Porvoon kaupunki rakensi reilussa vuodessa modernin SharePoint-intranetin, jossa yhdistyy kaksikielisessä ympäristössä viestinnällinen intranet, SharePoint-työtilat sekä O365-alustan mukana Teams- ja Yammer-ryhmät.Tehtävä ei sujunut vain projektipäällikön sormia napsauttamalla, vaan vaati määrätietoista etenemistä. Työ palkitsi, sillä lopputulos on hyvä ja käyttäjät tyytyväisiä. ”Onnistuimme yhdistämään klassista ja modernia toimintatapaa huomioiden tuhannet käyttäjät”, kertoo Porvoon viestintäpäällikkö Aino-Marja Kontio.
North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.
9.10.2019
Projektin valmisteluvaiheessa päätettiin, että uuden intranetin alusta on Microsoft Office 365, joten vanha on-prem-intra siirtyy pilveen. Intranet oli vuonna 2013 tehty 1. sukupolven Valo, joka koostui viestinnällisestä intranetistä ja työtiloista. Kaupungin yhdellä toimialalla, sivistystoimella, oli jo käytössään O365 ja monet sen työkalut.
Intranet ei erillinen saareke
Uusi intranet ja muut O365-työkalut haluttiin ottaa käyttöön kaikille noin 3 500 työntekijälle hallitusti ja selkeästi.
”Ajatuksena oli, että intranet ei olisi erillinen saareke, vaan että se ja työtilat ovat samassa ympäristössä ja niillä on omat tehtävänsä. Intranetin pitäisi olla niin helppokäyttöinen ja houkutteleva, että ensisilmäyksellä löytyisi nopeasti menuvalikot ja tärkeimmät uutisnostot sekä henkilöstöasioihin ja työsuhteeseen liittyvät ohjeistukset ja lomakkeet. Tärkeää olisi, että intranetiä pystyttäisiin käyttämään kaikkialta erilaisilla päätelaitteilla kahdella kielellä”, määritteli tavoitteina Kontio.
Avoimen viestinnän ja yhdessä tekemisen puolesta Porvoossa oltiin jo pitkällä, sillä vanhan intranetin myötä viestintäkulttuuri oli muuttunut avoimempaan suuntaan ja virtuaalisesta yhdessä työskentelystä oli kokemusta.
Projekti eteni suunnitelmien mukaan
Projekti käynnistyi maaliskuussa 2018 esiselvitysprojektilla North Patrolin kanssa. Projektiryhmään kuului henkilöitä viestinnästä, tietohallinnosta ja hallinnosta. Työpajoihin osallistui työntekijöitä kaupungin eri toimialoilta. Projektin omisti viestintä, ja sille nimettiin projektipäälliköksi viestinnän suunnittelija Jonna Borgström.
Esiselvitysvaiheessa määriteltiin, että intranet on ensisijainen sisäisen viestinnän kanava – niin koko organisaation kuin toimialojen näkökulmasta. Intranet on tiedon etsinnän aloituspiste ja ponnahduslauta muihin järjestelmiin. Lisäksi suunnitelmassa huomioitiin tulosyksiköiden, liikelaitosten ja ulkopuolisten yhteistyötiimien tarpeet.
Kilpailutuksen jälkeen intranetin toteutujaksi valikoitui Sininen Meteoriitti, ja intranet otettiin käyttöön aikataulun mukaisesti toukokuussa. ”Emme pyrkineet Intran osalta liian kunnianhimoisesti täydellisyyteen, vaan halusimme saada käyttäjille uuden Intran käyttöön projektin suunnitellun aikataulun puitteissa. Täydennämme ja muokkaamme Intraa henkilöstön toiveiden ja tarpeiden mukaan pikkuhiljaa”, Borgström kertoo.
Innostunut vastaanotto
”Intranetin vastaanotto on ollut hyvä. Työntekijät ovat olleet innostuneita uusista ominaisuuksista. Esimerkiksi uusia Teamseja on alettu käyttää runsaasti. Tiimityösovellusten käyttöä on ohjattu siten, että Teams on pienempien ryhmien käyttöön, Yammer chattailuun ja työtilat isoille ryhmille, joilla on paljon dokumentteja”, kertoo Borgström.
