo 10:00). Ilmoittaudu webinaariin

Lue palveluistamme Pyydä tarjous

Camilla Heikkilä

VTM, IT-tradenomi Camilla Heikkilä on verkkopalvelusuunnittelun ja palvelukonseptien asiantuntija. Camilla konsultoi asiakkaita erityisesti julkisten ja sisäisten verkkopalveluiden ratkaisujen muotoilussa ja sisältökonseptoinnissa, sekä niiden hankintaan liittyvissä asioissa.

Camillalla on vahva viestinnällinen osaaminen ja hän auttaa kiteyttämään organisaation tarpeet ja sisällöt toimivaksi verkkosivukokonaisuudeksi, jossa myös loppukäyttäjän tarpeet on huomioitu. Teknisen osaamisen ansiosta, Camilla pystyy sujuvasti yhdistämään asiakkaan viestinnälliset tarpeet ja eri teknologioiden tarjoamat mahdollisuudet.

Palvelu- ja sisältökonseptien suunnittelun lisäksi, Camilla auttaa hankkeiden valmistelussa sekä optimaaliseen käyttäjäkokemukseen tähtäävien vaatimusten määrittelemisessä.

Camillalla on vuosien kokemus verkkopalveluiden suunnittelusta sekä sitä ennen yli kymmenen vuoden kokemus erilaisista verkkoviestintätehtävistä järjestösektorilla ja julkishallinnossa. Aikaisemman työuran aikana, Camilla on vastannut useasta verkkopalveluprojektista ja toiminut myös tuoteomistajan roolissa.

Intranetit ja digitaaliset työympäristöt

Autamme intranettien ja muiden työympäristöratkaisujen suunnittelussa, määrittelyssä ja kilpailuttamisessa. Etsimme oikean palvelukonseptin ja siihen soveltuvimmat työkalut sisäiseen viestintään, tiedon etsimiseen, työtehtävien hallintaan, osaamisen jakamiseen, työn johtamiseen, vuorovaikutukseen ja yhteistyöhön.

Lue palveluistamme

Pyydä tarjous

North Patrol auttaa onnistumaan

Meitä on kymmenen konsulttia, kaikki kokeneita suunnittelijoita tai teknologia-asiantuntijoita. Joka vuosi viemme läpi yli 50 projektia, joissa autamme hankkeensa eri vaiheissa olevia asiakkaitamme luomaan uusia digipalveluja ja tietojärjestelmiä. Asiakkaamme ovat olleet erittäin tyytyväisiä työhömme (arvosana 9,5/10), ja monet heistä palaavat asiakkaiksi yhä uudestaan.

Olemme apunasi, kun kaipaat puolueetonta näkemystä teknologiavalintoihin, kirkastusta palvelukonseptin ideaan, tarkennusta vaatimusten määrittelyyn, konkreettista tukea tarjouskilpailuun tai ohjausta toteutusprojektin läpivientiin.

Ota selvää firmastamme

Miten erotumme kilpailijoistamme?

  • Digipalveluiden suunnitteluun erikoistuminen

    Olemme erikoistuneet digipalveluiden laadukkaaseen suunnittelutyöhön ja vaatimusmäärittelyyn. Missiomme on auttaa asiakkaita onnistumaan hankkeissaan luomalla mahdollisimman hyvät lähtökohdat toteutusvaiheelle – oli sitten kyse ketterästä toteutuksesta omalla tiimillä tai kumppanin kanssa tehtävästä hankkeesta tai julkisesti kilpailutettavasta urakasta.

  • Emme myy koodausta emmekä lisenssejä

    Moni teknologiakonsultti suosittelee asiakkailleen teknisiä ratkaisuja, joita sama talo myös toteuttaa. Meillä tätä vinoumaa ei ole. Tavoitteena on aina löytää asiakkaalle parhaiten soveltuva ohjelmistoratkaisu, oli se sitten räätälöity ratkaisu, saas-palvelu, avoimen lähdekoodin alusta tai näiden yhdistelmä.

  • Tehokkuus, tavoitteellisuus ja tuloksellisuus

    Toimeksiannoillemme sovitaan aina konkreettinen lopputuotos, jonka avulla asiakas pääsee hankkeessaan eteenpäin. Hioutuneiden menetelmiemme ja kokeneiden konsulttiemme ansiosta pystymme tuottamaan sen tehokkaasti, yllättävän vähäisillä työmäärillä, ja rahallesi syntyy vastinetta.

Siirry takaisin sivun alkuun