Toimialat saivat omat sivustonsa, joita he ovat hyödyntäneet tehokkaasti. ”Sivustot omine uutisosioineen ovat hyvin toimivia kokonaisuuksia. Ne täydentävät koko henkilöstölle suunnattua tiedottamista kohdentaen uutisia, tapahtumia ja työkalulinkkejä käyttäjäryhmäkohtaisesti. Toimialoilta on jopa ollut sisällöntuotantoon tunkua”, Borgström iloitsee.
Hyvän vastaanoton sai myös kieliversiointi. Koska Porvoossa intranetin kaksikielisyys on tärkeää, siihen myös satsattiin. Käyttäjät voivat vaihtaa kielivalikosta sisällön kielen; ylläpitäjät luovat samasta sisällöstä kaksi versiota linkittäen sivut toisiinsa.
Kattava käyttöönotto
”Sisällöntuottajien informointi projektin vaiheista onnistui hyvin. Projektipäällikkö piti sisällöntuottajia kaiken aikaa tietoisina projektin vaiheista. Lyhyetkin tietopalaset ja kannustavat viestit olivat plussaa ja lisäsivät motivaatiota”, kiittää Kontio.
”Demoversion myötä päivittäjille avautui tulevat ominaisuudet konkreettisesti, joten heidän innostuksensa vain kasvoi, kun ensimmäinen demoversio saatiin käyttöön”, Borgström muistelee.
Porvoo panosti uuden järjestelmän kouluttamiseen. Sinisen Meteoriitin ylläpitokoulutusten lisäksi henkilöstölle ja ylläpitäjille pidettiin lyhyitä infoja ja paikallisen Careeria-oppilaitoksen kanssa tehtiin yhteistyötä kaikkien O365-työkalujen perehdyttämisessä. ”Careerian opiskelijat tulevat kiertämään yksiköissä ja neuvomaan työkalujen käytössä vielä jatkossakin. Linjaukset niin intranetin kuin O365-työkalujen käytöstä on koottu intranetistä löytyvään Pelikirjaan”, kuvaa Borgström käyttöönottoa.
Projekti vaati paneutumista
Vaikka Borgström ja Kontio ovat tyytyväisiä intranetin lopputulokseen, itse projekti vaati paneutumista. Esiselvitysvaiheen lopussa ei päätetty, miten O365-intranet toteutetaan. Kun toteuttajaksi valikoitui Sininen Meteoriitti ja Valo-tuote, oli selvää, että kaikkien suunniteltujen vaatimusten sovittaminen tuotteen ominaisuuksiin oli haastavaa, esimerkiksi työtilat toteutettiin Valo-tuotteesta poikkeavalla tavalla.
”Jälkeenpäin ajateltuna kannattaisi käyttää enemmän aikaa vaadittujen ominaisuuksien ja tuotteen ominaisuuksien kohtaamisen varmistamiseksi heti toteutusprojektin alkuvaiheissa. Sen voi tehdä pienellä ydintiimillä, jossa on osapuolia asiakkaalta ja toimittajalta”, Kontio toteaa.
”Ennakkoon tehty valmistelutyö oli suuressa roolissa tavoitteiden saavuttamisessa. Kun käyttäjät ovat osallistuneet suunnitteluun jo alkuvaiheessa, on käyttöönotto paljon helpompaa. Onnistunut lopputulos oli pitkälti määrätietoisen ja päätoimisen projektipäällikkömme ansiota. Projekti sai hyvän tuen johdolta, kun siihen oli varattu riittävät henkilöresurssit, kiteyttää onnistumisen Kontio.
Case: Porvoon kaupungin intranet
Asiakas: Porvoon kaupunki
Hankinnan hintaluokka: noin 100 000 € sisältäen alkukartoituksen ja kilpailutusdokumenttien valmistelun. Tässä ei ole mukana projektipäällikön tai tiimin työtä eikä Intran ylläpitomaksuja.
Palvelu: Intranet
Tekninen alusta: O365
Esiselvitys: North Patrol (kevät 2018)
Vaatimusmäärittely sekä kilpailuttaminen ja toimittajavalinta: North Patrol (syksy 2018)
Tekninen toteutus: Sininen Meteoriitti (kevät 2019)
Julkaisu: Toukokuu 2019
PS. Sinua voisi kiinnostaa tulossa oleva ilmainen webinaarimme: Parhaat muotoiluratkaisut tuote- ja palvelusivuille (15.5.2024 klo 10:00). Ilmoittaudu webinaariin
